Settembre sembra lontano. Ecco perché l’HR dovrebbe iniziare adesso.

È giugno. C’è il sole, metà del team è già mentalmente in vacanza e settembre è una voce lontana da qualche parte dall’altra parte dell’estate. L’ultima cosa in qualsiasi calendario HR in questo momento è il programma di benessere autunnale. Ed è proprio questo il problema, ed è proprio per questo che questo è il momento di iniziare.

Ecco lo schema che si ripete nella maggior parte delle aziende. L’estate scorre via. Le persone rientrano a fine agosto, abbronzate e un po’ riluttanti. La determinazione collettiva a riprendere le buone abitudini è per un breve momento enorme — settembre è il vero inizio dell’anno per chiunque sia andato a scuola — e poi l’HR, colto alla sprovvista, si affretta a mettere insieme qualcosa. Quando la sfida autunnale parte davvero è ottobre, l’onda motivazionale si è infranta e il programma arriva con una frazione dell’energia che avrebbe potuto avere. La finestra era aperta all’inizio di settembre e l’azienda l’ha persa perché nessuno ha pianificato a giugno.

Questo articolo è un invito a fare la cosa poco affascinante: dedicare un po’ di tempo quest’estate a preparare l’autunno, così che quando tutti rientrano pronti a muoversi, il programma sia già lì ad accoglierli.

Perché settembre è la finestra più importante dell’anno per il benessere

Gennaio si prende tutta l’attenzione, ma settembre è, senza farsi notare, il momento più forte per il cambiamento di comportamento, e il motivo è psicologico. I ricercatori lo chiamano effetto nuovo inizio: la tendenza delle persone a perseguire gli obiettivi con più energia nei momenti che sembrano nuovi inizi. Anno nuovo, mese nuovo, settimana nuova, compleanni. In gran parte del mondo sviluppato settembre è il nuovo inizio più potente dopo gennaio, per via di decenni di condizionamento secondo cui la fine dell’estate significa il ritorno a struttura, routine e impegno. La ricerca originale, Dai, Milkman e Riis (2014), ha rilevato che dopo questi momenti di svolta le persone sono più propense a perseguire i propri obiettivi.

Le persone tornano dalle vacanze estive predisposte. Si sono riposate, spesso durante la pausa hanno perso le buone abitudini e sentono il richiamo a ricominciare. Conta anche la dimensione collettiva: tutti rientrano nello stesso momento, quindi le condizioni sociali per una spinta comune sono insolitamente forti. Una sfida di benessere che parte nella prima o seconda settimana di settembre spinge una porta aperta. Una sfida che parte a ottobre spinge una porta che si è già richiusa.

Il punto è che, per cogliere questa finestra, il programma deve essere pronto prima che la finestra si apra. E la finestra si apre nel momento in cui le persone tornano alla scrivania, il che significa che la pianificazione deve avvenire durante l’estate, quando nessuno ha voglia di pianificare. Le aziende che centrano il coinvolgimento autunnale sono quelle che hanno fatto il lavoro noioso a giugno e luglio.

Cosa significa davvero «iniziare adesso»

Iniziare adesso non significa lanciare qualcosa adesso. Significa fare pianificazione, decisioni e lavoro preparatorio nella quiete dell’estate, così che il lancio a inizio settembre sia la pressione di un pulsante e non una corsa contro il tempo. In concreto, ecco cosa vale la pena fare prima che le vacanze assorbano l’attenzione di tutti.

Primo, decidi la forma del programma autunnale. È un’unica sfida di punta o una serie? Qual è il tema: un ripristino per il ritorno alla routine, un torneo a squadre, un crescendo verso un obiettivo di fine anno? Prendere questa decisione a giugno, quando hai lo spazio mentale per pensare in modo strategico e non reattivo, produce un programma molto migliore che deciderlo sotto la pressione delle scadenze a fine agosto. Ti serve un punto di partenza? Consulta il piano trimestrale con quattro sfide, il calendario delle sfide di 12 mesi oppure costruisci il tuo calendario a partire dal feedback dei dipendenti.

Secondo, assicurati tutto ciò che richiede tempi lunghi. Approvazione del budget, premi, eventuale sponsorizzazione dei vertici o spazio nelle riunioni generali che vuoi per il lancio. Sono proprio le cose che richiedono settimane per essere organizzate e che diventano impossibili da organizzare in fretta quando metà dei responsabili che devono approvarle sono a loro volta in vacanza. Bloccarle adesso elimina il panico di agosto.

Terzo, prepara le comunicazioni. L’email di lancio, il teaser, gli annunci interni, i briefing per i capitani delle squadre. Scriverli nella calma dell’estate significa che saranno buoni e non affrettati, e che quando arriva settembre lanciare sarà davvero solo questione di premere invio. La differenza tra un lancio pronto da tempo e uno assemblato la sera prima è visibile a chiunque lo riceva. In YuMuuv puoi scrivere gli annunci in anticipo e programmarli per la settimana del lancio.

