Rugsėjis atrodo toli. Būtent todėl personalo komandai verta pradėti jau dabar.

Birželis. Šviečia saulė, pusė komandos mintimis jau atostogauja, o rugsėjis atrodo lyg tolimas gandas kažkur anapus vasaros. Rudens sveikatingumo programa dabar tikrai nėra personalo komandos prioritetų sąrašo viršuje. Būtent čia ir slypi problema, ir būtent todėl pradėti verta dabar.

Daugelyje įmonių kartojasi tas pats scenarijus. Vasara nepastebimai prabėga. Rugpjūčio pabaigoje žmonės grįžta įdegę ir kiek nenoriai. Bendras ryžtas grįžti prie gerų įpročių trumpam būna milžiniškas — juk kiekvienam, kada nors lankiusiam mokyklą, tikrieji naujieji metai prasideda rugsėjį. Tuomet nepasiruošusi personalo komanda skubiai mėgina ką nors suorganizuoti. Kol rudens iššūkis pagaliau prasideda, jau ateina spalis, motyvacijos banga būna nuslūgusi, o programa sulaukia tik dalies to entuziazmo, kurio galėjo sulaukti. Rugsėjo pradžioje proga buvo puiki, bet įmonė ją praleido, nes birželį niekas neplanavo.

Šis straipsnis kviečia imtis ne itin įspūdingo, bet svarbaus darbo: šią vasarą skirti šiek tiek laiko pasiruošti rudeniui, kad visiems grįžus ir norint pajudėti programa jau lauktų jų.

Kodėl rugsėjis — svarbiausias metų metas sveikatingumui

Visas dėmesys tenka sausiui, tačiau rugsėjis iš tiesų yra dar palankesnis metas keisti įpročius, o priežastis slypi psichologijoje. Mokslininkai tai vadina naujos pradžios efektu — polinkiu energingiau siekti tikslų tomis akimirkomis, kurios atrodo kaip nauja pradžia. Nauji metai, naujas mėnuo, nauja savaitė, gimtadieniai. Daugelyje išsivysčiusių šalių rugsėjis yra stipriausias naujos pradžios momentas po sausio, nes dešimtmečius formavosi įprotis vasaros pabaigą sieti su grįžimu prie tvarkos, rutinos ir pastangų. Pradiniame Dai, Milkman ir Riis (2014) tyrime nustatyta, kad po tokių laiko atskaitos taškų žmonės labiau linkę siekti tikslų.

Po vasaros atostogų žmonės grįžta nusiteikę pokyčiams. Jie pailsėjo, per atostogas dažnai nutolo nuo gerų įpročių ir jaučia norą pradėti iš naujo. Svarbu ir tai, kad šis jausmas bendras — visi grįžta vienu metu, tad sąlygos kartu imtis veiklos yra ypač palankios. Pirmą ar antrą rugsėjo savaitę prasidedantis sveikatingumo iššūkis beldžiasi į atviras duris. Spalį prasidedantis iššūkis beldžiasi į duris, kurios jau užsivėrė.

Tačiau norint pasinaudoti šia proga, programa turi būti paruošta dar iki jai atsirandant. O proga atsiranda vos žmonėms grįžus prie darbo stalų, vadinasi, planuoti reikia vasarą, kai planuoti niekam nesinori. Įmonės, kurioms rudenį puikiai sekasi įtraukti darbuotojus, yra tos, kurios nuobodųjį darbą nudirbo birželį ir liepą.

Ką iš tiesų reiškia „pradėti dabar“

Pradėti dabar nereiškia jau dabar paleisti programą. Tai reiškia vasaros ramybėje suplanuoti, priimti sprendimus ir atlikti parengiamuosius darbus, kad rugsėjo pradžioje startui pakaktų vieno mygtuko paspaudimo, o ne skubėjimo. Štai ką konkrečiai verta padaryti, kol atostogos dar neužvaldė visų minčių.

Pirmiausia nuspręsk, kokia bus rudens programa. Vienas pagrindinis iššūkis ar jų serija? Kokia tema — grįžimas į rutiną, komandų turnyras ar žingsnis metų pabaigos tikslo link? Priėmus šį sprendimą birželį, kai dar gali ramiai mąstyti strategiškai, o ne reaguoti į aplinkybes, programa bus gerokai kokybiškesnė nei sugalvota rugpjūčio pabaigoje spaudžiant terminams. Reikia atspirties taško? Peržiūrėk keturių iššūkių ketvirčio planą, 12 mėnesių iššūkių kalendorių arba susikurk kalendorių pagal darbuotojų atsiliepimus.

Antra, iš anksto pasirūpink tuo, kam reikia laiko. Biudžeto patvirtinimu, prizais, vadovų palaikymu ar laiku programai pristatyti bendrame darbuotojų susirinkime. Būtent šiems dalykams suderinti prireikia savaičių, o greitai jų sutvarkyti tampa neįmanoma, kai pusė sprendimus tvirtinančių vadovų patys atostogauja. Pasirūpinus tuo dabar, rugpjūtį nereikės panikuoti.

Trečia, paruošk komunikaciją. Starto el. laišką, trumpą anonsą, vidinius pranešimus, informaciją komandų kapitonams. Ruošiant šiuos tekstus vasaros ramybėje, jie bus kokybiški, o ne paskubomis parašyti, ir atėjus rugsėjui startui iš tiesų tereikės paspausti „Siųsti“. Skirtumą tarp iš anksto paruošto pristatymo ir paskutinį vakarą surinkto teksto pastebi kiekvienas gavėjas. YuMuuv platformoje gali iš anksto parašyti pranešimus ir suplanuoti jų paskelbimą starto savaitei.

