Септембар делује далеко. Баш зато HR треба да почне сада.

Јун је. Сунце сија, половина тима је у мислима већ на одмору, а септембар је тек далека гласина негде с друге стране лета. Последње на шта HR тренутно мисли јесте јесењи програм добробити запослених. Управо у томе је проблем — и управо зато сада треба почети.

Ево како то изгледа у већини компанија. Лето полако прође. Људи се врате крајем августа, препланули и помало невољни. Заједничка решеност да се врате добрим навикама накратко је огромна — септембар је права нова година за свакога ко је икад ишао у школу — а онда HR, затечен, ужурбано покушава нешто да организује. Док јесењи изазов заиста почне, већ је октобар, талас мотивације је спласнуо, а програм привуче тек делић ентузијазма који је могао да покрене. Прилика је била ту почетком септембра, али ју је компанија пропустила јер нико није планирао у јуну.

Овај чланак заговара нешто што можда не звучи узбудљиво: одвојити мало времена током лета за припрему јесени, како би програм већ био спреман када се сви врате вољни да се покрену.

Зашто је септембар најбоља прилика за добробит запослених

Јануар добија сву пажњу, али септембар је заправо још погоднији тренутак за промену понашања, а разлог је психолошки. Истраживачи то називају ефектом новог почетка — склоношћу људи да са више енергије теже циљевима у тренуцима које доживљавају као нове почетке. Нова година, нови месец, нова недеља, рођендани. У већем делу развијеног света, септембар је најснажнији нови почетак после јануара, јер деценијама усвајамо образац да крај лета значи повратак структури, рутини и труду. Првобитно истраживање, Dai, Milkman и Riis (2014), показало је да људи чешће крећу ка својим циљевима након оваквих прекретница.

Људи се са летњих одмора враћају спремни за промену. Одморили су се, често су током паузе запоставили добре навике и осећају потребу да крену изнова. Важан је и заједнички моменат — сви се враћају истовремено, па су друштвени услови за заједнички подухват изузетно повољни. Изазов за добробит који почиње у првој или другој недељи септембра наилази на отворена врата. Изазов који почиње у октобру куца на врата која су се већ затворила.

Зачкољица је у томе што програм мора бити спреман пре него што се та прилика отвори. А она се отвара чим се људи врате за своје радне столове, што значи да планирање мора да се обави током лета, када никоме није до планирања. Компаније које на јесен успешно укључе запослене јесу оне које су досадни део посла завршиле у јуну и јулу.

Шта заправо значи „почети сада“

Почети сада не значи и покренути нешто сада. То значи искористити летњи мир за планирање, доношење одлука и припреме, како би почетком септембра покретање било ствар једног клика, а не јурњаве. Ево шта конкретно вреди завршити пре него што одмори свима заокупе пажњу.

Прво, одреди оквир јесењег програма. Да ли ће то бити један главни изазов или низ изазова? Која је тема — повратак рутини, тимски турнир или корак напред ка циљу за крај године? Ако ту одлуку донесеш у јуну, када имаш простора да размишљаш стратешки уместо да само реагујеш на околности, програм ће бити знатно бољи него ако одлучујеш под притиском рокова крајем августа. Треба ти полазна тачка? Погледај квартални план са четири изазова, календар изазова за 12 месеци или направи календар на основу повратних информација запослених.

Друго, обезбеди све што захтева време. Одобрење буџета, награде, подршку руководства или време за представљање на састанку свих запослених које желиш за покретање програма. Управо су то ствари за чије су договарање потребне недеље и које је немогуће брзо организовати када је половина руководилаца који их одобравају и сама на одмору. Ако их решиш сада, избећи ћеш августовску панику.

Треће, припреми комуникацију. Имејл за почетак програма, кратку најаву, интерна обавештења, упутства за капитене тимова. Ако их напишеш током мирних летњих дана, биће квалитетни, а не збрзани, и када септембар стигне, покретање ће се заиста свести на притисак дугмета за слање. Разлику између унапред припремљеног почетка програма и оног који се склапа вече раније примећује свако ко добије поруку. У YuMuuv можеш унапред да напишеш обавештења и закажеш их за недељу у којој програм почиње.

