ספטמבר מרגיש רחוק. בדיוק בגלל זה כדאי למשאבי אנוש להתחיל עכשיו.

עכשיו יוני. השמש זורחת, חצי מהצוות כבר בחופשה בראש, וספטמבר הוא שמועה רחוקה אי־שם בצד השני של הקיץ. הדבר האחרון שמופיע כרגע ביומן של משאבי אנוש הוא תוכנית הוולביינג לסתיו. וזו בדיוק הבעיה, ובדיוק הסיבה שזה הזמן להתחיל.

זה הדפוס שחוזר על עצמו ברוב החברות. הקיץ עובר בנחת. אנשים חוזרים בסוף אוגוסט, שזופים וקצת בחוסר חשק. הנחישות המשותפת לחזור להרגלים טובים מזנקת לרגע — ספטמבר הוא ראש השנה האמיתי לכל מי שאי־פעם למד בבית ספר — ואז צוות משאבי האנוש, שנתפס לא מוכן, מנסה לארגן משהו בלחץ. עד שאתגר הסתיו יוצא לדרך, כבר אוקטובר, גל המוטיבציה דעך, והתוכנית מתחילה עם חלק קטן מהאנרגיה שהייתה יכולה ללוות אותה. חלון ההזדמנויות היה פתוח בתחילת ספטמבר, והחברה פספסה אותו כי אף אחד לא תכנן ביוני.

המאמר הזה מציע לעשות את הדבר הפחות נוצץ: להקדיש קצת זמן בקיץ להכנות לסתיו, כדי שכאשר כולם יחזרו מוכנים לזוז, התוכנית כבר תחכה להם.

למה ספטמבר הוא חלון ההזדמנויות החשוב בשנה לוולביינג

ינואר מקבל את כל תשומת הלב, אבל ספטמבר הוא למעשה זמן טוב יותר לשינוי הרגלים, והסיבה לכך פסיכולוגית. חוקרים קוראים לזה אפקט ההתחלה החדשה — הנטייה של אנשים להשקיע יותר אנרגיה בהשגת מטרות ברגעים שמרגישים כמו התחלה חדשה. שנה חדשה, חודש חדש, שבוע חדש, ימי הולדת. ברוב העולם המפותח, ספטמבר הוא נקודת ההתחלה החדשה המשמעותית ביותר אחרי ינואר, בזכות עשרות שנים שבהן התרגלנו שסוף הקיץ מסמן חזרה למסגרת, לשגרה ולמאמץ. המחקר המקורי, של Dai, Milkman and Riis (2014), מצא שאנשים נוטים יותר לפעול להשגת מטרות אחרי נקודות הציון האלה.

אנשים חוזרים מחופשת הקיץ עם מוכנות לשינוי. הם נחו, לא פעם התרחקו מההרגלים הטובים שלהם בזמן החופשה, והם מרגישים צורך להתחיל מחדש. גם להיבט הקבוצתי יש חשיבות — כולם חוזרים בבת אחת, ולכן התנאים החברתיים למאמץ משותף טובים במיוחד. אתגר וולביינג שמתחיל בשבוע הראשון או השני של ספטמבר פוגש דלת פתוחה. אתגר שמתחיל באוקטובר מנסה לפתוח דלת שכבר נסגרה.

העניין הוא שכדי לנצל את חלון ההזדמנויות הזה, התוכנית צריכה להיות מוכנה עוד לפני שהוא נפתח. והוא נפתח ברגע שאנשים חוזרים לשולחן העבודה, כלומר התכנון צריך לקרות בקיץ, כשלאף אחד אין חשק לתכנן. החברות שמצליחות לרתום את העובדים בסתיו הן אלה שעשו את העבודה האפורה ביוני וביולי.

מה בעצם אומר ״להתחיל עכשיו״

להתחיל עכשיו לא אומר להשיק משהו עכשיו. זה אומר לתכנן, לקבל החלטות ולעשות את עבודת ההכנה בשקט של הקיץ, כך שבתחילת ספטמבר ההשקה תהיה עניין של לחיצת כפתור ולא מרוץ לחוץ. הנה מה שכדאי לעשות בפועל לפני שהחופשות ישתלטו לכולם על תשומת הלב.

