Ο Σεπτέμβριος μοιάζει μακρινός. Γι’ αυτό ακριβώς το HR πρέπει να ξεκινήσει τώρα.

Είναι Ιούνιος. Ο ήλιος λάμπει, η μισή ομάδα βρίσκεται ήδη νοερά σε διακοπές και ο Σεπτέμβριος μοιάζει με μια μακρινή φήμη κάπου στην άλλη άκρη του καλοκαιριού. Το τελευταίο πράγμα που απασχολεί τώρα το HR είναι το φθινοπωρινό πρόγραμμα ευεξίας. Κι αυτό ακριβώς είναι το πρόβλημα, αλλά και ο λόγος που τώρα είναι η στιγμή να ξεκινήσεις.

Να πώς εξελίσσονται τα πράγματα στις περισσότερες εταιρείες. Το καλοκαίρι κυλά. Οι εργαζόμενοι επιστρέφουν στα τέλη Αυγούστου, μαυρισμένοι και λίγο απρόθυμοι. Η κοινή διάθεση για επιστροφή στις καλές συνήθειες είναι, για λίγο, τεράστια — ο Σεπτέμβριος είναι η πραγματική πρωτοχρονιά για όποιον έχει πάει σχολείο — και τότε το HR, απροετοίμαστο, τρέχει να οργανώσει κάτι. Μέχρι να ξεκινήσει τελικά η φθινοπωρινή πρόκληση, έχει φτάσει ο Οκτώβριος, το κύμα ενθουσιασμού έχει περάσει και το πρόγραμμα ξεκινά με ένα κλάσμα της δυναμικής που θα μπορούσε να έχει. Η ευκαιρία υπήρχε στις αρχές Σεπτεμβρίου και η εταιρεία την έχασε επειδή κανείς δεν έκανε τον προγραμματισμό τον Ιούνιο.

Αυτό το άρθρο υποστηρίζει κάτι όχι και τόσο συναρπαστικό: να αφιερώσεις λίγο χρόνο μέσα στο καλοκαίρι για να προετοιμάσεις το φθινόπωρο, ώστε όταν όλοι επιστρέψουν έτοιμοι για δράση, το πρόγραμμα να τους περιμένει ήδη.

Γιατί ο Σεπτέμβριος είναι η σημαντικότερη ευκαιρία ευεξίας της χρονιάς

Ο Ιανουάριος τραβά όλη την προσοχή, όμως ο Σεπτέμβριος είναι, χωρίς πολλές τυμπανοκρουσίες, μια πιο δυνατή στιγμή για αλλαγή συμπεριφοράς, και ο λόγος είναι ψυχολογικός. Οι ερευνητές το αποκαλούν φαινόμενο της νέας αρχής — την τάση των ανθρώπων να κυνηγούν τους στόχους τους με περισσότερη ενέργεια σε στιγμές που μοιάζουν με νέα ξεκινήματα. Νέα χρονιά, νέος μήνας, νέα εβδομάδα, γενέθλια. Στο μεγαλύτερο μέρος του ανεπτυγμένου κόσμου, ο Σεπτέμβριος είναι η ισχυρότερη νέα αρχή μετά τον Ιανουάριο, επειδή επί δεκαετίες έχουμε μάθει να συνδέουμε το τέλος του καλοκαιριού με την επιστροφή στη δομή, τη ρουτίνα και την προσπάθεια. Η αρχική έρευνα των Dai, Milkman και Riis (2014) έδειξε ότι οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να επιδιώξουν τους στόχους τους μετά από τέτοια χρονικά ορόσημα.

Οι άνθρωποι επιστρέφουν από τις καλοκαιρινές διακοπές έτοιμοι για μια νέα αρχή. Έχουν ξεκουραστεί, συχνά έχουν ξεφύγει από τις καλές τους συνήθειες στη διάρκεια της άδειας και νιώθουν την ανάγκη να μπουν ξανά σε πρόγραμμα. Σημασία έχει και ο συλλογικός χαρακτήρας αυτής της επιστροφής — όλοι γυρίζουν ταυτόχρονα, οπότε οι κοινωνικές συνθήκες για μια κοινή προσπάθεια είναι ιδιαίτερα ευνοϊκές. Μια πρόκληση ευεξίας που ξεκινά την πρώτη ή τη δεύτερη εβδομάδα του Σεπτεμβρίου βρίσκει την πόρτα ανοιχτή. Μια πρόκληση που ξεκινά τον Οκτώβριο χτυπά μια πόρτα που έχει ήδη κλείσει.