Ketvirta, paruošk platformą ir organizacines detales. Jei organizuoji komandinius iššūkius, nuspręsk, kaip sudarysi komandas. Jei kas nors įrankiu naudosis pirmą kartą, pasirūpink paskyromis ir įvadine informacija. Nė vienas iš šių darbų nėra sunkus, tačiau visi jie užtrunka ilgiau, nei tikiesi, ir juos daug lengviau atlikti, kai tuo pat metu dar nereikia paleisti programos.

Vasara — ne prarastas laikas

Be pasiruošimo rugsėjui, yra ir kita priežastis įsitraukti jau dabar. Vasara nėra prarastas laikas sveikatingumui, ir laikyti ją tokiu būtų klaida. Tie, kurie vasarą bent šiek tiek juda, rugsėjį grįžta jau įsibėgėję, o ne pradeda nuo nulio. Lengvas, nespaudžiantis vasaros iššūkis — vandens gėrimo iššūkis, atostogoms pritaikytas žingsnių iššūkis su daug laisvų dienų ar privatus šeimos tipo renginys — padeda išlaikyti įsitraukimą tais mėnesiais, kai programa kitu atveju visiškai sustotų. Skaityk apie vandens gėrimą darbe ir peržiūrėk vasaros iššūkio planavimo vadovą.

Tai svarbu ir rudens startui. Visą vasarą ramiai veikusios programos dalyviai jau bus pasirengę pagrindiniam rugsėjo iššūkiui. Jei programa nutilo birželį, dėmesį teks patraukti iš naujo. Vasaros iššūkis neturi būti ambicingas — jo užduotis tiesiog palaikyti veiklą ir įprotį atsidaryti programėlę, tačiau jis gerokai palengvina rugsėjo startą.

Taigi vasaros planas iš tiesų apima du dalykus vienu metu: lengvą veiklą dabartiniam įsitraukimui išlaikyti ir pasirengimą didžiajam rudens startui. Abu geriausia suplanuoti kartu, birželį, kaip vieną sezoninį planą, o ne du atskirus skubius darbus.

Paprastas planas nuo vasaros iki rudens

Personalo vadovams, norintiems konkrečios struktūros, štai patikimas veiksmų planas.

Birželį pasirink rudens programos temą ir struktūrą, užsitikrink biudžetą bei vadovų palaikymą ir pradėk lengvą vasaros iššūkį, kad išlaikytum įsitraukimą. Liepą parenk visą komunikaciją ir supažindink komandų kapitonus su planu, o vasaros iššūkis tegu toliau vyksta fone. Rugpjūtį užbaik organizacinius darbus, suplanuok starto pranešimus ir ramiai palydėk vasarą žinodamas, kad viskas paruošta. Pirmą rugsėjo savaitę pradėk programą palankiausiu metu — kadangi viskas paruošta iš anksto, startas bus ramus, užtikrintas ir laiku, būtent tada, kai darbuotojai labiausiai pasirengę įsitraukti. Vėluoji? Štai kaip pradėti rugsėjo iššūkį per 48 valandas.

Tai ir yra visa paslaptis. Ne daugiau darbo, o anksčiau atliktas darbas. Bendras pastangų kiekis toks pat, kaip ir įprastai skubant rugpjūtį, tik darbai paskirstomi per ramias savaites, o ne suspaudžiami į kupinas panikos. O rezultatas pasiekia žmones būtent tada, kai gali turėti didžiausią poveikį.

Kiek kainuoja laukimas

Verta aiškiai įvardyti, kiek iš tiesų kainuoja laukimas, nes birželį žodžiai „susitvarkysime rugpjūtį“ atrodo nekalti, nors retai tokie būna. Laukti reiškia pradėti vėlai, kai galimybės jau blėsta, su paskubomis paruošta komunikacija ir tokiu biudžetu bei prizais, kokius pavyko gauti paskutinę minutę. Tai reiškia programą, įtraukiančią tik dalį žmonių, kuriuos galėjo įtraukti, nors naujos pradžios energija buvo čia pat ir liko neišnaudota. Ir tai reiškia, kad personalo komanda paskutines vasaros savaites praleidžia patirdama stresą, užuot pirmąsias vasaros savaites skyrusi planavimui.

Viso to galima išvengti. Rudens pradžia yra viena geriausių progų per visus sveikatingumo metus, o norint ja pasinaudoti tereikia šiek tiek įžvalgumo dabar. Birželį rugsėjis iš tiesų atrodo toli. Tačiau šis atstumas nėra priežastis atsipalaiduoti — tai priežastis veikti, nes planavimo ir starto laikotarpiai nesutampa, o tinkamas metas planuoti yra būtent dabar.

Jei svarstai, kaip sudėlioti sveikatingumo kalendorių nuo vasaros iki rudens, YuMuuv iššūkių formatų pasirinkimas apima visą šį laikotarpį — nuo lengvo vandens gėrimo ar atostogoms pritaikyto iššūkio, palaikančio įsitraukimą vasarą, iki komandų turnyrų, žingsnių iššūkių ir taškų rinkimo renginių, kurie taps stipriu pagrindiniu rugsėjo akcentu. Platforma — lengvoji dalis. Tikrą skirtumą lemia įžvalgumas pasiruošti dar vasaros pradžioje.

Nori pagalbos planuojant rudens programą? Užsisakyk YuMuuv demonstraciją.