ראשית, החליטו איך תיראה תוכנית הסתיו. האם יהיה אתגר דגל אחד, או סדרה של אתגרים? מה יהיה הנושא — חזרה לשגרה, טורניר קבוצתי, התקדמות לקראת יעד לסוף השנה? קבלת ההחלטה ביוני, כשיש לכם פנאי מחשבתי לתכנון אסטרטגי ולא רק לתגובה למצב, מובילה לתוכנית טובה בהרבה מזו שתגבשו בלחץ של סוף אוגוסט. צריכים נקודת פתיחה? עיינו בתוכנית הרבעונית עם ארבעה אתגרים, בלוח האתגרים ל־12 חודשים, או בנו את לוח הפעילות שלכם על סמך משוב מהעובדים.

שנית, דאגו מראש לכל מה שדורש זמן היערכות. אישור תקציב, פרסים, תמיכה מההנהלה או זמן להצגת ההשקה במפגש של כלל העובדים. אלה בדיוק הדברים שלוקח שבועות לארגן, ושאי אפשר לסגור במהירות כשחצי מהמנהלים שצריכים לאשר אותם נמצאים בעצמם בחופשה. סגירת הקצוות האלה עכשיו חוסכת את הלחץ של אוגוסט.

שלישית, הכינו את התקשורת הפנים־ארגונית. מייל ההשקה, הטיזר, ההודעות הפנימיות והתדריכים לראשי הקבוצות. כתיבתם ברוגע של הקיץ מאפשרת להשקיע באיכות במקום למהר, וכשספטמבר מגיע, ההשקה באמת מסתכמת בלחיצה על ״שליחה״. כל מי שמקבל את ההודעות רואה את ההבדל בין השקה שהוכנה מראש לבין השקה שחוברה בלילה שלפני. ב־YuMuuv אפשר לכתוב הודעות מראש ולתזמן אותן לשבוע ההשקה.

רביעית, הכינו את הפלטפורמה ואת הלוגיסטיקה. אם אתם מארגנים אתגרים קבוצתיים, החליטו איך יחולקו הקבוצות. אם יש משתתפים שעדיין לא מכירים את הכלי, הכינו את החשבונות ואת תהליך ההצטרפות שלהם. שום דבר מזה לא קשה, אבל הכול לוקח יותר זמן ממה שנדמה, והכול קל הרבה יותר כשלא מנסים במקביל גם להוציא את התוכנית לדרך.

גם הקיץ עצמו הוא לא זמן מת

יש עוד סיבה לעודד השתתפות כבר עכשיו, מעבר להכנות לספטמבר. הקיץ הוא לא תקופה אבודה מבחינת וולביינג, וטעות להתייחס אליו כך. מי שממשיכים לזוז קצת גם בקיץ חוזרים בספטמבר עם תנופה, ולא מתחילים מאפס. אתגר קיץ קליל ולא תובעני — אתגר שתיית מים, אתגר צעדים שמתאים לחופשות ומאפשר הרבה ימי דילוג, או אירוע פרטי באווירה משפחתית — שומר על רצף של השתתפות בחודשים שבהם הפעילות הייתה אחרת נעצרת לגמרי. קראו על שתיית מים בעבודה ועיינו במדריך לתכנון אתגר קיץ.

זה חשוב גם להשקת הסתיו. תוכנית שפעלה בשקט לאורך כל הקיץ מגיעה להשקת אתגר הדגל של ספטמבר עם קהל שכבר מחובר אליה. תוכנית שהשתתקה ביוני צריכה למשוך תשומת לב מחדש, מאפס. אתגר הקיץ לא חייב להיות שאפתני — התפקיד שלו הוא פשוט לשמור על רצף הפעילות ועל ההרגל לפתוח את האפליקציה — אבל עצם קיומו מקל מאוד על ההשקה המחודשת בספטמבר.

