กันยายนยังดูอีกไกล นั่นแหละเหตุผลที่ HR ควรเริ่มตอนนี้

ตอนนี้เดือนมิถุนายน แดดสดใส ทีมงานครึ่งหนึ่งใจลอยไปเที่ยวพักร้อนแล้ว ส่วนเดือนกันยายนก็ดูเป็นเรื่องไกลตัวอยู่ปลายอีกฝั่งของฤดูร้อน โปรแกรมสุขภาวะช่วงฤดูใบไม้ร่วงคงเป็นเรื่องท้ายสุดที่ HR จะนึกถึงในตอนนี้ และนั่นแหละคือปัญหา รวมถึงเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงควรเริ่มตั้งแต่ตอนนี้

นี่คือรูปแบบที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ ในบริษัทส่วนใหญ่ ฤดูร้อนผ่านไปเรื่อย ๆ ผู้คนกลับมาช่วงปลายเดือนสิงหาคม ผิวแทนขึ้นและยังไม่ค่อยอยากกลับมาทำงาน ทุกคนต่างมุ่งมั่นอย่างแรงกล้าที่จะกลับมาสร้างนิสัยดี ๆ อีกครั้งในช่วงสั้น ๆ เพราะสำหรับคนที่เคยผ่านชีวิตในโรงเรียน เดือนกันยายนต่างหากคือปีใหม่ที่แท้จริง แต่แล้ว HR ที่ไม่ได้เตรียมตัวก็ต้องเร่งจัดกิจกรรมขึ้นมา กว่าชาเลนจ์ฤดูใบไม้ร่วงจะเริ่มจริงก็เข้าเดือนตุลาคม คลื่นแรงจูงใจซัดผ่านไปแล้ว และโปรแกรมก็ได้กระแสตอบรับเพียงเสี้ยวเดียวของที่ควรจะเป็น โอกาสเปิดอยู่ตั้งแต่ต้นเดือนกันยายน แต่บริษัทกลับพลาดไปเพราะไม่มีใครวางแผนตั้งแต่เดือนมิถุนายน

บทความนี้อยากชวนให้ทำเรื่องที่อาจดูไม่น่าตื่นเต้น นั่นคือใช้เวลาสักนิดในฤดูร้อนนี้เตรียมฤดูใบไม้ร่วงให้พร้อม เพื่อให้เมื่อทุกคนกลับมาพร้อมขยับตัว โปรแกรมก็รอต้อนรับอยู่แล้ว

ทำไมกันยายนจึงเป็นช่วงสำคัญที่สุดของปีสำหรับสุขภาวะ

เดือนมกราคมได้รับความสนใจไปทั้งหมด แต่เดือนกันยายนกลับเป็นจังหวะที่เอื้อต่อการเปลี่ยนพฤติกรรมมากกว่าโดยไม่ค่อยมีใครพูดถึง เหตุผลนั้นอยู่ที่จิตวิทยา นักวิจัยเรียกสิ่งนี้ว่า ปรากฏการณ์การเริ่มต้นใหม่ ซึ่งเป็นแนวโน้มที่คนเราจะทุ่มเทพลังให้เป้าหมายมากขึ้นในช่วงเวลาที่รู้สึกเหมือนได้เริ่มใหม่ ไม่ว่าจะเป็นปีใหม่ เดือนใหม่ สัปดาห์ใหม่ หรือวันเกิด ในประเทศพัฒนาแล้วส่วนใหญ่ เดือนกันยายนเป็นจุดเริ่มต้นใหม่ที่ทรงพลังที่สุดรองจากเดือนมกราคม เพราะความคุ้นเคยที่สั่งสมมาหลายสิบปีว่าสิ้นสุดฤดูร้อนหมายถึงการกลับสู่ชีวิตที่มีแบบแผน กิจวัตร และความพยายาม งานวิจัยต้นฉบับของ Dai, Milkman และ Riis (2014) พบว่าผู้คนมีแนวโน้มจะลงมือทำตามเป้าหมายมากขึ้นหลังผ่านหมุดหมายเหล่านี้

ผู้คนกลับจากวันหยุดฤดูร้อนในสภาพที่พร้อมเริ่มต้น พวกเขาได้พักผ่อน หลายคนหลุดจากนิสัยดี ๆ ไปบ้างระหว่างหยุด และรู้สึกอยากปรับตัวใหม่ การที่ทุกคนกลับมาพร้อมกันก็สำคัญ เพราะทำให้บรรยากาศรอบตัวเอื้อต่อการร่วมแรงกันเป็นพิเศษ ชาเลนจ์สุขภาวะที่เริ่มในสัปดาห์แรกหรือสัปดาห์ที่สองของเดือนกันยายนจึงเหมือนผลักประตูที่เปิดอยู่แล้ว แต่ชาเลนจ์ที่เริ่มในเดือนตุลาคมกลับเหมือนผลักประตูที่ปิดไปแล้ว

