September føles langt væk. Netop derfor bør HR starte nu

Det er juni. Solen skinner, halvdelen af teamet er mentalt allerede på ferie, og september er et fjernt rygte et sted på den anden side af sommeren. Det sidste, der står i nogen HR-kalender lige nu, er efterårets trivselsprogram. Og det er netop problemet – og netop derfor er det nu, du skal starte.

Her er det mønster, der udspiller sig i de fleste virksomheder. Sommeren glider forbi. Folk kommer tilbage sidst i august, solbrune og en smule modvillige. Den fælles beslutsomhed om at komme tilbage til gode vaner er kortvarigt enorm – september er det egentlige nytår for alle, der nogensinde har gået i skole – og så må HR, der er taget på sengen, skynde sig at strikke noget sammen. Når efterårsudfordringen faktisk lanceres, er det oktober, motivationsbølgen er brudt, og programmet lander med en brøkdel af den energi, det kunne have haft. Vinduet stod åbent i starten af september, og virksomheden missede det, fordi ingen planlagde i juni.

Denne artikel argumenterer for at gøre det uglamourøse: at bruge lidt tid denne sommer på at forberede efteråret, så programmet allerede står klar til at tage imod alle, når de kommer tilbage klar til at bevæge sig.

Hvorfor september er årets vigtigste vindue for trivsel

Januar får al opmærksomheden, men september er i det stille det stærkeste øjeblik for adfærdsændring, og grunden er psykologisk. Forskere kalder det fresh start-effekten – tendensen til, at folk forfølger mål med mere energi på tidspunkter, der føles som nye begyndelser. Nyt år, ny måned, ny uge, fødselsdage. For det meste af den vestlige verden er september den stærkeste nye start uden for januar på grund af årtiers betingning om, at sommerens afslutning betyder en tilbagevenden til struktur, rutine og indsats. Den oprindelige forskning, Dai, Milkman og Riis (2014), viste, at folk er mere tilbøjelige til at forfølge mål efter disse milepæle.

Folk kommer tilbage fra sommerferien klar. De har hvilet, de er ofte gledet ud af deres gode vaner i pausen, og de mærker trangen til at nulstille. Det fælles ved det betyder også noget – alle vender tilbage på én gang, så de sociale betingelser for en fælles indsats er usædvanligt stærke. En wellness-udfordring, der lanceres i første eller anden uge af september, skubber til en åben dør. En udfordring, der lanceres i oktober, skubber til en dør, der allerede er smækket i.

Hagen er, at for at gribe vinduet skal programmet være klar, før vinduet åbner. Og vinduet åbner, i det øjeblik folk er tilbage ved skrivebordene, hvilket betyder, at planlægningen skal ske i løbet af sommeren, hvor ingen har lyst til at planlægge. De virksomheder, der rammer plet med efterårets engagement, er dem, der gjorde det kedelige arbejde i juni og juli.

Hvad "start nu" egentlig betyder

At starte nu betyder ikke at lancere noget nu. Det betyder at lave planlægningen, beslutningerne og forarbejdet i sommerens ro, så lanceringen er et tryk på en knap i starten af september i stedet for et hastværk. Konkret er her det, der er værd at få gjort, før ferierne opsluger alles opmærksomhed.

For det første: beslut formen på efterårsprogrammet. Er det én flagskibsudfordring eller en serie? Hvad er temaet – en tilbage-til-rutinen-nulstilling, en holdturnering, en optrapning mod et mål ved årets udgang? At træffe den beslutning i juni, hvor du har det mentale overskud til at tænke strategisk i stedet for reaktivt, giver et langt bedre program end at beslutte det under tidspres sidst i august. Brug for et udgangspunkt? Se kvartalsplanen med fire udfordringer, udfordringskalenderen for 12 måneder, eller byg din kalender ud fra medarbejdernes feedback.

For det andet: sikr alt, der kræver tid. Budgetgodkendelse, præmier, enhver ledelsesopbakning eller taletid på et fællesmøde, du ønsker til lanceringen. Det er netop de ting, der tager uger at arrangere, og som bliver umulige at ordne hurtigt, når halvdelen af de godkendende ledere selv er på ferie. At låse dem fast nu fjerner panikken i august.

For det tredje: forbered kommunikationen. Lanceringsmailen, teaseren, de interne meddelelser, briefingerne til holdkaptajnerne. At skrive dem i sommerens ro betyder, at de bliver gode i stedet for hastede, og det betyder, at når september kommer, er lanceringen reelt bare et spørgsmål om at trykke send. Forskellen på en lancering, der har ligget klar, og en lancering, der stykkes sammen aftenen før, er synlig for alle, der modtager den. I YuMuuv kan du skrive meddelelser på forhånd og planlægge dem til lanceringsugen.

