Cách giảm nghỉ ốm tại nơi làm việc (10 bước)
Nghỉ ốm là một trong những chi phí ẩn lớn nhất của mọi doanh nghiệp. Tại Vương quốc Anh, nhân viên nghỉ trung bình 7,8 ngày mỗi năm vào năm 2023 – tăng từ 5,8 ngày trước đại dịch và đạt mức cao nhất trong hơn một thập kỷ.1 Trên toàn EU, chi phí nghỉ ốm có hưởng lương vào khoảng 138 tỷ € trong năm 2014, tương đương khoảng 1% GDP của EU – chưa kể tiền làm thêm giờ, nhân sự thay thế tạm thời và những công việc không được hoàn thành.2
Tin tốt là có thể ngăn ngừa một phần đáng kể số ngày nghỉ ốm. Hướng dẫn này giải thích các nguyên nhân dẫn đến nghỉ ốm và đưa ra 10 bước thiết thực để giảm tình trạng này tại nơi làm việc.
Table of Contents
1. Nguyên nhân nào dẫn đến nghỉ ốm?
Theo khảo sát của CIPD với hơn 900 tổ chức, những nguyên nhân phổ biến nhất là:1
- Nghỉ ngắn hạn: các bệnh nhẹ như cảm lạnh, cúm và nhiễm trùng đường tiêu hóa.
- Nghỉ dài hạn: các vấn đề sức khỏe tinh thần, chấn thương cơ xương khớp (các vấn đề về lưng, cổ và khớp), bệnh cấp tính và căng thẳng.
Một số nguyên nhân là không thể tránh khỏi. Nhưng nhiều nguyên nhân lại liên quan đến những yếu tố mà người sử dụng lao động có thể tác động: khối lượng công việc, mức độ vận động trong ngày, cách quản lý nhân viên và liệu họ có cảm thấy thoải mái khi nhờ giúp đỡ trước khi vấn đề khiến họ phải nghỉ làm nhiều tuần hay không.
2. Chi phí thực sự của việc nghỉ ốm
Chi phí trực tiếp là tiền lương trong thời gian nghỉ ốm. Các chi phí gián tiếp thường còn lớn hơn:
- chi phí làm thêm giờ hoặc thuê nhân sự tạm thời để đảm đương công việc;
- trễ hạn và giảm chất lượng dịch vụ;
- tăng áp lực cho đồng nghiệp, có thể dẫn đến căng thẳng và nghỉ làm nhiều hơn;
- đi làm khi đang ốm – nhân viên làm việc dù không khỏe, làm lây bệnh và không đạt hiệu suất tốt nhất.
Vì vậy, giảm nghỉ ốm không chỉ là một chỉ số nhân sự. Đây là một trong những cách trực tiếp nhất để bảo vệ năng suất và tinh thần của cả đội ngũ.
3. 10 cách giảm nghỉ ốm tại nơi làm việc
1. Theo dõi nghỉ ốm đúng cách
Bạn không thể giảm điều mình không theo dõi. Hãy ghi lại thời gian và lý do của mỗi lần nghỉ, sau đó xem xét tỷ lệ nghỉ làm, tần suất nghỉ, thời gian mỗi đợt nghỉ và các xu hướng – chẳng hạn vào thứ Hai, kỳ nghỉ lễ hoặc giai đoạn bận rộn. Nhiều doanh nghiệp tại Vương quốc Anh cũng sử dụng chỉ số Bradford, trong đó các đợt nghỉ ngắn nhưng thường xuyên được tính trọng số cao hơn. Hãy dùng những con số này để mở đầu các cuộc trao đổi mang tính hỗ trợ, không phải để trừng phạt nhân viên.
2. Xây dựng chính sách nghỉ làm rõ ràng, công bằng
Đảm bảo mọi người đều biết cách thức và thời điểm báo nghỉ ốm, cần liên hệ với ai, khi nào cần giấy xác nhận của bác sĩ và chế độ lương khi nghỉ ốm được áp dụng ra sao. Một chính sách rõ ràng giúp nhân viên không còn băn khoăn và giúp quản lý xử lý việc nghỉ làm một cách nhất quán.
