September virðist langt undan. Einmitt þess vegna ætti mannauðsteymið að byrja núna.

Það er júní. Sólin skín, hálft teymið er þegar komið í frí í huganum og september er fjarlægur orðrómur einhvers staðar hinum megin við sumarið. Heilsuefling haustsins er það síðasta sem mannauðsteymið er að hugsa um núna. Þar liggur einmitt vandinn — og ástæðan fyrir því að rétti tíminn til að byrja er núna.

Svona gengur þetta fyrir sig hjá flestum fyrirtækjum. Sumarið líður hjá. Fólk kemur aftur seint í ágúst, sólbrúnt og dálítið tregt til. Sameiginlegur ásetningur um að komast aftur í góðar venjur er gríðarlegur í stutta stund — september er hin raunverulegu áramót fyrir alla sem hafa einhvern tíma gengið í skóla — og þá fer mannauðsteymið, sem var óviðbúið, á fullt við að setja eitthvað saman. Þegar haustáskorunin fer loksins af stað er kominn október, hvatningarbylgjan er gengin yfir og verkefnið fær aðeins brot af þeim krafti sem það hefði getað fengið. Tækifærið gafst í byrjun september en fyrirtækið missti af því vegna þess að enginn skipulagði neitt í júní.

Þessi grein mælir með því að gera það sem er kannski ekki sérlega spennandi: að verja smá tíma í sumar í að undirbúa haustið svo að þegar allir snúa aftur, tilbúnir að hreyfa sig, bíði verkefnið þeirra.

Af hverju september er mikilvægasti tíminn fyrir heilsueflingu

Janúar fær alla athyglina en september er í raun enn betri tími til að breyta hegðun og ástæðan er sálfræðileg. Rannsakendur kalla þetta áhrif nýs upphafs — tilhneigingu fólks til að sækjast af meiri krafti eftir markmiðum á tímamótum sem virðast marka nýtt upphaf. Nýtt ár, nýr mánuður, ný vika, afmæli. Í flestum þróuðum ríkjum er september sterkasta nýja upphafið utan janúar, enda hefur fólk í áratugi vanist því að sumarlok þýði afturhvarf til skipulags, rútínu og vinnusemi. Upprunalega rannsóknin, Dai, Milkman og Riis (2014), sýndi að fólk er líklegra til að vinna að markmiðum sínum eftir slík tímamót.

Fólk kemur tilbúið til baka úr sumarfríi. Það hefur hvílst, oft slakað á góðu venjunum í fríinu og finnur þörf fyrir að byrja upp á nýtt. Það skiptir líka máli að allir standa í þessu saman — allir snúa aftur á sama tíma og því eru félagslegar forsendur fyrir sameiginlegu átaki óvenju sterkar. Heilsueflingaráskorun sem hefst í fyrstu eða annarri viku september nýtur meðbyrs. Áskorun sem hefst í október mætir hins vegar lokuðum dyrum.

Hængurinn er sá að til að nýta þetta tækifæri þarf verkefnið að vera tilbúið áður en það gefst. Og tækifærið gefst um leið og fólk er komið aftur að skrifborðinu. Skipulagningin þarf því að fara fram yfir sumarið, þegar engan langar að skipuleggja neitt. Fyrirtækin sem ná góðri þátttöku á haustin eru þau sem unnu óspennandi undirbúningsvinnuna í júní og júlí.

Hvað felst í því að „byrja núna“?

Að byrja núna þýðir ekki að hrinda einhverju af stað strax. Það þýðir að skipuleggja, taka ákvarðanir og leggja grunninn í rólegheitum yfir sumarið svo að í byrjun september þurfi aðeins að ýta á hnapp í stað þess að rjúka af stað á síðustu stundu. Hér er það sem borgar sig að klára áður en sumarfríin taka yfir alla athygli.

Í fyrsta lagi skaltu ákveða fyrirkomulag haustverkefnisins. Verður ein stór áskorun eða röð áskorana? Hvert verður þemað — að komast aftur í rútínu, liðakeppni eða skref í átt að markmiði fyrir árslok? Að taka þessa ákvörðun í júní, þegar þú hefur svigrúm til að hugsa fram í tímann frekar en að bregðast við aðstæðum, skilar miklu betra verkefni en ákvörðun sem tekin er undir tímapressu seint í ágúst. Vantar þig hugmynd til að byrja á? Skoðaðu ársfjórðungsáætlunina með fjórum áskorunum, 12 mánaða áskoranadagatalið eða settu saman dagatal út frá ábendingum starfsfólks.

Í öðru lagi skaltu tryggja allt sem þarf fyrirvara. Samþykki fyrir fjármagni, verðlaun, stuðning stjórnenda eða tíma á starfsmannafundi fyrir kynninguna. Þetta er einmitt það sem tekur margar vikur að ganga frá og verður ómögulegt að redda í flýti þegar helmingur stjórnendanna sem þurfa að samþykkja hlutina er sjálfur í fríi. Með því að ganga frá þessu núna losnarðu við ágúststressið.

Í þriðja lagi skaltu undirbúa kynninguna. Upphafspóstinn, stutta forsmekkinn, innri tilkynningar og leiðbeiningar fyrir liðsstjóra. Ef þetta er skrifað í rólegheitum yfir sumarið verður útkoman vönduð frekar en unnin í flýti og þegar september rennur upp þarf í raun bara að ýta á senda. Allir sem fá kynninguna sjá muninn á því hvort hún hefur beðið tilbúin eða verið sett saman kvöldið áður. Í YuMuuv geturðu skrifað tilkynningar fyrir fram og tímasett þær fyrir upphafsvikuna.

