September känns långt bort. Det är precis därför HR bör börja nu.

Det är juni. Solen skiner, halva teamet är redan på semester i huvudet och september är ett avlägset rykte någonstans på andra sidan sommaren. Det sista som står i någon HR-kalender just nu är höstens friskvårdsprogram. Och det är precis där problemet ligger – och precis därför det här är rätt tillfälle att börja.

Så här ser mönstret ut på de flesta företag. Sommaren glider förbi. Folk kommer tillbaka i slutet av augusti, solbrända och lite motvilliga. Den gemensamma viljan att komma tillbaka till goda vanor är för en kort stund enorm – september är det verkliga nyåret för alla som någon gång gått i skolan – och sedan försöker ett överrumplat HR snabbt få ihop något. När höstutmaningen väl lanseras är det oktober, motivationsvågen har redan brutits och programmet landar med en bråkdel av den energi det kunde ha haft. Fönstret stod öppet i början av september och företaget missade det eftersom ingen planerade i juni.

Den här artikeln argumenterar för att göra det oglamorösa: att lägga lite tid i sommar på att förbereda hösten, så att programmet redan står redo när alla kommer tillbaka och vill röra på sig.

Därför är september årets viktigaste fönster för friskvård

Januari får all uppmärksamhet, men september är i tysthet det starkare tillfället för beteendeförändring – och förklaringen är psykologisk. Forskare kallar det fresh start-effekten – tendensen att människor jagar sina mål med mer energi vid tidpunkter som känns som nystarter. Nytt år, ny månad, ny vecka, födelsedagar. I större delen av västvärlden är september den kraftfullaste nystarten utanför januari, tack vare decennier av inlärning att sommarens slut innebär en återgång till struktur, rutiner och ansträngning. Den ursprungliga studien, Dai, Milkman och Riis (2014), visade att människor oftare tar tag i sina mål efter sådana milstolpar.

Folk kommer tillbaka från sommarsemestern laddade. De har vilat, de har ofta tappat sina goda vanor under ledigheten och de känner dragningen att börja om. Att det sker kollektivt spelar också roll – alla kommer tillbaka samtidigt, så de sociala förutsättningarna för en gemensam satsning är ovanligt starka. En friskvårdsutmaning som lanseras första eller andra veckan i september knuffar på en öppen dörr. En utmaning som lanseras i oktober knuffar på en dörr som redan slagit igen.

Haken är att programmet måste vara klart innan fönstret öppnas för att du ska kunna fånga det. Och fönstret öppnas i samma stund som folk är tillbaka vid sina skrivbord, vilket betyder att planeringen måste ske under sommaren, när ingen känner för att planera. De företag som lyckas med höstens engagemang är de som gjorde det tråkiga jobbet i juni och juli.

Vad ”börja nu” faktiskt innebär

Att börja nu betyder inte att lansera något nu. Det betyder att göra planeringen, besluten och grundarbetet i sommarlugnet, så att lanseringen i början av september blir ett knapptryck i stället för en panikinsats. Konkret är det här värt att få gjort innan semestrarna slukar allas uppmärksamhet.

För det första: bestäm hur höstprogrammet ska se ut. Är det en enda stor utmaning eller en serie? Vad är temat – en nystart för att komma tillbaka in i rutinerna, en lagturnering, en upptrappning mot ett mål vid årets slut? Att fatta beslutet i juni, när du har utrymme att tänka strategiskt i stället för reaktivt, ger ett mycket bättre program än att bestämma det under tidspress i slutet av augusti. Behöver du en utgångspunkt? Se kvartalsplanen med fyra utmaningar, utmaningskalendern för tolv månader eller bygg kalendern utifrån medarbetarnas feedback.

För det andra: säkra allt som kräver framförhållning. Budgetgodkännande, priser och eventuellt stöd från ledningen eller tid på ett personalmöte för lanseringen. Det är just sådant som tar veckor att ordna och som blir omöjligt att fixa snabbt när halva skaran av chefer som ska godkänna själva är på semester. Att låsa det nu tar bort paniken i augusti.

För det tredje: förbered kommunikationen. Lanseringsmejlet, teasern, de interna meddelandena och genomgångarna med lagkaptenerna. Att skriva dem i sommarlugnet gör att de blir bra i stället för hastiga, och att lanseringen i september verkligen bara handlar om att trycka på skicka. Skillnaden mellan en lansering som legat klar och en som sätts ihop kvällen innan syns för alla som tar emot den. I YuMuuv kan du skriva meddelanden i förväg och schemalägga dem till lanseringsveckan.

