Syyskuu tuntuu kaukaiselta. Juuri siksi HR:n kannattaa aloittaa nyt.

On kesäkuu. Aurinko paistaa, puolet tiimistä on henkisesti jo lomalla, ja syyskuu on kaukainen huhu jossain kesän toisella puolella. Syksyn hyvinvointiohjelma on juuri nyt viimeinen asia minkään HR-tiimin kalenterissa. Juuri se on ongelma – ja juuri siksi nyt on oikea hetki aloittaa.

Useimmissa yrityksissä toistuu sama kaava. Kesä lipuu ohi. Ihmiset palaavat elokuun lopulla ruskettuneina ja hieman vastahakoisina. Yhteinen päättäväisyys palata hyviin tapoihin on hetken valtava – syyskuu on todellinen uusi vuosi kaikille, jotka ovat koskaan käyneet koulua – ja sitten yllätetty HR kiirehtii kokoamaan jotain kasaan. Kun syksyn haaste lopulta käynnistyy, on jo lokakuu, motivaatioaalto on murtunut ja ohjelma laskeutuu murto-osalla siitä energiasta, joka sillä olisi voinut olla. Ikkuna oli auki syyskuun alussa, ja yritys menetti sen, koska kukaan ei suunnitellut kesäkuussa.

Tämä artikkeli puolustaa vähemmän hohdokasta vaihtoehtoa: käytä tänä kesänä vähän aikaa syksyn valmisteluun, jotta kun kaikki palaavat valmiina liikkumaan, ohjelma on jo heitä vastassa.

Miksi syyskuu on vuoden tärkein hetki hyvinvoinnille

Tammikuu saa kaiken huomion, mutta syyskuu on hiljaa vahvempi hetki käyttäytymisen muutokselle, ja syy on psykologinen. Tutkijat kutsuvat sitä uuden alun efektiksi (fresh start effect) – ihmisten taipumukseksi tavoitella tavoitteitaan tarmokkaammin hetkinä, jotka tuntuvat uusilta aluilta. Uusi vuosi, uusi kuukausi, uusi viikko, syntymäpäivät. Suurimmassa osassa kehittyneitä maita syyskuu on tammikuun jälkeen voimakkain uusi alku, koska vuosikymmenten ehdollistuminen on opettanut, että kesän loppu tarkoittaa paluuta rakenteeseen, rutiineihin ja ponnisteluun. Alkuperäinen tutkimus, Dai, Milkman ja Riis (2014), osoitti, että ihmiset tavoittelevat tavoitteitaan todennäköisemmin näiden virstanpylväiden jälkeen.

Ihmiset palaavat kesälomalta valmiiksi virittyneinä. He ovat levänneet, he ovat usein lipsuneet hyvistä tavoistaan tauon aikana, ja he tuntevat halun aloittaa alusta. Myös kokemuksen yhteisöllisyydellä on merkitystä – kaikki palaavat samaan aikaan, joten sosiaaliset edellytykset yhteiselle ponnistukselle ovat poikkeuksellisen vahvat. Syyskuun ensimmäisellä tai toisella viikolla käynnistyvä hyvinvointihaaste työntää avointa ovea. Lokakuussa käynnistyvä haaste työntää ovea, joka on jo heilahtanut kiinni.

Ongelmana on, että ikkunan hyödyntäminen edellyttää ohjelman olevan valmis ennen kuin ikkuna aukeaa. Ja ikkuna aukeaa sillä hetkellä, kun ihmiset ovat takaisin työpöytiensä ääressä, mikä tarkoittaa, että suunnittelu on tehtävä kesällä, kun kenenkään ei tee mieli suunnitella. Yritykset, jotka onnistuvat syksyn sitouttamisessa, ovat niitä, jotka tekivät tylsän työn kesä- ja heinäkuussa.

