Septembris šķiet tālu. Tieši tāpēc personāla vadībai jāsāk jau tagad.

Ir jūnijs. Spīd saule, puse komandas domās jau ir atvaļinājumā, un septembris šķiet vien tāla nojausma kaut kur vasaras otrā pusē. Rudens labbūtības programma šobrīd ir pēdējais, par ko domā personāla vadība. Un tieši tā ir problēma — un iemesls, kāpēc jāsāk tagad.

Lūk, scenārijs, kas atkārtojas vairumā uzņēmumu. Vasara paiet nemanot. Augusta beigās cilvēki atgriežas iesauļojušies un mazliet negribīgi. Kopīgā apņemšanās atgriezties pie labiem ieradumiem uz brīdi ir milzīga — septembris ir īstais jaunais gads ikvienam, kurš reiz gājis skolā. Taču personāla vadība, pārsteigta nesagatavota, steigā cenšas kaut ko noorganizēt. Kad rudens izaicinājums beidzot sākas, ir jau oktobris, motivācijas vilnis ir noplacis, un programmai ir tikai neliela daļa no tās enerģijas, kāda tai varēja būt. Īstais brīdis bija septembra sākumā, bet uzņēmums to palaida garām, jo jūnijā neviens neko neplānoja.

Šis raksts ir aicinājums izdarīt to ne tik aizraujošo darbu: vasarā veltīt nedaudz laika rudens sagatavošanai, lai brīdī, kad visi atgriežas gatavi kustēties, programma viņus jau gaidītu.

Kāpēc septembris ir gada svarīgākais brīdis labbūtībai

Visu uzmanību saņem janvāris, taču septembris patiesībā ir vēl piemērotāks brīdis ieradumu maiņai, un iemesls ir psiholoģisks. Pētnieki to sauc par jauna sākuma efektu — cilvēki tiecas uz saviem mērķiem ar lielāku enerģiju brīžos, kas šķiet kā jauns sākums. Jauns gads, jauns mēnesis, jauna nedēļa, dzimšanas diena. Lielā daļā attīstītās pasaules septembris ir spēcīgākais jaunā sākuma brīdis pēc janvāra, jo gadu desmitiem esam pieraduši, ka vasaras beigas nozīmē atgriešanos pie noteikta ritma, ikdienas kārtības un piepūles. Sākotnējā pētījumā Dai, Milkman un Riis (2014) atklāja, ka pēc šādiem atskaites punktiem cilvēki biežāk sāk tiekties uz saviem mērķiem.

No vasaras atvaļinājuma cilvēki atgriežas gatavi pārmaiņām. Viņi ir atpūtušies, brīvdienās bieži atkāpušies no labajiem ieradumiem un jūt vēlmi sākt no jauna. Svarīgi arī tas, ka šī sajūta ir kopīga — visi atgriežas reizē, tāpēc apstākļi kopīgam startam ir īpaši labvēlīgi. Labbūtības izaicinājums, kas sākas septembra pirmajā vai otrajā nedēļā, ir kā iešana pa atvērtām durvīm. Oktobrī durvis jau ir aizvērušās.

Taču, lai šo brīdi izmantotu, programmai jābūt gatavai vēl pirms tā iestāšanās. Un tas pienāk, tiklīdz cilvēki atgriežas pie saviem darba galdiem. Tātad jāplāno vasarā, kad nevienam negribas plānot. Uzņēmumi, kuriem izdodas veiksmīgi iesaistīt darbiniekus rudenī, ir tie, kas neinteresanto darbu paveica jūnijā un jūlijā.

Ko patiesībā nozīmē «sākt tagad»

Sākt tagad nenozīmē jau tagad kaut ko palaist. Tas nozīmē vasaras mierā izplānot, pieņemt lēmumus un sagatavot pamatus, lai septembra sākumā atliktu nospiest pogu, nevis visu darīt steigā. Lūk, ko konkrēti ir vērts paveikt, pirms atvaļinājumi pārņem visu uzmanību.

Pirmkārt, izlem, kāda būs rudens programma. Vai tas būs viens galvenais izaicinājums vai vesela sērija? Kāda būs tēma — atgriešanās ikdienas ritmā, komandu turnīrs vai solis pretī gada nogales mērķim? Pieņemot šo lēmumu jūnijā, kad ir laiks domāt stratēģiski, nevis tikai reaģēt uz notiekošo, programma izdodas krietni labāka nekā tad, ja lēmums jāpieņem augusta beigās termiņu spiediena apstākļos. Vajag ideju, ar ko sākt? Apskati ceturkšņa plānu ar četriem izaicinājumiem, 12 mēnešu izaicinājumu kalendāru vai veido savu kalendāru, balstoties uz darbinieku atsauksmēm.

Otrkārt, laikus nodrošini visu, kam nepieciešams ilgāks sagatavošanās laiks. Budžeta apstiprinājumu, balvas, vadības atbalstu vai laiku programmas pieteikšanai kopējā darbinieku sapulcē. Tās ir tieši tās lietas, kuru saskaņošana aizņem nedēļas un kuras kļūst neiespējami ātri nokārtot, kad puse vadītāju, kuriem jāsniedz apstiprinājums, paši ir atvaļinājumā. Nokārtojot to tagad, augustā nebūs jākrīt panikā.

Treškārt, sagatavo saziņas materiālus. Atklāšanas e-pastu, ieskatu gaidāmajā, iekšējos paziņojumus, norādījumus komandu kapteiņiem. Rakstot tos vasaras mierā, materiāli būs kvalitatīvi, nevis sasteigti, un septembrī tiešām atliks tikai nospiest «Sūtīt». Atšķirību starp laikus sagatavotu sākumu un iepriekšējā vakarā steigā saliktu pieteikumu pamana ikviens saņēmējs. YuMuuv vari iepriekš sagatavot paziņojumus un ieplānot to publicēšanu atklāšanas nedēļā.

