Come ridurre le assenze per malattia sul posto di lavoro (10 passi)

Le assenze per malattia sono uno dei maggiori costi nascosti di qualsiasi azienda. Nel Regno Unito, nel 2023 il personale è stato assente in media 7,8 giorni all'anno, rispetto ai 5,8 giorni prima della pandemia: il livello più alto da oltre un decennio.¹ Nell'UE, i congedi di malattia retribuiti sono costati circa 138 miliardi di euro nel 2014, circa l'1% del PIL dell'UE, e questo senza contare straordinari, sostituzioni temporanee e lavoro che semplicemente non viene svolto.²

La buona notizia è che una parte significativa dei giorni di malattia si può prevenire. Questa guida spiega cosa determina le assenze per malattia e ti offre 10 passi pratici per ridurle nella tua azienda.

1. Quali sono le cause delle assenze per malattia?

Secondo l'indagine del CIPD su oltre 900 organizzazioni, le cause più comuni sono:¹

• Assenze brevi: malattie lievi come raffreddori, influenza e disturbi gastrointestinali.
• Assenze lunghe: problemi di salute mentale, disturbi muscoloscheletrici (problemi a schiena, collo e articolazioni), patologie acute e stress.

Alcune di queste sono inevitabili. Ma molte sono legate a fattori che un'azienda può influenzare: il carico di lavoro, quanto le persone si muovono durante la giornata, come vengono gestite e se si sentono in grado di chiedere aiuto prima che un problema si trasformi in settimane di assenza.

2. Quanto costano davvero le assenze per malattia

Il costo diretto è l'indennità di malattia. I costi indiretti sono spesso maggiori:

• straordinari o personale temporaneo per coprire il lavoro;
• scadenze mancate e qualità del servizio più bassa;
• pressione aggiuntiva sul resto del team, che può portare a più stress e più assenze;
• presenteismo: persone che lavorano anche se stanno male, diffondendo malattie e rendendo al di sotto delle proprie capacità.

Per questo ridurre le assenze non è solo una metrica HR. È uno dei modi più diretti per proteggere la produttività e il morale del team.

3. 10 modi per ridurre le assenze per malattia sul posto di lavoro

3.1. 1. Misura correttamente le assenze

Non puoi ridurre ciò che non monitori. Registra ogni assenza con durata e motivo, poi analizza il tasso di assenza, la frequenza delle assenze, la loro durata ed eventuali schemi, per esempio attorno ai lunedì, alle festività o ai periodi più intensi. Molte aziende nel Regno Unito usano anche il Bradford Factor, che dà più peso alle assenze brevi e frequenti. Usa i numeri per avviare conversazioni di supporto, non per punire.

3.2. 2. Scrivi una politica sulle assenze chiara ed equa

Assicurati che ogni persona sappia come e quando segnalare la malattia, chi contattare, quando serve un certificato medico e come funziona l'indennità di malattia. Una politica chiara elimina l'incertezza per il personale e offre a chi gestisce le persone un modo coerente di gestire le assenze.

3.3. 3. Fai colloqui di rientro

Una breve conversazione cordiale dopo ogni assenza è uno degli strumenti più efficaci a disposizione. Mostra che la persona è mancata, aiuta chi gestisce il team a individuare per tempo problemi di fondo (carico di lavoro, problemi di salute, responsabilità di cura) e dà alla persona l'occasione di chiedere supporto.

3.4. 4. Rendi facile restare attivi

La ricerca collega l'attività fisica regolare a meno giorni di malattia. In uno studio, il personale che raggiungeva il livello raccomandato di esercizio intenso prendeva oltre quattro giorni di malattia in meno all'anno rispetto a chi non lo raggiungeva.³ Il movimento regolare aiuta anche a prevenire i problemi a schiena e collo alla base di molte assenze lunghe.

Tra i modi pratici per inserire l'attività nella settimana lavorativa ci sono le sfide di passi aziendali, le riunioni walk-and-talk e le campagne per gli spostamenti attivi, come la sfida del settembre senz'auto.

3.5. 5. Sostieni la salute mentale e gestisci lo stress

I problemi di salute mentale e lo stress sono tra le cause principali delle assenze lunghe. Mantieni carichi di lavoro realistici, rendi normale parlare di stress e indica dove trovare supporto, per esempio un programma di assistenza al personale (EAP). La nostra guida su come aiutare il personale a gestire lo stress al lavoro spiega cosa fare quando qualcuno ne parla. Le attività di benessere non devono sempre riguardare l'esercizio fisico: anche le sfide di benessere non legate al fitness su sonno, mindfulness o pause dagli schermi funzionano bene.