เงื่อนไขคือ หากจะคว้าโอกาสช่วงนี้ไว้ โปรแกรมต้องพร้อมก่อนที่โอกาสจะมาถึง และโอกาสนั้นเริ่มตั้งแต่คนกลับมานั่งโต๊ะทำงาน นั่นหมายความว่าต้องวางแผนกันในช่วงฤดูร้อน ซึ่งเป็นช่วงที่ไม่มีใครอยากวางแผน บริษัทที่สร้างการมีส่วนร่วมในฤดูใบไม้ร่วงได้ดี คือบริษัทที่ยอมลงมือทำงานน่าเบื่อเหล่านี้ตั้งแต่เดือนมิถุนายนและกรกฎาคม

“เริ่มตอนนี้” หมายถึงทำอะไรบ้าง

การเริ่มตอนนี้ไม่ได้หมายถึงต้องเปิดตัวกิจกรรมตอนนี้ แต่หมายถึงการวางแผน ตัดสินใจ และเตรียมพื้นฐานในช่วงฤดูร้อนที่เงียบสงบ เพื่อให้การเปิดตัวต้นเดือนกันยายนเป็นแค่การกดปุ่ม ไม่ใช่การวิ่งวุ่น ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรทำให้เสร็จก่อนวันหยุดจะดึงความสนใจของทุกคนไปหมด

ข้อแรก กำหนดรูปแบบของโปรแกรมฤดูใบไม้ร่วง จะจัดชาเลนจ์หลักครั้งเดียวหรือจัดต่อเนื่องเป็นชุด ธีมจะเป็นอะไร ตั้งหลักกลับสู่กิจวัตร แข่งขันเป็นทีม หรือขยับเข้าใกล้เป้าหมายปลายปี การตัดสินใจเรื่องนี้ในเดือนมิถุนายน ตอนที่ยังมีพื้นที่ให้คิดเชิงกลยุทธ์แทนการคอยแก้ปัญหาเฉพาะหน้า จะช่วยให้ได้โปรแกรมที่ดีกว่าการตัดสินใจภายใต้แรงกดดันของเส้นตายช่วงปลายเดือนสิงหาคมมาก อยากได้แนวทางเริ่มต้นไหม ดูแผนรายไตรมาสแบบ 4 ชาเลนจ์ ปฏิทินชาเลนจ์ 12 เดือน หรือสร้างปฏิทินจากความคิดเห็นของพนักงานได้เลย

ข้อสอง จัดการเรื่องที่ต้องใช้เวลาเตรียมล่วงหน้าให้เรียบร้อย ทั้งการอนุมัติงบประมาณ รางวัล การสนับสนุนจากผู้บริหาร หรือช่วงเวลาในการประชุมพนักงานทั้งบริษัทที่อยากใช้เปิดตัว สิ่งเหล่านี้ล้วนใช้เวลาหลายสัปดาห์ในการประสานงาน และแทบเป็นไปไม่ได้ที่จะจัดการอย่างรวดเร็วเมื่อผู้จัดการที่ต้องอนุมัติครึ่งหนึ่งก็กำลังลาพักร้อนอยู่เช่นกัน การยืนยันให้เรียบร้อยตอนนี้ช่วยตัดความวุ่นวายในเดือนสิงหาคมออกไปได้

ข้อสาม เตรียมการสื่อสาร ทั้งอีเมลเปิดตัว ข้อความเรียกน้ำย่อย ประกาศภายใน และข้อมูลชี้แจงสำหรับหัวหน้าทีม การเขียนสิ่งเหล่านี้ในช่วงฤดูร้อนที่ยังมีเวลาจะทำให้ได้งานที่ดีแทนงานรีบเร่ง และเมื่อเดือนกันยายนมาถึง การเปิดตัวก็เป็นเพียงการกดส่งจริง ๆ ทุกคนที่ได้รับข้อความสัมผัสได้ถึงความต่างระหว่างการเปิดตัวที่เตรียมพร้อมไว้แล้ว กับการเปิดตัวที่เพิ่งมาปะติดปะต่อกันในคืนก่อนหน้า ใน YuMuuv คุณสามารถเขียนประกาศล่วงหน้าและตั้งเวลาให้เผยแพร่ในสัปดาห์เปิดตัวได้