3. Trao đổi khi nhân viên trở lại làm việc
Một cuộc trò chuyện ngắn, thân thiện sau mỗi đợt nghỉ là một trong những công cụ hiệu quả nhất. Điều này cho thấy sự vắng mặt của nhân viên được quan tâm, giúp quản lý sớm nhận ra các vấn đề tiềm ẩn (khối lượng công việc, vấn đề sức khỏe, trách nhiệm chăm sóc người thân) và tạo cơ hội để nhân viên đề nghị hỗ trợ.
4. Giúp mọi người dễ dàng duy trì vận động
Nghiên cứu cho thấy vận động thể chất thường xuyên có liên quan đến số ngày nghỉ ốm ít hơn. Trong một nghiên cứu, những nhân viên đạt mức tập luyện cường độ cao được khuyến nghị có số ngày nghỉ ốm mỗi năm ít hơn trên bốn ngày so với những người không đạt mức này.3 Vận động thường xuyên cũng giúp ngăn ngừa các vấn đề về lưng và cổ, vốn là nguyên nhân của nhiều trường hợp nghỉ dài hạn.
Những cách thiết thực để đưa vận động vào tuần làm việc bao gồm thử thách bước chân trong công ty, họp kết hợp đi bộ và các chiến dịch khuyến khích vận động khi đi làm như thử thách tháng 9 không ô tô.
5. Hỗ trợ sức khỏe tinh thần và kiểm soát căng thẳng
Các vấn đề sức khỏe tinh thần và căng thẳng nằm trong số những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến nghỉ dài hạn. Hãy duy trì khối lượng công việc hợp lý, tạo sự thoải mái khi nói về căng thẳng và hướng dẫn nhân viên tìm đến các nguồn hỗ trợ như chương trình hỗ trợ nhân viên. Hướng dẫn của chúng tôi về giúp nhân viên kiểm soát căng thẳng tại nơi làm việc trình bày những việc cần làm khi có người chia sẻ vấn đề này. Các hoạt động chăm sóc sức khỏe không nhất thiết lúc nào cũng phải là tập thể dục – những thử thách sức khỏe không liên quan đến thể dục về giấc ngủ, chánh niệm hoặc nghỉ ngơi tránh xa màn hình cũng rất hiệu quả.
6. Phòng ngừa các vấn đề cơ xương khớp
Bố trí chỗ làm việc phù hợp, khuyến khích thường xuyên đứng dậy sau khi ngồi lâu và hướng dẫn cách nâng nhấc an toàn khi cần. Các công việc đòi hỏi nhiều thể lực cần được quan tâm hơn – xem hướng dẫn của chúng tôi về chăm sóc sức khỏe cho lực lượng lao động không làm việc tại bàn.
7. Hạn chế lây lan các bệnh nhẹ
Những biện pháp đơn giản có thể tạo nên khác biệt trong mùa cảm lạnh và cúm: giữ vệ sinh tay, đảm bảo không gian thông thoáng, hỗ trợ tiêm phòng cúm và tạo điều kiện để nhân viên ở nhà (hoặc làm việc từ xa nếu có thể) khi có khả năng lây bệnh. Xem thêm các mẹo phòng tránh bệnh vào mùa thu.
8. Tạo điều kiện làm việc linh hoạt
Giờ làm linh hoạt hoặc làm việc kết hợp tại văn phòng và từ xa giúp nhân viên đi khám, đảm đương trách nhiệm chăm sóc người thân và hồi phục sau bệnh nhẹ mà không phải nghỉ cả ngày. Điều này đặc biệt hữu ích với những người vừa đi làm vừa nuôi con.
9. Đào tạo quản lý trực tiếp
Quản lý thường là người đầu tiên nhận được thông báo nghỉ làm và cũng là người đầu tiên nhận ra khi nhân viên gặp khó khăn. Hãy trang bị cho họ kỹ năng và sự tự tin để trao đổi theo hướng hỗ trợ, áp dụng chính sách nghỉ làm công bằng và biết nên giới thiệu nhân viên đến đâu để được giúp đỡ.
