Septembrie pare departe. Tocmai de aceea, HR-ul ar trebui să înceapă acum.

Este iunie. Soarele strălucește, jumătate din echipă este deja cu gândul la vacanță, iar septembrie pare un zvon îndepărtat, undeva dincolo de vară. Ultimul lucru de pe agenda HR în acest moment este programul de stare de bine pentru toamnă. Ceea ce este exact problema și exact motivul pentru care acum este momentul să începi.

Iată scenariul care se repetă în majoritatea companiilor. Vara trece pe nesimțite. Oamenii se întorc la sfârșitul lui august, bronzați și fără prea mult chef. Dorința colectivă de a reveni la obiceiuri bune este, pentru scurt timp, uriașă — septembrie este adevăratul început de an pentru oricine a fost vreodată la școală — iar apoi HR-ul, luat pe nepregătite, încearcă să organizeze ceva în grabă. Până când provocarea de toamnă este lansată efectiv, vine octombrie, valul de motivație a trecut, iar programul pornește cu mult mai puțină energie decât ar fi putut avea. Oportunitatea era acolo la începutul lui septembrie, dar compania a ratat-o pentru că nimeni nu a făcut planuri în iunie.

Acest articol pledează pentru un lucru deloc spectaculos: să aloci puțin timp vara aceasta pentru a pregăti toamna, astfel încât, atunci când toată lumea revine cu chef de mișcare, programul să fie deja gata să îi întâmpine.

De ce septembrie este momentul-cheie al anului pentru starea de bine

Ianuarie primește toată atenția, dar septembrie este, discret, un moment mai puternic pentru schimbarea comportamentelor, iar explicația este psihologică. Cercetătorii îl numesc efectul unui nou început — tendința oamenilor de a-și urmări obiectivele cu mai multă energie în momentele percepute ca noi începuturi. Un an nou, o lună nouă, o săptămână nouă, zile de naștere. În cea mai mare parte a lumii dezvoltate, septembrie este cel mai puternic nou început după ianuarie, datorită asocierii formate de-a lungul deceniilor dintre sfârșitul verii și revenirea la structură, rutină și efort. Studiul inițial, realizat de Dai, Milkman și Riis (2014), a constatat că oamenii sunt mai predispuși să își urmărească obiectivele după aceste repere.

Oamenii se întorc din vacanța de vară pregătiți pentru schimbare. S-au odihnit, adesea și-au neglijat obiceiurile bune în timpul pauzei și simt nevoia să o ia de la capăt. Contează și dimensiunea colectivă — toată lumea revine în același timp, așa că premisele sociale pentru un efort comun sunt neobișnuit de favorabile. O provocare de stare de bine lansată în prima sau a doua săptămână din septembrie găsește o ușă deschisă. Una lansată în octombrie bate la o ușă care s-a închis deja.

Problema este că, pentru a profita de această oportunitate, programul trebuie să fie gata înainte ca ea să apară. Iar oportunitatea apare în momentul în care oamenii se întorc la birouri, ceea ce înseamnă că planificarea trebuie făcută vara, când nimeni nu are chef de planuri. Companiile care reușesc să își implice angajații toamna sunt cele care au făcut munca mai puțin interesantă în iunie și iulie.

Ce înseamnă, de fapt, „să începi acum”

Să începi acum nu înseamnă să lansezi ceva acum. Înseamnă să te ocupi de planificare, decizii și pregătiri în liniștea verii, astfel încât lansarea de la începutul lui septembrie să se rezume la o apăsare de buton, nu la o cursă contra cronometru. Concret, iată ce merită rezolvat înainte ca vacanțele să acapareze atenția tuturor.

Mai întâi, stabilește forma programului de toamnă. Va fi o singură provocare principală sau o serie? Care este tema — revenirea la rutină, un turneu pe echipe, un pas înainte către un obiectiv de final de an? Dacă iei această decizie în iunie, când ai răgaz să gândești strategic, nu doar să reacționezi, vei obține un program mult mai bun decât dacă o iei sub presiunea timpului, la sfârșitul lui august. Ai nevoie de un punct de plecare? Consultă planul trimestrial cu patru provocări, calendarul de provocări pe 12 luni sau construiește-ți calendarul pornind de la feedbackul angajaților.

În al doilea rând, asigură tot ce necesită timp de pregătire. Aprobarea bugetului, premiile, sprijinul conducerii sau timpul alocat într-o ședință cu toată compania pentru lansare. Acestea sunt exact lucrurile a căror organizare durează săptămâni și care devin imposibil de rezolvat rapid atunci când jumătate dintre managerii care trebuie să le aprobe sunt și ei în concediu. Dacă le stabilești de acum, scapi de panica din august.

În al treilea rând, pregătește comunicarea. E-mailul de lansare, mesajul de anticipare, anunțurile interne, instrucțiunile pentru căpitanii de echipă. Dacă le scrii în liniștea verii, vor fi bine făcute, nu pregătite în grabă, iar când vine septembrie, lansarea chiar se va rezuma la apăsarea butonului de trimitere. Diferența dintre o lansare pregătită din timp și una pusă la punct în seara dinainte este vizibilă pentru toți cei care primesc mesajele. În YuMuuv poți scrie anunțuri din timp și le poți programa pentru săptămâna lansării.

