September tundub kaugel. Just seepärast peaks personaliosakond alustama kohe.

On juuni. Päike paistab, pool meeskonnast on mõtetes juba puhkusel ja september on kauge kuulujutt kuskil teisel pool suve. Viimane asi praegu personaliosakonna kalendris on sügisene heaoluprogramm. Mis ongi täpselt probleem ja täpselt põhjus, miks just nüüd on hetk alustada.

Siin on muster, mis enamikus ettevõtetes kordub. Suvi libiseb mööda. Inimesed tulevad augusti lõpus tagasi, päevitunud ja veidi vastumeelsed. Ühine otsusekindlus häid harjumusi taastada on lühidalt tohutu – september on päris uus aasta igaühele, kes on kunagi koolis käinud –, ja siis rabeleb ootamatult tabatud personaliosakond, et midagi kokku panna. Selleks ajaks, kui sügisene väljakutse tegelikult käivitub, on oktoober, motivatsioonilaine on murdunud ja programm maandub murdosaga energiast, mis tal oleks võinud olla. Aken oli avatud septembri alguses ja ettevõte jäi sellest ilma, sest juunis ei planeerinud keegi.

See artikkel on argument ebaglamuurse asja tegemise poolt: kulutage sel suvel veidi aega sügise ettevalmistamisele, et kui kõik naasevad liikumisvalmis, oleks programm neile vastu tulemas juba olemas.

Miks september on aasta kõige olulisem heaoluaken

Jaanuar saab kogu tähelepanu, kuid september on käitumise muutmiseks vaikselt tugevam hetk ja põhjus on psühholoogiline. Teadlased nimetavad seda uue alguse efektiks – kalduvus püüelda eesmärkide poole suurema energiaga hetkedel, mis tunduvad uue algusena. Uus aasta, uus kuu, uus nädal, sünnipäevad. Enamikus arenenud maailmas on september jaanuari järel võimsaim uus algus, sest aastakümnete tingimine on õpetanud, et suve lõpp tähendab naasmist struktuuri, rutiini ja pingutuse juurde. Algne uuring, Dai, Milkman ja Riis (2014), leidis, et inimesed püüdlevad pärast neid verstaposte tõenäolisemalt eesmärkide poole.

Inimesed tulevad suvepuhkuselt tagasi valmisolekuga. Nad on puhanud, nad on puhkuse ajal sageli oma headest harjumustest välja libisenud ja nad tunnevad tõmmet taaskäivituda. Oluline on ka asja kollektiivsus – kõik naasevad korraga, nii et ühise tõuke sotsiaalsed tingimused on ebatavaliselt tugevad. Septembri esimesel või teisel nädalal käivituv heaoluväljakutse surub avatud ust. Oktoobris käivituv väljakutse surub ust, mis on juba kinni vajunud.

Konks on selles, et selle akna püüdmine nõuab, et programm oleks valmis enne akna avanemist. Ja aken avaneb hetkel, mil inimesed on tagasi oma laudade taga, mis tähendab, et planeerimine peab toimuma suvel, kui kellelgi pole tahtmist planeerida. Ettevõtted, kes oma sügisese kaasatuse naelutavad, on need, kes tegid igava töö ära juunis ja juulis.

Mida „alusta nüüd“ tegelikult tähendab

Kohe alustamine ei tähenda millegi käivitamist kohe. See tähendab planeerimise, otsuste ja eeltöö tegemist suve vaikuses, et käivitamine oleks septembri alguses nupuvajutus, mitte rabelemine. Konkreetselt on siin see, mida tasub ära teha enne, kui puhkused kõigi tähelepanu neelavad.

Esiteks otsustage sügisese programmi kuju. Kas see on üks lipulaeva väljakutse või sari? Mis on teema – rutiini naasmise taaskäivitus, meeskondade turniir, samm aastalõpu eesmärgi poole? Selle otsuse tegemine juunis, kui teil on vaimset ruumi mõelda strateegiliselt, mitte reageerivalt, annab palju parema programmi kui otsustamine augusti lõpu tähtajasurve all. Vajate lähtepunkti? Vaadake nelja väljakutse kvartaliplaani, 12 kuu väljakutsete kalendrit või koostage oma kalender töötajate tagasiside põhjal.

Teiseks kindlustage kõik, mis vajab ettevalmistusaega. Eelarve kinnitus, auhinnad, juhtkonna toetus või üldkoosolekul eetriaeg, mida soovite käivituseks. Need on täpselt asjad, mille korraldamine võtab nädalaid ja mis muutuvad võimatuks kiiresti korraldada, kui pool kinnitavatest juhtidest on ise puhkusel. Nende praegu lukustamine eemaldab augusti paanika.

Kolmandaks valmistage ette suhtlus. Stardi e-kiri, teaser, sisemised teadaanded, meeskonnakaptenite juhendamised. Nende kirjutamine suve rahus tähendab, et need on head, mitte kiirustatud, ja tähendab, et kui september saabub, on käivitamine tõesti vaid saatmisnupu vajutamine. Erinevus käivituse vahel, mis on valmis oodanud, ja käivituse vahel, mis pannakse kokku eelmisel õhtul, on nähtav kõigile, kes selle saavad. YuMuuvis saate teadaanded ette kirjutada ja ajastada käivitusnädalaks.