10. Xây dựng văn hóa chăm sóc sức khỏe lâu dài
Chỉ riêng ưu đãi giảm giá phòng tập hiếm khi thay đổi được hành vi. Cách hiệu quả là duy trì hoạt động nhất quán quanh năm mà mọi người thực sự tham gia. Hãy lên kế hoạch hoạt động thường xuyên trong năm – lịch thử thách sức khỏe của chúng tôi là một điểm khởi đầu hữu ích – và gắn chúng với sự gắn kết của nhân viên trên phạm vi rộng hơn. Để có cái nhìn tổng thể, hãy tìm hiểu vì sao chăm sóc sức khỏe là một chiến lược, không phải phúc lợi cộng thêm.
4. Thử thách sức khỏe giúp giảm ngày nghỉ ốm ra sao?
Cung cấp phúc lợi thể thao miễn phí là một khởi đầu tốt, nhưng chỉ vậy thì chưa đủ để thay đổi thói quen hằng ngày. Các thử thách sức khỏe làm được điều đó: mang đến cho mọi người một mục tiêu chung, một lý do để vận động mỗi ngày và một chút thi đua thân thiện với đồng nghiệp.
YuMuuv kết nối với đồng hồ và các ứng dụng sức khỏe mà nhân viên đang sử dụng, giúp bạn tổ chức các thử thách bước chân, vận động và chăm sóc sức khỏe cho toàn công ty chỉ trong vài phút – đồng thời khen thưởng cho chính nỗ lực vận động của mọi người. Để biết chương trình có hiệu quả hay không, hãy theo dõi tỷ lệ nghỉ làm trước và sau khi triển khai, cùng với mức độ tham gia. Hướng dẫn thực tế của chúng tôi về đo lường lợi tức đầu tư (ROI) của chương trình sức khỏe doanh nghiệp sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện.
5. Câu hỏi thường gặp
5.1. Tỷ lệ nghỉ ốm bao nhiêu là bình thường?
Con số này thay đổi theo quốc gia, ngành nghề và quy mô tổ chức. Tại Vương quốc Anh, mức trung bình năm 2023 là 7,8 ngày cho mỗi nhân viên mỗi năm.1 Mốc tham chiếu hữu ích nhất là xu hướng của chính doanh nghiệp bạn: hãy so sánh qua từng năm và giữa các đội nhóm.
5.2. Chỉ số Bradford là gì?
Đây là công thức làm nổi bật tình trạng nghỉ ngắn hạn thường xuyên: S² × D, trong đó S là số đợt nghỉ riêng biệt và D là tổng số ngày nghỉ trong một khoảng thời gian nhất định, thường là 52 tuần. Mười lần nghỉ, mỗi lần một ngày, sẽ có điểm cao hơn nhiều so với một lần nghỉ mười ngày.
5.3. Chương trình sức khỏe có thực sự giảm được ngày nghỉ ốm không?
Có thể, đặc biệt khi chương trình giúp mọi người vận động thường xuyên và hỗ trợ sức khỏe tinh thần. Kết quả phụ thuộc vào mức độ tham gia, vì vậy hãy chọn những hoạt động phù hợp với nhiều đối tượng, dễ tham gia và theo dõi tình hình nghỉ làm trong ít nhất 6–12 tháng.
5.4. Có nên khuyến khích nhân viên đi làm khi đang ốm không?
Không. Đi làm khi đang ốm khiến bệnh lây lan và làm chậm quá trình hồi phục. Mục tiêu là giảm số người bị ốm ngay từ đầu, chứ không phải giảm số người báo ốm.
6. Bắt đầu giảm nghỉ ốm cùng YuMuuv
Bạn muốn có một cách đơn giản để cả đội ngũ cùng vận động? Đặt lịch demo và khám phá cách các thử thách sức khỏe YuMuuv hỗ trợ doanh nghiệp ở mọi quy mô.
