سپتامبر دور به نظر می‌رسد. دقیقاً به همین دلیل منابع انسانی باید از همین حالا شروع کند.
ژوئن است. آفتاب می‌تابد، نیمی از تیم از نظر ذهنی همین حالا هم در تعطیلات است و سپتامبر چیزی شبیه خبری دوردست در آن سوی تابستان به نظر می‌رسد. برنامهٔ پاییزی تندرستی آخرین چیزی است که این روزها در تقویم منابع انسانی جایی دارد. مشکل دقیقاً همین است و درست به همین دلیل، الان وقت شروع کردن است.
این الگویی است که در بیشتر شرکت‌ها تکرار می‌شود. تابستان آرام‌آرام می‌گذرد. کارکنان اواخر اوت، برنزه و کمی بی‌میل، برمی‌گردند. عزم جمعی برای بازگشت به عادت‌های خوب برای مدت کوتاهی به اوج می‌رسد — برای هر کسی که روزی مدرسه رفته، سپتامبر شروع واقعی سال جدید است — و بعد منابع انسانی که غافلگیر شده، با عجله دست‌به‌کار می‌شود تا برنامه‌ای جور کند. تا چالش پاییزی واقعاً شروع شود، اکتبر از راه رسیده، موج انگیزه فروکش کرده و برنامه با بخش کوچکی از انرژی‌ای که می‌توانست داشته باشد، آغاز می‌شود. فرصت مناسب اوایل سپتامبر فراهم بود، اما شرکت آن را از دست داد، چون هیچ‌کس در ژوئن برنامه‌ریزی نکرده بود.
این مقاله از کاری دفاع می‌کند که شاید چندان هیجان‌انگیز نباشد: اینکه تابستان کمی وقت بگذارید و پاییز را آماده کنید تا وقتی همه با آمادگی برای تحرک برمی‌گردند، برنامه از قبل منتظرشان باشد.
Table of Contents
چرا سپتامبر مهم‌ترین فرصت تندرستی در سال است
همهٔ توجه‌ها به ژانویه است، اما سپتامبر، بی‌سروصدا، زمان بهتری برای تغییر رفتار است و دلیلش هم روان‌شناختی است. پژوهشگران به آن اثر شروع تازه می‌گویند؛ یعنی تمایل افراد به دنبال کردن هدف‌ها با انرژی بیشتر در زمان‌هایی که حس یک آغاز جدید را دارند. سال نو، ماه نو، هفتهٔ نو، تولدها. در بیشتر کشورهای توسعه‌یافته، سپتامبر بعد از ژانویه قوی‌ترین حس شروع تازه را ایجاد می‌کند، چون دهه‌هاست که در ذهن افراد، پایان تابستان با بازگشت به نظم، روال و تلاش پیوند خورده است. پژوهش اصلی Dai، Milkman و Riis (۲۰۱۴) نشان داد که افراد بعد از این نقاط عطف زمانی، بیشتر احتمال دارد هدف‌هایشان را دنبال کنند.
کارکنان با آمادگی از تعطیلات تابستان برمی‌گردند. استراحت کرده‌اند، اغلب در طول تعطیلات از عادت‌های خوبشان فاصله گرفته‌اند و حالا میل دارند دوباره از نو شروع کنند. جمعی بودن این اتفاق هم مهم است؛ همه هم‌زمان برمی‌گردند، پس شرایط اجتماعی برای یک حرکت مشترک به‌شکلی کم‌نظیر مهیاست. چالش تندرستی‌ای که در هفتهٔ اول یا دوم سپتامبر شروع شود، راهش از قبل هموار است. چالشی که در اکتبر شروع شود، پشت دری می‌ماند که دیگر بسته شده است.
نکته اینجاست که استفاده از این فرصت مستلزم آماده بودن برنامه پیش از شروع آن است. این فرصت به‌محض بازگشت افراد به پشت میزهایشان آغاز می‌شود؛ یعنی برنامه‌ریزی باید در طول تابستان انجام شود، وقتی هیچ‌کس حوصلهٔ برنامه‌ریزی ندارد. شرکت‌هایی که در پاییز مشارکت بالایی ایجاد می‌کنند، همان‌هایی هستند که کارهای کم‌هیجان را در ژوئن و ژوئیه انجام داده‌اند.
«از همین حالا شروع کردن» واقعاً یعنی چه؟
شروع کردن از همین حالا به معنی راه‌اندازی برنامه در همین لحظه نیست. یعنی برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری و کارهای مقدماتی را در آرامش تابستان انجام دهید تا شروع برنامه در اوایل سپتامبر فقط به فشردن یک دکمه نیاز داشته باشد، نه تلاش شتاب‌زده. مشخص‌تر بگوییم، این‌ها کارهایی هستند که بهتر است پیش از آنکه تعطیلات تمام توجه‌ها را به خود مشغول کند، انجام شوند.