Η δυσκολία είναι ότι, για να αξιοποιήσεις αυτή την ευκαιρία, το πρόγραμμα πρέπει να είναι έτοιμο πριν εκείνη παρουσιαστεί. Και παρουσιάζεται τη στιγμή που οι εργαζόμενοι επιστρέφουν στα γραφεία τους, πράγμα που σημαίνει ότι ο σχεδιασμός πρέπει να γίνει μέσα στο καλοκαίρι, όταν κανείς δεν έχει διάθεση να σχεδιάζει. Οι εταιρείες που πετυχαίνουν υψηλή συμμετοχή το φθινόπωρο είναι εκείνες που έκαναν τη βαρετή προετοιμασία τον Ιούνιο και τον Ιούλιο.

Τι σημαίνει στην πράξη «ξεκινάω τώρα»

Το να ξεκινήσεις τώρα δεν σημαίνει να θέσεις κάτι σε εφαρμογή τώρα. Σημαίνει να κάνεις τον σχεδιασμό, να πάρεις τις αποφάσεις και να προετοιμάσεις το έδαφος στην ηρεμία του καλοκαιριού, ώστε στις αρχές Σεπτεμβρίου η έναρξη να απαιτεί το πάτημα ενός κουμπιού και όχι αγώνα δρόμου. Πιο συγκεκριμένα, να τι αξίζει να έχεις ολοκληρώσει πριν οι διακοπές απορροφήσουν την προσοχή όλων.

Πρώτον, αποφάσισε τη μορφή του φθινοπωρινού προγράμματος. Θα είναι μία κεντρική πρόκληση ή μια σειρά προκλήσεων; Ποιο θα είναι το θέμα — επιστροφή στη ρουτίνα, ομαδικό τουρνουά ή ένα βήμα προς έναν στόχο για το τέλος της χρονιάς; Αν πάρεις αυτή την απόφαση τον Ιούνιο, όταν έχεις την πνευματική διαύγεια να σκεφτείς στρατηγικά αντί να αντιδράς βιαστικά, θα προκύψει ένα πολύ καλύτερο πρόγραμμα από ό,τι αν αποφασίσεις υπό την πίεση των προθεσμιών στα τέλη Αυγούστου. Χρειάζεσαι ένα σημείο εκκίνησης; Δες το τριμηνιαίο πλάνο με τέσσερις προκλήσεις, το 12μηνο ημερολόγιο προκλήσεων ή φτιάξε το ημερολόγιό σου με βάση τα σχόλια των εργαζομένων.

Δεύτερον, εξασφάλισε ό,τι χρειάζεται χρόνο προετοιμασίας. Έγκριση προϋπολογισμού, έπαθλα, υποστήριξη από τη διοίκηση ή χρόνο σε μια συνάντηση όλης της εταιρείας για την έναρξη. Αυτά ακριβώς είναι που χρειάζονται εβδομάδες για να οργανωθούν και γίνονται αδύνατο να διευθετηθούν γρήγορα όταν τα μισά στελέχη που δίνουν εγκρίσεις βρίσκονται και τα ίδια σε διακοπές. Αν τα εξασφαλίσεις τώρα, γλιτώνεις τον πανικό του Αυγούστου.

Τρίτον, ετοίμασε την επικοινωνία. Το email έναρξης, το προαναγγελτικό μήνυμα, τις εσωτερικές ανακοινώσεις, τις ενημερώσεις των αρχηγών των ομάδων. Αν τα γράψεις στην ηρεμία του καλοκαιριού, θα είναι προσεγμένα και όχι βιαστικά, και όταν φτάσει ο Σεπτέμβριος, η έναρξη θα είναι πραγματικά απλώς θέμα αποστολής. Η διαφορά ανάμεσα σε μια έναρξη που έχει προετοιμαστεί εγκαίρως και σε μια που στήνεται το προηγούμενο βράδυ είναι ορατή σε όλους όσοι λαμβάνουν τα μηνύματα. Στο YuMuuv μπορείς να γράψεις ανακοινώσεις εκ των προτέρων και να προγραμματίσεις τη δημοσίευσή τους για την εβδομάδα έναρξης.