For det fjerde: gør platformen og logistikken klar. Hvis du afholder holdbaserede udfordringer, så beslut holdstrukturen. Hvis du introducerer nogen nye for værktøjet, så gør konti og onboarding klar. Intet af det er svært, men det tager alt sammen længere tid, end man tror, og det er alt sammen langt lettere at gøre, når du ikke samtidig prøver at lancere.

Selve sommeren er ikke død tid

Der er en anden grund til at engagere sig nu ud over at forberede september. Sommeren er ikke tabt for trivslen, og at behandle den sådan er en fejl. De, der holder sig i gang i et vist omfang hen over sommeren, er dem, der vender tilbage i september med momentum frem for fra stillestående. En let sommerudfordring uden pres – en væskeudfordring, en feriefleksibel skridtudfordring med generøse fridage, et privat arrangement i familiestil – holder en tråd af engagement i live gennem de måneder, hvor programmet ellers ville gå helt i sort. Se væske på arbejdet og guiden til planlægning af sommerudfordringer.

Det betyder også noget for efterårslanceringen. Et program, der stille og roligt har kørt hele sommeren, har et varmt publikum at lancere septembers flagskib for. Et program, der gik i stå i juni, skal genvinde opmærksomheden fra bunden. Sommerudfordringen behøver ikke være ambitiøs – dens opgave er bare at holde lyset tændt og vanen med at åbne appen i live – men dens tilstedeværelse gør septembers genlancering markant lettere.

Så sommerplanen er i virkeligheden to ting på én gang: et let greb for at holde engagementet nu og forarbejdet til det store efterårsfremstød. Begge dele besluttes bedst sammen, i juni, som én sæsonplan i stedet for to separate hastværk.

En enkel tidsplan fra sommer til efterår

Til HR-lederen, der vil have en konkret form, er her en tidsplan, der virker gang på gang.

I juni: beslut efterårsprogrammets tema og struktur, sikr budget og ledelsesopbakning, og lancér en let sommerudfordring for at holde engagementet varmt. I juli: skriv al kommunikation, og brief eventuelle holdkaptajner, mens sommerudfordringen kører i baggrunden. I august: færdiggør logistikken, planlæg lanceringskommunikationen, og lad sommeren ebbe ud med vished om, at alt er klar. I første uge af september: lancér ind i det åbne vindue – og fordi alt var forberedt på forhånd, er lanceringen rolig, selvsikker og til tiden, præcis når medarbejderne er mest klar til at reagere. Kommet sent i gang? Her kan du se, hvordan du lancerer en septemberudfordring på 48 timer.

Det er hele hemmeligheden. Ikke mere arbejde, bare tidligere arbejde. Den samlede indsats er den samme som det sædvanlige hastværk i august; den er blot fordelt på de rolige uger i stedet for at blive presset sammen i de panikslagne, og resultatet lander præcis i det øjeblik, hvor det har størst effekt.

Prisen for at vente

Det er værd at sætte ord på, hvad det faktisk koster at vente, for "det ordner vi i august" føles harmløst i juni og er det sjældent. At vente betyder at lancere sent, ind i et vindue, der lukker, med hastet kommunikation og det budget og de præmier, du kunne skrabe sammen med kort varsel. Det betyder et program, der engagerer en brøkdel af dem, det kunne have nået, i et år, hvor nystartsenergien lå klar og ikke blev brugt. Og det betyder et HR-team, der bruger sommerens sidste uger på at være stresset i stedet for at bruge sommerens første uger på at planlægge.

Intet af det er nødvendigt. Efterårsvinduet er en af de bedste muligheder i hele trivselsåret, og at gribe det koster ikke andet end lidt fremsyn nu. September føles virkelig langt væk i juni. Den afstand er ikke en grund til at slappe af – den er grunden til at handle, fordi planlægningsvinduet og lanceringsvinduet ikke overlapper, og planlægningsvinduet er åbent lige nu.

Hvis du overvejer, hvordan du skal strukturere din trivselskalender fra sommer til efterår, dækker YuMuuvs udvalg af udfordringsformater hele buen – en let væske- eller feriefleksibel udfordring, der holder engagementet gennem sommeren, og de holdturneringer, skridtudfordringer og pointbaserede arrangementer, der giver et stærkt flagskib i september. Platformen er den lette del. Fremsynet til at sætte det op tidligt på sommeren er det, der gør forskellen.

Vil du have hjælp til at planlægge dit efterårsprogram? Book en YuMuuv-demo.