În al patrulea rând, pregătește platforma și logistica. Dacă organizezi provocări pe echipe, stabilește structura echipelor. Dacă cineva folosește instrumentul pentru prima dată, pregătește conturile și procesul de familiarizare. Nimic din toate acestea nu este greu, dar totul durează mai mult decât te aștepți și este mult mai ușor de făcut atunci când nu încerci, în același timp, să și lansezi programul.

Nici vara nu este timp pierdut

Există și un al doilea motiv pentru a te implica acum, dincolo de pregătirile pentru septembrie. Vara nu este o perioadă pierdută pentru starea de bine, iar să o tratezi astfel este o greșeală. Cei care continuă să facă puțină mișcare vara sunt cei care revin în septembrie cu elan, în loc să pornească de la zero. O provocare lejeră de vară, fără presiune — o provocare de hidratare, una de pași adaptată vacanțelor, cu suficiente zile de pauză, sau un eveniment privat, ca în familie — păstrează un fir de implicare în lunile în care programul ar dispărea altfel complet din peisaj. Consultă articolul despre hidratarea la locul de muncă și ghidul de planificare a provocărilor de vară.

Acest lucru contează și pentru lansarea din toamnă. Un program care a continuat discret pe tot parcursul verii are deja un public receptiv pentru provocarea principală din septembrie. Un program care a intrat în tăcere în iunie trebuie să recâștige atenția de la zero. Provocarea de vară nu trebuie să fie ambițioasă — rolul ei este doar să mențină activitatea și obiceiul de a deschide aplicația — dar prezența ei face relansarea din septembrie mult mai ușoară.

Așadar, planul de vară înseamnă de fapt două lucruri deodată: o abordare lejeră pentru a menține implicarea acum și pregătirea inițiativei de amploare din toamnă. Cel mai bine este să le stabilești împreună, în iunie, ca un singur plan sezonier, nu ca două curse separate contra cronometru.

Un calendar simplu din vară până în toamnă

Pentru liderul HR care vrea un plan concret, iată un calendar care funcționează constant.

În iunie, stabilește tema și structura programului de toamnă, asigură bugetul și sprijinul necesar și lansează o provocare lejeră de vară pentru a menține implicarea. În iulie, redactează toate mesajele și instruiește căpitanii de echipă, în timp ce provocarea de vară continuă în fundal. În august, pune la punct logistica, programează mesajele de lansare și lasă vara să se încheie știind că totul este pregătit. În prima săptămână din septembrie, lansează programul cât timp oportunitatea este încă deschisă — și, pentru că totul a fost pregătit din timp, lansarea va fi calmă, sigură și la timp, exact când angajații sunt cei mai receptivi. Ai rămas în urmă? Iată cum să lansezi o provocare pentru septembrie în 48 de ore.

Acesta este tot secretul. Nu mai multă muncă, ci muncă făcută mai devreme. Efortul total este același ca în obișnuita agitație din august; doar că este distribuit de-a lungul săptămânilor liniștite, nu înghesuit în cele de panică, iar rezultatul apare exact în momentul în care are cel mai mare impact.

Costul amânării

Merită să spunem clar cât costă, de fapt, amânarea, pentru că „rezolvăm în august” pare inofensiv în iunie, dar rareori este. Amânarea înseamnă o lansare târzie, când oportunitatea începe să dispară, cu mesaje pregătite în grabă și cu bugetul și premiile pe care ai reușit să le aduni pe ultima sută de metri. Înseamnă un program care implică doar o parte dintre oamenii pe care i-ar fi putut atrage, într-un an în care energia unui nou început era la îndemână și a rămas nefolosită. Și înseamnă o echipă HR care își petrece ultimele săptămâni de vară în stres, în loc să le fi dedicat pe primele planificării.

Nimic din toate acestea nu este necesar. Toamna oferă una dintre cele mai bune oportunități din întregul an pentru starea de bine, iar ca să profiți de ea ai nevoie doar de puțină anticipare acum. Septembrie chiar pare departe în iunie. Dar distanța aceasta nu este un motiv să stai liniștit — este motivul să acționezi, pentru că perioada de planificare și cea de lansare nu se suprapun, iar perioada de planificare este chiar acum.

Dacă te gândești cum să îți structurezi calendarul de stare de bine din vară până în toamnă, gama de formate de provocări YuMuuv acoperă întreaga perioadă — o provocare lejeră de hidratare sau una adaptată vacanțelor pentru a menține implicarea pe parcursul verii, apoi turnee pe echipe, provocări de pași și evenimente pe bază de puncte care pot deveni inițiativa principală din septembrie. Platforma este partea simplă. Ceea ce face diferența este să te gândești din timp și să pregătești totul la începutul verii.

Vrei ajutor pentru a-ți planifica programul de toamnă? Programează o demonstrație YuMuuv.