September sa zdá ďaleko. Presne preto by malo HR začať už teraz

Je jún. Svieti slnko, polovica tímu je v duchu už na dovolenke a september je vzdialená povesť niekde na druhej strane leta. To posledné, čo je teraz v akomkoľvek HR kalendári, je jesenný wellbeing program. A presne v tom je problém – a presne preto je teraz ten správny čas začať.

Toto je scenár, ktorý sa odohráva vo väčšine firiem. Leto ubehne. Ľudia sa koncom augusta vrátia, opálení a trochu neochotní. Spoločné odhodlanie vrátiť sa k dobrým návykom je na chvíľu obrovské – september je skutočným novým rokom pre každého, kto niekedy chodil do školy – a potom HR, zaskočené, narýchlo niečo dáva dokopy. Kým sa jesenná výzva naozaj spustí, je október, vlna motivácie už opadla a program štartuje len so zlomkom energie, ktorú mohol mať. Okno bolo otvorené začiatkom septembra a firma ho premeškala, pretože v júni nikto neplánoval.

Tento článok je argumentom v prospech nevďačnej práce: venovať toto leto trochu času príprave jesene, aby program už čakal, keď sa všetci vrátia pripravení hýbať sa.

Prečo je september najdôležitejším wellbeing oknom roka

Január dostáva všetku pozornosť, no september je potichu silnejším momentom na zmenu správania a dôvod je psychologický. Výskumníci to nazývajú efekt nového začiatku – sklon ľudí usilovať sa o ciele s väčšou energiou v chvíľach, ktoré pôsobia ako nový začiatok. Nový rok, nový mesiac, nový týždeň, narodeniny. Pre väčšinu rozvinutého sveta je september najsilnejším novým začiatkom okrem januára, a to vďaka desaťročiam podmieňovania, že koniec leta znamená návrat k štruktúre, rutine a úsiliu. Pôvodný výskum Dai, Milkman a Riis (2014) zistil, že po takýchto míľnikoch sa ľudia s väčšou pravdepodobnosťou pustia do svojich cieľov.

Ľudia sa z letnej dovolenky vracajú pripravení. Oddýchli si, počas pauzy často vypadli zo svojich dobrých návykov a cítia potrebu resetu. Záleží aj na kolektívnosti – všetci sa vracajú naraz, takže spoločenské podmienky na spoločné úsilie sú nezvyčajne priaznivé. Wellness výzva, ktorá sa spustí v prvom či druhom septembrovom týždni, tlačí na otvorené dvere. Výzva, ktorá sa spustí v októbri, tlačí na dvere, ktoré sa už zabuchli.

Háčik je v tom, že na využitie tohto okna musí byť program pripravený skôr, než sa okno otvorí. A okno sa otvorí v momente, keď sú ľudia späť za stolmi, čo znamená, že plánovanie musí prebehnúť v lete, keď sa nikomu plánovať nechce. Firmy, ktoré zvládnu jesennú angažovanosť, sú tie, ktoré nudnú prácu urobili v júni a júli.

Čo vlastne znamená „začať teraz“

Začať teraz neznamená niečo teraz spustiť. Znamená to urobiť plánovanie, rozhodnutia a prípravu v letnom pokoji, aby bolo spustenie začiatkom septembra stlačením tlačidla, a nie zhonom. Konkrétne je tu to, čo sa oplatí stihnúť, kým dovolenky pohltia pozornosť všetkých.

Po prvé, rozhodnite o podobe jesenného programu. Je to jedna vlajková výzva, alebo séria? Aká je téma – reset s návratom k rutine, tímový turnaj, postupné stupňovanie k cieľu na konci roka? Ak toto rozhodnutie urobíte v júni, keď máte mentálny priestor uvažovať strategicky, a nie reaktívne, vznikne oveľa lepší program, než keď ho urobíte pod časovým tlakom koncom augusta. Potrebujete východiskový bod? Pozrite si štvrťročný plán so štyrmi výzvami, 12-mesačný kalendár výziev alebo si zostavte kalendár podľa spätnej väzby zamestnancov.

Po druhé, zabezpečte všetko, čo potrebuje čas. Schválenie rozpočtu, ceny, akúkoľvek podporu vedenia či priestor na celofiremnom stretnutí, ktorý chcete na spustenie. Presne tieto veci trvajú týždne a nedajú sa rýchlo vybaviť, keď je polovica schvaľujúcich manažérov sama na dovolenke. Ak ich zabezpečíte teraz, augustová panika odpadne.

Po tretie, pripravte komunikáciu. E-mail k spusteniu, upútavku, interné oznámenia, inštruktáže pre kapitánov tímov. Ak ich napíšete v letnom pokoji, budú dobré, a nie uponáhľané, a keď príde september, spustenie bude naozaj len otázkou stlačenia tlačidla odoslať. Rozdiel medzi spustením, ktoré bolo dávno pripravené, a spustením zlepeným deň vopred, vidí každý, kto ho dostane. V YuMuuv môžete oznámenia napísať vopred a naplánovať ich na týždeň spustenia.

