सितंबर अभी दूर लगता है। इसीलिए HR को तैयारी अभी शुरू करनी चाहिए।

जून का महीना है। धूप खिली है, आधी टीम मन ही मन छुट्टियों पर जा चुकी है, और सितंबर गर्मियों के उस पार कहीं एक धुंधली-सी आहट लगता है। इस वक्त किसी भी HR कैलेंडर में शरद ऋतु के वेलनेस प्रोग्राम का खयाल सबसे आखिर में आता है। यही तो समस्या है, और यही वजह है कि शुरुआत करने का सही समय अभी है।

ज़्यादातर कंपनियों में एक ही कहानी दोहराई जाती है। गर्मियाँ यूँ ही बीत जाती हैं। लोग अगस्त के आखिर में लौटते हैं, धूप में थोड़ा साँवले हुए और काम पर आने को लेकर थोड़े अनमने। अच्छी आदतों में लौटने का सामूहिक संकल्प कुछ समय के लिए बहुत मज़बूत होता है — जो कभी स्कूल गया है, उसके लिए असली नया साल सितंबर ही है — और तभी बिना तैयारी के रह गया HR आनन-फानन में कुछ तैयार करने में जुट जाता है। जब तक शरद ऋतु का चैलेंज सचमुच शुरू होता है, अक्टूबर आ चुका होता है, उत्साह की लहर थम चुकी होती है, और प्रोग्राम को जितनी ऊर्जा मिल सकती थी, उसका बस एक छोटा हिस्सा मिलता है। मौका सितंबर की शुरुआत में खुला था, लेकिन कंपनी चूक गई क्योंकि जून में किसी ने योजना नहीं बनाई।

यह लेख उस काम के पक्ष में है जो भले रोमांचक न लगे, पर ज़रूरी है: इस गर्मी में थोड़ा समय निकालकर शरद ऋतु की तैयारी करना, ताकि जब सब सक्रिय होने के लिए तैयार लौटें, तो प्रोग्राम पहले से उनका इंतज़ार कर रहा हो।

वेलनेस के लिए सितंबर इतना अहम क्यों है

सारा ध्यान जनवरी को मिलता है, लेकिन व्यवहार बदलने के लिए सितंबर कहीं ज़्यादा असरदार समय है, और इसकी वजह मनोवैज्ञानिक है। शोधकर्ता इसे नई शुरुआत का प्रभाव कहते हैं — यानी ऐसे मौकों पर, जो नई शुरुआत जैसे लगते हैं, लोग अपने लक्ष्यों के लिए ज़्यादा ऊर्जा से कोशिश करते हैं। नया साल, नया महीना, नया हफ्ता, जन्मदिन। विकसित दुनिया के अधिकांश हिस्सों में जनवरी के बाद सितंबर नई शुरुआत का सबसे असरदार मौका होता है, क्योंकि दशकों से यह बात मन में बैठी है कि गर्मियों का अंत यानी फिर से व्यवस्थित दिनचर्या और मेहनत की ओर लौटना। मूल शोध, Dai, Milkman और Riis (2014), में पाया गया कि ऐसे पड़ावों के बाद लोगों के अपने लक्ष्यों की ओर बढ़ने की संभावना अधिक होती है।

लोग गर्मियों की छुट्टियों से बदलाव के लिए तैयार होकर लौटते हैं। उन्होंने आराम किया होता है, छुट्टियों में अक्सर उनकी अच्छी आदतें छूट गई होती हैं, और अब वे फिर से सही लय में आना चाहते हैं। इसका सामूहिक होना भी मायने रखता है — सब एक साथ लौट रहे होते हैं, इसलिए मिलकर आगे बढ़ने का सामाजिक माहौल खास तौर पर अनुकूल होता है। सितंबर के पहले या दूसरे हफ्ते में शुरू होने वाले वेलनेस चैलेंज के लिए रास्ता पहले से खुला होता है। अक्टूबर में शुरू होने वाला चैलेंज उस दरवाज़े को खोलने की कोशिश करता है जो पहले ही बंद हो चुका है।

लेकिन इस मौके का लाभ उठाने के लिए प्रोग्राम को मौका आने से पहले तैयार होना चाहिए। और यह मौका लोगों के अपनी डेस्क पर लौटते ही शुरू हो जाता है। यानी योजना गर्मियों में बनानी होगी, जब किसी का योजना बनाने का मन नहीं होता। शरद ऋतु में कर्मचारियों की भागीदारी बढ़ाने में वही कंपनियाँ सफल होती हैं जिन्होंने जून और जुलाई में तैयारी का नीरस काम कर लिया था।

“अभी शुरू करने” का असली मतलब

अभी शुरू करने का मतलब अभी कुछ लॉन्च करना नहीं है। इसका मतलब है गर्मियों के शांत समय में योजना, फैसले और बुनियादी तैयारी पूरी करना, ताकि सितंबर की शुरुआत में लॉन्च के लिए भागदौड़ नहीं, बस एक बटन दबाना पड़े। छुट्टियाँ सबका ध्यान अपनी ओर खींच लें, उससे पहले ये काम कर लेना अच्छा रहेगा।

