Как да намалиш отсъствията по болест на работното място (10 стъпки)
Отсъствията по болест са един от най-големите скрити разходи за всеки бизнес. В Обединеното кралство служителите са отсъствали средно по 7,8 дни годишно през 2023 г. – спрямо 5,8 дни преди пандемията, което е най-високото ниво от повече от десетилетие.1 В целия ЕС платените отпуски по болест са стрували около 138 млрд. € през 2014 г., приблизително 1% от БВП на ЕС – и това е, преди да се отчетат извънредният труд, временните заместници и работата, която просто остава несвършена.2
Добрата новина е, че значителна част от отсъствията по болест могат да бъдат предотвратени. Това ръководство обяснява какви са причините за тях и ти предлага 10 практични стъпки, с които да ги намалиш на работното си място.
Table of Contents
1. Какви са причините за отсъствията по болест?
Според проучване на CIPD сред над 900 организации най-честите причини са:1
- Краткосрочни отсъствия: леки заболявания като настинка, грип и стомашни инфекции.
- Дългосрочни отсъствия: проблеми с психичното здраве, увреждания на опорно-двигателния апарат (проблеми с гърба, врата и ставите), остри заболявания и стрес.
Някои от тях са неизбежни. Но много са свързани с фактори, върху които работодателят може да повлияе: натоварването, движението през деня, начинът на управление и дали хората се чувстват свободни да потърсят помощ, преди даден проблем да доведе до седмици отсъствие от работа.
2. Колко всъщност струват отсъствията по болест
Прекият разход е плащането на болничните. Косвените разходи често са по-големи:
- извънреден труд или временен персонал, който да поеме работата;
- пропуснати срокове и по-ниско качество на обслужването;
- допълнително натоварване за колегите, което може да доведе до повече стрес и още отсъствия;
- презентеизъм – хората работят, докато са болни, разпространяват заразата и не са толкова ефективни, колкото обикновено.
Затова намаляването на отсъствията не е просто показател за отдел „Човешки ресурси“. То е един от най-преките начини да се запазят продуктивността и духът на екипа.
3. 10 начина да намалиш отсъствията по болест
1. Отчитай отсъствията правилно
Не можеш да намалиш нещо, което не проследяваш. Записвай всяко отсъствие, продължителността и причината за него, след което анализирай процента на отсъствията, честотата и продължителността им, както и повтарящите се тенденции – например около понеделниците, празниците или натоварените периоди. Много работодатели в Обединеното кралство използват и фактора на Брадфорд, който придава по-голяма тежест на честите кратки отсъствия. Използвай данните, за да започнеш подкрепящ разговор, а не за да наказваш хората.
2. Създай ясна и справедлива политика за отсъствията
Увери се, че всеки знае как и кога да съобщи, че е болен, с кого да се свърже, кога е нужен болничен лист и как се заплащат дните по болест. Ясната политика премахва несигурността за служителите и дава на ръководителите последователен подход при отсъствия.
3. Разговаряй със служителите при завръщане на работа
Краткият приятелски разговор след всяко отсъствие е един от най-ефективните инструменти. Той показва на хората, че липсата им е била усетена, помага на ръководителите да забележат навреме скрити проблеми (натоварване, здравословни затруднения, грижи за близки) и дава на служителите възможност да поискат подкрепа.
4. Улесни хората да бъдат активни
Изследванията свързват редовната физическа активност с по-малко дни отсъствие по болест. Според едно проучване служителите, които достигат препоръчителното ниво на интензивна физическа активност, ползват с над четири дни по-малко болнични годишно от тези, които не го достигат.3 Редовното движение помага и за предотвратяване на проблемите с гърба и врата, които стоят зад много от дългосрочните отсъствия.
Практични начини да включиш повече движение в работната седмица са фирмените предизвикателства с крачки, работните срещи по време на разходка и кампаниите за активно придвижване до работа, като предизвикателството „Септември без кола“.
5. Подкрепяй психичното здраве и управлявай стреса
Проблемите с психичното здраве и стресът са сред водещите причини за дългосрочни отсъствия. Поддържай реалистично натоварване, насърчавай откритите разговори за стреса и насочвай хората към подкрепа, например програма за подпомагане на служителите. Ръководството ни за подкрепа на служителите при справяне със стреса на работното място обяснява как да постъпиш, когато някой сподели за такъв проблем. Дейностите за благополучие невинаги трябва да са свързани с упражнения – предизвикателствата за благополучие без физически тренировки, насочени към съня, осъзнатостта или почивките от екрана, също дават добри резултати.