Po štvrté, pripravte platformu a logistiku. Ak organizujete tímové výzvy, rozhodnite o štruktúre tímov. Ak s nástrojom zoznamujete nových ľudí, pripravte účty a onboarding. Nič z toho nie je ťažké, ale všetko to trvá dlhšie, než čakáte, a všetko je oveľa jednoduchšie, keď sa zároveň nesnažíte niečo spustiť.

Samotné leto nie je mŕtvy čas

Okrem prípravy na september je tu aj druhý dôvod zapojiť sa už teraz. Leto nie je pre wellbeing stratené a brať ho tak je chyba. Tí, ktorí si cez leto udržia aspoň trochu pohybu, sa v septembri vracajú s rozbehom, nie z nuly. Ľahká letná výzva bez tlaku – výzva na pitný režim, kroková výzva prispôsobená dovolenkám so štedrými dňami na vynechanie, súkromné podujatie v rodinnom štýle – udrží niť angažovanosti nažive aj v mesiacoch, keď by inak program úplne stíchol. Pozrite si pitný režim v práci a sprievodcu plánovaním letných výziev.

Na tom záleží aj pri jesennom spustení. Program, ktorý celé leto potichu bežal, spúšťa septembrovú vlajkovú loď pred zahriatym publikom. Program, ktorý v júni stíchol, musí získavať pozornosť od nuly. Letná výzva nemusí byť ambiciózna – jej úlohou je len udržať svetlá rozsvietené a návyk otvárať aplikáciu nažive –, no vďaka nej je septembrové opätovné spustenie výrazne jednoduchšie.

Letný plán sú teda v skutočnosti dve veci naraz: ľahký dotyk na udržanie angažovanosti teraz a príprava na veľkú jesennú ofenzívu. Obe sa najlepšie rozhodujú spolu, v júni, ako jeden sezónny plán, a nie ako dva samostatné zhony.

Jednoduchý harmonogram od leta po jeseň

Pre HR lídra, ktorý chce konkrétnu podobu, je tu harmonogram, ktorý opakovane funguje.

V júni rozhodnite o téme a štruktúre jesenného programu, zabezpečte rozpočet a podporu vedenia a spustite ľahkú letnú výzvu na udržanie angažovanosti. V júli pripravte všetku komunikáciu a inštruujte kapitánov tímov, zatiaľ čo letná výzva beží v pozadí. V auguste dokončite logistiku, naplánujte komunikáciu k spusteniu a nechajte leto doznieť s vedomím, že je všetko pripravené. V prvom septembrovom týždni spustite program do otvoreného okna – a keďže bolo všetko pripravené vopred, spustenie je pokojné, sebavedomé a včasné, presne vtedy, keď sú zamestnanci najviac pripravení reagovať. Meškáte? Tu je návod, ako spustiť septembrovú výzvu za 48 hodín.

To je celé tajomstvo. Nie viac práce, len skoršia práca. Celkové úsilie je rovnaké ako pri obvyklom augustovom zhone; je len rozložené do pokojných týždňov namiesto stlačenia do tých panických a výsledok príde presne v momente, keď má najväčší účinok.

Cena čakania

Oplatí sa pomenovať, čo čakanie naozaj stojí, pretože „vyriešime to v auguste“ znie v júni neškodne a málokedy takým je. Čakať znamená spustiť neskoro, do zatvárajúceho sa okna, s uponáhľanou komunikáciou a takým rozpočtom a cenami, aké sa podarilo narýchlo zohnať. Znamená to program, ktorý zapojí len zlomok ľudí, ktorých mohol, v roku, keď bola energia nového začiatku na dosah a zostala nevyužitá. A znamená to HR tím, ktorý trávi posledné týždne leta v strese namiesto toho, aby prvé týždne leta trávil plánovaním.

Nič z toho nie je nutné. Jesenné okno je jednou z najlepších príležitostí celého wellbeing roka a jeho využitie nestojí nič viac než trochu predvídavosti teraz. V júni sa september naozaj zdá ďaleko. Táto vzdialenosť však nie je dôvodom poľaviť – je dôvodom konať, pretože okno plánovania a okno spustenia sa neprekrývajú a okno plánovania je otvorené práve teraz.

Ak premýšľate, ako postaviť svoj wellbeing kalendár od leta po jeseň, ponuka formátov výziev YuMuuv pokrýva celý oblúk – ľahkú výzvu na pitný režim alebo výzvu prispôsobenú dovolenkám, ktorá udrží angažovanosť cez leto, aj tímové turnaje, krokové výzvy a bodové podujatia, z ktorých vznikne silná septembrová vlajková loď. Platforma je tá jednoduchá časť. Predvídavosť nastaviť ju na začiatku leta je tým, čo robí rozdiel.

Chcete pomôcť s plánovaním jesenného programu? Rezervujte si ukážku YuMuuv.