Mitä ”aloita nyt” oikeasti tarkoittaa

Aloittaminen nyt ei tarkoita, että käynnistät jotain nyt. Se tarkoittaa, että teet suunnittelun, päätökset ja pohjatyön kesän rauhassa, jotta käynnistys syyskuun alussa on napin painallus eikä hätäinen ryntäys. Konkreettisesti tässä on se, mikä kannattaa saada tehdyksi ennen kuin lomat vievät kaikkien huomion.

Ensinnäkin päätä syksyn ohjelman muoto. Onko se yksi päähaaste vai sarja? Mikä on teema – paluu rutiineihin, joukkueturnaus vai askel kohti vuoden lopun tavoitetta? Kun teet päätöksen kesäkuussa, jolloin sinulla on henkistä tilaa ajatella strategisesti eikä reaktiivisesti, lopputulos on paljon parempi ohjelma kuin jos päätös tehdään aikataulupaineessa elokuun lopulla. Tarvitsetko lähtökohdan? Katso neljän haasteen vuosineljännessuunnitelma, 12 kuukauden haastekalenteri tai rakenna kalenterisi työntekijöiden palautteen pohjalta.

Toiseksi varmista kaikki, mikä vaatii aikaa. Budjetin hyväksyntä, palkinnot sekä mahdollinen johdon tuki tai aika koko henkilöstön tilaisuudessa, jonka haluat käynnistystä varten. Juuri nämä asiat vievät viikkoja järjestää, ja niitä on mahdoton järjestää nopeasti, kun puolet hyväksyjinä toimivista esihenkilöistä on itse lomalla. Kun lukitset ne nyt, elokuun paniikki poistuu.

Kolmanneksi valmistele viestintä. Käynnistyssähköposti, ennakkoteaseri, sisäiset tiedotteet ja joukkueiden kapteenien perehdytykset. Kun kirjoitat ne kesän rauhassa, ne ovat hyviä eivätkä hätäisiä, ja kun syyskuu koittaa, käynnistys on oikeasti vain lähetä-napin painamista. Ero valmiina odottaneen ja edellisenä iltana kootun käynnistyksen välillä näkyy jokaiselle, joka sen vastaanottaa. YuMuuvissa voit kirjoittaa tiedotteet etukäteen ja ajastaa ne käynnistysviikolle.

Neljänneksi järjestä alusta ja käytännön asiat. Jos järjestät joukkuepohjaisia haasteita, päätä joukkuerakenne. Jos otat työkaluun mukaan uusia ihmisiä, valmistele tilit ja perehdytys. Mikään tästä ei ole vaikeaa, mutta kaikki vie enemmän aikaa kuin odotat, ja kaikki on paljon helpompaa tehdä silloin, kun et samalla yritä käynnistää haastetta.

Kesä itsessään ei ole hukka-aikaa

On toinenkin syy toimia nyt, syyskuuhun valmistautumisen lisäksi. Kesä ei ole hyvinvoinnin kannalta menetetty aika, ja sen kohteleminen sellaisena on virhe. Ihmiset, jotka liikkuvat jonkin verran kesän aikana, palaavat syyskuussa vauhdissa eivätkä nollasta. Kevyt, paineeton kesähaaste – juomahaaste, lomaystävällinen askelhaaste runsailla välipäivillä tai yksityinen, perhehenkinen tapahtuma – pitää sitoutumisen langan elossa niiden kuukausien läpi, jolloin ohjelma muuten pimenisi kokonaan. Katso nesteytys töissä ja opas kesähaasteen suunnitteluun.

Tällä on merkitystä myös syksyn käynnistykselle. Ohjelmalla, joka on hiljaa pyörinyt koko kesän, on lämmin yleisö, jolle syyskuun päähaaste käynnistetään. Kesäkuussa hiljentynyt ohjelma joutuu herättämään huomion tyhjästä. Kesähaasteen ei tarvitse olla kunnianhimoinen – sen tehtävä on vain pitää valot päällä ja sovelluksen avaamisen tapa elossa – mutta sen olemassaolo tekee syyskuun uudelleenkäynnistyksestä huomattavasti helpompaa.

