Září se zdá daleko. Právě proto by HR mělo začít už teď.

Je červen. Slunce svítí, polovina týmu už je v duchu na dovolené a září je jen vzdálená představa kdesi za koncem léta. Podzimní program na podporu zdraví a pohody je teď to poslední, co má HR v kalendáři. A právě v tom je problém. Právě proto je teď čas začít.

Ve většině firem se opakuje stejný scénář. Léto pomalu uteče. Lidé se koncem srpna vrátí opálení a trochu neochotně. Společné odhodlání vrátit se ke zdravým návykům je na chvíli obrovské — pro každého, kdo někdy chodil do školy, je září skutečným začátkem roku. HR ale situace zaskočí a narychlo se snaží něco připravit. Než se podzimní výzva opravdu spustí, je říjen, vlna motivace opadla a program má jen zlomek energie, kterou mohl mít. Příležitost tu byla na začátku září, ale firma ji propásla, protože v červnu nikdo neplánoval.

Tento článek je obhajobou nepříliš atraktivního kroku: věnovat v létě trochu času přípravě podzimu, aby na všechny po návratu čekal hotový program, až budou mít chuť se rozhýbat.

Proč je září klíčovým obdobím pro zdravé návyky

Veškerou pozornost si získává leden, ale září je ve skutečnosti ještě silnějším momentem pro změnu chování. Důvod je psychologický. Výzkumníci tomu říkají efekt nového začátku — tendence věnovat se cílům s větší energií ve chvílích, které vnímáme jako nový začátek. Nový rok, nový měsíc, nový týden, narozeniny. Ve většině vyspělého světa je září po lednu nejsilnějším novým začátkem. Desítky let v nás totiž utvrzovaly spojení konce léta s návratem k řádu, rutině a úsilí. Původní výzkum, Dai, Milkman a Riis (2014), zjistil, že po těchto časových milnících lidé častěji začínají usilovat o své cíle.

Lidé se z letních dovolených vracejí připravení na změnu. Odpočinuli si, během volna často polevili ve zdravých návycích a mají chuť začít znovu. Důležité je i to, že se to děje společně — všichni se vracejí najednou, takže podmínky pro společné úsilí jsou mimořádně příznivé. Výzva na podporu zdraví a pohody spuštěná v prvním nebo druhém zářijovém týdnu má dveře otevřené. Ta, která se spustí v říjnu, už naráží na zavřené dveře.

Háček je v tom, že pokud chceš tuto příležitost využít, musí být program připravený ještě předtím, než nastane. A nastává ve chvíli, kdy se lidé vrátí ke svým stolům. Plánovat se tedy musí během léta, kdy se do toho nikomu nechce. Firmy, kterým se na podzim daří zaměstnance zapojit, jsou ty, které si tu nudnou práci odbyly v červnu a červenci.

Co vlastně znamená „začít už teď“

Začít teď neznamená teď něco spouštět. Znamená to v letním klidu naplánovat, rozhodnout a připravit vše potřebné, aby spuštění na začátku září bylo otázkou jednoho kliknutí, ne shonu. Konkrétně se vyplatí stihnout následující, než dovolené pohltí pozornost všech.

Nejprve rozhodni o podobě podzimního programu. Bude to jedna hlavní výzva, nebo celá série? Jaké bude téma — návrat k pravidelnému režimu, týmový turnaj, nebo další krok k cíli na konci roku? Když to rozhodneš v červnu, kdy máš prostor přemýšlet strategicky místo pouhého reagování na situaci, vznikne mnohem lepší program než pod tlakem termínu na konci srpna. Potřebuješ se od něčeho odrazit? Podívej se na čtvrtletní plán se čtyřmi výzvami, kalendář výzev na 12 měsíců nebo si sestav kalendář podle zpětné vazby zaměstnanců.

Za druhé zajisti vše, co potřebuje čas. Schválení rozpočtu, ceny, podporu vedení nebo prostor na celofiremním setkání, kde chceš program představit. Právě tyhle věci trvá zařídit týdny a rychle je vyřešit bývá nemožné, když je polovina schvalujících manažerů sama na dovolené. Když je dotáhneš teď, vyhneš se srpnové panice.

Za třetí připrav komunikaci. Úvodní e-mail, upoutávku, interní oznámení i instrukce pro kapitány týmů. Když je napíšeš v letním klidu, budou kvalitní, ne šité horkou jehlou. A až přijde září, spuštění bude opravdu jen otázkou kliknutí na Odeslat. Rozdíl mezi dlouho připraveným startem a startem chystaným večer předem pozná každý příjemce. V YuMuuv si můžeš oznámení napsat předem a naplánovat jejich zveřejnění na týden spuštění.

