Eylül Uzak Görünüyor. İK Tam da Bu Yüzden Şimdi Başlamalı.

Haziran ayındayız. Güneş parlıyor, ekibin yarısı zihnen çoktan tatile çıkmış, eylül ise yazın öteki ucunda belli belirsiz görünüyor. Şu sıralar herhangi bir İK takviminde akla gelecek son şey, sonbaharın iyi oluş programı. Sorun da tam olarak bu; işe başlamanın tam zamanı olmasının nedeni de.

Çoğu şirkette aynı döngü yaşanır. Yaz geçip gider. İnsanlar ağustos sonunda bronzlaşmış ve biraz da isteksiz şekilde geri döner. İyi alışkanlıklara dönme kararlılığı kısa bir süre için zirveye çıkar — okula gitmiş herkes için asıl yılbaşı eylüldür — ve hazırlıksız yakalanan İK, apar topar bir şeyler hazırlamaya çalışır. Sonbahar yarışması nihayet başladığında ekim gelmiş, motivasyon dalgası çoktan sönmüştür. Program da yaratabileceği heyecanın ancak küçük bir bölümünü yaratır. Fırsat penceresi eylül başında açıktır ama haziranda kimse plan yapmadığı için şirket bu fırsatı kaçırır.

Bu yazı, pek de heyecan verici görünmeyen bir işi yapmayı savunuyor: Herkes harekete geçmeye hazır şekilde geri döndüğünde programın da onları karşılamaya hazır olması için bu yaz biraz zaman ayırıp sonbaharı planlamak.

Eylül Neden Yılın En Önemli İyi Oluş Fırsatı?

Tüm ilgi ocak ayına yönelse de davranış değişikliği için daha güçlü dönem aslında eylüldür. Bunun nedeni de psikolojiktir. Araştırmacılar buna yeni başlangıç etkisi diyor: İnsanların yeni bir başlangıç gibi hissettiren anlarda hedeflerine daha büyük bir enerjiyle yönelme eğilimi. Yeni yıl, yeni ay, yeni hafta, doğum günleri. Gelişmiş dünyanın büyük bölümünde eylül, ocak dışındaki en güçlü yeni başlangıçtır. Çünkü onlarca yıldır yazın bitişini düzene, rutine ve çabaya dönüşle ilişkilendiriyoruz. Konuyla ilgili ilk araştırmada, Dai, Milkman ve Riis (2014), insanların bu dönüm noktalarından sonra hedeflerinin peşinden gitme olasılığının arttığını buldu.

İnsanlar yaz tatilinden değişime hazır döner. Dinlenmişlerdir, tatil sırasında çoğunlukla iyi alışkanlıklarından uzaklaşmışlardır ve yeniden başlama isteği duyarlar. Bunun topluca yaşanması da önemlidir: Herkes aynı anda geri döndüğü için birlikte harekete geçmeyi destekleyen sosyal koşullar olağanüstü güçlüdür. Eylülün ilk veya ikinci haftasında başlayan bir iyi oluş yarışması, zaten açık olan bir kapıdan geçer. Ekimde başlayan bir yarışma ise çoktan kapanmış bir kapıyı zorlar.

İşin püf noktası, bu fırsatı yakalamak için programın fırsat penceresi açılmadan önce hazır olması gerektiğidir. Bu pencere insanlar masalarına döndüğü anda açılır. Yani planlama, kimsenin plan yapmak istemediği yaz aylarında yapılmalıdır. Sonbaharda çalışan katılımını başarıyla sağlayan şirketler, haziran ve temmuzda o sıkıcı hazırlıkları yapanlardır.

“Şimdi Başlamak” Aslında Ne Demek?

Şimdi başlamak, hemen bir program başlatmak demek değil. Yazın sakinliğinde planlamayı yapmak, kararları almak ve altyapıyı hazırlamak demek. Böylece eylül başındaki başlangıç, bir telaş yerine tek bir düğmeye basmak kadar kolay olur. Tatiller herkesin dikkatini tamamen dağıtmadan önce tamamlamaya değer işler somut olarak şunlar.

İlk olarak, sonbahar programının biçimine karar ver. Tek bir ana yarışma mı olacak, yoksa bir seri mi? Teması ne olacak: Rutine dönüş, takımlar arası bir turnuva, yıl sonu hedefine doğru bir adım mı? Bu kararı haziranda, anlık çözümler üretmek yerine stratejik düşünecek zihinsel alanın varken almak, ağustos sonunda zaman baskısı altında karar vermekten çok daha iyi bir program ortaya çıkarır. Bir başlangıç noktasına mı ihtiyacın var? Dört yarışmadan oluşan üç aylık plana, 12 aylık yarışma takvimine göz at veya takvimini çalışan geri bildirimleriyle oluştur.

İkinci olarak, önceden zaman ayırmayı gerektiren her şeyi netleştir. Bütçe onayı, ödüller, başlangıç için istediğin yönetici desteği veya tüm çalışanların katıldığı toplantılarda ayrılacak süre. Bunlar tam da ayarlanması haftalar süren ve onay verecek yöneticilerin yarısı tatildeyken hızla ayarlanması imkânsızlaşan şeylerdir. Bunları şimdiden kesinleştirmek, ağustos paniğini ortadan kaldırır.

Üçüncü olarak, iletişim içeriklerini hazırla. Başlangıç e-postası, merak uyandıran ön duyuru, şirket içi duyurular, takım kaptanlarına yönelik bilgilendirmeler. Bunları yazın sakinliğinde yazmak, aceleye gelmek yerine özenle hazırlanmalarını sağlar. Böylece eylül geldiğinde başlamak gerçekten de yalnızca gönder tuşuna basmaya kalır. Önceden hazırlanmış bir başlangıç ile bir gece önce apar topar toparlanmış bir başlangıç arasındaki farkı, mesajı alan herkes görür. YuMuuv'da duyuruları önceden yazabilir ve başlangıç haftası için planlayabilirsin.

