September voelt ver weg. Precies daarom moet HR nu beginnen

Het is juni. De zon schijnt, half het team is in gedachten al op vakantie, en september is een vaag gerucht ergens aan de andere kant van de zomer. Het laatste wat er nu in een HR-agenda staat, is het welzijnsprogramma voor het najaar. En dat is precies het probleem – en precies waarom dit het moment is om te beginnen.

Dit is het patroon dat zich in de meeste bedrijven afspeelt. De zomer glijdt voorbij. Mensen komen eind augustus terug, gebruind en een tikje onwillig. Het gezamenlijke voornemen om goede gewoonten weer op te pakken is even enorm – september is het echte nieuwe jaar voor iedereen die ooit naar school is geweest – en dan moet HR, overvallen, haastig iets in elkaar zetten. Tegen de tijd dat de najaarschallenge echt van start gaat, is het oktober, is de motivatiegolf gebroken en landt het programma met een fractie van de energie die het had kunnen hebben. Het venster stond begin september open en het bedrijf miste het, omdat niemand in juni plande.

Dit artikel pleit voor het onglamoureuze werk: deze zomer wat tijd steken in het voorbereiden van het najaar, zodat het programma al klaarstaat als iedereen terugkomt en klaar is om in beweging te komen.

Waarom september het belangrijkste welzijnsvenster van het jaar is

Januari krijgt alle aandacht, maar september is stilletjes het sterkere moment voor gedragsverandering, en de reden is psychologisch. Onderzoekers noemen het het fresh start-effect – de neiging van mensen om met meer energie doelen na te streven op momenten die als een nieuw begin voelen. Nieuw jaar, nieuwe maand, nieuwe week, verjaardagen. Voor het grootste deel van de westerse wereld is september de krachtigste frisse start buiten januari, door decennia van conditionering dat het einde van de zomer een terugkeer naar structuur, routine en inspanning betekent. Het oorspronkelijke onderzoek, Dai, Milkman en Riis (2014), liet zien dat mensen na zulke markeringspunten eerder doelen nastreven.

Mensen komen klaar voor de start terug van de zomervakantie. Ze hebben uitgerust, zijn tijdens de pauze vaak uit hun goede gewoonten geraakt en voelen de drang om opnieuw te beginnen. Het collectieve karakter speelt ook mee – iedereen keert tegelijk terug, dus de sociale omstandigheden voor een gezamenlijke inspanning zijn uitzonderlijk gunstig. Een wellness-challenge die in de eerste of tweede week van september van start gaat, duwt tegen een open deur. Een challenge die in oktober start, duwt tegen een deur die al is dichtgevallen.

Het addertje is dat je voor dit venster het programma klaar moet hebben voordat het venster opengaat. En het venster gaat open op het moment dat mensen weer achter hun bureau zitten, wat betekent dat de planning in de zomer moet gebeuren, wanneer niemand zin heeft om te plannen. De bedrijven die hun betrokkenheid in het najaar goed voor elkaar krijgen, zijn de bedrijven die het saaie werk in juni en juli deden.

Wat "nu beginnen" eigenlijk betekent

Nu beginnen betekent niet nu iets lanceren. Het betekent de planning, beslissingen en voorbereiding doen in de rust van de zomer, zodat de lancering begin september een druk op de knop is in plaats van een race tegen de klok. Concreet is dit wat de moeite waard is om af te ronden voordat de vakanties ieders aandacht opslokken.

Eén: bepaal de vorm van het najaarsprogramma. Is het één vlaggenschipchallenge of een reeks? Wat is het thema – een terug-naar-de-routine-reset, een teamtoernooi, een opbouw naar een doel aan het eind van het jaar? Deze beslissing in juni nemen, wanneer je de mentale ruimte hebt om strategisch in plaats van reactief te denken, levert een veel beter programma op dan haar onder tijdsdruk eind augustus nemen. Een vertrekpunt nodig? Bekijk het kwartaalplan met vier challenges, de challengekalender voor 12 maanden, of bouw je kalender op basis van feedback van medewerkers.

Twee: regel alles wat doorlooptijd nodig heeft. Budgetgoedkeuring, prijzen, eventuele steun van de directie of zendtijd in een all-hands die je voor de lancering wilt. Dat zijn precies de dingen die weken kosten om te regelen en die niet snel te regelen zijn als de helft van de goedkeurende managers zelf op vakantie is. Ze nu vastleggen, haalt de paniek uit augustus.

Drie: bereid de communicatie voor. De lanceringsmail, de teaser, de interne aankondigingen, de briefings voor teamcaptains. Ze in de rust van de zomer schrijven betekent dat ze goed zijn in plaats van gehaast, en dat lanceren in september echt alleen nog een kwestie van op verzenden drukken is. Het verschil tussen een lancering die al klaarlag en een lancering die de avond ervoor in elkaar wordt gezet, ziet iedereen die haar ontvangt. In YuMuuv kun je aankondigingen vooraf schrijven en inplannen voor de lanceringsweek.