Τέταρτον, ετοίμασε την πλατφόρμα και τα οργανωτικά θέματα. Αν διοργανώνεις ομαδικές προκλήσεις, αποφάσισε τη δομή των ομάδων σου. Αν κάποιος πρόκειται να χρησιμοποιήσει το εργαλείο για πρώτη φορά, ετοίμασε τους λογαριασμούς και τη διαδικασία εξοικείωσης. Τίποτα από αυτά δεν είναι δύσκολο, αλλά όλα χρειάζονται περισσότερο χρόνο απ’ όσο περιμένεις και όλα γίνονται πολύ πιο εύκολα όταν δεν προσπαθείς ταυτόχρονα να ξεκινήσεις το πρόγραμμα.

Το καλοκαίρι δεν είναι νεκρός χρόνος

Υπάρχει κι ένας δεύτερος λόγος να δραστηριοποιηθείς τώρα, πέρα από την προετοιμασία για τον Σεπτέμβριο. Το καλοκαίρι δεν είναι χαμένη υπόθεση για την ευεξία και είναι λάθος να το αντιμετωπίζεις έτσι. Όσοι διατηρούν κάποια σωματική δραστηριότητα μέσα στο καλοκαίρι επιστρέφουν τον Σεπτέμβριο με φόρα, αντί να ξεκινούν από το μηδέν. Μια χαλαρή καλοκαιρινή πρόκληση χωρίς πίεση — μια πρόκληση ενυδάτωσης, μια πρόκληση βημάτων που ταιριάζει στις διακοπές και επιτρέπει αρκετές ημέρες αποχής, μια ιδιωτική εκδήλωση με οικογενειακό χαρακτήρα — κρατά ζωντανή τη συμμετοχή τους μήνες που διαφορετικά το πρόγραμμα θα έμπαινε εντελώς στον πάγο. Δες την ενυδάτωση στην εργασία και τον οδηγό σχεδιασμού καλοκαιρινών προκλήσεων.

Αυτό έχει σημασία και για τη φθινοπωρινή έναρξη. Ένα πρόγραμμα που συνεχίζεται διακριτικά όλο το καλοκαίρι έχει ήδη ένα ενεργό κοινό για την κεντρική πρόκληση του Σεπτεμβρίου. Ένα πρόγραμμα που σίγησε τον Ιούνιο πρέπει να κερδίσει ξανά την προσοχή από το μηδέν. Η καλοκαιρινή πρόκληση δεν χρειάζεται να είναι φιλόδοξη — ο ρόλος της είναι απλώς να διατηρεί μια βασική δραστηριότητα και τη συνήθεια να ανοίγουν οι χρήστες την εφαρμογή — αλλά η παρουσία της κάνει την επανεκκίνηση του Σεπτεμβρίου πολύ πιο εύκολη.

Άρα, το καλοκαιρινό πλάνο εξυπηρετεί στην πραγματικότητα δύο σκοπούς ταυτόχρονα: μια διακριτική παρουσία που διατηρεί τη συμμετοχή τώρα και την προετοιμασία για τη μεγάλη φθινοπωρινή προσπάθεια. Είναι καλύτερο να σχεδιαστούν και τα δύο μαζί, τον Ιούνιο, ως ένα ενιαίο εποχικό πλάνο και όχι ως δύο ξεχωριστοί αγώνες δρόμου.

Ένα απλό χρονοδιάγραμμα από το καλοκαίρι στο φθινόπωρο

Για όποιον έχει την ευθύνη του HR και θέλει ένα συγκεκριμένο πλάνο, ακολουθεί ένα χρονοδιάγραμμα που αποδίδει σταθερά.

