Setembro parece longe. É exatamente por isso que os RH devem começar já.

Estamos em junho. Está sol, metade da equipa já está mentalmente de férias e setembro é um rumor distante algures do outro lado do verão. A última coisa em qualquer calendário de RH neste momento é o programa de bem-estar de outono. É precisamente esse o problema, e é precisamente por isso que este é o momento de começar.

Eis o padrão que se repete na maioria das empresas. O verão vai passando. As pessoas regressam no final de agosto, bronzeadas e um pouco relutantes. A determinação coletiva de voltar aos bons hábitos é enorme durante um breve período — setembro é o verdadeiro ano novo para quem alguma vez andou na escola — e então os RH, apanhados desprevenidos, apressam-se a montar alguma coisa. Quando o desafio de outono é finalmente lançado, já é outubro, a onda de motivação já rebentou e o programa chega com uma fração da energia que poderia ter tido. A janela estava aberta no início de setembro e a empresa perdeu-a porque ninguém planeou em junho.

Este artigo defende que se faça a parte menos glamorosa: dedicar algum tempo neste verão a preparar o outono, para que, quando todos regressarem com vontade de se mexer, o programa já lá esteja à espera deles.

Porque é que setembro é a janela de bem-estar mais importante do ano

Janeiro fica com toda a atenção, mas setembro é, discretamente, o momento mais forte para mudar comportamentos, e a razão é psicológica. Os investigadores chamam-lhe efeito recomeço (fresh start effect): a tendência para perseguir objetivos com mais energia em momentos que parecem novos começos. Ano novo, mês novo, semana nova, aniversários. Na maior parte do mundo desenvolvido, setembro é o recomeço mais poderoso fora de janeiro, devido a décadas de condicionamento de que o fim do verão significa o regresso à estrutura, à rotina e ao esforço. A investigação original, de Dai, Milkman e Riis (2014), concluiu que as pessoas têm maior probabilidade de perseguir objetivos depois destes marcos.

As pessoas regressam das férias de verão predispostas. Descansaram, muitas vezes deixaram os bons hábitos durante a pausa e sentem vontade de recomeçar. A natureza coletiva disto também conta — todos regressam ao mesmo tempo, pelo que as condições sociais para um esforço conjunto são invulgarmente favoráveis. Um desafio de bem-estar lançado na primeira ou na segunda semana de setembro empurra uma porta aberta. Um desafio lançado em outubro empurra uma porta que já se fechou.

O senão é que aproveitar esta janela exige que o programa esteja pronto antes de ela se abrir. E a janela abre-se no momento em que as pessoas voltam às suas secretárias, o que significa que o planeamento tem de acontecer durante o verão, quando ninguém tem vontade de planear. As empresas que acertam no envolvimento de outono são as que fizeram o trabalho aborrecido em junho e julho.

O que significa realmente «começar já»

Começar já não significa lançar algo já. Significa fazer o planeamento, tomar as decisões e preparar o terreno na calma do verão, para que o lançamento seja carregar num botão no início de setembro e não uma correria. Em concreto, eis o que vale a pena deixar feito antes de as férias absorverem a atenção de todos.

Primeiro, defina o formato do programa de outono. Será um único desafio principal ou uma série? Qual é o tema — um recomeço para regressar à rotina, um torneio entre equipas, uma progressão rumo a um objetivo de fim de ano? Tomar esta decisão em junho, quando tem espaço mental para pensar de forma estratégica e não reativa, produz um programa muito melhor do que decidir sob pressão de prazos no final de agosto. Precisa de um ponto de partida? Veja o plano trimestral com quatro desafios, o calendário de desafios de 12 meses ou construa o seu calendário a partir do feedback dos colaboradores.

Segundo, garanta tudo o que precisa de antecedência. A aprovação do orçamento, os prémios, qualquer patrocínio da administração ou tempo de antena numa reunião geral que queira para o lançamento. São exatamente as coisas que levam semanas a organizar e que se tornam impossíveis de resolver depressa quando metade dos gestores que as têm de aprovar também está de férias. Deixá-las fechadas agora elimina o pânico de agosto.

Terceiro, prepare as comunicações. O e-mail de lançamento, o teaser, os anúncios internos, as instruções para os capitães de equipa. Redigi-los na calma do verão faz com que fiquem bons em vez de apressados, e significa que, quando setembro chegar, lançar será mesmo apenas uma questão de carregar em «enviar». A diferença entre um lançamento que estava pronto há algum tempo e um lançamento montado na véspera é visível para todos os que o recebem. No YuMuuv, pode escrever anúncios com antecedência e agendá-los para a semana do lançamento.

