Tháng 9 còn xa. Đó chính là lý do HR nên bắt đầu ngay.

Đang là tháng 6. Nắng đã lên, một nửa đội ngũ tâm trí đã hướng về kỳ nghỉ, còn tháng 9 vẫn xa xôi đâu đó ở phía bên kia mùa hè. Lúc này, chương trình chăm sóc sức khỏe mùa thu có lẽ là điều cuối cùng bộ phận HR nghĩ đến. Đó chính là vấn đề, và cũng chính là lý do đây là lúc nên bắt đầu.

Đây là kịch bản quen thuộc ở hầu hết các công ty. Mùa hè cứ thế trôi qua. Mọi người trở lại vào cuối tháng 8, rám nắng và có chút chưa muốn đi làm. Quyết tâm chung để quay lại những thói quen tốt bỗng dâng cao trong chốc lát — với bất kỳ ai từng đi học, tháng 9 mới thực sự là thời điểm bắt đầu năm mới — rồi HR, không kịp chuẩn bị, vội vàng ghép một chương trình cho kịp. Đến khi thử thách mùa thu chính thức khởi động thì đã sang tháng 10, làn sóng động lực đã qua, và chương trình chỉ tạo được một phần nhỏ sức hưởng ứng lẽ ra có thể đạt được. Cơ hội đã mở ra vào đầu tháng 9 nhưng công ty bỏ lỡ chỉ vì không ai lên kế hoạch từ tháng 6.

Bài viết này muốn thuyết phục bạn làm một việc không mấy hào nhoáng: dành chút thời gian trong mùa hè để chuẩn bị cho mùa thu, để khi mọi người trở lại và sẵn sàng vận động, chương trình đã có sẵn để đón họ.

Vì sao tháng 9 là thời điểm vàng cho sức khỏe trong năm

Tháng 1 luôn được chú ý nhiều nhất, nhưng tháng 9 lại âm thầm là thời điểm thuận lợi hơn để thay đổi hành vi, và lý do nằm ở tâm lý. Các nhà nghiên cứu gọi đó là hiệu ứng khởi đầu mới — xu hướng theo đuổi mục tiêu hăng hái hơn vào những thời điểm mang cảm giác bắt đầu lại. Năm mới, tháng mới, tuần mới, sinh nhật. Ở phần lớn các nước phát triển, tháng 9 là thời điểm khởi đầu mới mạnh mẽ nhất ngoài tháng 1, bởi qua hàng chục năm, mọi người đã quen coi cuối mùa hè là lúc trở lại với nề nếp, thói quen và sự nỗ lực. Nghiên cứu gốc của Dai, Milkman và Riis (2014) cho thấy mọi người có xu hướng theo đuổi mục tiêu nhiều hơn sau những dấu mốc này.

Sau kỳ nghỉ hè, mọi người trở lại với tâm thế sẵn sàng. Họ đã được nghỉ ngơi, thường đã lơi là những thói quen tốt trong kỳ nghỉ và cảm thấy muốn bắt đầu lại. Yếu tố tập thể cũng rất quan trọng — mọi người cùng quay lại một lúc, tạo nên điều kiện đặc biệt thuận lợi để cùng nhau cố gắng. Một thử thách sức khỏe khởi động vào tuần đầu hoặc tuần thứ hai của tháng 9 sẽ dễ dàng được đón nhận. Còn thử thách khởi động vào tháng 10 thì như gõ vào cánh cửa đã khép lại.

Điểm mấu chốt là muốn nắm bắt cơ hội này, chương trình phải sẵn sàng trước khi cơ hội mở ra. Và cơ hội ấy mở ra ngay khi mọi người quay lại bàn làm việc, nghĩa là việc lên kế hoạch phải diễn ra trong mùa hè, khi chẳng ai có tâm trạng lập kế hoạch. Những công ty tạo được sự hưởng ứng mạnh mẽ vào mùa thu chính là những công ty đã làm phần việc tẻ nhạt từ tháng 6 và tháng 7.

“Bắt đầu ngay” thực sự là làm gì?

Bắt đầu ngay không có nghĩa là triển khai ngay. Điều đó có nghĩa là lên kế hoạch, đưa ra quyết định và chuẩn bị nền tảng trong những ngày hè yên ả, để đến đầu tháng 9 chỉ cần bấm nút khởi động thay vì cuống cuồng xoay xở. Cụ thể, đây là những việc nên hoàn thành trước khi kỳ nghỉ chiếm hết sự chú ý của mọi người.