Quarto, prepara la piattaforma e la logistica. Se organizzi sfide a squadre, decidi la struttura delle squadre. Se devi introdurre qualcuno di nuovo allo strumento, prepara account e onboarding. Niente di tutto questo è difficile, ma tutto richiede più tempo del previsto, ed è tutto molto più facile da fare quando non stai anche cercando di lanciare.

L’estate non è un tempo morto

C’è un secondo motivo per attivarsi adesso, oltre alla preparazione per settembre. L’estate non è un periodo da dare per perso per il benessere, e trattarla così è un errore. Le persone che mantengono un po’ di movimento durante l’estate sono quelle che a settembre rientrano con slancio invece di ripartire da zero. Una sfida estiva leggera e a bassa pressione — una sfida sull’idratazione, una sfida di passi compatibile con le vacanze con generosi giorni di pausa, un evento privato in stile familiare — mantiene vivo un filo di coinvolgimento nei mesi in cui il programma altrimenti si spegnerebbe del tutto. Vedi l’idratazione al lavoro e la guida alla pianificazione delle sfide estive.

Questo conta anche per il lancio autunnale. Un programma che è andato avanti in sordina per tutta l’estate ha un pubblico già caldo a cui presentare la sfida di punta di settembre. Un programma che si è spento a giugno deve riconquistare l’attenzione da zero. La sfida estiva non deve essere ambiziosa — il suo compito è solo tenere le luci accese e mantenere viva l’abitudine di aprire l’app — ma la sua presenza rende il rilancio di settembre molto più facile.

Quindi il piano estivo è in realtà due cose insieme: un tocco leggero per mantenere il coinvolgimento adesso e il lavoro preparatorio per la grande spinta autunnale. Entrambe si decidono meglio insieme, a giugno, come un unico piano stagionale invece che come due corse separate.

Una semplice tabella di marcia dall’estate all’autunno

Per il responsabile HR che vuole una forma concreta, ecco una tabella di marcia che funziona sempre.

A giugno, decidi tema e struttura del programma autunnale, assicurati budget e sponsorizzazione e lancia una sfida estiva leggera per mantenere vivo il coinvolgimento. A luglio, scrivi tutte le comunicazioni e prepara gli eventuali capitani delle squadre, mentre la sfida estiva prosegue in sottofondo. Ad agosto, definisci la logistica, programma le comunicazioni di lancio e lascia che l’estate si chiuda sapendo che è tutto pronto. Nella prima settimana di settembre, lancia nella finestra aperta: e poiché tutto è stato preparato in anticipo, il lancio è tranquillo, sicuro e puntuale, proprio quando la forza lavoro è più pronta a rispondere. Sei in ritardo? Ecco come lanciare una sfida di settembre in 48 ore.

Tutto il segreto è questo. Non più lavoro, solo lavoro anticipato. Lo sforzo totale è lo stesso della solita corsa di agosto; è semplicemente distribuito sulle settimane tranquille invece che compresso in quelle di panico, e il risultato arriva proprio nel momento in cui ha più effetto.

Il costo dell’attesa

Vale la pena chiarire quanto costa davvero aspettare, perché «ci pensiamo ad agosto» sembra innocuo a giugno e raramente lo è. Aspettare significa lanciare tardi, in una finestra che si sta chiudendo, con comunicazioni affrettate e con il budget e i premi che sei riuscito a mettere insieme all’ultimo momento. Significa un programma che coinvolge una frazione delle persone che avrebbe potuto coinvolgere, in un anno in cui l’energia del nuovo inizio era a portata di mano ed è rimasta inutilizzata. E significa un team HR che passa le ultime settimane dell’estate sotto stress invece di passare le prime a pianificare.

Niente di tutto questo è necessario. La finestra autunnale è una delle migliori opportunità dell’intero anno del benessere, e coglierla non costa nulla di più di un po’ di lungimiranza adesso. A giugno settembre sembra davvero lontano. Quella distanza non è un motivo per rilassarsi: è il motivo per agire, perché la finestra della pianificazione e quella del lancio non si sovrappongono, e la finestra della pianificazione è aperta proprio adesso.

Se stai pensando a come strutturare il tuo calendario del benessere dall’estate all’autunno, la gamma di formati di sfida di YuMuuv copre l’intero arco: una sfida leggera sull’idratazione o compatibile con le vacanze per mantenere il coinvolgimento in estate, e i tornei a squadre, le sfide di passi e gli eventi a punti che rendono forte la sfida di punta di settembre. La piattaforma è la parte facile. La lungimiranza di configurarla all’inizio dell’estate è la parte che fa la differenza.

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