Септември изглежда далеч. Точно затова HR екипът трябва да започне сега.

Юни е. Слънцето грее, половината екип мислено вече е в отпуск, а септември е далечен слух някъде от другата страна на лятото. Есенната програма за благосъстояние е последното нещо, което в момента вълнува HR екипа. Точно в това е проблемът — и точно затова сега е моментът да започнеш.

Ето какво се случва в повечето компании. Лятото неусетно отминава. Хората се връщат в края на август, с тен и с известно нежелание. Общата решимост да се върнат към добрите навици за кратко е огромна — септември е истинската нова година за всеки, който някога е ходил на училище. А после неподготвеният HR екип набързо се опитва да организира нещо. Докато есенното предизвикателство действително започне, вече е октомври, вълната на мотивацията е отминала и програмата стартира с много по-малко енергия, отколкото би могла. Възможността е била налице в началото на септември, но компанията я е пропуснала, защото никой не е планирал през юни.

Тази статия е в защита на не толкова вълнуващата задача: да отделиш малко време това лято за подготовка на есента, така че когато всички се върнат готови за движение, програмата вече да ги очаква.

Защо септември е най-важният момент за благосъстоянието през годината

Януари обира цялото внимание, но септември всъщност е по-силният момент за промяна на поведението, а причината е психологическа. Изследователите го наричат ефект на новото начало — склонността на хората да преследват целите си с повече енергия в моменти, които усещат като ново начало. Нова година, нов месец, нова седмица, рожден ден. За по-голямата част от развития свят септември е най-силното ново начало след януари, защото десетилетия наред сме свиквали краят на лятото да означава връщане към реда, рутината и усилията. Първоначалното изследване на Dai, Milkman и Riis (2014) установява, че хората са по-склонни да преследват цели след такива повратни моменти.

Хората се връщат от лятната почивка готови за промяна. Отпочинали са, често са изоставили добрите си навици през ваканцията и усещат желание да започнат начисто. Общото преживяване също има значение — всички се връщат едновременно, така че социалните условия за съвместни усилия са необичайно благоприятни. Предизвикателство за благосъстояние, което започва през първата или втората седмица на септември, чука на отворена врата. Предизвикателство, което започва през октомври, чука на врата, която вече се е затворила.

Уловката е, че за да се възползваш от този момент, програмата трябва да е готова още преди той да е настъпил. А той настъпва веднага щом хората се върнат на бюрата си. Това означава, че планирането трябва да се случи през лятото, когато на никого не му се планира. Компаниите, които постигат висока ангажираност през есента, са тези, които са свършили скучната работа през юни и юли.

Какво всъщност означава „да започнеш сега“

Да започнеш сега не означава да стартираш нещо веднага. Означава да планираш, да вземеш решенията и да направиш подготовката в спокойствието на лятото, така че в началото на септември стартът да е въпрос на натискане на бутон, а не на трескава организация. Ето конкретно какво си струва да свършиш, преди отпуските да завладеят вниманието на всички.

Първо, определи формата на есенната програма. Едно основно предизвикателство ли ще бъде, или поредица? Каква ще е темата — връщане към рутината, отборен турнир, стъпка към цел за края на годината? Ако вземеш това решение през юни, когато имаш време и спокойствие за стратегическо мислене, вместо да реагираш на момента, програмата ще е много по-добра, отколкото ако го вземеш под натиска на сроковете в края на август. Търсиш отправна точка? Виж тримесечния план с четири предизвикателства, 12-месечния календар с предизвикателства или създай календар според обратната връзка от служителите.

Второ, осигури всичко, което изисква време. Одобрение на бюджета, награди, подкрепа от ръководството или време за представяне на старта на обща среща. Това са точно нещата, чиято организация отнема седмици и които стават невъзможни за бързо уреждане, когато половината ръководители, от които зависи одобрението, също са в отпуск. Ако ги уредиш сега, ще си спестиш паниката през август.

Трето, подготви комуникациите. Имейла за старта, предварителния анонс, вътрешните съобщения, инструктажа за капитаните на отборите. Когато ги пишеш в спокойствието на лятото, те са качествени, а не претупани. А когато дойде септември, стартът наистина се свежда до натискане на „Изпрати“. Разликата между отдавна подготвения старт и този, сглобен предната вечер, е видима за всеки получател. В YuMuuv можеш да напишеш съобщенията предварително и да насрочиш публикуването им за седмицата на старта.