3.6. 6. Previeni i problemi muscoloscheletrici

Offri postazioni di lavoro ben impostate, incoraggia pause regolari dallo stare seduti e forma le persone al sollevamento sicuro dove serve. I lavori fisicamente impegnativi richiedono un'attenzione particolare: consulta la nostra guida al benessere per chi non lavora alla scrivania.

3.7. 7. Riduci la diffusione delle malattie lievi

Nella stagione di raffreddori e influenza, semplici misure fanno la differenza: una buona igiene delle mani, ambienti ben aerati, l'offerta del vaccino antinfluenzale e la possibilità di restare a casa (o lavorare da remoto, dove possibile) quando si è contagiosi. Ecco altri consigli per evitare i malanni autunnali.

3.8. 8. Offri flessibilità

Orari flessibili o lavoro ibrido permettono alle persone di andare agli appuntamenti, gestire le responsabilità di cura e riprendersi da malattie lievi senza prendere un giorno intero di assenza. È particolarmente prezioso per i genitori che lavorano.

3.9. 9. Forma chi gestisce i team

Chi gestisce un team è di solito il primo a sapere di un'assenza e il primo a notare quando qualcuno è in difficoltà. Dai a queste figure le competenze e la sicurezza per avere conversazioni di supporto, applicare la politica sulle assenze in modo equo e sapere a chi indirizzare le persone per ricevere aiuto.

3.10. 10. Costruisci una cultura del benessere, non un benefit isolato

Uno sconto in palestra da solo cambia raramente i comportamenti. Ciò che funziona è un approccio coerente, per tutto l'anno, a cui le persone partecipano davvero. Pianifica attività regolari durante l'anno (il nostro calendario delle sfide di benessere è un buon punto di partenza) e collegale più in generale al coinvolgimento del personale. Per il quadro generale, scopri perché il benessere è una strategia, non un benefit.

4. Come le sfide di benessere aiutano a ridurre i giorni di malattia

Offrire benefit sportivi gratuiti è un buon inizio, ma da solo non cambia le abitudini quotidiane. Le sfide di benessere sì: danno alle persone un obiettivo comune, un motivo per muoversi ogni giorno e un po' di sana competizione con il team.

YuMuuv si collega agli orologi e alle app per la salute che il personale usa già, così puoi organizzare in pochi minuti sfide di passi, di attività e di benessere per tutta l'azienda, e premiare le persone per l'attività stessa. Per capire se funziona, monitora il tasso di assenza prima e dopo, insieme alla partecipazione. La nostra guida onesta su come misurare il ROI di un programma di benessere aziendale ti mostra come fare.

5. Domande frequenti

5.1. Qual è un tasso di assenza per malattia normale?

Varia in base al paese, al settore e alle dimensioni dell'organizzazione. Nel Regno Unito la media nel 2023 era di 7,8 giorni per dipendente all'anno.¹ Il riferimento più utile è il tuo andamento: confronta anno per anno e tra i team.

5.2. Cos'è il Bradford Factor?

Una formula che mette in evidenza le assenze brevi e frequenti: S² × D, dove S è il numero di episodi di assenza distinti e D il numero totale di giorni di assenza in un periodo definito, di solito 52 settimane. Dieci assenze di un giorno danno un punteggio molto più alto di un'unica assenza di dieci giorni.

5.3. Un programma di benessere può davvero ridurre i giorni di malattia?

Sì, soprattutto se fa muovere le persone regolarmente e sostiene la salute mentale. I risultati dipendono dalla partecipazione, quindi scegli attività inclusive e facili da avviare, e misura le assenze per almeno 6–12 mesi.

5.4. Bisogna incoraggiare il personale a venire al lavoro anche quando sta male?

No. Il presenteismo diffonde le malattie e rallenta la guarigione. L'obiettivo è che meno persone si ammalino, non che meno persone lo segnalino.

6. Inizia a ridurre le assenze per malattia con YuMuuv

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1. CIPD (2023). Health and wellbeing at work.
2. Eurostat (2018). Expenditure on paid sick leave in the EU.
3. Study on physical activity and sick leave among workers (PubMed Central).