اول، دربارهٔ شکل برنامهٔ پاییزی تصمیم بگیرید. یک چالش اصلی خواهد بود یا مجموعه‌ای از چالش‌ها؟ موضوعش چیست؛ شروعی تازه برای بازگشت به روال، یک رقابت تیمی یا گامی به‌سوی هدف پایان سال؟ تصمیم‌گیری در ژوئن، وقتی فرصت ذهنی دارید که به‌جای واکنش‌های لحظه‌ای، راهبردی فکر کنید، برنامه‌ای بسیار بهتر از تصمیم‌گیری زیر فشار مهلت‌های اواخر اوت به همراه دارد. دنبال نقطهٔ شروع هستید؟ برنامهٔ فصلی با چهار چالش و تقویم ۱۲ماههٔ چالش‌ها را ببینید، یا تقویمتان را بر اساس بازخورد کارکنان بسازید.
دوم، هر چیزی را که آماده‌سازی‌اش زمان می‌برد، قطعی کنید. تأیید بودجه، جوایز، حمایت مدیران ارشد یا زمانی در جلسهٔ عمومی کارکنان که برای معرفی برنامه می‌خواهید. این‌ها دقیقاً همان چیزهایی هستند که هماهنگی‌شان هفته‌ها طول می‌کشد و وقتی نیمی از مدیرانی که باید تأییدشان کنند خودشان در تعطیلات هستند، هماهنگ کردن سریعشان ناممکن می‌شود. قطعی کردنشان از همین حالا، اضطراب اوت را از بین می‌برد.
سوم، پیام‌های اطلاع‌رسانی را آماده کنید. ایمیل شروع برنامه، پیام‌های پیش‌معرفی، اطلاعیه‌های داخلی و راهنمای سرگروه‌ها. نوشتن این‌ها در آرامش تابستان یعنی متن‌هایی باکیفیت خواهید داشت، نه عجولانه؛ و وقتی سپتامبر برسد، شروع برنامه واقعاً فقط به زدن دکمهٔ ارسال نیاز دارد. تفاوت میان شروعی که از قبل آماده بوده و شروعی که شب قبل سرهم شده، برای همهٔ دریافت‌کنندگان پیام‌ها روشن است. در YuMuuv می‌توانید اطلاعیه‌ها را از قبل بنویسید و انتشارشان را برای هفتهٔ شروع برنامه زمان‌بندی کنید.
چهارم، پلتفرم و هماهنگی‌های اجرایی را آماده کنید. اگر چالش‌های تیمی برگزار می‌کنید، دربارهٔ ساختار تیم‌ها تصمیم بگیرید. اگر قرار است افراد جدیدی با ابزار آشنا شوند، حساب‌های کاربری و مراحل آشنایی اولیه را آماده کنید. هیچ‌کدام از این کارها سخت نیست، اما همه‌شان بیشتر از آنچه انتظار دارید زمان می‌برند و وقتی هم‌زمان درگیر شروع برنامه نباشید، انجامشان خیلی آسان‌تر است.
خود تابستان هم زمان از‌دست‌رفته نیست
غیر از آماده شدن برای سپتامبر، دلیل دیگری هم برای دست‌به‌کار شدن از همین حالا وجود دارد. تابستان از نظر تندرستی فصل ازدست‌رفته‌ای نیست و اشتباه است که این‌طور با آن برخورد کنیم. کسانی که در طول تابستان تا حدی تحرکشان را حفظ می‌کنند، در سپتامبر با انرژی و آمادگی برمی‌گردند، نه اینکه بخواهند از صفر شروع کنند. یک چالش تابستانی سبک و کم‌فشار — مثل چالش نوشیدن آب کافی، چالش قدم‌شماری سازگار با تعطیلات با روزهای استراحت فراوان، یا یک رویداد خصوصی خانوادگی — در ماه‌هایی که برنامه در غیر این صورت کاملاً متوقف می‌شد، رشتهٔ مشارکت را زنده نگه می‌دارد. نوشیدن آب کافی در محل کار و راهنمای برنامه‌ریزی چالش تابستانی را ببینید.
این موضوع برای شروع برنامهٔ پاییزی هم مهم است. برنامه‌ای که در طول تابستان آرام و پیوسته ادامه داشته، برای راه‌اندازی چالش اصلی سپتامبر مخاطبانی آماده دارد. برنامه‌ای که از ژوئن ساکت شده، باید دوباره از صفر توجه‌ها را جلب کند. لازم نیست چالش تابستانی بلندپروازانه باشد؛ کارش فقط این است که برنامه را فعال نگه دارد و عادت باز کردن اپ را حفظ کند. اما همین حضور، شروع دوباره در سپتامبر را به‌مراتب آسان‌تر می‌کند.
