September se zdi daleč. Prav zato naj kadrovska služba začne zdaj.

Junij je. Sonce sije, polovica ekipe je v mislih že na dopustu, september pa je oddaljena govorica nekje na drugi strani poletja. Jesenski program dobrega počutja je trenutno zadnja stvar v katerem koli kadrovskem koledarju. In prav to je težava – in prav zato je zdaj pravi trenutek za začetek.

Takšen vzorec se odvija v večini podjetij. Poletje mine. Ljudje se konec avgusta vrnejo, zagoreli in malce nejevoljni. Skupna odločenost, da se vrnejo k dobrim navadam, je za kratek čas ogromna – september je pravo novo leto za vsakogar, ki je kdaj hodil v šolo –, nato pa kadrovska služba, ujeta nepripravljena, na hitro nekaj sestavi. Ko se jesenski izziv dejansko začne, je že oktober, motivacijski val se je zlomil, program pa pristane z delčkom energije, ki bi jo lahko imel. Okno je bilo odprto v začetku septembra, podjetje pa ga je zamudilo, ker junija nihče ni načrtoval.

Ta članek zagovarja nekaj nebleščečega: to poletje si vzemite nekaj časa za pripravo jeseni, da bo program, ko se vsi vrnejo pripravljeni na gibanje, že tam in jih bo pričakal.

Zakaj je september najpomembnejše okno za dobro počutje v letu

Januar dobi vso pozornost, september pa je tiho močnejši trenutek za spremembo vedenja, razlog pa je psihološki. Raziskovalci temu pravijo učinek novega začetka – nagnjenost ljudi, da cilje uresničujejo z več energije v trenutkih, ki se zdijo kot novi začetki. Novo leto, nov mesec, nov teden, rojstni dnevi. Za večino razvitega sveta je september najmočnejši novi začetek zunaj januarja, ker smo bili desetletja pogojeni, da konec poletja pomeni vrnitev k strukturi, rutini in trudu. Izvirna raziskava Dai, Milkman in Riis (2014) je ugotovila, da ljudje po takih mejnikih pogosteje uresničujejo svoje cilje.

Ljudje se s poletnih počitnic vrnejo pripravljeni. Spočiti so, med premorom so pogosto opustili dobre navade in čutijo željo po ponovnem začetku. Pomembna je tudi skupna razsežnost – vsi se vrnejo hkrati, zato so družbeni pogoji za skupen zagon nenavadno močni. Izziv dobrega počutja, ki se začne v prvem ali drugem tednu septembra, potiska odprta vrata. Izziv, ki se začne oktobra, potiska vrata, ki so se že zaprla.

Past je v tem, da mora biti program za izkoriščanje tega okna pripravljen, preden se okno odpre. Okno pa se odpre v trenutku, ko se ljudje vrnejo za pisalne mize, kar pomeni, da mora načrtovanje potekati poleti, ko nikomur ni do načrtovanja. Podjetja, ki jim jesenska vključenost uspe, so tista, ki so dolgočasno delo opravila junija in julija.

Kaj »začeti zdaj« v resnici pomeni

Začeti zdaj ne pomeni nečesa zagnati zdaj. Pomeni, da v poletnem miru opravite načrtovanje, odločitve in pripravljalno delo, tako da bo zagon v začetku septembra pritisk na gumb in ne hitenje. Konkretno, to je vredno postoriti, preden počitnice posrkajo vso pozornost.

Prvič, odločite se o obliki jesenskega programa. Gre za en sam vodilni izziv ali za niz? Kaj je tema – ponastavitev ob vrnitvi v rutino, ekipni turnir, stopnjevanje proti cilju ob koncu leta? Če to odločitev sprejmete junija, ko imate miselni prostor za strateško in ne odzivno razmišljanje, bo program veliko boljši, kot če se odločite pod časovnim pritiskom konec avgusta. Potrebujete izhodišče? Oglejte si četrtletni načrt s štirimi izzivi, 12-mesečni koledar izzivov ali sestavite koledar na podlagi povratnih informacij zaposlenih.

Drugič, zagotovite vse, kar potrebuje čas. Odobritev proračuna, nagrade, morebitno podporo vodstva ali čas na skupnih sestankih, ki ga želite za zagon. To so ravno stvari, za katere so potrebni tedni in ki jih je nemogoče hitro urediti, ko je polovica vodij, ki jih morajo odobriti, tudi sama na dopustu. Če jih uredite zdaj, odpravite avgustovsko paniko.

Tretjič, pripravite komunikacijo. E-poštno sporočilo ob zagonu, napovednik, interna obvestila, napotke za kapetane ekip. Če jih napišete v poletnem miru, bodo premišljena in ne narejena v naglici, in ko pride september, bo zagon res le stvar pritiska na »pošlji«. Razlika med zagonom, ki je čakal pripravljen, in zagonom, sestavljenim noč prej, je vidna vsakomur, ki ga prejme. V YuMuuv lahko obvestila napišete vnaprej in jih načrtujete za teden zagona.