Четвърто, подготви платформата и организацията. Ако ще провеждаш отборни предизвикателства, реши как ще бъдат разпределени отборите. Ако някой ще използва инструмента за първи път, подготви профилите и въвеждането в работата с него. Нищо от това не е трудно, но всичко отнема повече време, отколкото очакваш, и е много по-лесно, когато не се опитваш едновременно и да стартираш.

Лятото също не е време за пауза

Има и втора причина да се заемеш сега, освен подготовката за септември. Лятото не е изгубен сезон за благосъстоянието и е грешка да го приемаш за такъв. Хората, които запазват известна физическа активност през лятото, се връщат през септември с набрана инерция, вместо да започват от нулата. Леко лятно предизвикателство без напрежение — за прием на вода, за крачки с достатъчно дни за почивка по време на отпуската или затворено събитие в семеен кръг — поддържа ангажираността през месеците, в които иначе програмата би замряла напълно. Виж приема на вода на работното място и ръководството за планиране на летни предизвикателства.

Това има значение и за есенния старт. Програма, която е продължила с лек ритъм през цялото лято, има вече ангажирана аудитория за основното септемврийско предизвикателство. Програма, която е замлъкнала през юни, трябва отново да привлича внимание от нулата. Лятното предизвикателство не е нужно да е амбициозно — задачата му е просто да поддържа активността и навика хората да отварят приложението. Но самото му присъствие прави подновяването през септември значително по-лесно.

Така летният план всъщност изпълнява две задачи едновременно: ненатрапчиво поддържа ангажираността сега и полага основите за голямото есенно начало. Най-добре е и двете да се решат заедно през юни като единен сезонен план, а не като две отделни спешни задачи.

Лесен график от лятото до есента

Ако ръководиш HR екип и търсиш конкретна рамка, ето един график, който работи надеждно.

През юни определи темата и структурата на есенната програма, осигури бюджет и подкрепа от ръководството и стартирай леко лятно предизвикателство, за да поддържаш ангажираността. През юли подготви всички комуникации и инструктирай капитаните на отборите, докато лятното предизвикателство върви на заден план. През август довърши организацията, насрочи съобщенията за старта и изпрати лятото спокойно, защото всичко е готово. През първата седмица на септември стартирай в точния момент — и тъй като всичко е подготвено предварително, стартът е спокоен, уверен и навременен, точно когато служителите са най-готови да се включат. Закъсняваш? Ето как да стартираш септемврийско предизвикателство за 48 часа.

Това е цялата тайна. Не повече работа, а по-ранна работа. Общите усилия са същите като при обичайното бързане през август; просто са разпределени в спокойните седмици, вместо да са струпани в напрегнатите. А резултатът идва точно в момента, когато може да има най-голям ефект.

Цената на отлагането

Струва си да назовем какво всъщност струва отлагането, защото „ще го уредим през август“ звучи безобидно през юни, но рядко е така. Отлагането означава късен старт, когато възможността вече отминава, с набързо подготвени комуникации и какъвто бюджет и награди си успял да осигуриш в последния момент. Означава програма, която ангажира само малка част от хората, които би могла да привлече, въпреки че енергията на новото начало е била налице и е останала неизползвана. И означава HR екипът да прекара последните седмици на лятото под стрес, вместо да е прекарал първите в планиране.

Нищо от това не е необходимо. Есенният период е една от най-добрите възможности през цялата година за благосъстоянието, а за да се възползваш от него, е нужно само малко предвидливост сега. През юни септември наистина изглежда далеч. Това разстояние не е причина да се отпуснеш — то е причина да действаш, защото времето за планиране и времето за старт не съвпадат, а времето за планиране е точно сега.

Ако обмисляш как да подредиш календара си за благосъстояние от лятото до есента, разнообразните формати за предизвикателства на YuMuuv покриват целия период — от леко предизвикателство за прием на вода или подходящо за отпуските, което поддържа ангажираността през лятото, до отборни турнири, предизвикателства с крачки и събития с точки, които дават силен основен акцент през септември. Платформата е лесната част. Предвидливостта да я подготвиш още в началото на лятото е това, което прави разликата.

Искаш помощ с планирането на есенната си програма? Запази демонстрация на YuMuuv.