Trước tiên, hãy quyết định hình thức của chương trình mùa thu. Đó sẽ là một thử thách chủ đạo hay cả một chuỗi? Chủ đề là gì — thiết lập lại nề nếp, thi đấu theo đội hay tăng tốc hướng tới mục tiêu cuối năm? Đưa ra quyết định này vào tháng 6, khi bạn còn đủ tâm trí để suy nghĩ chiến lược thay vì chỉ phản ứng theo tình huống, sẽ tạo ra chương trình tốt hơn nhiều so với quyết định dưới áp lực thời hạn vào cuối tháng 8. Cần một điểm khởi đầu? Tham khảo kế hoạch bốn thử thách theo quý, lịch thử thách 12 tháng, hoặc xây dựng lịch từ phản hồi của nhân viên.

Thứ hai, chốt những việc cần nhiều thời gian chuẩn bị. Phê duyệt ngân sách, phần thưởng, sự bảo trợ từ lãnh đạo hay thời lượng giới thiệu chương trình trong buổi họp toàn công ty. Đây chính là những việc mất hàng tuần để sắp xếp và không thể làm nhanh khi một nửa số quản lý có quyền phê duyệt cũng đang đi nghỉ. Chốt xong từ bây giờ sẽ giúp tránh cảnh cuống cuồng vào tháng 8.

Thứ ba, chuẩn bị nội dung truyền thông. Email khởi động, nội dung hé lộ, thông báo nội bộ, hướng dẫn cho đội trưởng. Soạn những nội dung này trong khoảng thời gian yên ả của mùa hè sẽ giúp chúng chỉn chu thay vì vội vã, đồng thời khi tháng 9 đến, việc khởi động thực sự chỉ còn là nhấn gửi. Bất kỳ ai nhận được thông tin cũng có thể thấy sự khác biệt giữa một chương trình đã chuẩn bị sẵn sàng và một chương trình được chắp vá từ đêm hôm trước. Trong YuMuuv, bạn có thể viết trước thông báo và lên lịch đăng vào tuần khởi động.

Thứ tư, chuẩn bị nền tảng và công tác tổ chức. Nếu triển khai thử thách theo đội, hãy quyết định cách chia đội. Nếu có người mới sử dụng công cụ, hãy chuẩn bị tài khoản và hướng dẫn làm quen. Không việc nào trong số này khó, nhưng tất cả đều tốn thời gian hơn bạn nghĩ và sẽ dễ làm hơn nhiều khi bạn không phải đồng thời lo khởi động chương trình.

Mùa hè không phải khoảng thời gian bỏ trống

Ngoài việc chuẩn bị cho tháng 9, còn có một lý do nữa để khuyến khích mọi người tham gia ngay. Mùa hè không phải là thời gian phải bỏ qua việc chăm sóc sức khỏe, và coi đó là khoảng trống sẽ là một sai lầm. Những người vẫn duy trì vận động trong mùa hè sẽ trở lại vào tháng 9 với đà sẵn có, thay vì phải bắt đầu từ con số không. Một thử thách mùa hè nhẹ nhàng, ít áp lực — thử thách uống đủ nước, thử thách bước chân phù hợp với kỳ nghỉ và cho phép bỏ qua nhiều ngày, hay một sự kiện riêng theo kiểu gia đình — sẽ giữ được mạch tham gia xuyên suốt những tháng mà chương trình có thể đã hoàn toàn im ắng. Xem thêm về uống đủ nước tại nơi làm việc và hướng dẫn lập kế hoạch thử thách mùa hè.

Điều này cũng quan trọng với đợt khởi động mùa thu. Một chương trình vẫn âm thầm duy trì suốt mùa hè sẽ có sẵn những người tham gia hào hứng để đón thử thách chủ đạo tháng 9. Còn chương trình im lặng từ tháng 6 sẽ phải thu hút sự chú ý lại từ đầu. Thử thách mùa hè không cần quá tham vọng — nhiệm vụ của nó chỉ là duy trì hoạt động và thói quen mở ứng dụng — nhưng sự hiện diện ấy sẽ giúp việc tái khởi động vào tháng 9 dễ dàng hơn rất nhiều.