पहले, तय करो कि शरद ऋतु के प्रोग्राम का स्वरूप कैसा होगा। एक मुख्य चैलेंज होगा या चैलेंजों की एक श्रृंखला? थीम क्या होगी — दिनचर्या में वापसी, टीम टूर्नामेंट या साल के आखिर के लक्ष्य की ओर एक कदम? जून में, जब तुरंत प्रतिक्रिया देने के बजाय रणनीति पर सोचने की मानसिक गुंजाइश हो, यह फैसला लेने से कहीं बेहतर प्रोग्राम बनता है, बजाय इसके कि अगस्त के आखिर में समय के दबाव में फैसला लिया जाए। शुरुआत के लिए कुछ चाहिए? देखो चार चैलेंजों वाली तिमाही योजना, 12 महीने का चैलेंज कैलेंडर, या कर्मचारियों के सुझावों से अपना कैलेंडर बनाओ।

दूसरे, उन चीज़ों का इंतज़ाम पक्का करो जिनमें समय लगता है। बजट की मंज़ूरी, इनाम, वरिष्ठ नेतृत्व का समर्थन या लॉन्च के लिए सभी कर्मचारियों की बैठक में अपनी बात रखने का समय। इन्हीं चीज़ों की व्यवस्था में कई हफ्ते लगते हैं, और जब मंज़ूरी देने वाले आधे मैनेजर खुद छुट्टी पर हों, तो इन्हें जल्दी जुटाना नामुमकिन हो जाता है। अभी इन्हें पक्का कर लेने से अगस्त की घबराहट दूर हो जाती है।

तीसरे, संदेश तैयार करो। लॉन्च ईमेल, टीज़र, आंतरिक घोषणाएँ और टीम कप्तानों के लिए निर्देश। गर्मियों के शांत माहौल में इन्हें लिखने से ये जल्दबाज़ी में नहीं, अच्छी तरह तैयार होते हैं। इसका मतलब यह भी है कि सितंबर आने पर लॉन्च करना सचमुच बस भेजें बटन दबाने जितना आसान होगा। पहले से तैयार लॉन्च और पिछली रात जोड़े-जुटाए गए लॉन्च का फर्क संदेश पाने वाले हर व्यक्ति को दिखाई देता है। YuMuuv में तुम घोषणाएँ पहले से लिखकर उन्हें लॉन्च वाले हफ्ते के लिए शेड्यूल कर सकते हो।

चौथे, प्लेटफ़ॉर्म और बाकी व्यवस्थाएँ तैयार रखो। अगर टीम-आधारित चैलेंज चला रहे हो, तो तय करो कि टीमें कैसे बनेंगी। अगर किसी को पहली बार इस टूल से जोड़ रहे हो, तो उसके अकाउंट और शुरुआत में मदद की तैयारी कर लो। इनमें से कोई भी काम मुश्किल नहीं है, लेकिन हर काम में उम्मीद से ज़्यादा समय लगता है। और जब साथ-साथ लॉन्च की कोशिश न करनी पड़ रही हो, तो ये सब करना कहीं आसान होता है।

गर्मियाँ भी बेकार का समय नहीं हैं

सितंबर की तैयारी के अलावा अभी भागीदारी बनाए रखने की एक और वजह है। गर्मियाँ वेलनेस से छुट्टी लेने का समय नहीं हैं, और ऐसा मानना गलती है। जो लोग गर्मियों में थोड़ी-बहुत शारीरिक सक्रियता बनाए रखते हैं, वे सितंबर में शून्य से नहीं, बनी हुई लय के साथ लौटते हैं। एक हल्का, कम दबाव वाला समर चैलेंज — पर्याप्त पानी पीने का चैलेंज, छुट्टियों के अनुकूल कदमों का चैलेंज जिसमें कई दिन छोड़ने की छूट हो, या परिवार जैसे छोटे निजी समूह का इवेंट — उन महीनों में भागीदारी का सिलसिला बनाए रखता है जब प्रोग्राम वरना पूरी तरह बंद पड़ जाता। देखो काम के दौरान पर्याप्त पानी पीना और समर चैलेंज की योजना बनाने की गाइड।

शरद ऋतु के लॉन्च के लिए भी यह मायने रखता है। जो प्रोग्राम पूरी गर्मियों में धीरे-धीरे चलता रहा हो, उसके सितंबर के मुख्य चैलेंज के लिए लोग पहले से जुड़े होते हैं। जून में खामोश हो गए प्रोग्राम को लोगों का ध्यान फिर से शून्य से खींचना पड़ता है। समर चैलेंज का बहुत महत्वाकांक्षी होना ज़रूरी नहीं — उसका काम बस प्रोग्राम को चालू रखना और ऐप खोलने की आदत बनाए रखना है — लेकिन उसके होने से सितंबर में दोबारा शुरुआत करना बेहद आसान हो जाता है।

