Wrzesień wydaje się odległy. Właśnie dlatego HR powinien zacząć już teraz.

Jest czerwiec. Świeci słońce, połowa zespołu jest już myślami na urlopie, a wrzesień to odległa perspektywa gdzieś po drugiej stronie lata. Jesienny program wspierania dobrostanu to ostatnia rzecz, o której myśli teraz HR. I właśnie w tym tkwi problem — a zarazem powód, by zacząć już teraz.

W większości firm powtarza się ten sam scenariusz. Lato mija niepostrzeżenie. Pod koniec sierpnia ludzie wracają opaleni i nieco niechętni. Przez chwilę wspólna determinacja, by wrócić do dobrych nawyków, jest ogromna — dla każdego, kto chodził do szkoły, to wrzesień jest prawdziwym nowym rokiem. Tymczasem zaskoczony dział HR w pośpiechu próbuje coś zorganizować. Zanim jesienne wyzwanie faktycznie ruszy, jest już październik, fala motywacji opadła, a program wywołuje zaledwie ułamek entuzjazmu, jaki mógłby wzbudzić. Okno możliwości otworzyło się na początku września, ale firma je przegapiła, bo nikt nie zaplanował działań w czerwcu.

Ten artykuł zachęca do zrobienia czegoś mało efektownego: poświęcenia latem odrobiny czasu na przygotowanie jesieni, tak aby program czekał już na wszystkich, gdy wrócą gotowi do działania.

Dlaczego wrzesień to kluczowy moment dla dobrostanu

Cała uwaga skupia się na styczniu, ale to wrzesień bywa lepszym momentem na zmianę zachowań. Przyczyna tkwi w psychologii. Badacze nazywają to efektem nowego początku — skłonnością do realizowania celów z większą energią w chwilach, które odbieramy jako nowy start. Nowy rok, nowy miesiąc, nowy tydzień, urodziny. W większości krajów rozwiniętych wrzesień jest najsilniejszym nowym początkiem poza styczniem. Przez dziesięciolecia przyzwyczajamy się bowiem, że koniec lata oznacza powrót do uporządkowanego rytmu, rutyny i wysiłku. Pierwotne badanie Dai, Milkman i Riis (2014) wykazało, że po takich przełomowych momentach ludzie chętniej dążą do swoich celów.

Ludzie wracają z letnich urlopów gotowi do zmiany. Są wypoczęci, w czasie przerwy często odchodzą od dobrych nawyków i czują potrzebę nowego startu. Znaczenie ma też wspólnota tego doświadczenia — wszyscy wracają jednocześnie, więc warunki społeczne do wspólnego działania są wyjątkowo sprzyjające. Wyzwanie wspierające dobrostan, które rusza w pierwszym lub drugim tygodniu września, trafia na otwarte drzwi. Wyzwanie rozpoczynające się w październiku napotyka drzwi, które zdążyły się już zamknąć.

Jest jednak pewien haczyk: żeby wykorzystać ten moment, program musi być gotowy, zanim pojawi się okazja. A ta pojawia się w chwili, gdy ludzie wracają do biurek. Oznacza to, że planować trzeba latem, kiedy nikt nie ma na to ochoty. Firmy, które świetnie budują zaangażowanie jesienią, to te, które wykonały żmudną pracę w czerwcu i lipcu.

Co właściwie znaczy „zacząć już teraz”

Zacząć teraz nie oznacza uruchomić coś teraz. Chodzi o to, by wykorzystać spokojne lato na planowanie, decyzje i przygotowania. Wtedy start na początku września sprowadza się do naciśnięcia przycisku, zamiast przeradzać się w gorączkowy pośpiech. Oto konkrety: co warto zrobić, zanim urlopy pochłoną uwagę wszystkich.

Po pierwsze, zdecyduj o kształcie jesiennego programu. Czy będzie to jedno główne wyzwanie, czy cała seria? Jaki będzie motyw przewodni — powrót do codziennych nawyków, turniej zespołowy czy krok w stronę celu na koniec roku? Podjęcie tej decyzji w czerwcu, gdy masz przestrzeń na strategiczne myślenie zamiast reagowania na bieżąco, pozwala stworzyć znacznie lepszy program niż podejmowanie jej pod presją czasu pod koniec sierpnia. Potrzebujesz punktu wyjścia? Sprawdź kwartalny plan czterech wyzwań, 12-miesięczny kalendarz wyzwań albo ułóż kalendarz na podstawie opinii pracowników.

Po drugie, zadbaj o wszystko, co wymaga czasu. Zatwierdzenie budżetu, nagrody, wsparcie kadry zarządzającej czy czas na prezentację startu programu podczas spotkania całej firmy. To właśnie te sprawy, których załatwienie zajmuje tygodnie i których nie da się przyspieszyć, gdy połowa menedżerów zatwierdzających decyzje sama jest na urlopie. Dopinając je teraz, unikniesz sierpniowej paniki.

Po trzecie, przygotuj komunikację. E-mail na start, zapowiedź, ogłoszenia wewnętrzne, materiały dla kapitanów zespołów. Pisząc je w letnim spokoju, zadbasz o ich jakość, zamiast tworzyć je w pośpiechu. A gdy nadejdzie wrzesień, uruchomienie programu naprawdę będzie wymagało tylko kliknięcia „wyślij”. Każdy odbiorca zauważy różnicę między dobrze przygotowanym startem a takim, który organizowano poprzedniego wieczoru. W YuMuuv możesz napisać ogłoszenia z wyprzedzeniem i zaplanować ich publikację na tydzień startu.

