Hvernig draga má úr veikindafjarvistum á vinnustað (10 skref)
Veikindafjarvistir eru einn stærsti faldi kostnaðarliður fyrirtækja. Í Bretlandi voru starfsmenn að meðaltali frá vinnu vegna veikinda í 7,8 daga árið 2023 – samanborið við 5,8 daga fyrir heimsfaraldurinn. Það er hæsta hlutfall í meira en áratug.1 Í ESB kostuðu launuð veikindaleyfi um 138 milljarða € árið 2014, eða um 1% af vergri landsframleiðslu ESB – og þá er ótalin yfirvinna, afleysingar og verkefni sem einfaldlega verða út undan.2
Góðu fréttirnar eru þær að hægt er að koma í veg fyrir töluverðan hluta veikindadaga. Þessi leiðarvísir útskýrir hvað veldur veikindafjarvistum og gefur þér 10 hagnýt ráð til að draga úr þeim á vinnustaðnum þínum.
Table of Contents
1. Hvað veldur veikindafjarvistum?
Samkvæmt könnun CIPD meðal meira en 900 fyrirtækja og stofnana eru algengustu orsakirnar þessar:1
- Skammtímafjarvistir: væg veikindi á borð við kvef, flensu og magapestir.
- Langtímafjarvistir: geðræn vandamál, stoðkerfisáverkar (vandamál í baki, hálsi og liðum), bráð veikindi og streita.
Sumt af þessu er óhjákvæmilegt. En margt tengist þáttum sem vinnuveitendur geta haft áhrif á: vinnuálagi, hversu mikið fólk hreyfir sig yfir daginn, stjórnun og því hvort fólk treysti sér til að biðja um hjálp áður en vandamál leiðir til margra vikna fjarveru frá vinnu.
2. Raunverulegur kostnaður veikindafjarvista
Beini kostnaðurinn er laun í veikindum. Óbeini kostnaðurinn er oft meiri:
- yfirvinna eða afleysingafólk til að sinna verkefnum;
- tímafrestir sem standast ekki og lakari þjónusta;
- aukið álag á samstarfsfólk, sem getur leitt til meiri streitu og fleiri fjarvista;
- veikindamæting – þegar fólk vinnur þrátt fyrir veikindi, smitar aðra og nær ekki að skila sínu besta.
Þess vegna er fækkun fjarvista ekki bara mælikvarði fyrir mannauðsdeildina. Hún er ein beinasta leiðin til að vernda framleiðni og starfsanda.
3. 10 leiðir til að draga úr veikindafjarvistum á vinnustað
1. Mældu fjarvistir rétt
Þú getur ekki dregið úr því sem þú fylgist ekki með. Skráðu allar fjarvistir, lengd þeirra og ástæðu. Skoðaðu síðan fjarvistahlutfallið, hversu oft fólk er frá, hversu lengi fjarvistir vara og hvort einhver mynstur séu til staðar – til dæmis í kringum mánudaga, frídaga eða álagstíma. Margir breskir vinnuveitendur nota einnig Bradford-stuðulinn, sem gefur tíðum skammtímafjarvistum meira vægi. Notaðu tölurnar til að hefja styðjandi samtöl, ekki til að refsa fólki.
2. Settu skýrar og sanngjarnar fjarvistareglur
Gakktu úr skugga um að allir viti hvernig og hvenær eigi að tilkynna veikindi, við hvern eigi að hafa samband, hvenær þurfi læknisvottorð og hvernig launagreiðslum í veikindum er háttað. Skýrar reglur draga úr óvissu starfsfólks og hjálpa stjórnendum að taka á fjarvistum með samræmdum hætti.
3. Taktu samtal við endurkomu til vinnu
Stutt og vinsamlegt samtal eftir hverja fjarveru er eitt árangursríkasta úrræðið sem völ er á. Það sýnir að saknað var viðkomandi, hjálpar stjórnendum að koma snemma auga á undirliggjandi vanda (vinnuálag, heilsufarsvandamál, umönnunarskyldur) og gefur starfsfólki tækifæri til að biðja um stuðning.
4. Auðveldaðu fólki að hreyfa sig
Rannsóknir sýna tengsl milli reglulegrar hreyfingar og færri veikindadaga. Í einni rannsókn voru starfsmenn sem náðu ráðlögðu viðmiði um kröftuga hreyfingu frá vinnu vegna veikinda rúmlega fjórum dögum skemur á ári en þeir sem gerðu það ekki.3 Regluleg hreyfing hjálpar einnig til við að fyrirbyggja bak- og hálsvandamál sem valda mörgum langtímafjarvistum.
Hagnýtar leiðir til að flétta hreyfingu inn í vinnuvikuna eru meðal annars skrefaáskoranir á vinnustað, göngufundir og átak um virkan ferðamáta, svo sem bíllaus september.
5. Styddu við geðheilsu og dragðu úr streitu
Geðræn vandamál og streita eru meðal helstu orsaka langtímafjarvista. Hafðu vinnuálagið raunhæft, gerðu það eðlilegt að ræða streitu og bentu á stuðning sem er í boði, svo sem ráðgjafarþjónustu fyrir starfsfólk. Leiðarvísirinn okkar um að hjálpa starfsfólki að takast á við streitu í vinnunni fjallar um hvað hægt er að gera þegar einhver vekur máls á henni. Vellíðunarverkefni þurfa ekki alltaf að snúast um hreyfingu – vellíðunaráskoranir án líkamsræktar sem snúast um svefn, núvitund eða skjáhlé virka líka vel.