Quarto, prepare a plataforma e a logística. Se vai organizar desafios por equipas, defina a estrutura das equipas. Se vai apresentar a ferramenta a pessoas novas, prepare as contas e a integração. Nada disto é difícil, mas tudo demora mais do que se espera, e tudo é muito mais fácil quando não está, ao mesmo tempo, a tentar lançar.

O verão não é tempo morto

Há uma segunda razão para agir já, para além da preparação para setembro. O verão não é um período perdido para o bem-estar, e tratá-lo como tal é um erro. As pessoas que mantêm algum movimento durante o verão são as que regressam em setembro com embalo, em vez de partirem do zero. Um desafio de verão leve e sem pressão — um desafio de hidratação, um desafio de passos compatível com as férias e com dias de pausa generosos, um evento privado em ambiente familiar — mantém vivo um fio de envolvimento durante os meses em que, de outro modo, o programa se apagaria por completo. Veja hidratação no trabalho e o guia de planeamento de desafios de verão.

Isto também conta para o lançamento de outono. Um programa que se manteve discretamente ativo durante todo o verão tem um público recetivo para o desafio principal de setembro. Um programa que ficou em silêncio em junho tem de recuperar a atenção a partir do zero. O desafio de verão não precisa de ser ambicioso — a sua função é apenas manter as luzes acesas e vivo o hábito de abrir a aplicação —, mas a sua presença torna o relançamento de setembro muito mais fácil.

Portanto, o plano de verão é, na verdade, duas coisas ao mesmo tempo: um toque leve para manter o envolvimento agora e a base para o grande esforço de outono. O ideal é decidir ambas em conjunto, em junho, como um único plano sazonal, e não como duas correrias separadas.

Um calendário simples do verão ao outono

Para o responsável de RH que quer uma estrutura concreta, eis um calendário que funciona de forma consistente.

Em junho, defina o tema e a estrutura do programa de outono, garanta o orçamento e o patrocínio e lance um desafio de verão leve para manter vivo o envolvimento. Em julho, redija todas as comunicações e dê instruções aos capitães de equipa, enquanto o desafio de verão decorre em segundo plano. Em agosto, finalize a logística, agende as comunicações do lançamento e deixe o verão terminar sabendo que está tudo pronto. Na primeira semana de setembro, lance com a janela aberta — e, como tudo foi preparado com antecedência, o lançamento é calmo, confiante e pontual, exatamente quando os colaboradores estão mais predispostos a responder. Está atrasado? Veja como lançar um desafio de setembro em 48 horas.

É esse todo o segredo. Não é mais trabalho, apenas trabalho feito mais cedo. O esforço total é o mesmo da correria habitual de agosto; simplesmente é distribuído pelas semanas calmas em vez de comprimido nas semanas de pânico, e o resultado chega no momento exato em que tem mais efeito.

O custo de esperar

Vale a pena dizer o que esperar custa realmente, porque «resolvemos isso em agosto» parece inofensivo em junho e raramente o é. Esperar significa lançar tarde, com a janela a fechar-se, com comunicações apressadas e com o orçamento e os prémios que conseguiu reunir em cima da hora. Significa um programa que envolve uma fração das pessoas que poderia ter envolvido, num ano em que a energia do recomeço estava ali para ser aproveitada e ficou por usar. E significa uma equipa de RH a passar as últimas semanas do verão em stress, em vez de passar as primeiras semanas do verão a planear.

Nada disso é necessário. A janela de outono é uma das melhores oportunidades de todo o ano de bem-estar, e aproveitá-la não custa mais do que um pouco de previsão agora. Em junho, setembro parece mesmo longe. Essa distância não é razão para relaxar — é a razão para agir, porque a janela de planeamento e a janela de lançamento não coincidem, e a janela de planeamento está aberta neste preciso momento.

Se está a pensar em como estruturar o seu calendário de bem-estar do verão ao outono, a variedade de formatos de desafio do YuMuuv cobre todo o percurso — um desafio leve de hidratação ou compatível com as férias para manter o envolvimento durante o verão, e os torneios entre equipas, os desafios de passos e os eventos por pontos que fazem de setembro um grande lançamento principal. A plataforma é a parte fácil. A previsão de preparar tudo no início do verão é o que faz a diferença.

Quer ajuda para planear o seu programa de outono? Marque uma demonstração do YuMuuv.