Vì vậy, kế hoạch mùa hè thực chất làm hai việc cùng lúc: duy trì sự tham gia một cách nhẹ nhàng ngay bây giờ và chuẩn bị nền tảng cho đợt triển khai lớn vào mùa thu. Tốt nhất nên quyết định cả hai cùng nhau từ tháng 6, trong một kế hoạch xuyên suốt theo mùa, thay vì hai lần chạy nước rút riêng biệt.

Lộ trình đơn giản từ hè sang thu

Với những người phụ trách HR muốn có một khung kế hoạch cụ thể, đây là lộ trình luôn mang lại hiệu quả.

Trong tháng 6, quyết định chủ đề và cấu trúc chương trình mùa thu, chốt ngân sách và sự bảo trợ, đồng thời triển khai một thử thách mùa hè nhẹ nhàng để duy trì sự hào hứng. Trong tháng 7, soạn toàn bộ nội dung truyền thông và hướng dẫn các đội trưởng, trong khi thử thách mùa hè vẫn tiếp tục diễn ra. Trong tháng 8, hoàn tất công tác tổ chức, lên lịch truyền thông khởi động và thong thả khép lại mùa hè vì biết mọi thứ đã sẵn sàng. Vào tuần đầu tháng 9, khởi động đúng thời điểm vàng — và nhờ mọi thứ đã được chuẩn bị trước, chương trình sẽ ra mắt suôn sẻ, tự tin, đúng hẹn, ngay lúc nhân viên sẵn sàng hưởng ứng nhất. Đang chậm tiến độ? Đây là cách khởi động thử thách tháng 9 trong 48 giờ.

Bí quyết chỉ có vậy. Không phải làm nhiều hơn, mà là làm sớm hơn. Tổng công sức vẫn bằng với lần chạy nước rút tháng 8 thường lệ; chỉ là được trải đều qua những tuần yên ả thay vì dồn vào những tuần cuống cuồng, và kết quả đến đúng thời điểm có thể tạo tác động lớn nhất.

Cái giá của việc chờ đợi

Cần nói rõ việc chờ đợi thực sự khiến bạn mất gì, bởi câu “đến tháng 8 rồi tính” nghe có vẻ vô hại vào tháng 6 nhưng hiếm khi là vậy. Chờ đợi nghĩa là khởi động muộn, khi cơ hội đang khép lại, với nội dung truyền thông vội vã cùng ngân sách và phần thưởng mà bạn xoay xở được trong thời gian ngắn. Nghĩa là chương trình chỉ thu hút được một phần nhỏ số người lẽ ra có thể tham gia, trong khi nguồn năng lượng khởi đầu mới của năm vốn có sẵn lại bị bỏ phí. Và nghĩa là đội ngũ HR phải căng thẳng trong những tuần cuối hè thay vì dành những tuần đầu hè để lập kế hoạch.

Không điều nào trong số đó là cần thiết. Thời điểm mùa thu là một trong những cơ hội tốt nhất của cả năm để thúc đẩy sức khỏe, và để nắm bắt nó, bạn chỉ cần nhìn xa hơn một chút ngay lúc này. Tháng 9 quả thực có vẻ còn rất xa khi đang là tháng 6. Khoảng cách ấy không phải lý do để chủ quan — mà là lý do để hành động, bởi thời điểm lập kế hoạch và thời điểm khởi động không trùng nhau, và thời điểm lập kế hoạch chính là bây giờ.

Nếu bạn đang cân nhắc cách xây dựng lịch chăm sóc sức khỏe từ hè sang thu, các hình thức thử thách đa dạng của YuMuuv có thể đáp ứng cả hành trình — từ thử thách uống đủ nước nhẹ nhàng hoặc phù hợp với kỳ nghỉ để duy trì sự tham gia suốt mùa hè, đến các giải đấu theo đội, thử thách bước chân và sự kiện tính điểm để tạo nên chương trình chủ đạo tháng 9 thật ấn tượng. Nền tảng là phần dễ. Nhìn xa và chuẩn bị từ đầu hè mới là điều tạo nên khác biệt.

Bạn cần hỗ trợ lập kế hoạch chương trình mùa thu? Đặt lịch xem demo YuMuuv.