September føles langt unna. Nettopp derfor bør HR starte nå.

Det er juni. Solen skinner, halve teamet er mentalt allerede på ferie, og september er et fjernt rykte et sted på den andre siden av sommeren. Det siste noen i HR tenker på akkurat nå, er høstens helse- og trivselsprogram. Det er nettopp det som er problemet, og nettopp derfor er dette tidspunktet å starte på.

Dette er mønsteret som går igjen i de fleste bedrifter. Sommeren glir forbi. Folk kommer tilbake i slutten av august, solbrune og litt motvillige. Den felles viljen til å komme tilbake til gode vaner er enorm en liten stund — september er det egentlige nyttåret for alle som noen gang har gått på skole — og så må HR, som ikke var forberedt, haste i gang med å sette sammen noe. Innen høstens utfordring faktisk starter, er det oktober, motivasjonsbølgen har lagt seg, og programmet får bare en brøkdel av den oppslutningen det kunne ha fått. Muligheten lå der tidlig i september, men bedriften gikk glipp av den fordi ingen planla i juni.

Denne artikkelen er et argument for å gjøre det lite glamorøse: bruke litt tid i sommer på å forberede høsten, slik at programmet allerede er på plass når alle kommer tilbake og er klare for aktivitet.

Derfor er september årets viktigste mulighet for helse og trivsel

Januar får all oppmerksomheten, men september er faktisk et enda bedre tidspunkt for å endre vaner, og årsaken er psykologisk. Forskerne kaller det nystarteffekten — tendensen til å jobbe mer energisk mot mål på tidspunkter som føles som en ny begynnelse. Nytt år, ny måned, ny uke, fødselsdager. I store deler av den industrialiserte verden er september den sterkeste nystarten utenom januar, fordi vi gjennom flere tiår har lært at slutten på sommeren betyr en retur til struktur, rutiner og innsats. Den opprinnelige studien, Dai, Milkman og Riis (2014), viste at folk er mer tilbøyelige til å jobbe mot mål etter slike merkepunkter.

Folk kommer tilbake fra sommerferien klare for en ny start. De har hvilt, de har ofte kommet litt ut av de gode vanene i ferien, og de kjenner behovet for å komme i gang igjen. Det at alle er i samme situasjon, betyr også mye — alle kommer tilbake samtidig, så de sosiale forutsetningene for en felles innsats er uvanlig gode. En helse- og trivselsutfordring som starter i første eller andre uke av september, slår inn en åpen dør. En utfordring som starter i oktober, banker på en dør som allerede har lukket seg.

Haken er at programmet må være klart før muligheten oppstår. Og den oppstår i det øyeblikket folk er tilbake ved skrivebordet. Det betyr at planleggingen må skje i løpet av sommeren, når ingen har lyst til å planlegge. Bedriftene som lykkes med engasjementet om høsten, er de som gjorde det kjedelige arbeidet i juni og juli.

Hva det egentlig betyr å «starte nå»

Å starte nå betyr ikke å lansere noe nå. Det betyr å ta planleggingen, beslutningene og forarbeidet i sommerroen, slik at oppstarten tidlig i september bare krever et tastetrykk i stedet for et skippertak. Her er det helt konkret verdt å få på plass før ferien tar all oppmerksomheten.

Bestem først hvordan høstprogrammet skal se ut. Skal det være én stor hovedutfordring eller en serie? Hva er temaet — tilbake til rutinene, en lagturnering eller et steg nærmere et mål for årsslutt? Tar du denne beslutningen i juni, når du har mentalt overskudd til å tenke strategisk i stedet for å bare reagere, blir programmet langt bedre enn om du bestemmer deg under tidspress i slutten av august. Trenger du et utgangspunkt? Se kvartalsplanen med fire utfordringer, utfordringskalenderen for 12 måneder, eller bygg kalenderen din på tilbakemeldinger fra de ansatte.

Sørg deretter for å få på plass alt som tar tid. Budsjettgodkjenning, premier, støtte fra ledelsen eller tid til lanseringen på et allmøte. Dette er nettopp de tingene som tar uker å ordne, og som blir umulige å få raskt på plass når halvparten av lederne som skal godkjenne, selv er på ferie. Får du dette avklart nå, slipper du panikken i august.

Forbered så kommunikasjonen. Lanseringse-posten, smakebiten, de interne kunngjøringene og informasjonen til lagkapteinene. Skriver du dette i sommerroen, blir det gjennomarbeidet i stedet for forhastet. Og når september kommer, handler lanseringen faktisk bare om å trykke på send. Forskjellen mellom en lansering som har ligget klar lenge, og en som er satt sammen kvelden før, er synlig for alle som mottar den. I YuMuuv kan du skrive kunngjøringer på forhånd og planlegge publisering i lanseringsuken.