6. Fyrirbyggðu stoðkerfisvandamál
Sjáðu til þess að vinnuaðstaða sé góð, hvettu til reglulegra hléa frá setu og kenndu fólki örugga lyftitækni þar sem það á við. Líkamlega krefjandi störf þurfa sérstaka athygli – sjáðu leiðarvísinn okkar um vellíðan starfsfólks sem vinnur ekki við skrifborð.
7. Dragðu úr útbreiðslu vægra veikinda
Einfaldar aðgerðir skipta máli á kvef- og flensutímabilinu: góður handþvottur, vel loftræst rými, boð um flensubólusetningu og að gera það sjálfsagt að vera heima (eða vinna í fjarvinnu þar sem því verður við komið) þegar fólk er smitandi. Hér eru fleiri ráð til að forðast haustveikindi.
8. Bjóddu upp á sveigjanleika
Sveigjanlegur vinnutími eða blanda af stað- og fjarvinnu gerir fólki kleift að sinna læknisheimsóknum, umönnunarskyldum og jafna sig á vægum veikindum án þess að taka heilan dag frá vinnu. Þetta er sérstaklega mikilvægt fyrir útivinnandi foreldra.
9. Þjálfaðu næstu yfirmenn
Næstu yfirmenn eru yfirleitt fyrstir til að fá tilkynningu um fjarvistir og fyrstir til að taka eftir því þegar einhver á erfitt. Veittu þeim færni og sjálfstraust til að eiga styðjandi samtöl, beita fjarvistareglum af sanngirni og vita hvert þeir geta vísað fólki til að fá hjálp.
10. Byggðu upp vellíðunarmenningu, ekki stakan fríðindapakka
Afsláttur í líkamsrækt einn og sér breytir sjaldnast hegðun. Það sem virkar er markviss nálgun allt árið sem fólk tekur raunverulega þátt í. Skipuleggðu reglulega viðburði yfir árið – dagatalið okkar fyrir vellíðunaráskoranir er góður upphafspunktur – og tengdu þá við virkni og áhuga starfsfólks í víðara samhengi. Til að sjá heildarmyndina geturðu lesið hvers vegna vellíðan er stefnumál, ekki fríðindi.
4. Hvernig vellíðunaráskoranir fækka veikindadögum
Að bjóða ókeypis íþróttaiðkun er góð byrjun, en eitt og sér breytir það ekki daglegum venjum. Vellíðunaráskoranir gera það: þær gefa fólki sameiginlegt markmið, ástæðu til að hreyfa sig á hverjum degi og smá vinalega keppni við samstarfsfólkið.
YuMuuv tengist úrum og heilsuöppum sem starfsfólk notar nú þegar. Þannig geturðu sett af stað skrefa-, hreyfi- og vellíðunaráskoranir fyrir allt fyrirtækið á örfáum mínútum – og umbunað fólki fyrir hreyfinguna sjálfa. Til að sjá hvort það skili árangri skaltu fylgjast með fjarvistahlutfalli fyrir og eftir, ásamt þátttöku. Leiðarvísirinn okkar sem fjallar af hreinskilni um að mæla arðsemi vellíðunaráætlunar á vinnustað sýnir hvernig það er gert.
5. Algengar spurningar
5.1. Hvert er eðlilegt hlutfall veikindafjarvista?
Það er mismunandi eftir löndum, atvinnugreinum og stærð fyrirtækja og stofnana. Í Bretlandi var meðaltalið árið 2023 7,8 dagar á hvern starfsmann á ári.1 Gagnlegasta viðmiðið er þróunin hjá ykkur: berðu saman milli ára og teyma.
5.2. Hvað er Bradford-stuðullinn?
Formúla sem dregur fram tíðar skammtímafjarvistir: S² × D, þar sem S er fjöldi aðskilinna fjarvistatímabila og D er heildarfjöldi fjarvistadaga á tilteknu tímabili, yfirleitt 52 vikum. Tíu eins dags fjarvistir gefa mun hærra skor en ein tíu daga fjarvera.
5.3. Getur vellíðunaráætlun virkilega fækkað veikindadögum?
Já, sérstaklega þegar hún fær fólk til að hreyfa sig reglulega og styður við geðheilsu. Árangurinn veltur á þátttöku, svo veldu verkefni sem henta öllum og auðvelt er að taka þátt í. Mældu síðan fjarvistir yfir að minnsta kosti 6–12 mánuði.
5.4. Ætti að hvetja starfsfólk til að mæta veikt til vinnu?
Nei. Veikindamæting dreifir smiti og hægir á bata. Markmiðið er að færri veikist til að byrja með, ekki að færri tilkynni veikindi.
6. Dragðu úr veikindafjarvistum með YuMuuv
Viltu einfalda leið til að fá allt teymið á hreyfingu? Bókaðu kynningu og sjáðu hvernig vellíðunaráskoranir YuMuuv virka fyrir fyrirtæki af öllum stærðum.