Četrtič, pripravite platformo in logistiko. Če izvajate ekipne izzive, se odločite o strukturi ekip. Če orodje predstavljate komu novemu, pripravite račune in uvajanje. Nič od tega ni težko, vse pa traja dlje, kot pričakujete, in vse je veliko lažje narediti, ko ne poskušate hkrati še zagnati programa.

Poletje ni mrtev čas

Poleg priprave na september obstaja še drug razlog, da začnete zdaj. Poletje ni izgubljen čas za dobro počutje in obravnavati ga tako je napaka. Ljudje, ki čez poletje ohranijo nekaj gibanja, se septembra vrnejo z zagonom, namesto da bi začeli iz mirovanja. Lahek, nezahteven poletni izziv – izziv hidracije, izziv korakov, prilagojen počitnicam, z velikodušnimi prostimi dnevi, zasebni dogodek v družinskem slogu – ohranja nit vključenosti skozi mesece, ko bi program sicer povsem utihnil. Oglejte si hidracija na delovnem mestu in vodnik za načrtovanje poletnih izzivov.

To je pomembno tudi za jesenski zagon. Program, ki je vse poletje tiho tekel, ima za septembrski vodilni izziv že ogreto občinstvo. Program, ki je junija utihnil, mora pozornost pridobiti od začetka. Poletnemu izzivu ni treba biti ambiciozen – njegova naloga je le, da luči ostanejo prižgane in navada odpiranja aplikacije živa –, njegova prisotnost pa septembrski ponovni zagon močno olajša.

Poletni načrt sta torej v resnici dve stvari hkrati: lahek dotik za ohranjanje vključenosti zdaj in pripravljalno delo za velik jesenski zagon. O obeh je najbolje odločiti skupaj, junija, kot o enem sezonskem načrtu namesto dveh ločenih naglic.

Preprost časovni načrt od poletja do jeseni

Za vodjo kadrovske službe, ki želi konkretno obliko, je tu časovni načrt, ki vedno deluje.

Junija se odločite o temi in strukturi jesenskega programa, zagotovite proračun in podporo vodstva ter zaženite lahek poletni izziv, da vključenost ostane živa. Julija pripravite vso komunikacijo in dajte napotke morebitnim kapetanom ekip, medtem ko poletni izziv teče v ozadju. Avgusta dokončajte logistiko, načrtujte komunikacijo ob zagonu in pustite, da se poletje izteče z vedenjem, da je vse pripravljeno. V prvem tednu septembra zaženite program v odprto okno – in ker je bilo vse pripravljeno vnaprej, je zagon miren, samozavesten in pravočasen, ravno takrat, ko so zaposleni najbolj pripravljeni na odziv. Ste v zamudi? Tukaj preberite, kako zagnati septembrski izziv v 48 urah.

To je vsa skrivnost. Ne več dela, le delo prej. Skupni trud je enak kot pri običajnem avgustovskem hitenju; le razporejen je čez mirne tedne namesto stisnjen v panične, rezultat pa pristane natanko v trenutku, ko ima največji učinek.

Cena čakanja

Vredno je povedati, koliko čakanje dejansko stane, saj se »uredili bomo avgusta« junija zdi neškodljivo, redko pa je. Čakanje pomeni pozen zagon v okno, ki se zapira, z naglico pripravljeno komunikacijo ter s proračunom in nagradami, ki ste jih uspeli zbrati v zadnjem trenutku. Pomeni program, ki vključi le del ljudi, ki bi jih lahko, v letu, ko je bila energija novega začetka na dosegu roke in je ostala neizkoriščena. In pomeni kadrovsko ekipo, ki zadnje tedne poletja preživi v stresu, namesto da bi prve tedne poletja preživela v načrtovanju.

Nič od tega ni potrebno. Jesensko okno je ena najboljših priložnosti v vsem letu dobrega počutja, njegovo izkoriščanje pa ne stane nič več kot malo predvidevanja zdaj. Junija se september res zdi daleč. Ta razdalja ni razlog za sproščenost – je razlog za ukrepanje, ker se okno načrtovanja in okno zagona ne prekrivata, okno načrtovanja pa je odprto prav zdaj.

Če razmišljate, kako strukturirati svoj koledar dobrega počutja od poletja do jeseni, nabor oblik izzivov YuMuuv pokrije ves lok – lahek izziv hidracije ali počitnicam prilagojen izziv za ohranjanje vključenosti čez poletje ter ekipne turnirje, izzive korakov in točkovne dogodke, ki naredijo močan septembrski vodilni izziv. Platforma je lahki del. Predvidevanje, da jo nastavite že v začetku poletja, je tisti del, ki naredi razliko.

Želite pomoč pri načrtovanju jesenskega programa? Rezervirajte predstavitev YuMuuv.