Vier: zet het platform en de logistiek klaar. Organiseer je challenges in teams, bepaal dan je teamstructuur. Laat je nieuwe mensen kennismaken met de tool, zorg dan dat accounts en onboarding klaarstaan. Niets daarvan is moeilijk, maar alles duurt langer dan je verwacht, en alles is veel makkelijker als je niet tegelijk probeert te lanceren.

De zomer zelf is geen dode tijd

Er is nog een tweede reden om nu aan de slag te gaan, naast de voorbereiding op september. De zomer is niet verloren voor welzijn, en hem zo behandelen is een vergissing. Mensen die in de zomer enigszins in beweging blijven, zijn degenen die in september terugkomen met momentum in plaats van vanuit stilstand. Een lichte zomerchallenge zonder druk – een drinkchallenge, een vakantievriendelijke stappenchallenge met royale overslaandagen, een privéactiviteit in gezinsstijl – houdt een draadje betrokkenheid levend in de maanden waarin het programma anders volledig zou stilvallen. Zie hydratatie op het werk en de planningsgids voor zomerchallenges.

Dit is ook belangrijk voor de lancering in het najaar. Een programma dat de hele zomer rustig is doorgedraaid, heeft een warm publiek om het septembervlaggenschip voor te lanceren. Een programma dat in juni stilviel, moet de aandacht vanaf nul terugwinnen. De zomerchallenge hoeft niet ambitieus te zijn – de taak is alleen het licht aan te houden en de gewoonte om de app te openen levend te houden – maar de aanwezigheid ervan maakt de herlancering in september een stuk makkelijker.

Het zomerplan is dus eigenlijk twee dingen tegelijk: een lichte aanpak om de betrokkenheid nu vast te houden, en de voorbereiding op het grote najaarsoffensief. Beide beslis je het best samen, in juni, als één seizoensplan in plaats van twee aparte haastklussen.

Een eenvoudige tijdlijn van zomer naar najaar

Voor de HR-leider die een concrete vorm wil: hier is een tijdlijn die keer op keer werkt.

In juni bepaal je het thema en de structuur van het najaarsprogramma, regel je budget en steun van de directie en lanceer je een lichte zomerchallenge om de betrokkenheid warm te houden. In juli schrijf je alle communicatie en brief je eventuele teamcaptains, terwijl de zomerchallenge op de achtergrond loopt. In augustus rond je de logistiek af, plan je de lanceringscommunicatie in en laat je de zomer uitlopen in de wetenschap dat alles klaarstaat. In de eerste week van september lanceer je in het open venster – en omdat alles vooraf was voorbereid, is de lancering rustig, zelfverzekerd en op tijd, precies wanneer het personeel het meest bereid is om te reageren. Ben je laat? Zo lanceer je een septemberchallenge in 48 uur.

Dat is het hele geheim. Niet meer werk, alleen eerder werk. De totale inspanning is hetzelfde als de gebruikelijke haast in augustus; ze is alleen verspreid over de rustige weken in plaats van samengeperst in de paniekerige, en het resultaat landt precies op het moment dat het het meeste effect heeft.

De prijs van wachten

Het is goed om te benoemen wat wachten echt kost, want "dat regelen we in augustus wel" voelt in juni onschuldig en is dat zelden. Wachten betekent laat lanceren, in een venster dat sluit, met gehaaste communicatie en het budget en de prijzen die je op korte termijn bij elkaar kon schrapen. Het betekent een programma dat een fractie bereikt van de mensen die het had kunnen bereiken, in een jaar waarin de energie van een frisse start voor het oprapen lag en onbenut bleef. En het betekent een HR-team dat de laatste weken van de zomer gestrest doorbrengt in plaats van de eerste weken van de zomer met plannen.

Niets daarvan is nodig. Het najaarsvenster is een van de beste kansen in het hele welzijnsjaar, en het benutten ervan kost niets meer dan wat vooruitziendheid nu. September voelt in juni echt ver weg. Die afstand is geen reden om achterover te leunen – het is de reden om in actie te komen, omdat het planningsvenster en het lanceringsvenster elkaar niet overlappen en het planningsvenster nu openstaat.

Denk je na over hoe je je welzijnskalender van zomer tot najaar inricht? Het aanbod van challengeformats van YuMuuv dekt de hele boog – een lichte drink- of vakantievriendelijke challenge om de betrokkenheid door de zomer heen vast te houden, en de teamtoernooien, stappenchallenges en puntenevenementen die een sterk vlaggenschip voor september vormen. Het platform is het makkelijke deel. De vooruitziendheid om het vroeg in de zomer op te zetten, is wat het verschil maakt.

Wil je hulp bij het plannen van je najaarsprogramma? Plan een YuMuuv-demo.