Neljandaks seadke paika platvorm ja logistika. Kui korraldate meeskondlikke väljakutseid, otsustage oma meeskonnastruktuur. Kui tutvustate tööriista kellelegi uuele, valmistage ette kontod ja sisseelamine. Miski sellest ei ole raske, kuid kõik see võtab kauem, kui ootate, ja kõike seda on palju lihtsam teha, kui te ei püüa samal ajal käivitada.

Suvi ise ei ole surnud aeg

Lisaks septembriks valmistumisele on praegu kaasamiseks ka teine põhjus. Suvi ei ole heaolu jaoks kaotatud ja selle sellisena käsitlemine on viga. Inimesed, kes säilitavad suve jooksul mingi liikumise, on need, kes naasevad septembris hoo, mitte paigaltstardiga. Kerge ja madala survega suvine väljakutse – joomise väljakutse, puhkusesõbralik sammuväljakutse heldete vahelejätmise päevadega, privaatne perekonnastiilis üritus – hoiab kaasatuse niiti elus kuudel, mil programm muidu täielikult pimedaks jääks. Vaadake joomist tööl ja suvise väljakutse planeerimise juhendit.

See on oluline ka sügisese käivituse jaoks. Programmil, mis on terve suve vaikselt tiksunud, on soe publik, kellele septembri lipulaev käivitada. Programm, mis jäi juunis vaikseks, peab tähelepanu nullist tagasi võitma. Suvine väljakutse ei pea olema ambitsioonikas – selle ülesanne on lihtsalt hoida tuled põlemas ja rakenduse avamise harjumus elus –, kuid selle olemasolu muudab septembri taaskäivituse dramaatiliselt lihtsamaks.

Nii et suveplaan on tegelikult kaks asja korraga: kerge puudutus kaasatuse hoidmiseks praegu ja eeltöö suureks sügiseseks tõukeks. Mõlemad on kõige parem otsustada koos, juunis, ühe hooajaplaanina, mitte kahe eraldi rabelemisena.

Lihtne ajakava suvest sügiseni

Personalijuhile, kes soovib konkreetset kuju, on siin ajakava, mis toimib järjepidevalt.

Juunis otsustage sügisese programmi teema ja struktuur, kindlustage eelarve ja toetus ning käivitage kerge suvine väljakutse, et hoida kaasatust soojana. Juulis kirjutage kogu suhtlus ja juhendage meeskonnakaptenid, samal ajal kui suvine väljakutse taustal käib. Augustis lõpetage logistika, ajastage käivitussuhtlus ja laske suvel rahulikult lõppeda, teades, et kõik on valmis. Septembri esimesel nädalal käivitage avatud aknasse – ja kuna kõik oli ette valmistatud, on käivitus rahulik, enesekindel ja õigeaegne, täpselt siis, kui töötajaskond on kõige valmim reageerima. Jääte hiljaks? Siin on, kuidas käivitada septembri väljakutse 48 tunniga.

See ongi kogu saladus. Mitte rohkem tööd, vaid varasem töö. Kogupingutus on sama mis tavapärane augusti rabelemine; see on lihtsalt jaotatud rahulike nädalate peale, mitte surutud paanilistesse, ja tulemus maandub täpselt hetkel, mil sellel on suurim mõju.

Ootamise hind

Tasub nimetada, mida ootamine tegelikult maksab, sest „lahendame selle augustis“ tundub juunis kahjutu ja on seda harva. Ootamine tähendab hilja käivitamist, sulguvasse aknasse, kiirustatud suhtluse ning eelarve ja auhindadega, mis suudeti lühikese etteteatamisega kokku panna. See tähendab programmi, mis kaasab murdosa inimestest, keda oleks võinud, aastal, mil uue alguse energia oli võtta ja jäi kasutamata. Ja see tähendab personalimeeskonda, kes veedab suve viimased nädalad stressis, selle asemel et veeta suve esimesed nädalad planeerides.

Miski sellest ei ole vajalik. Sügisene aken on kogu heaoluaasta üks parimaid võimalusi ja selle püüdmine ei maksa rohkem kui veidi ettenägelikkust praegu. September tundub juunis tõesti kaugel. See kaugus ei ole põhjus selle suhtes lõõgastuda – see on põhjus tegutseda, sest planeerimise aken ja käivitamise aken ei kattu ning planeerimise aken on avatud just praegu.

Kui mõtlete, kuidas oma suvest sügiseni heaolukalendrit üles ehitada, katavad YuMuuvi väljakutse formaadid kogu kaare – kerge joomise või puhkusesõbralik väljakutse kaasatuse hoidmiseks suvel ning meeskondade turniirid, sammuväljakutsed ja punktipõhised üritused, mis teevad tugeva septembri lipulaeva. Platvorm on lihtne osa. Ettenägelikkus see suve alguses seadistada on osa, mis teeb erinevuse.

Soovite abi oma sügisese programmi planeerimisel? Broneerige YuMuuvi demo.