Dördüncü olarak, platformu ve operasyonel ayrıntıları hazırla. Takım bazlı yarışmalar düzenliyorsan takım yapısına karar ver. Uygulamayı ilk kez kullanacak kişiler varsa hesaplarını ve başlangıç sürecini hazırla. Bunların hiçbiri zor değil ama hepsi beklediğinden uzun sürer. Üstelik bir yandan programı başlatmaya çalışmadığında hepsini yapmak çok daha kolaydır.

Yaz da Boşa Geçen Bir Dönem Değil

Eylüle hazırlanmanın ötesinde, şimdiden katılım sağlamanın ikinci bir nedeni daha var. Yaz, iyi oluş açısından gözden çıkarılacak bir dönem değil; ona böyle yaklaşmak hata olur. Yaz boyunca bir miktar hareket etmeye devam edenler, eylülde sıfırdan başlamak yerine ivmelerini koruyarak döner. Hafif, baskı yaratmayan bir yaz yarışması — su içme yarışması, bolca ara verme günü sunan tatil dostu bir adım yarışması veya ailece katılınabilen özel bir etkinlik — programın aksi hâlde tamamen sessiz kalacağı aylarda katılımı az da olsa canlı tutar. İş yerinde yeterli su tüketimi yazısına ve yaz yarışması planlama rehberine göz at.

Bu, sonbahardaki başlangıç için de önemlidir. Yaz boyunca düşük tempoda devam eden bir programın, eylüldeki ana yarışmayı sunabileceği hazır bir kitlesi olur. Haziranda sessizliğe bürünen bir program ise ilgiyi sıfırdan kazanmak zorundadır. Yaz yarışmasının iddialı olması gerekmez; görevi yalnızca programı ve uygulamayı açma alışkanlığını canlı tutmaktır. Ama varlığı bile eylülde yeniden başlamayı çok daha kolaylaştırır.

Yani yaz planı aslında aynı anda iki şeyi kapsar: Şimdi katılımı koruyacak hafif bir program ve sonbahardaki büyük hamlenin hazırlığı. İkisini iki ayrı telaş olarak değil, tek bir mevsimlik plan olarak haziranda birlikte kararlaştırmak en iyisidir.

Yazdan Sonbahara Basit Bir Takvim

Somut bir çerçeve isteyen İK liderleri için işte her seferinde işe yarayan bir takvim.

Haziranda sonbahar programının temasını ve yapısını belirle, bütçeyi ve yönetim desteğini kesinleştir, katılımı canlı tutmak için hafif bir yaz yarışması başlat. Temmuzda, yaz yarışması arka planda sürerken tüm iletişim içeriklerini hazırla ve takım kaptanlarını bilgilendir. Ağustosta operasyonel ayrıntıları tamamla, başlangıç duyurularını zamanla ve her şeyin hazır olduğunu bilerek yazın son günlerinin tadını çıkar. Eylülün ilk haftasında, fırsat penceresi açıkken programı başlat. Her şey önceden hazırlandığı için başlangıç sakin, kendinden emin ve tam zamanında, çalışanların katılmaya en hazır olduğu anda gerçekleşir. Geç mi kaldın? İşte 48 saatte eylül yarışması başlatmanın yolu.

Bütün sır bu. Daha çok iş değil, işi daha erken yapmak. Toplam emek, ağustostaki alışıldık telaşla aynıdır; yalnızca panik dolu haftalara sıkıştırılmak yerine sakin haftalara yayılır. Sonuç da tam en büyük etkiyi yaratacağı anda ortaya çıkar.

Beklemenin Bedeli

Beklemenin gerçekte neye mal olduğunu açıkça söylemekte fayda var. Çünkü “ağustosta hallederiz” demek haziranda zararsız görünür ama çoğu zaman öyle değildir. Beklemek, kapanmakta olan bir fırsat penceresinde, aceleye gelmiş duyurularla ve kısa sürede toparlayabildiğin bütçe ve ödüllerle geç başlamak demektir. Yeni başlangıç enerjisinin hazır olduğu ama kullanılmadan kaldığı bir yılda, ulaşabileceği insanların yalnızca küçük bir bölümünü programa katabilmek demektir. Ve İK ekibinin yazın ilk haftalarını plan yaparak geçirmek yerine son haftalarını stres içinde geçirmesi demektir.

Bunların hiçbiri gerekli değil. Sonbahardaki fırsat penceresi, iyi oluş açısından tüm yılın en iyi fırsatlarından biridir. Onu yakalamak için de şu anda biraz öngörülü olmaktan fazlası gerekmez. Eylül, haziranda gerçekten uzak görünür. Ama bu uzaklık, işi rahat bırakmak için değil, harekete geçmek için bir nedendir. Çünkü planlama dönemiyle başlangıç dönemi örtüşmez ve planlama fırsatı tam da şu anda önünde.

Yazdan sonbahara uzanan iyi oluş takvimini nasıl oluşturacağını düşünüyorsan YuMuuv'un farklı yarışma formatları tüm bu süreci kapsar: Yaz boyunca katılımı koruyan hafif bir su içme veya tatil dostu yarışmadan, eylülde güçlü bir ana etkinlik sunan takım turnuvalarına, adım yarışmalarına ve puan bazlı etkinliklere kadar. İşin kolay kısmı platform. Fark yaratan ise onu yazın başında hazırlayacak öngörüyü göstermek.

Sonbahar programını planlamak için destek ister misin? YuMuuv demosu için randevu al.