ข้อสี่ เตรียมแพลตฟอร์มและการดำเนินงานให้พร้อม ถ้าจะจัดชาเลนจ์แบบทีม ให้กำหนดโครงสร้างทีมไว้ หากมีผู้ใช้ใหม่ ให้เตรียมบัญชีและขั้นตอนแนะนำการใช้งานให้พร้อม เรื่องเหล่านี้ไม่ได้ยาก แต่ทุกอย่างใช้เวลานานกว่าที่คิด และทำได้ง่ายกว่ามากเมื่อไม่ต้องเร่งเปิดตัวไปพร้อมกัน

ฤดูร้อนไม่ใช่ช่วงเวลาที่ต้องปล่อยว่าง

นอกจากการเตรียมพร้อมสำหรับเดือนกันยายนแล้ว ยังมีอีกเหตุผลที่ควรสร้างการมีส่วนร่วมตั้งแต่ตอนนี้ ฤดูร้อนไม่ใช่ช่วงที่ต้องปล่อยเรื่องสุขภาวะทิ้งไป และการมองแบบนั้นก็เป็นความผิดพลาด คนที่ยังได้ขยับร่างกายบ้างตลอดฤดูร้อนจะกลับมาในเดือนกันยายนพร้อมแรงส่ง แทนที่จะต้องเริ่มจากศูนย์ ชาเลนจ์ฤดูร้อนแบบเบา ๆ ไม่กดดัน ไม่ว่าจะเป็นชาเลนจ์ดื่มน้ำ ชาเลนจ์นับก้าวที่เข้ากับวันหยุดและเว้นวันได้อย่างยืดหยุ่น หรือกิจกรรมส่วนตัวในกลุ่มแบบครอบครัว จะช่วยรักษาการมีส่วนร่วมไว้ได้ตลอดหลายเดือนที่โปรแกรมอาจเงียบหายไปเลย อ่านเพิ่มเติมเรื่องการดื่มน้ำให้เพียงพอในที่ทำงานและคู่มือวางแผนชาเลนจ์ฤดูร้อน

เรื่องนี้สำคัญต่อการเปิดตัวในฤดูใบไม้ร่วงด้วย โปรแกรมที่ดำเนินไปอย่างเงียบ ๆ ตลอดฤดูร้อนจะมีกลุ่มผู้เข้าร่วมที่พร้อมต้อนรับชาเลนจ์หลักในเดือนกันยายนอยู่แล้ว ส่วนโปรแกรมที่เงียบหายไปตั้งแต่เดือนมิถุนายนต้องเริ่มดึงความสนใจกันใหม่ทั้งหมด ชาเลนจ์ฤดูร้อนไม่จำเป็นต้องยิ่งใหญ่ หน้าที่ของมันคือทำให้กิจกรรมยังเดินต่อและรักษานิสัยการเปิดแอปไว้ แต่การมีชาเลนจ์นี้อยู่ช่วยให้การกลับมาเปิดตัวในเดือนกันยายนง่ายขึ้นอย่างมาก

ดังนั้น แผนฤดูร้อนจึงเป็นสองอย่างในเวลาเดียวกัน คือกิจกรรมเบา ๆ เพื่อรักษาการมีส่วนร่วมในตอนนี้ และการปูพื้นฐานสำหรับกิจกรรมใหญ่ในฤดูใบไม้ร่วง ทางที่ดีที่สุดคือวางทั้งสองส่วนร่วมกันในเดือนมิถุนายน ให้เป็นแผนเดียวที่ต่อเนื่องตามฤดูกาล แทนที่จะต้องวิ่งวุ่นแยกกันสองรอบ