پس برنامهٔ تابستانی در واقع دو کار را هم‌زمان انجام می‌دهد: اقدامی سبک برای حفظ مشارکت در حال حاضر، و آماده‌سازی برای حرکت بزرگ پاییزی. بهتر است دربارهٔ هر دو با هم، در ژوئن و در قالب یک برنامهٔ فصلی واحد تصمیم بگیرید، نه در دو تلاش شتاب‌زدهٔ جداگانه.
زمان‌بندی ساده از تابستان تا پاییز
برای مدیر منابع انسانی‌ای که دنبال چارچوبی مشخص است، این زمان‌بندی بارها نتیجه داده است.
در ژوئن، موضوع و ساختار برنامهٔ پاییزی را مشخص کنید، بودجه و حمایت لازم را بگیرید و یک چالش تابستانی سبک راه بیندازید تا مشارکت حفظ شود. در ژوئیه، پیش‌نویس همهٔ پیام‌های اطلاع‌رسانی را بنویسید و سرگروه‌ها را در جریان بگذارید، درحالی‌که چالش تابستانی هم در کنار این کارها ادامه دارد. در اوت، هماهنگی‌های اجرایی را نهایی کنید، پیام‌های شروع برنامه را زمان‌بندی کنید و با خیال راحت از آماده بودن همه‌چیز، بگذارید تابستان به پایان برسد. در هفتهٔ اول سپتامبر، از فرصت مناسب استفاده کنید و برنامه را شروع کنید؛ چون همه‌چیز از قبل آماده شده، شروعی آرام، مطمئن و به‌موقع خواهید داشت، دقیقاً زمانی که کارکنان بیشترین آمادگی را برای همراهی دارند. دیر شده؟ اینجا بخوانید چطور یک چالش سپتامبری را در ۴۸ ساعت راه‌اندازی کنید.
تمام راز همین است. نه کار بیشتر، فقط زودتر انجام دادن کارها. مجموع تلاش همان‌قدر است که معمولاً در تکاپوی اوت صرف می‌شود؛ فقط به‌جای فشرده شدن در هفته‌های پراسترس، در هفته‌های آرام پخش می‌شود و نتیجه دقیقاً در زمانی به دست می‌آید که بیشترین اثر را دارد.
هزینهٔ صبر کردن
بد نیست روشن کنیم صبر کردن واقعاً چه هزینه‌ای دارد، چون جملهٔ «در اوت درستش می‌کنیم» در ژوئن بی‌ضرر به نظر می‌رسد، اما به‌ندرت این‌طور است. صبر کردن یعنی شروع دیرهنگام، وقتی فرصت رو به پایان است، با اطلاع‌رسانی عجولانه و هر بودجه و جایزه‌ای که بتوانید در زمانی کوتاه جور کنید. یعنی برنامه‌ای که فقط بخش کوچکی از افرادی را جذب می‌کند که می‌توانست همراه کند، در سالی که انرژی شروع تازه در دسترس بود و بی‌استفاده ماند. و یعنی تیم منابع انسانی به‌جای برنامه‌ریزی در هفته‌های اول تابستان، هفته‌های آخر آن را با استرس بگذراند.
هیچ‌کدام از این‌ها لازم نیست. فرصت پاییزی یکی از بهترین موقعیت‌ها در کل سال برای برنامه‌های تندرستی است و استفاده از آن فقط کمی دوراندیشی از همین حالا می‌خواهد. سپتامبر در ژوئن واقعاً دور به نظر می‌رسد. این فاصله دلیلی برای خیال راحت داشتن نیست؛ دلیل اقدام کردن است، چون فرصت برنامه‌ریزی و فرصت شروع برنامه با هم هم‌پوشانی ندارند و فرصت برنامه‌ریزی همین حالا باز است.
اگر به این فکر می‌کنید که تقویم تندرستی تابستان تا پاییزتان را چطور تنظیم کنید، قالب‌های متنوع چالش در YuMuuv تمام این مسیر را پوشش می‌دهند؛ از یک چالش سبک نوشیدن آب کافی یا سازگار با تعطیلات برای حفظ مشارکت در تابستان، تا رقابت‌های تیمی، چالش‌های قدم‌شماری و رویدادهای امتیازی که یک برنامهٔ اصلی قدرتمند برای سپتامبر می‌سازند. آماده کردن پلتفرم بخش آسان ماجراست. آنچه تفاوت ایجاد می‌کند، دوراندیشی برای آماده‌سازی آن در اوایل تابستان است.
برای برنامه‌ریزی برنامهٔ پاییزی‌تان کمک می‌خواهید؟ یک جلسهٔ دموی YuMuuv رزرو کنید.
