Septiembre parece lejano. Justo por eso RR. HH. debería empezar ya.

Es junio. Hace sol, medio equipo ya está mentalmente de vacaciones y septiembre es un rumor lejano en algún lugar al otro lado del verano. Lo último que aparece ahora en cualquier calendario de RR. HH. es el programa de bienestar de otoño. Ese es precisamente el problema, y precisamente por eso este es el momento de empezar.

Este es el patrón que se repite en la mayoría de las empresas. El verano pasa sin más. La gente vuelve a finales de agosto, bronceada y algo reacia. La determinación colectiva de recuperar los buenos hábitos es enorme durante un breve tiempo —septiembre es el verdadero año nuevo para cualquiera que haya ido alguna vez a la escuela— y entonces RR. HH., tomado por sorpresa, se apresura a montar algo. Cuando el desafío de otoño se lanza por fin, ya es octubre, la ola de motivación ha pasado y el programa llega con una fracción de la energía que podría haber tenido. La ventana estaba abierta a principios de septiembre y la empresa la dejó pasar porque nadie planificó en junio.

Este artículo defiende hacer lo poco glamuroso: dedicar un poco de tiempo este verano a preparar el otoño para que, cuando todos vuelvan con ganas de moverse, el programa ya esté ahí esperándolos.

Por qué septiembre es la ventana de bienestar más importante del año

Enero se lleva toda la atención, pero septiembre es, discretamente, el momento más fuerte para cambiar hábitos, y la razón es psicológica. Los investigadores lo llaman el efecto de nuevo comienzo (fresh start effect): la tendencia a perseguir metas con más energía en momentos que se sienten como nuevos comienzos. Año nuevo, mes nuevo, semana nueva, cumpleaños. En la mayor parte del mundo desarrollado, septiembre es el nuevo comienzo más poderoso fuera de enero, debido a décadas de condicionamiento según el cual el final del verano significa volver a la estructura, la rutina y el esfuerzo. La investigación original, de Dai, Milkman y Riis (2014), concluyó que las personas son más propensas a perseguir metas después de estos hitos.

La gente vuelve de las vacaciones de verano predispuesta. Ha descansado, a menudo ha abandonado sus buenos hábitos durante la pausa y siente el impulso de reiniciar. Su carácter colectivo también importa: todos regresan a la vez, así que las condiciones sociales para un impulso compartido son inusualmente favorables. Un desafío de bienestar que se lanza en la primera o segunda semana de septiembre empuja una puerta abierta. Un desafío que se lanza en octubre empuja una puerta que ya se ha cerrado.

El problema es que aprovechar esta ventana exige que el programa esté listo antes de que se abra. Y la ventana se abre en el momento en que la gente vuelve a su puesto de trabajo, lo que significa que la planificación tiene que hacerse durante el verano, cuando nadie tiene ganas de planificar. Las empresas que aciertan con la participación en otoño son las que hicieron el trabajo aburrido en junio y julio.

Qué significa realmente «empezar ya»

Empezar ya no significa lanzar algo ahora. Significa hacer la planificación, tomar las decisiones y preparar el terreno en la calma del verano, para que el lanzamiento sea pulsar un botón a principios de septiembre y no una carrera contrarreloj. En concreto, esto es lo que conviene dejar hecho antes de que las vacaciones absorban la atención de todos.

Primero, decide la forma del programa de otoño. ¿Es un único desafío principal o una serie? ¿Cuál es el tema: un reinicio para volver a la rutina, un torneo por equipos, un avance progresivo hacia una meta de fin de año? Tomar esta decisión en junio, cuando tienes espacio mental para pensar de forma estratégica en lugar de reactiva, da como resultado un programa mucho mejor que decidirlo bajo la presión de los plazos a finales de agosto. ¿Necesitas un punto de partida? Consulta el plan trimestral de cuatro desafíos, el calendario de desafíos de 12 meses o crea tu calendario a partir de los comentarios de los empleados.

Segundo, asegura todo lo que necesita tiempo de antelación. La aprobación del presupuesto, los premios, cualquier patrocinio de la dirección o espacio en una reunión general que quieras para el lanzamiento. Son justamente las cosas que tardan semanas en organizarse y que se vuelven imposibles de resolver rápido cuando la mitad de los responsables que deben aprobarlas también están de vacaciones. Dejarlas cerradas ahora elimina el pánico de agosto.

Tercero, prepara las comunicaciones. El correo de lanzamiento, el adelanto, los anuncios internos, las instrucciones para los capitanes de equipo. Redactarlos en la calma del verano hace que sean buenos en lugar de apresurados, y significa que, cuando llegue septiembre, lanzar sea de verdad solo cuestión de pulsar «enviar». La diferencia entre un lanzamiento que estaba listo desde hace tiempo y uno montado la noche anterior la nota todo el que lo recibe. En YuMuuv puedes redactar anuncios con antelación y programarlos para la semana del lanzamiento.

