Szeptember még messze van. Pont ezért érdemes a HR-nek már most elkezdenie.

Június van. Süt a nap, a csapat fele fejben már nyaral, szeptember pedig csak távoli híresztelés valahol a nyár túloldalán. Az őszi jólléti program most a legutolsó dolog a HR naptárában. Pontosan ez a gond, és éppen ezért most érdemes belevágni.

A legtöbb cégnél ugyanaz a forgatókönyv ismétlődik. Elrepül a nyár. Augusztus végén az emberek lebarnulva, kissé vonakodva visszatérnek. Egy rövid időre mindenkit hatalmas elszántság tölt el, hogy visszatérjen a jó szokásaihoz — aki valaha járt iskolába, annak szeptember az igazi újév —, a felkészületlenül ért HR pedig kapkodva próbál összehozni valamit. Mire az őszi kihívás ténylegesen elindul, már október van, a motivációs hullám lecsengett, és a program a lehetséges lendület töredékével indul el. Szeptember elején nyitva állt a lehetőség, de a cég elszalasztotta, mert júniusban senki sem tervezett.

Ez a cikk amellett érvel, hogy érdemes elvégezni a kevésbé látványos feladatot: nyáron egy kis időt szánni az ősz előkészítésére, hogy amikor mindenki tettre készen visszatér, a program már készen várja őket.

Miért szeptember a jólléti programok legjobb időszaka?

Minden figyelem januárra irányul, pedig a szokások megváltoztatására szeptember még jobb alkalom, és ennek pszichológiai oka van. A kutatók ezt újrakezdési hatásnak nevezik: az emberek nagyobb energiával törekednek a céljaikra olyan időpontokban, amelyeket új kezdetként élnek meg. Új év, új hónap, új hét, születésnapok. A fejlett világ nagy részén január után szeptember kínálja a legerősebb újrakezdést, mert évtizedek alatt belénk ivódott, hogy a nyár vége a rendszerhez, a rutinhoz és az erőfeszítéshez való visszatérést jelenti. Az eredeti kutatás, Dai, Milkman és Riis (2014) munkája szerint az emberek nagyobb valószínűséggel tesznek a céljaikért az ilyen mérföldkövek után.

A nyári szabadságról az emberek készen állnak az újrakezdésre. Kipihenték magukat, a szünet alatt gyakran eltávolodtak a jó szokásaiktól, és érzik, hogy ideje visszarázódni. A közösségi jelleg is számít: mindenki egyszerre tér vissza, így a közös lendület társas feltételei szokatlanul kedvezőek. Egy szeptember első vagy második hetében induló jólléti kihívás nyitott kapukat dönget. Egy októberben induló kihívás viszont már bezárult ajtón kopogtat.

A bökkenő az, hogy a lehetőség kihasználásához a programnak már azelőtt készen kell állnia, hogy ez az időszak elkezdődne. Ez pedig abban a pillanatban megtörténik, amikor az emberek visszaülnek az íróasztalukhoz, vagyis a tervezést nyáron kell elvégezni, amikor senkinek sincs kedve hozzá. Azok a cégek tudják igazán bevonni a munkatársakat ősszel, amelyek júniusban és júliusban elvégezték az unalmas előkészítő munkát.

Mit jelent valójában az, hogy „kezdd el most”?

Most elkezdeni nem azt jelenti, hogy most kell elindítani valamit. Azt jelenti, hogy a nyár nyugalmában elvégzed a tervezést, meghozod a döntéseket és megteremted az alapokat, így szeptember elején az indulás egy gombnyomás lesz, nem kapkodás. Konkrétan ezeket érdemes elintézni, mielőtt a szabadságok mindenki figyelmét lekötik.

Először döntsd el, milyen legyen az őszi program. Egyetlen kiemelt kihívás vagy egy sorozat? Mi legyen a témája: visszatérés a megszokott ritmushoz, csapatverseny vagy előrelépés egy év végi cél felé? Ha júniusban döntesz erről, amikor még van kapacitásod stratégiailag gondolkodni, nem csak reagálni, sokkal jobb program születik, mint augusztus végén, a határidő szorításában. Kell egy kiindulópont? Nézd meg a négy kihívásból álló negyedéves tervet, a 12 hónapos kihívásnaptárt, vagy állítsd össze a naptáradat a munkatársak visszajelzései alapján.

Másodszor intézz el mindent, aminek hosszabb az átfutási ideje. A költségkeret jóváhagyását, a nyereményeket, a vezetői támogatást vagy a programindításhoz szükséges időt egy összvállalati megbeszélésen. Pont ezek azok a dolgok, amelyek megszervezése hetekig tart, és amelyeket lehetetlen gyorsan elintézni, amikor a jóváhagyó vezetők fele is szabadságon van. Ha ezeket most biztosítod, elkerülheted az augusztusi pánikot.

Harmadszor készítsd elő a kommunikációt. Az induló e-mailt, a kedvcsinálót, a belső bejelentéseket és a csapatkapitányok tájékoztatóit. Ha a nyár nyugalmában írod meg ezeket, jók lesznek, nem összecsapottak, és szeptemberben tényleg csak a küldés gombot kell megnyomnod. Minden címzett számára érzékelhető a különbség egy előre előkészített és egy előző este összerakott kampányindítás között. A YuMuuv felületén előre megírhatod a közleményeket, és az indulás hetére időzítheted őket.