Po czwarte, przygotuj platformę i logistykę. Jeśli organizujesz wyzwania zespołowe, ustal strukturę zespołów. Jeśli ktoś będzie korzystać z narzędzia po raz pierwszy, przygotuj konta i wdrożenie. Żadna z tych rzeczy nie jest trudna, ale każda zajmuje więcej czasu, niż się spodziewasz, i każdą znacznie łatwiej zrobić, gdy nie próbujesz jednocześnie uruchamiać programu.

Lato też nie jest martwym sezonem

Jest też drugi powód, by działać już teraz — poza przygotowaniami do września. Lato nie jest straconym czasem dla dobrostanu i błędem jest tak je traktować. Osoby, które latem zachowują choć trochę aktywności, wracają we wrześniu z rozpędem, zamiast zaczynać od zera. Lekkie letnie wyzwanie bez presji — wyzwanie związane z nawodnieniem, przyjazne urlopowiczom wyzwanie krokowe z dużą liczbą dni przerwy czy zamknięte wydarzenie w rodzinnym gronie — podtrzymuje zaangażowanie przez miesiące, w których program w innym przypadku całkowicie by zamarł. Sprawdź artykuł o nawodnieniu w pracy i poradnik planowania letnich wyzwań.

Ma to znaczenie również dla jesiennego startu. Program, który spokojnie działał przez całe lato, ma już zaangażowanych odbiorców gotowych na główne wrześniowe wyzwanie. Program, który zamilkł w czerwcu, musi zdobywać uwagę od zera. Letnie wyzwanie nie musi być ambitne — jego zadaniem jest po prostu podtrzymanie aktywności i nawyku otwierania aplikacji — ale jego obecność znacznie ułatwia wrześniowy powrót.

Letni plan obejmuje więc tak naprawdę dwie rzeczy naraz: łagodne podtrzymywanie zaangażowania teraz oraz przygotowanie gruntu pod większą jesienną akcję. Obie najlepiej zaplanować wspólnie, w czerwcu, jako jeden plan sezonowy, zamiast organizować dwie osobne akcje w pośpiechu.

Prosty harmonogram od lata do jesieni

Jeśli kierujesz działem HR i szukasz konkretnego planu, oto sprawdzony harmonogram.

W czerwcu ustal temat i strukturę jesiennego programu, zapewnij budżet oraz wsparcie kierownictwa i uruchom lekkie letnie wyzwanie, które podtrzyma zaangażowanie. W lipcu przygotuj całą komunikację i przekaż wytyczne kapitanom zespołów, podczas gdy letnie wyzwanie będzie toczyć się w tle. W sierpniu dopnij logistykę, zaplanuj wysyłkę komunikatów na start i spokojnie ciesz się końcówką lata, wiedząc, że wszystko jest gotowe. W pierwszym tygodniu września rusz w najlepszym momencie — a ponieważ wszystko zostało przygotowane wcześniej, start przebiegnie spokojnie, pewnie i terminowo, dokładnie wtedy, gdy pracownicy będą najbardziej gotowi do działania. Masz opóźnienie? Oto jak uruchomić wrześniowe wyzwanie w 48 godzin.

W tym tkwi cały sekret. Nie więcej pracy, tylko praca wykonana wcześniej. Łączny wysiłek jest taki sam jak podczas typowej sierpniowej gorączki — po prostu rozkładasz go na spokojne tygodnie, zamiast wciskać w te pełne paniki. A rezultat pojawia się dokładnie wtedy, gdy może przynieść największy efekt.

Koszt czekania

Warto jasno powiedzieć, ile naprawdę kosztuje czekanie, bo „zajmiemy się tym w sierpniu” brzmi w czerwcu niewinnie, ale rzadko takie jest. Czekanie oznacza spóźniony start, gdy okno możliwości już się zamyka, z komunikacją przygotowaną w pośpiechu oraz takim budżetem i nagrodami, jakie udało się zdobyć na ostatnią chwilę. Oznacza program angażujący zaledwie część osób, do których mógłby dotrzeć, choć energia nowego początku była na wyciągnięcie ręki i nie została wykorzystana. Oznacza też zespół HR spędzający ostatnie tygodnie lata w stresie, zamiast poświęcić pierwsze tygodnie na planowanie.

Można tego wszystkiego uniknąć. Jesień to jedna z najlepszych okazji w całym roku działań na rzecz dobrostanu, a jej wykorzystanie wymaga jedynie odrobiny przewidywania już teraz. W czerwcu wrzesień naprawdę wydaje się odległy. Ten dystans nie jest jednak powodem, by odłożyć temat — to powód do działania, bo czas na planowanie i czas na start nie pokrywają się, a ten pierwszy trwa właśnie teraz.

Jeśli zastanawiasz się, jak ułożyć kalendarz działań na rzecz dobrostanu od lata do jesieni, różnorodne formaty wyzwań YuMuuv obejmują cały ten okres — od lekkiego wyzwania związanego z nawodnieniem lub dostosowanego do urlopów, które podtrzyma zaangażowanie latem, po turnieje zespołowe, wyzwania krokowe i wydarzenia punktowe, które świetnie sprawdzą się jako główna wrześniowa akcja. Platforma to prostsza część. Różnicę robi przewidywanie i przygotowanie jej już na początku lata.

Chcesz pomocy w planowaniu jesiennego programu? Umów prezentację YuMuuv.