Til slutt må plattformen og det praktiske på plass. Hvis du skal ha lagbaserte utfordringer, bestem hvordan lagene skal settes sammen. Hvis noen skal bruke verktøyet for første gang, gjør kontoene og introduksjonen klare. Ingenting av dette er vanskelig, men alt tar lengre tid enn du tror, og alt er langt enklere når du ikke samtidig prøver å lansere.

Sommeren er ikke dødtid

Det finnes en annen grunn til å skape engasjement nå, utover å forberede september. Sommeren er ikke en tapt periode for helse og trivsel, og det er feil å behandle den som det. De som holder seg litt i aktivitet gjennom sommeren, er de som kommer tilbake i september med god flyt i stedet for å starte fra null. En enkel sommerutfordring uten prestasjonspress — en utfordring om å drikke nok vann, en ferievennlig skrittutfordring med romslig adgang til å stå over dager, eller et privat arrangement for familien — holder litt av engasjementet i live gjennom månedene der programmet ellers ville ha stoppet helt opp. Se nok væske på jobb og guiden til planlegging av sommerutfordringer.

Dette har også betydning for høstlanseringen. Et program som har gått rolig og jevnt gjennom hele sommeren, har allerede interesserte deltakere når hovedutfordringen lanseres i september. Et program som ble stille i juni, må vinne oppmerksomheten tilbake fra bunnen av. Sommerutfordringen trenger ikke å være ambisiøs — oppgaven er bare å holde aktiviteten i gang og bevare vanen med å åpne appen — men den gjør det betydelig enklere å komme i gang igjen i september.

Sommerplanen handler altså om to ting samtidig: et enkelt tiltak for å opprettholde engasjementet nå, og forarbeidet til høstens store satsing. Begge deler planlegges best sammen, i juni, som én samlet sesongplan i stedet for to separate skippertak.

En enkel tidsplan fra sommer til høst

For HR-lederen som ønsker en konkret plan, er dette en tidslinje som fungerer godt.

I juni bestemmer du tema og struktur for høstprogrammet, sikrer budsjett og støtte fra ledelsen, og starter en enkel sommerutfordring for å holde engasjementet oppe. I juli lager du utkast til all kommunikasjon og informerer eventuelle lagkapteiner, mens sommerutfordringen går i bakgrunnen. I august får du det siste praktiske på plass, planlegger utsendingene til lanseringen og lar sommeren gå mot slutten i visshet om at alt er klart. I den første uken av september lanserer du mens muligheten er der — og fordi alt var forberedt på forhånd, blir oppstarten rolig, trygg og til rett tid, akkurat når de ansatte er mest mottakelige. Sent ute? Slik lanserer du en septemberutfordring på 48 timer.

Det er hele hemmeligheten. Ikke mer arbeid, bare tidligere arbeid. Den samlede innsatsen er den samme som i det vanlige augustskippertaket. Den er bare fordelt over de rolige ukene i stedet for å presses inn i de hektiske, og resultatet treffer akkurat når det har størst effekt.

Prisen for å vente

Det er verdt å sette ord på hva det faktisk koster å vente, for «vi ordner det i august» høres harmløst ut i juni, men er det sjelden. Å vente betyr sen lansering mens muligheten er i ferd med å forsvinne, med forhastet kommunikasjon og det budsjettet og de premiene du klarte å skaffe på kort varsel. Det betyr et program som engasjerer en brøkdel av dem det kunne ha engasjert, i et år der energien til en ny start lå klar, men ikke ble brukt. Og det betyr at HR-teamet bruker de siste sommerukene på å stresse i stedet for å bruke de første på å planlegge.

Ingenting av dette er nødvendig. Høstens mulighetsvindu er et av de beste gjennom hele året for helse- og trivselsarbeidet, og det krever ikke mer enn litt forutseenhet nå å utnytte det. September føles virkelig langt unna i juni. Den avstanden er ikke en grunn til å ta det med ro — den er grunnen til å handle, fordi tiden for planlegging og tiden for lansering ikke overlapper, og tiden for planlegging er akkurat nå.

Hvis du lurer på hvordan du skal legge opp helse- og trivselskalenderen fra sommer til høst, dekker YuMuuvs ulike utfordringsformater hele perioden — fra en enkel utfordring om å drikke nok vann eller en ferievennlig utfordring som holder engasjementet oppe gjennom sommeren, til lagturneringer, skrittutfordringer og poengbaserte arrangementer som gir september en sterk hovedsatsing. Plattformen er den enkle delen. Det som utgjør forskjellen, er å tenke fremover og få den på plass tidlig på sommeren.

Vil du ha hjelp til å planlegge høstprogrammet? Bestill en YuMuuv-demo.