לכן תוכנית הקיץ עושה בעצם שני דברים במקביל: שומרת על מעורבות עכשיו בגישה קלילה, ומניחה את היסודות למהלך הגדול של הסתיו. עדיף לתכנן את שניהם יחד, ביוני, כתוכנית עונתית אחת ולא כשני מרוצים נפרדים ברגע האחרון.

לוח זמנים פשוט מהקיץ לסתיו

למי שמובילים את תחום משאבי האנוש ורוצים תוכנית מעשית, הנה לוח זמנים שעובד פעם אחר פעם.

ביוני, החליטו על הנושא והמבנה של תוכנית הסתיו, הבטיחו תקציב ותמיכה, והשיקו אתגר קיץ קליל שישמור על מעורבות העובדים. ביולי, נסחו את כל ההודעות ותדרכו את ראשי הקבוצות, בזמן שאתגר הקיץ ממשיך ברקע. באוגוסט, סגרו את הפרטים הלוגיסטיים, תזמנו את הודעות ההשקה, ותנו לקיץ להסתיים בידיעה שהכול מוכן. בשבוע הראשון של ספטמבר, השיקו כשהחלון פתוח — ומכיוון שהכול הוכן מראש, ההשקה תהיה רגועה, בטוחה ובזמן, בדיוק כשהעובדים הכי מוכנים להצטרף. מתעכבים? כך אפשר להשיק אתגר לספטמבר בתוך 48 שעות.

זה כל הסוד. לא יותר עבודה, אלא עבודה מוקדמת יותר. המאמץ הכולל זהה לזה של מרוץ ההכנות הרגיל באוגוסט; הוא פשוט מתפרס על פני השבועות הרגועים במקום להידחס לשבועות הלחוצים, והתוצאה מגיעה בדיוק ברגע שבו תהיה לה ההשפעה הגדולה ביותר.

המחיר של ההמתנה

כדאי לומר במפורש מה המחיר של ההמתנה, כי ״נטפל בזה באוגוסט״ נשמע תמים ביוני, אבל לרוב הוא לא. המתנה פירושה השקה מאוחרת, כשחלון ההזדמנויות כבר נסגר, עם הודעות שנכתבו בחיפזון ועם התקציב והפרסים שהצלחתם להשיג בהתראה קצרה. פירושה תוכנית שסוחפת רק חלק קטן מהאנשים שהייתה יכולה לסחוף, בשנה שבה האנרגיה של ההתחלה החדשה הייתה זמינה — ולא נוצלה. ופירושה צוות משאבי אנוש שמבלה את השבועות האחרונים של הקיץ בלחץ, במקום להקדיש את השבועות הראשונים שלו לתכנון.

כל זה לא חייב לקרות. חלון ההזדמנויות של הסתיו הוא מהטובים ביותר בכל שנת הפעילות בתחום הוולביינג, וכדי לנצל אותו צריך רק קצת ראייה קדימה כבר עכשיו. ספטמבר באמת מרגיש רחוק ביוני. המרחק הזה הוא לא סיבה להירגע — הוא הסיבה לפעול, כי חלון התכנון וחלון ההשקה לא חופפים, וחלון התכנון פתוח ממש עכשיו.

אם אתם חושבים איך לבנות את לוח פעילויות הוולביינג מהקיץ לסתיו, מגוון סוגי האתגרים של YuMuuv נותן מענה לכל התקופה — מאתגר שתיית מים קליל או אתגר שמתאים לחופשות ושומר על מעורבות בקיץ, ועד טורנירים קבוצתיים, אתגרי צעדים ואירועים מבוססי נקודות שיוצרים אתגר דגל מוצלח לספטמבר. הפלטפורמה היא החלק הקל. החשיבה קדימה וההיערכות כבר בתחילת הקיץ הן מה שעושה את ההבדל.

רוצים עזרה בתכנון תוכנית הסתיו שלכם? קבעו הדגמה של YuMuuv.