Í fjórða lagi skaltu gera appið og framkvæmdina klára. Ef áskoranirnar eru liðakeppni skaltu ákveða liðaskiptinguna. Ef einhver er að nota appið í fyrsta sinn skaltu undirbúa aðganga og fyrstu skrefin. Ekkert af þessu er erfitt en allt tekur það lengri tíma en búist er við og allt er miklu auðveldara þegar þú ert ekki líka að reyna að koma verkefninu af stað.

Sumarið sjálft er ekki dauður tími

Það er önnur ástæða til að hefjast handa núna, fyrir utan undirbúninginn fyrir september. Sumarið er ekki tapaður tími fyrir heilsueflingu og það eru mistök að líta þannig á það. Þau sem halda einhverri hreyfingu við yfir sumarið koma aftur í september með skriðþunga í stað þess að þurfa að byrja frá grunni. Létt sumaráskorun án mikillar pressu — vatnsdrykkjuáskorun, skrefaáskorun sem hentar í fríinu og býður upp á marga hvíldardaga eða lokaður viðburður fyrir fjölskylduna — heldur þátttökunni gangandi þá mánuði sem verkefnið myndi annars liggja alveg niðri. Sjá vatnsdrykkju í vinnunni og leiðbeiningar um skipulagningu sumaráskorana.

Þetta skiptir líka máli fyrir upphaf haustverkefnisins. Verkefni sem hefur gengið hljóðlega yfir allt sumarið hefur þegar áhugasaman hóp þegar stóra septemberáskorunin hefst. Verkefni sem þagnaði í júní þarf að ná athyglinni aftur frá grunni. Sumaráskorunin þarf ekki að vera metnaðarfull — hlutverk hennar er bara að halda starfseminni gangandi og viðhalda vananum að opna appið — en hún gerir endurkomuna í september mun auðveldari.

Sumaráætlunin er því í raun tvennt í senn: létt verkefni sem viðheldur þátttöku núna og undirbúningur fyrir stóra haustátakið. Best er að ákveða hvort tveggja saman í júní, sem eina árstíðabundna áætlun frekar en tvö aðskilin verkefni á síðustu stundu.

Einföld tímalína frá sumri til hausts

Fyrir mannauðsstjórann sem vill skýran ramma er hér tímalína sem hefur reynst vel.

Í júní velurðu þema og fyrirkomulag haustverkefnisins, tryggir fjármagn og stuðning og setur af stað létta sumaráskorun til að halda áhuganum við. Í júlí semurðu allt kynningarefni og upplýsir liðsstjóra á meðan sumaráskorunin gengur sinn gang í bakgrunni. Í ágúst gengurðu frá framkvæmdaratriðum, tímasetur kynninguna og leyfir sumrinu að líða undir lok í þeirri vissu að allt sé tilbúið. Í fyrstu viku september nýtirðu svo tækifærið og hrindir verkefninu af stað — og þar sem allt var undirbúið fyrir fram verður upphafið rólegt, öruggt og á réttum tíma, einmitt þegar starfsfólkið er tilbúnast til að taka þátt. Ertu seint á ferð? Hér sérðu hvernig hægt er að setja septemberáskorun af stað á 48 klukkustundum.

Þetta er allt leyndarmálið. Ekki meiri vinna, bara vinna sem hefst fyrr. Heildarvinnan er sú sama og í venjulegu ágústörtröðinni. Henni er einfaldlega dreift yfir rólegu vikurnar í stað þess að þjappa henni inn í þær stressandi og útkoman skilar sér á nákvæmlega þeim tíma þegar hún hefur mest áhrif.

Hvað kostar að bíða?

Það er þess virði að nefna hvað það kostar í raun að bíða, því „við græjum þetta í ágúst“ hljómar meinlaust í júní en er það sjaldnast. Biðin þýðir að verkefnið fer seint af stað, þegar tækifærið er að renna út, með kynningu sem unnin er í flýti og því fjármagni og þeim verðlaunum sem tókst að útvega með stuttum fyrirvara. Hún þýðir verkefni sem nær aðeins til brots af þeim sem það hefði getað virkjað, þrátt fyrir að krafturinn sem fylgir nýju upphafi hafi verið til staðar og beðið þess að vera nýttur. Og hún þýðir að mannauðsteymið eyðir síðustu vikum sumarsins í streitu í stað þess að nýta fyrstu vikurnar í skipulagningu.

Ekkert af þessu er nauðsynlegt. Haustið býður upp á eitt besta tækifæri ársins til heilsueflingar og til að nýta það þarf aðeins smá fyrirhyggju núna. September virðist sannarlega langt undan í júní. Sú fjarlægð er ekki ástæða til að slaka á — hún er ástæðan til að bregðast við, því rétti tíminn til að skipuleggja og rétti tíminn til að hefja verkefnið fara ekki saman. Og rétti tíminn til að skipuleggja er einmitt núna.

Ef þú ert að velta fyrir þér hvernig eigi að skipuleggja heilsueflingu frá sumri til hausts nær úrval áskorana í YuMuuv yfir allt tímabilið — létt vatnsdrykkjuáskorun eða áskorun sem hentar í fríinu til að viðhalda þátttöku yfir sumarið, og liðakeppnir, skrefaáskoranir og stigakeppnir sem mynda sterkan kjarna í september. Appið er auðveldi hlutinn. Fyrirhyggjan við að setja það upp snemma sumars er það sem gerir gæfumuninn.

Viltu aðstoð við að skipuleggja haustverkefnið? Bókaðu kynningu á YuMuuv.