Четврто, припреми платформу и логистику. Ако организујеш тимске изазове, одреди структуру тимова. Ако неко први пут користи алатку, припреми налоге и уводна упутства. Ништа од овога није тешко, али све траје дуже него што очекујеш и много је лакше када истовремено не покушаваш и да покренеш програм.

Ни лето није изгубљено време

Поред припреме за септембар, постоји још један разлог да се укључиш сада. Лето није период који треба отписати када је реч о добробити, и погрешно је тако га посматрати. Људи који се бар донекле крећу током лета у септембар улазе са залетом, уместо да крећу од нуле. Лаган летњи изазов без притиска — изазов хидратације, изазов у корацима прилагођен одмору са доста дана за паузу или затворени догађај у породичном духу — одржава нит ангажовања током месеци у којима би програм иначе потпуно замро. Погледај текст о хидратацији на послу и водич за планирање летњих изазова.

То је важно и за јесењи почетак. Програм који је тихо трајао целог лета већ има заинтересоване учеснике за главни септембарски изазов. Програм који је утихнуо у јуну мора изнова да привлачи пажњу. Летњи изазов не мора бити амбициозан — његов задатак је само да одржи континуитет и навику отварања апликације — али његово постојање знатно олакшава поновно покретање у септембру.

Зато летњи план заправо обухвата две ствари истовремено: ненаметљиво одржавање ангажовања сада и припрему за велики јесењи замах. О обе је најбоље одлучити заједно, у јуну, као о јединственом сезонском плану, уместо као о две одвојене јурњаве.

Једноставан план од лета до јесени

За руководиоце HR-а који желе конкретан оквир, ево распореда који се увек добро показује.

У јуну одреди тему и структуру јесењег програма, обезбеди буџет и подршку и покрени лаган летњи изазов како би запослени остали укључени. У јулу припреми све поруке и упути капитене тимова у њихове задатке, док летњи изазов траје у позадини. У августу доврши логистику, закажи поруке за почетак програма и испрати крај лета знајући да је све спремно. У првој недељи септембра искористи прави тренутак и покрени програм — пошто је све унапред припремљено, почетак је миран, сигуран и на време, баш када су запослени најспремнији да се укључе. Касниш? Ево како да покренеш септембарски изазов за 48 сати.

У томе је цела тајна. Не више посла, већ раније обављен посао. Укупан труд је исти као у уобичајеној августовској јурњави; само је распоређен на мирне недеље уместо збијен у оне паничне, а резултат стиже баш у тренутку када има највећи ефекат.

Цена чекања

Вреди јасно рећи шта чекање заправо кошта, јер „решићемо то у августу“ у јуну звучи безазлено, а ретко је тако. Чекање значи касни почетак, док се прилика већ затвара, уз збрзане поруке и буџет и награде које је било могуће обезбедити у последњем тренутку. То значи програм који укључује тек део људи које је могао да привуче, у години у којој је енергија новог почетка била надохват руке, али је остала неискоришћена. И значи да HR тим последње недеље лета проводи под стресом, уместо да прве недеље лета посвети планирању.

Ништа од тога није неопходно. Јесењи период је једна од најбољих прилика током целе године за добробит запослених, а да би је искористио, потребно је само мало размишљања унапред. Септембар у јуну заиста делује далеко. Та удаљеност није разлог за опуштање — већ разлог да делујеш, јер се време за планирање и време за покретање не преклапају, а време за планирање је управо сада.

Ако размишљаш како да осмислиш календар добробити од лета до јесени, избор формата изазова у YuMuuv покрива цео тај период — од лаганог изазова хидратације или изазова прилагођеног одмору који одржава ангажовање током лета, до тимских турнира, изазова у корацима и догађаја заснованих на поенима који чине снажан главни септембарски програм. Платформа је лакши део. Разлику прави то што ћеш мислити унапред и све припремити већ почетком лета.

Желиш помоћ у планирању јесењег програма? Закажи YuMuuv демонстрацију.