6. Предотвратявай проблемите с опорно-двигателния апарат
Осигури ергономично оборудвани работни места, насърчавай редовните почивки от седенето и обучавай хората как да вдигат тежести безопасно, когато работата го изисква. Работните места с физическо натоварване се нуждаят от допълнително внимание – виж ръководството ни за благополучието на служителите, които не работят на бюро.
7. Ограничи разпространението на леки заболявания
Простите мерки имат значение през сезона на настинките и грипа: добра хигиена на ръцете, добре проветрени помещения, предлагане на ваксини срещу грип и насърчаване на хората да останат вкъщи (или да работят дистанционно, когато е възможно), ако са заразни. Ето още съвети за предпазване от есенните заболявания.
8. Предложи гъвкавост
Гъвкавото работно време или хибридната работа позволяват на хората да посещават лекар, да се грижат за близки и да се възстановяват от леки заболявания, без да отсъстват цял ден. Това е особено ценно за работещите родители.
9. Обучавай преките ръководители
Ръководителите обикновено първи научават за отсъствие и първи забелязват, когато някой изпитва затруднения. Дай им уменията и увереността да водят подкрепящи разговори, да прилагат справедливо политиката за отсъствията и да знаят накъде да насочат хората за помощ.
10. Изгради култура на благополучие, а не еднократна придобивка
Отстъпката за фитнес сама по себе си рядко променя поведението. Ефективен е последователният целогодишен подход, в който хората наистина участват. Планирай редовни дейности през цялата година – нашият календар с предизвикателства за благополучие е добра отправна точка – и ги свържи с ангажираността на служителите в по-широк план. За цялостен поглед виж защо благополучието е стратегия, а не придобивка.
4. Как предизвикателствата за благополучие намаляват болничните
Безплатният достъп до спорт е добро начало, но сам по себе си не променя ежедневните навици. Предизвикателствата за благополучие го правят: дават на хората обща цел, причина да се движат всеки ден и малко приятелско съревнование с колегите.
YuMuuv се свързва с часовниците и здравните приложения, които служителите вече използват, така че за минути можеш да организираш предизвикателства с крачки, физическа активност и дейности за благополучие за цялата компания – и да награждаваш хората за самото им участие в активностите. За да видиш дали това работи, проследявай процента на отсъствията преди и след предизвикателствата, както и участието в тях. Нашето откровено ръководство за измерване на възвръщаемостта на инвестицията в корпоративна програма за благополучие показва как.
5. Често задавани въпроси
5.1. Какъв е нормалният процент на отсъствията по болест?
Той варира според държавата, сектора и размера на организацията. В Обединеното кралство средното ниво през 2023 г. е било 7,8 дни на служител годишно.1 Най-полезният ориентир е собствената ти тенденция: сравнявай данните по години и между екипите.
5.2. Какво представлява факторът на Брадфорд?
Това е формула, която откроява честите краткосрочни отсъствия: S² × D, където S е броят на отделните случаи на отсъствие, а D е общият брой дни на отсъствие за определен период, обикновено 52 седмици. Десет еднодневни отсъствия дават много по-висок резултат от едно десетдневно отсъствие.
5.3. Може ли програмата за благополучие наистина да намали болничните?
Да, особено когато насърчава редовното движение и подкрепя психичното здраве. Резултатите зависят от участието, затова избирай дейности, които са подходящи за всички и в които е лесно да се включиш, и проследявай отсъствията в продължение на поне 6–12 месеца.
5.4. Трябва ли служителите да се насърчават да идват на работа болни?
Не. Работата по време на болест разпространява заразата и забавя възстановяването. Целта е по-малко хора да се разболяват, а не по-малко хора да съобщават, че са болни.
6. Започни да намаляваш отсъствията по болест с YuMuuv
Искаш лесен начин да раздвижиш целия си екип? Запази демонстрация и виж как предизвикателствата за благополучие на YuMuuv работят за компании от всякакъв размер.