Τον Ιούνιο, αποφάσισε το θέμα και τη δομή του φθινοπωρινού προγράμματος, εξασφάλισε προϋπολογισμό και υποστήριξη και ξεκίνα μια χαλαρή καλοκαιρινή πρόκληση για να διατηρήσεις το ενδιαφέρον. Τον Ιούλιο, ετοίμασε όλα τα κείμενα επικοινωνίας και ενημέρωσε τους αρχηγούς των ομάδων, ενώ η καλοκαιρινή πρόκληση συνεχίζεται στο παρασκήνιο. Τον Αύγουστο, οριστικοποίησε τα οργανωτικά θέματα, προγραμμάτισε την επικοινωνία της έναρξης και άφησε το καλοκαίρι να ολοκληρωθεί γνωρίζοντας ότι όλα είναι έτοιμα. Την πρώτη εβδομάδα του Σεπτεμβρίου, ξεκίνα όσο η ευκαιρία παραμένει ανοιχτή — και επειδή όλα έχουν προετοιμαστεί εκ των προτέρων, η έναρξη γίνεται με ηρεμία, σιγουριά και στην ώρα της, ακριβώς όταν οι εργαζόμενοι είναι πιο έτοιμοι να ανταποκριθούν. Έχεις καθυστερήσει; Δες πώς να ξεκινήσεις μια πρόκληση Σεπτεμβρίου σε 48 ώρες.

Αυτό είναι όλο το μυστικό. Όχι περισσότερη δουλειά, απλώς νωρίτερα. Η συνολική προσπάθεια είναι ίδια με τον συνηθισμένο αγώνα δρόμου του Αυγούστου· απλώς μοιράζεται στις ήρεμες εβδομάδες αντί να στριμώχνεται στις αγχωτικές, και το αποτέλεσμα έρχεται ακριβώς τη στιγμή που μπορεί να έχει τη μεγαλύτερη επίδραση.

Το κόστος της αναμονής

Αξίζει να πούμε ξεκάθαρα τι κοστίζει πραγματικά η αναμονή, γιατί το «θα το κανονίσουμε τον Αύγουστο» ακούγεται αθώο τον Ιούνιο, αλλά σπάνια είναι. Αναμονή σημαίνει καθυστερημένη έναρξη, ενώ η ευκαιρία χάνεται, με βιαστική επικοινωνία και όποιον προϋπολογισμό και όποια έπαθλα κατάφερες να εξασφαλίσεις την τελευταία στιγμή. Σημαίνει ένα πρόγραμμα που προσελκύει ένα μικρό μέρος των ανθρώπων που θα μπορούσε, σε μια χρονιά όπου η διάθεση για μια νέα αρχή ήταν διαθέσιμη αλλά έμεινε αναξιοποίητη. Και σημαίνει μια ομάδα HR που περνά τις τελευταίες εβδομάδες του καλοκαιριού με άγχος, αντί να έχει αφιερώσει τις πρώτες εβδομάδες στον σχεδιασμό.

Τίποτα από αυτά δεν είναι αναγκαίο. Το φθινόπωρο προσφέρει μία από τις καλύτερες ευκαιρίες ολόκληρης της χρονιάς για την ευεξία, και για να την αξιοποιήσεις χρειάζεται απλώς λίγη προνοητικότητα τώρα. Ο Σεπτέμβριος όντως μοιάζει μακρινός τον Ιούνιο. Αυτή η απόσταση δεν είναι λόγος να εφησυχάσεις — είναι λόγος να δράσεις, γιατί η περίοδος σχεδιασμού και η κατάλληλη περίοδος έναρξης δεν συμπίπτουν, και η περίοδος σχεδιασμού είναι ακριβώς τώρα.

Αν σκέφτεσαι πώς να οργανώσεις το ημερολόγιο ευεξίας σου από το καλοκαίρι ως το φθινόπωρο, η ποικιλία μορφών προκλήσεων του YuMuuv καλύπτει όλη τη διαδρομή — από μια χαλαρή πρόκληση ενυδάτωσης ή μια πρόκληση που ταιριάζει στις διακοπές, για να διατηρείται η συμμετοχή μέσα στο καλοκαίρι, μέχρι ομαδικά τουρνουά, προκλήσεις βημάτων και διοργανώσεις με πόντους, που μπορούν να αποτελέσουν μια δυνατή κεντρική δράση τον Σεπτέμβριο. Η πλατφόρμα είναι το εύκολο κομμάτι. Η προνοητικότητα να τα οργανώσεις όλα στις αρχές του καλοκαιριού είναι αυτό που κάνει τη διαφορά.

Θέλεις βοήθεια για να σχεδιάσεις το φθινοπωρινό σου πρόγραμμα; Κλείσε μια παρουσίαση του YuMuuv.