Za čtvrté připrav platformu a organizační detaily. Pokud pořádáš týmové výzvy, rozhodni o složení týmů. Pokud bude někdo nástroj používat poprvé, připrav účty a úvodní seznámení. Nic z toho není těžké, ale všechno trvá déle, než čekáš. A všechno se dělá mnohem snáz, když se zároveň nesnažíš program spustit.

Ani léto není hluché období

Kromě přípravy na září je tu ještě druhý důvod, proč se do toho pustit už teď. Léto není pro zdraví a pohodu ztracené období a je chyba ho tak brát. Lidé, kteří si přes léto udrží alespoň trochu pohybu, se v září vracejí s náskokem, místo aby začínali od nuly. Nenáročná letní výzva bez tlaku — výzva zaměřená na pitný režim, kroková výzva vhodná i na dovolenou s dostatkem volných dnů nebo soukromá akce v rodinném duchu — pomáhá udržet zájem i v měsících, kdy by se jinak program úplně odmlčel. Podívej se na pitný režim v práci a průvodce plánováním letní výzvy.

To je důležité i pro podzimní start. Program, který celé léto nenápadně běží, má pro hlavní zářijovou výzvu připravené publikum. Program, který se v červnu odmlčel, musí pozornost získávat znovu od nuly. Letní výzva nemusí být ambiciózní — jejím úkolem je jen udržet program v chodu a zachovat návyk otevírat aplikaci. Už její samotná přítomnost ale zářijový restart výrazně usnadní.

Letní plán jsou tedy vlastně dvě věci zároveň: nenáročný způsob, jak udržet zapojení teď, a příprava na velkou podzimní akci. Obojí je nejlepší promyslet společně už v červnu jako jeden sezónní plán, ne jako dvě samostatné akce na poslední chvíli.

Jednoduchý harmonogram od léta do podzimu

Pokud vedeš HR a chceš konkrétní představu, tady je harmonogram, který se opakovaně osvědčuje.

V červnu rozhodni o tématu a struktuře podzimního programu, zajisti rozpočet i podporu vedení a spusť nenáročnou letní výzvu, která udrží zájem. V červenci připrav veškerou komunikaci a předej instrukce kapitánům týmů, zatímco na pozadí běží letní výzva. V srpnu dolaď organizační detaily, naplánuj komunikaci ke spuštění a nech léto v klidu doznít s vědomím, že je vše připravené. V prvním zářijovém týdnu spusť program v ten pravý čas — díky přípravě předem bude start klidný, sebejistý a včasný, přesně ve chvíli, kdy jsou zaměstnanci nejvíc připravení se zapojit. Nestíháš? Tady zjistíš, jak spustit zářijovou výzvu za 48 hodin.

V tom je celé tajemství. Ne více práce, jen práce udělaná dřív. Celkové úsilí je stejné jako při obvyklém srpnovém shonu. Jen se rozloží do klidných týdnů, místo aby se vměstnalo do těch hektických. A výsledek přijde přesně ve chvíli, kdy má největší účinek.

Co stojí odkládání

Stojí za to říct si, co odkládání skutečně stojí. Věta „vyřešíme to v srpnu“ totiž v červnu zní neškodně, ale málokdy taková je. Čekání znamená pozdní spuštění, kdy už příležitost mizí, uspěchanou komunikaci a jen takový rozpočet a ceny, jaké se podaří narychlo zajistit. Znamená program, který zapojí jen zlomek lidí, jež mohl oslovit, přestože energie nového začátku byla na dosah a zůstala nevyužitá. A znamená HR tým, který tráví poslední týdny léta ve stresu, místo aby první letní týdny věnoval plánování.

Nic z toho není nutné. Podzimní období je jednou z nejlepších příležitostí pro podporu zdraví a pohody za celý rok a k jejímu využití stačí jen trocha předvídavosti už teď. Září se v červnu opravdu zdá daleko. Ten odstup ale není důvodem hodit vše za hlavu — je důvodem jednat. Období pro plánování a období pro spuštění se totiž nepřekrývají a čas na plánování je právě teď.

Pokud přemýšlíš, jak sestavit kalendář aktivit pro zdraví a pohodu od léta do podzimu, nabídka formátů výzev YuMuuv pokryje celé období — od nenáročné výzvy zaměřené na pitný režim nebo vhodné na dovolenou, která udrží zájem přes léto, až po týmové turnaje, krokové výzvy a bodované akce, které se stanou silným zářijovým tahákem. Platforma je ta snadná část. Rozdíl dělá předvídavost a příprava už na začátku léta.

Chceš pomoct s plánováním podzimního programu? Domluv si ukázku YuMuuv.