Cuarto, prepara la plataforma y la logística. Si vas a organizar desafíos por equipos, define la estructura de los equipos. Si vas a incorporar a personas nuevas a la herramienta, prepara las cuentas y la incorporación. Nada de esto es difícil, pero todo lleva más tiempo del que esperas, y todo es mucho más fácil cuando no estás intentando lanzar al mismo tiempo.

El verano no es tiempo muerto

Hay una segunda razón para actuar ya, más allá de prepararse para septiembre. El verano no es un periodo perdido para el bienestar, y tratarlo como tal es un error. Las personas que mantienen algo de movimiento durante el verano son las que vuelven en septiembre con impulso, en lugar de partir de cero. Un desafío de verano ligero y sin presión —un desafío de hidratación, un desafío de pasos compatible con las vacaciones y con días libres generosos, un evento privado de estilo familiar— mantiene vivo un hilo de participación durante los meses en los que, de otro modo, el programa se apagaría por completo. Consulta hidratación en el trabajo y la guía para planificar desafíos de verano.

Esto también importa para el lanzamiento de otoño. Un programa que ha seguido funcionando discretamente todo el verano tiene un público receptivo al que lanzar el desafío principal de septiembre. Un programa que se quedó en silencio en junio tiene que recuperar la atención desde cero. El desafío de verano no necesita ser ambicioso —su función es solo mantener las luces encendidas y vivo el hábito de abrir la aplicación—, pero su presencia hace que el relanzamiento de septiembre sea muchísimo más fácil.

Así que el plan de verano en realidad son dos cosas a la vez: un toque ligero para mantener la participación ahora y la base para el gran impulso de otoño. Lo mejor es decidir ambas juntas, en junio, como un único plan de temporada y no como dos carreras contrarreloj por separado.

Un calendario sencillo de verano a otoño

Para el responsable de RR. HH. que quiera una estructura concreta, este es un calendario que funciona de forma constante.

En junio, decide el tema y la estructura del programa de otoño, asegura el presupuesto y el patrocinio, y lanza un desafío de verano ligero para mantener viva la participación. En julio, redacta todas las comunicaciones e informa a los capitanes de equipo mientras el desafío de verano sigue en segundo plano. En agosto, cierra la logística, programa las comunicaciones del lanzamiento y deja que el verano termine sabiendo que todo está listo. En la primera semana de septiembre, lanza el programa con la ventana abierta y, como todo se preparó con antelación, el lanzamiento es tranquilo, seguro y puntual, justo cuando los empleados están más dispuestos a responder. ¿Vas con retraso? Aquí tienes cómo lanzar un desafío de septiembre en 48 horas.

Ese es todo el secreto. No más trabajo, solo trabajo hecho antes. El esfuerzo total es el mismo que el de las prisas habituales de agosto; simplemente se reparte entre las semanas tranquilas en lugar de comprimirse en las de pánico, y el resultado llega justo en el momento en que tiene más efecto.

El precio de esperar

Vale la pena decir qué cuesta realmente esperar, porque «ya lo resolveremos en agosto» parece inofensivo en junio y casi nunca lo es. Esperar significa lanzar tarde, con la ventana cerrándose, con comunicaciones apresuradas y con el presupuesto y los premios que hayas podido reunir a última hora. Significa un programa que involucra a una fracción de las personas que podría haber alcanzado, en un año en el que la energía del nuevo comienzo estaba ahí para aprovecharla y quedó sin usar. Y significa un equipo de RR. HH. que pasa las últimas semanas del verano estresado, en lugar de dedicar las primeras semanas del verano a planificar.

Nada de eso es necesario. La ventana de otoño es una de las mejores oportunidades de todo el año de bienestar, y aprovecharla no cuesta más que un poco de previsión ahora. En junio, septiembre de verdad parece lejano. Esa distancia no es un motivo para relajarse, es el motivo para actuar, porque la ventana de planificación y la ventana de lanzamiento no coinciden, y la ventana de planificación está abierta ahora mismo.

Si estás pensando en cómo estructurar tu calendario de bienestar de verano a otoño, la variedad de formatos de desafío de YuMuuv cubre todo el recorrido: un desafío ligero de hidratación o compatible con las vacaciones para mantener la participación durante el verano, y los torneos por equipos, los desafíos de pasos y los eventos por puntos que hacen de septiembre un gran lanzamiento principal. La plataforma es la parte fácil. La previsión de prepararlo todo a principios del verano es lo que marca la diferencia.

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