Negyedszer készítsd elő a platformot és a szervezési részleteket. Ha csapatkihívásokat indítasz, döntsd el, hogyan épüljenek fel a csapatok. Ha valaki most kezdi használni az eszközt, készítsd elő a fiókját és a bevezetését. Ezek egyike sem nehéz, de mindegyik tovább tart a vártnál, és sokkal könnyebb elintézni őket, ha közben nem magát az indulást is próbálod levezényelni.

A nyár sem holtidő

A szeptemberi felkészülésen túl van még egy ok arra, hogy már most foglalkozz a részvétellel. A nyár a jóllét szempontjából nem elveszett idő, és hiba annak tekinteni. Akik nyáron is mozognak valamennyit, azok szeptemberben lendületből folytatják, nem a nulláról indulnak. Egy könnyed, nyomásmentes nyári kihívás — például egy folyadékfogyasztási kihívás, egy nyaralásbarát lépéskihívás sok kihagyható nappal vagy egy zártkörű, családias esemény — fenntart valamennyi aktivitást azokban a hónapokban is, amikor a program egyébként teljesen szünetelne. Nézd meg a munkahelyi folyadékpótlásról szóló cikket és a nyári kihívástervezési útmutatót.

Ez az őszi indulás szempontjából is fontos. Egy egész nyáron csendesen működő program már fogékony közönségnek indíthatja el a szeptemberi fő kihívást. Annak a programnak viszont, amely júniusban elnémult, a nulláról kell újra felkeltenie a figyelmet. A nyári kihívásnak nem kell nagyra törőnek lennie: csupán az a feladata, hogy életben tartsa az aktivitást és az app megnyitásának szokását. A jelenléte mégis jelentősen megkönnyíti a szeptemberi újraindulást.

A nyári terv tehát valójában két feladatot lát el egyszerre: könnyed módon fenntartja a részvételt most, és megalapozza a nagy őszi lendületet. Mindkettőről érdemes együtt, júniusban dönteni, egyetlen szezonális terv részeként, nem két külön kapkodásban.

Egyszerű ütemterv nyártól őszig

Ha HR-vezetőként konkrét kapaszkodót keresel, íme egy jól bevált ütemterv.

Júniusban döntsd el az őszi program témáját és felépítését, biztosítsd a költségkeretet és a támogatást, és indíts egy könnyed nyári kihívást, hogy fenntartsd az érdeklődést. Júliusban írd meg az összes kommunikációs anyagot, és tájékoztasd a csapatkapitányokat, miközben a nyári kihívás a háttérben fut. Augusztusban véglegesítsd a szervezési részleteket, időzítsd az induláshoz kapcsolódó kommunikációt, és zárd a nyarat abban a tudatban, hogy minden készen áll. Szeptember első hetében indítsd el a programot, amíg nyitva áll a lehetőség. Mivel mindent előre elkészítettél, az indulás nyugodt, magabiztos és pontosan időzített lesz, épp akkor, amikor a munkatársak a leginkább készen állnak a csatlakozásra. Késésben vagy? Íme, hogyan indíthatsz szeptemberi kihívást 48 óra alatt.

Ennyi az egész titok. Nem több munka, csak korábban elvégezve. Az összes ráfordítás ugyanannyi, mint a szokásos augusztusi kapkodásnál, csak éppen a nyugodt hetekre oszlik el ahelyett, hogy a pánikkal teliekbe sűrűsödne. Az eredmény pedig pontosan akkor érkezik, amikor a legnagyobb hatást érheti el.

A halogatás ára

Érdemes kimondani, mibe kerül valójában a halogatás, mert a „majd augusztusban megoldjuk” júniusban ártalmatlannak hangzik, pedig ritkán az. A várakozás késői indulást jelent, egy bezáruló lehetőséget, kapkodva elkészített kommunikációt, és annyi pénzt meg olyan nyereményeket, amennyit és amilyet az utolsó pillanatban sikerült összeszedni. Olyan programot jelent, amely a lehetséges résztvevők töredékét vonja be, miközben az újrakezdés lendülete adott volt, mégis kihasználatlan maradt. És azt is jelenti, hogy a HR-csapat a nyár utolsó heteit stresszben tölti, ahelyett, hogy az első heteiben tervezett volna.

Egyikre sincs szükség. Az ősz eleje a jólléti programok egész éves naptárának egyik legjobb lehetősége, és a kihasználásához most csupán egy kis előrelátás kell. Júniusban szeptember valóban távolinak tűnik. Ez a távolság nem ok arra, hogy hátradőlj, hanem épp a cselekvés mellett szól: a tervezés és az indulás időszaka nem esik egybe, és a tervezésre most van itt az idő.

Ha azon gondolkodsz, hogyan építsd fel a nyártól őszig tartó jólléti naptáradat, a YuMuuv kihívástípusai az egész időszakot lefedik: egy könnyed folyadékfogyasztási vagy nyaralásbarát kihívástól, amely nyáron is fenntartja a részvételt, egészen a csapatversenyekig, lépéskihívásokig és pontalapú eseményekig, amelyek erős szeptemberi főprogramot adnak. A platform az egyszerűbb rész. Az igazi különbséget az az előrelátás jelenti, amellyel már nyár elején előkészíted.

Segítségre van szükséged az őszi program megtervezéséhez? Foglalj időpontot egy YuMuuv-bemutatóra.