ไทม์ไลน์ง่าย ๆ จากฤดูร้อนสู่ฤดูใบไม้ร่วง

สำหรับผู้นำฝ่าย HR ที่อยากเห็นภาพชัด ๆ นี่คือไทม์ไลน์ที่ใช้ได้ผลอย่างสม่ำเสมอ

เดือนมิถุนายน กำหนดธีมและโครงสร้างของโปรแกรมฤดูใบไม้ร่วง ยืนยันงบประมาณและการสนับสนุน แล้วเปิดชาเลนจ์ฤดูร้อนเบา ๆ เพื่อรักษาการมีส่วนร่วม เดือนกรกฎาคม ร่างข้อความสื่อสารทั้งหมดและชี้แจงข้อมูลให้หัวหน้าทีม ขณะที่ชาเลนจ์ฤดูร้อนดำเนินต่อไป เดือนสิงหาคม สรุปรายละเอียดการดำเนินงาน ตั้งเวลาส่งข้อความเปิดตัว แล้วปล่อยให้ฤดูร้อนค่อย ๆ ผ่านไปอย่างสบายใจเพราะทุกอย่างพร้อมแล้ว สัปดาห์แรกของเดือนกันยายน เปิดตัวในจังหวะที่โอกาสเปิดรับ และเพราะทุกอย่างเตรียมไว้ล่วงหน้า การเปิดตัวจึงราบรื่น มั่นใจ และตรงเวลา พอดีกับช่วงที่พนักงานพร้อมตอบรับมากที่สุด เริ่มช้าไปหน่อยไหม นี่คือวิธีเปิดชาเลนจ์เดือนกันยายนภายใน 48 ชั่วโมง

เคล็ดลับมีแค่นี้ ไม่ใช่ทำงานมากขึ้น แต่ทำให้เร็วขึ้น ปริมาณงานทั้งหมดเท่ากับที่ต้องเร่งทำกันตามปกติในเดือนสิงหาคม เพียงกระจายไปทำในสัปดาห์ที่ยังสบาย ๆ แทนที่จะอัดแน่นอยู่ในช่วงวุ่นวาย และผลลัพธ์ก็มาถึงตรงจังหวะที่สร้างผลได้มากที่สุด

ต้นทุนของการรอ

เราควรพูดให้ชัดว่าการรอมีต้นทุนอะไรบ้าง เพราะคำว่า “ไว้ค่อยจัดการเดือนสิงหาคม” ฟังดูไม่เสียหายในเดือนมิถุนายน แต่ความจริงมักไม่ใช่ การรอหมายถึงการเปิดตัวล่าช้าในช่วงที่โอกาสกำลังปิดลง พร้อมข้อความสื่อสารที่ทำอย่างรีบเร่ง และงบประมาณกับรางวัลเท่าที่หาได้ในเวลาสั้น ๆ หมายถึงโปรแกรมที่ดึงคนเข้าร่วมได้เพียงบางส่วนจากที่ควรทำได้ ทั้งที่ปีนั้นมีพลังแห่งการเริ่มต้นใหม่รอให้ใช้ แต่กลับปล่อยผ่านไป และยังหมายถึงทีม HR ที่ต้องใช้ช่วงท้ายของฤดูร้อนอย่างเคร่งเครียด แทนที่จะใช้ช่วงต้นฤดูร้อนวางแผน

ทั้งหมดนั้นไม่จำเป็นต้องเกิดขึ้น ช่วงฤดูใบไม้ร่วงเป็นหนึ่งในโอกาสที่ดีที่สุดของปีสำหรับกิจกรรมสุขภาวะ และการคว้าโอกาสนี้ไว้ก็ไม่ต้องใช้อะไรมากไปกว่าการมองล่วงหน้าสักนิดตั้งแต่ตอนนี้ เดือนกันยายนอาจดูอีกไกลจริง ๆ เมื่อมองจากเดือนมิถุนายน แต่ระยะห่างนั้นไม่ใช่เหตุผลให้ชะล่าใจ กลับเป็นเหตุผลให้ลงมือ เพราะช่วงเวลาวางแผนกับช่วงเวลาเปิดตัวไม่ได้ทับซ้อนกัน และตอนนี้คือช่วงเวลาที่เปิดให้วางแผนอยู่

ถ้าคุณกำลังคิดว่าจะจัดปฏิทินสุขภาวะตั้งแต่ฤดูร้อนถึงฤดูใบไม้ร่วงอย่างไร รูปแบบชาเลนจ์ที่หลากหลายของ YuMuuv ครอบคลุมได้ตลอดทั้งช่วง ตั้งแต่ชาเลนจ์ดื่มน้ำเบา ๆ หรือชาเลนจ์ที่เข้ากับวันหยุดเพื่อรักษาการมีส่วนร่วมตลอดฤดูร้อน ไปจนถึงการแข่งขันแบบทีม ชาเลนจ์นับก้าว และกิจกรรมสะสมคะแนนที่จะเป็นกิจกรรมหลักอันโดดเด่นในเดือนกันยายน แพลตฟอร์มเป็นส่วนที่ง่าย สิ่งที่สร้างความแตกต่างคือการคิดล่วงหน้าและจัดเตรียมไว้ตั้งแต่ต้นฤดูร้อน

อยากให้ช่วยวางแผนโปรแกรมฤดูใบไม้ร่วงไหม จองเดโม YuMuuvได้เลย