För det fjärde: förbered plattformen och logistiken. Om du kör lagbaserade utmaningar, bestäm lagindelningen. Om nya personer ska börja använda verktyget, gör konton och introduktion klara. Inget av detta är svårt, men allt tar längre tid än du tror, och allt är mycket enklare när du inte samtidigt försöker lansera.

Sommaren är ingen död tid

Det finns ett andra skäl att engagera sig nu, utöver förberedelserna inför september. Sommaren är inte förlorad för friskvården, och att behandla den så är ett misstag. De som håller igång lite rörelse under sommaren är de som kommer tillbaka i september med fart i stället för från stillastående. En lätt sommarutmaning utan press – en vätskeutmaning, en semestervänlig stegutmaning med generösa vilodagar, ett privat familjeevenemang – håller en tråd av engagemang vid liv under de månader då programmet annars hade släckts helt. Se vätskebalans på jobbet och guiden för att planera sommarutmaningar.

Det spelar roll för höstlanseringen också. Ett program som tickat på i det tysta hela sommaren har en varm publik att lansera septembers stora utmaning för. Ett program som tystnade i juni måste fånga uppmärksamheten från noll. Sommarutmaningen behöver inte vara ambitiös – dess uppgift är bara att hålla lamporna tända och vanan att öppna appen vid liv – men den gör omstarten i september betydligt enklare.

Sommarplanen är alltså egentligen två saker på en gång: en lätt insats för att behålla engagemanget nu, och grundarbetet inför den stora höstsatsningen. Båda bestäms bäst tillsammans, i juni, som en sammanhållen säsongsplan snarare än två separata panikinsatser.

En enkel tidslinje från sommar till höst

För HR-chefen som vill ha en konkret struktur kommer här en tidslinje som fungerar gång på gång.

I juni bestämmer du tema och upplägg för höstprogrammet, säkrar budget och stöd från ledningen och lanserar en lätt sommarutmaning för att hålla engagemanget varmt. I juli skriver du all kommunikation och har genomgångar med eventuella lagkaptener, medan sommarutmaningen rullar i bakgrunden. I augusti slutför du logistiken, schemalägger lanseringskommunikationen och låter sommaren ebba ut med vetskapen om att allt är klart. Första veckan i september lanserar du i det öppna fönstret – och eftersom allt förbereddes i förväg blir lanseringen lugn, säker och i tid, precis när personalen är som mest mottaglig. Är du sent ute? Så här lanserar du en septemberutmaning på 48 timmar.

Det är hela hemligheten. Inte mer arbete, bara tidigare arbete. Den totala insatsen är densamma som den vanliga panikinsatsen i augusti; den sprids bara ut över de lugna veckorna i stället för att pressas ihop i de stressiga, och resultatet landar precis när det gör störst nytta.

Priset för att vänta

Det är värt att sätta ord på vad väntan faktiskt kostar, för ”vi löser det i augusti” känns ofarligt i juni och är det sällan. Att vänta innebär att lansera sent, i ett fönster som håller på att stängas, med hastig kommunikation och den budget och de priser du hann skrapa ihop med kort varsel. Det innebär ett program som engagerar en bråkdel av dem det hade kunnat nå, ett år då nystartsenergin fanns där att ta och gick förlorad. Och det innebär ett HR-team som tillbringar sommarens sista veckor stressat i stället för att använda sommarens första veckor till att planera.

Inget av det är nödvändigt. Höstfönstret är en av de bästa möjligheterna under hela friskvårdsåret, och att fånga det kostar inget mer än lite framförhållning nu. September känns verkligen långt bort i juni. Det avståndet är inget skäl att slappna av – det är skälet att agera, eftersom planeringsfönstret och lanseringsfönstret inte överlappar, och planeringsfönstret är öppet just nu.

Om du funderar på hur du ska lägga upp friskvårdskalendern från sommar till höst täcker YuMuuvs utbud av utmaningsformat hela bågen – en lätt vätskeutmaning eller semestervänlig utmaning som håller engagemanget uppe under sommaren, och lagturneringar, stegutmaningar och poängbaserade evenemang som blir en stark huvudutmaning i september. Plattformen är den enkla delen. Framförhållningen att sätta upp det tidigt på sommaren är det som gör skillnaden.

Vill du ha hjälp att planera höstprogrammet? Boka en demo av YuMuuv.