Kesän suunnitelma on siis oikeastaan kaksi asiaa kerralla: kevyt ote sitoutumisen ylläpitämiseksi nyt ja pohjatyö syksyn isolle ponnistukselle. Molemmista kannattaa päättää yhdessä, kesäkuussa, yhtenä kausisuunnitelmana kahden erillisen hätäisen ryntäyksen sijaan.

Yksinkertainen aikataulu kesästä syksyyn

HR-johtajalle, joka haluaa konkreettisen rungon, tässä on aikataulu, joka toimii kerta toisensa jälkeen.

Kesäkuussa päätä syksyn ohjelman teema ja rakenne, varmista budjetti ja tuki ja käynnistä kevyt kesähaaste pitämään sitoutuminen lämpimänä. Heinäkuussa luonnostele kaikki viestintä ja perehdytä joukkueiden kapteenit, kun kesähaaste pyörii taustalla. Elokuussa viimeistele käytännön järjestelyt, ajasta käynnistysviestintä ja anna kesän hiipua tietäen, että kaikki on valmista. Syyskuun ensimmäisellä viikolla käynnistä haaste avoimeen ikkunaan – ja koska kaikki valmisteltiin etukäteen, käynnistys on rauhallinen, varma ja ajallaan, juuri silloin, kun henkilöstö on valmiimmillaan tarttumaan siihen. Oletko myöhässä? Näin käynnistät syyskuun haasteen 48 tunnissa.

Siinä koko salaisuus. Ei enempää työtä, vaan aiemmin tehtyä työtä. Kokonaisvaiva on sama kuin tavallisessa elokuun kiireessä; se vain jakautuu rauhallisille viikoille sen sijaan, että se puristuisi paniikinomaisiin viikkoihin, ja lopputulos osuu juuri siihen hetkeen, jolloin sillä on suurin vaikutus.

Odottamisen hinta

Kannattaa sanoa ääneen, mitä odottaminen oikeasti maksaa, koska ”hoidetaan se elokuussa” tuntuu kesäkuussa harmittomalta ja on sitä harvoin. Odottaminen tarkoittaa myöhäistä käynnistystä sulkeutuvaan ikkunaan, hätäistä viestintää ja sitä budjettia ja niitä palkintoja, jotka ehdit lyhyellä varoitusajalla koota. Se tarkoittaa ohjelmaa, joka sitouttaa vain murto-osan niistä, jotka se olisi voinut tavoittaa, vuonna, jona uuden alun energia oli otettavissa ja jäi käyttämättä. Ja se tarkoittaa HR-tiimiä, joka viettää kesän viimeiset viikot stressaantuneena sen sijaan, että käyttäisi kesän ensimmäiset viikot suunnitteluun.

Mikään tästä ei ole tarpeen. Syksyn ikkuna on yksi koko hyvinvointivuoden parhaista tilaisuuksista, ja sen hyödyntäminen ei vaadi muuta kuin vähän ennakointia nyt. Syyskuu tuntuu kesäkuussa todella kaukaiselta. Tuo etäisyys ei ole syy ottaa rennosti – se on syy toimia, koska suunnitteluikkuna ja käynnistysikkuna eivät osu päällekkäin, ja suunnitteluikkuna on auki juuri nyt.

Jos mietit, miten rakennat hyvinvointikalenterisi kesästä syksyyn, YuMuuvin haasteformaatit kattavat koko kaaren – kevyestä juoma- tai lomaystävällisestä haasteesta, joka pitää sitoutumisen yllä kesän yli, joukkueturnauksiin, askelhaasteisiin ja pistepohjaisiin tapahtumiin, joista syntyy vahva syyskuun päähaaste. Alusta on helppo osa. Ennakointi, jolla otat sen käyttöön jo alkukesästä, on se, joka ratkaisee.

Haluatko apua syksyn ohjelman suunnitteluun? Varaa YuMuuv-esittely.