इसलिए गर्मियों की योजना असल में एक साथ दो काम करती है: अभी हल्के प्रयासों से भागीदारी बनाए रखना और शरद ऋतु के बड़े अभियान की बुनियाद तैयार करना। दोनों को जून में एक साथ, एक ही मौसमी योजना के रूप में तय करना बेहतर है, न कि दो अलग-अलग मौकों पर हड़बड़ी में।

गर्मियों से शरद ऋतु तक की आसान समय-सारिणी

जो HR लीडर एक ठोस खाका चाहते हैं, उनके लिए यह समय-सारिणी लगातार कारगर रही है।

जून में शरद ऋतु के प्रोग्राम की थीम और ढाँचा तय करो, बजट और प्रायोजन पक्का करो, और भागीदारी बनाए रखने के लिए एक हल्का समर चैलेंज शुरू करो। जुलाई में सारे संदेशों का मसौदा तैयार करो और टीम कप्तानों को ज़रूरी जानकारी दो, जबकि समर चैलेंज अपनी रफ़्तार से चलता रहे। अगस्त में व्यवस्थाओं को अंतिम रूप दो, लॉन्च के संदेश शेड्यूल करो और इस तसल्ली के साथ गर्मियाँ बीतने दो कि सब तैयार है। सितंबर के पहले हफ्ते में इस अनुकूल मौके पर लॉन्च करो — और चूँकि सब पहले से तैयार था, इसलिए लॉन्च बिना हड़बड़ी, पूरे भरोसे और सही समय पर होगा, ठीक तब जब कर्मचारी सबसे ज़्यादा जुड़ने के लिए तैयार हों। देर हो रही है? यहाँ जानो 48 घंटे में सितंबर का चैलेंज कैसे लॉन्च करें।

बस यही पूरा राज़ है। ज़्यादा काम नहीं, बस काम थोड़ा पहले। कुल मेहनत उतनी ही है जितनी अगस्त की आम भागदौड़ में लगती है; फर्क बस इतना है कि उसे घबराहट भरे कुछ हफ्तों में समेटने के बजाय शांत हफ्तों में बाँट दिया जाता है। और नतीजा ठीक उस समय सामने आता है जब उसका सबसे ज़्यादा असर हो सकता है।

इंतज़ार की कीमत

यह साफ़ समझना ज़रूरी है कि इंतज़ार की असली कीमत क्या है, क्योंकि जून में “अगस्त में देख लेंगे” कहना नुकसानदेह नहीं लगता, लेकिन अक्सर होता है। इंतज़ार का मतलब है देर से लॉन्च करना, ऐसे वक्त जब मौका हाथ से निकल रहा हो, जल्दबाज़ी में तैयार संदेशों और जो भी बजट व इनाम कम समय में जुट पाएँ, उनके साथ। इसका मतलब है ऐसा प्रोग्राम जो जितने लोगों को जोड़ सकता था, उसके एक छोटे हिस्से को ही जोड़ पाता है, जबकि उस साल नई शुरुआत का उत्साह मौजूद था और उसका इस्तेमाल ही नहीं हुआ। और इसका मतलब है कि HR टीम गर्मियों के शुरुआती हफ्तों में योजना बनाने के बजाय आखिरी हफ्ते तनाव में बिताए।

इनमें से कुछ भी ज़रूरी नहीं है। शरद ऋतु का यह समय पूरे वेलनेस वर्ष के सबसे अच्छे अवसरों में से एक है, और इसका लाभ उठाने के लिए अभी बस थोड़ी दूरदर्शिता चाहिए। जून में सितंबर सचमुच दूर लगता है। यह दूरी बेफिक्र होने की वजह नहीं — कदम उठाने की वजह है, क्योंकि योजना बनाने का समय और लॉन्च करने का समय अलग-अलग हैं, और योजना बनाने का सही समय अभी है।

अगर तुम सोच रहे हो कि गर्मियों से शरद ऋतु तक अपना वेलनेस कैलेंडर कैसे तैयार करो, तो YuMuuv के अलग-अलग चैलेंज फ़ॉर्मेट इस पूरे दौर के लिए काम आते हैं — गर्मियों में भागीदारी बनाए रखने के लिए पर्याप्त पानी पीने का हल्का चैलेंज या छुट्टियों के अनुकूल चैलेंज, और सितंबर के दमदार मुख्य आयोजन के लिए टीम टूर्नामेंट, कदमों के चैलेंज और अंकों पर आधारित इवेंट। प्लेटफ़ॉर्म वाला हिस्सा आसान है। असली फर्क उस दूरदर्शिता से पड़ता है जो गर्मियों की शुरुआत में ही सब तैयार कर देती है।

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