Ceturtkārt, sagatavo platformu un organizatoriskos jautājumus. Ja plāno komandu izaicinājumus, izlem, kā veidosi komandas. Ja kādam rīks būs jaunums, sagatavo kontus un ievadapmācību. Nekas no tā nav sarežģīts, taču viss prasa vairāk laika, nekā sākumā šķiet, un ir daudz vieglāk paveicams, ja vienlaikus nav jāuzsāk pati programma.

Arī vasara nav tukšais periods

Ir vēl viens iemesls iesaistīties jau tagad — ne tikai gatavošanās septembrim. Vasara labbūtībai nav norakstāms laiks, un tā to uztvert ir kļūda. Cilvēki, kuri vasarā saglabā kaut nelielu fizisko aktivitāti, septembrī atgriežas ar jau uzņemtu tempu, nevis sāk no nulles. Viegls vasaras izaicinājums bez lieka spiediena — ūdens dzeršanas izaicinājums, atvaļinājumam draudzīgs soļu izaicinājums ar daudzām atpūtas dienām vai slēgts pasākums ģimeniskā lokā — palīdz uzturēt iesaisti mēnešos, kad programma citādi pilnībā apstātos. Apskati rakstu par ūdens dzeršanu darbā un vasaras izaicinājuma plānošanas ceļvedi.

Tas ir svarīgi arī rudens startam. Programmai, kas visu vasaru klusi turpinājusies, septembrī jau ir iesaistīta auditorija, kurai piedāvāt galveno izaicinājumu. Programmai, kas jūnijā pieklususi, uzmanība jāatgūst no nulles. Vasaras izaicinājumam nav jābūt vērienīgam — tā uzdevums ir vienkārši uzturēt aktivitāti un ieradumu atvērt lietotni. Taču tas ievērojami atvieglo programmas atsākšanu septembrī.

Tātad vasaras plāns patiesībā apvieno divas lietas: vieglu aktivitāti iesaistes uzturēšanai tagad un sagatavošanos lielajam rudens startam. Abas vislabāk izplānot kopā jūnijā — kā vienotu sezonas plānu, nevis divus atsevišķus steigas darbus.

Vienkāršs plāns no vasaras līdz rudenim

Personāla vadītājam, kurš vēlas konkrētu struktūru, noderēs šis pārbaudītais laika plāns.

Jūnijā nosaki rudens programmas tēmu un struktūru, nodrošini budžetu un vadības atbalstu un sāc vieglu vasaras izaicinājumu, lai uzturētu iesaisti. Jūlijā sagatavo visus saziņas materiālus un informē komandu kapteiņus, kamēr vasaras izaicinājums turpinās fonā. Augustā pabeidz organizatoriskos darbus, ieplāno atklāšanas paziņojumus un pavadi vasaras nogali ar mierīgu apziņu, ka viss ir gatavs. Septembra pirmajā nedēļā sāc programmu īstajā brīdī — un, tā kā viss sagatavots iepriekš, sākums būs mierīgs, pārliecinošs un savlaicīgs, tieši tad, kad darbinieki ir visgatavākie iesaistīties. Kavējies? Lūk, kā sākt septembra izaicinājumu 48 stundās.

Tas arī ir viss noslēpums. Nevis vairāk darba, bet agrāk paveikts darbs. Kopējais darba apjoms ir tāds pats kā ierastajā augusta steigā, tikai tas ir sadalīts pa mierīgajām nedēļām, nevis saspiests satraukuma pilnajās. Un rezultāts sasniedz cilvēkus tieši tad, kad tam ir vislielākā ietekme.

Gaidīšanas cena

Ir vērts skaidri pateikt, ko gaidīšana patiesībā maksā, jo doma «augustā visu nokārtosim» jūnijā šķiet nekaitīga, taču reti tāda ir. Gaidīšana nozīmē sākt novēloti, kad piemērotais brīdis jau slīd garām, ar sasteigtu saziņu un tādu budžetu un balvām, kādas izdevies sagādāt pēdējā brīdī. Tā nozīmē programmu, kas iesaista tikai nelielu daļu no iespējamajiem dalībniekiem, lai gan jaunā sākuma enerģija bija tepat un palika neizmantota. Un tā nozīmē, ka personāla komanda pēdējās vasaras nedēļas pavada stresā, nevis pirmās vasaras nedēļas velta plānošanai.

Tas viss nav nepieciešams. Rudens ir viena no labākajām iespējām visā labbūtības gadā, un, lai to izmantotu, vajag vien nedaudz tālredzības jau tagad. Jūnijā septembris tiešām šķiet tālu. Taču šis attālums nav iemesls atslābt — tas ir iemesls rīkoties, jo plānošanas laiks un sākuma brīdis nesakrīt, un īstais laiks plānošanai ir tieši tagad.

Ja domā, kā veidot savu labbūtības kalendāru no vasaras līdz rudenim, YuMuuv izaicinājumu formātu klāsts aptver visu šo periodu — no viegla ūdens dzeršanas vai atvaļinājumam piemērota izaicinājuma iesaistes uzturēšanai vasarā līdz komandu turnīriem, soļu izaicinājumiem un punktu krāšanas pasākumiem, kas kļūst par spēcīgu septembra galveno notikumu. Platforma ir vienkāršākā daļa. Izšķirošā ir tālredzība to sagatavot jau vasaras sākumā.

Vēlies palīdzību rudens programmas plānošanā? Piesakies YuMuuv demonstrācijai.