چطور غیبت ناشی از بیماری را در محل کار کاهش دهیم؟ (۱۰ گام)
غیبت ناشی از بیماری یکی از بزرگ‌ترین هزینه‌های پنهان هر کسب‌وکار است. در بریتانیا، کارکنان در سال ۲۰۲۳ به‌طور میانگین ۷٫۸ روز در سال غایب بودند؛ این رقم پیش از همه‌گیری ۵٫۸ روز بود و اکنون به بالاترین میزان در بیش از یک دهه رسیده است.۱ در سراسر اتحادیه اروپا، هزینه مرخصی استعلاجی با حقوق در سال ۲۰۱۴ حدود ۱۳۸ میلیارد یورو، یعنی تقریباً ۱٪ تولید ناخالص داخلی اتحادیه اروپا بود؛ آن هم بدون احتساب اضافه‌کاری، نیروی جایگزین موقت و کارهایی که اصلاً انجام نمی‌شوند.۲
خبر خوب این است که می‌توان از بخش قابل‌توجهی از روزهای غیبت ناشی از بیماری پیشگیری کرد. این راهنما دلایل این غیبت‌ها را توضیح می‌دهد و ۱۰ گام عملی برای کاهش آن‌ها در محل کارتان ارائه می‌کند.
Table of Contents
1. چه عواملی باعث غیبت ناشی از بیماری می‌شوند؟
طبق نظرسنجی CIPD از بیش از ۹۰۰ سازمان، رایج‌ترین دلایل عبارت‌اند از:۱
- غیبت کوتاه‌مدت: بیماری‌های خفیف مانند سرماخوردگی، آنفلوانزا و عفونت‌های گوارشی.
- غیبت بلندمدت: مشکلات سلامت روان، آسیب‌های اسکلتی‌عضلانی (مشکلات کمر، گردن و مفاصل)، بیماری‌های حاد و استرس.
بعضی از این موارد اجتناب‌ناپذیرند. اما بسیاری از آن‌ها با عواملی ارتباط دارند که کارفرما می‌تواند بر آن‌ها تأثیر بگذارد: حجم کار، میزان تحرک افراد در طول روز، شیوه مدیریت آن‌ها و اینکه آیا پیش از تبدیل شدن یک مشکل به چند هفته دوری از کار، احساس می‌کنند می‌توانند درخواست کمک کنند یا نه.
2. هزینه واقعی غیبت ناشی از بیماری
هزینه مستقیم، حقوق دوران مرخصی استعلاجی است. هزینه‌های غیرمستقیم اغلب بیشترند:
- اضافه‌کاری یا استخدام نیروی موقت برای انجام کارها؛
- از دست رفتن موعدهای تحویل و افت کیفیت خدمات؛
- فشار بیشتر بر همکاران که می‌تواند به استرس و غیبت بیشتر منجر شود؛
- حضور در محل کار با وجود بیماری؛ افرادی که در حال ناخوشی کار می‌کنند، بیماری را انتقال می‌دهند و عملکردی پایین‌تر از توان واقعی خود دارند.
به همین دلیل، کاهش غیبت فقط یک شاخص منابع انسانی نیست؛ بلکه یکی از مستقیم‌ترین راه‌ها برای حفظ بهره‌وری و روحیه تیم است.
3. ۱۰ راه برای کاهش غیبت ناشی از بیماری در محل کار
3.1. ۱. غیبت‌ها را درست اندازه‌گیری کنید
چیزی را که پیگیری نمی‌کنید، نمی‌توانید کاهش دهید. هر غیبت را همراه با مدت و دلیل آن ثبت کنید، سپس نرخ غیبت، دفعات غیبت افراد، طول دوره‌های غیبت و هر الگوی تکرارشونده‌ای را بررسی کنید؛ مثلاً در روزهای دوشنبه، حوالی تعطیلات یا دوره‌های پرمشغله. بسیاری از کارفرمایان بریتانیایی از شاخص برادفورد هم استفاده می‌کنند که به غیبت‌های کوتاه و مکرر وزن بیشتری می‌دهد. از این اعداد برای شروع گفت‌وگوهای حمایتی استفاده کنید، نه برای تنبیه افراد.
3.2. ۲. سیاستی روشن و منصفانه برای غیبت تدوین کنید
مطمئن شوید همه می‌دانند بیماری خود را چگونه و چه زمانی گزارش کنند، با چه کسی تماس بگیرند، چه زمانی گواهی پزشک لازم است و حقوق مرخصی استعلاجی چگونه پرداخت می‌شود. یک سیاست روشن، ابهام را برای کارکنان از بین می‌برد و به مدیران روشی یکسان برای رسیدگی به غیبت‌ها می‌دهد.
3.3. ۳. پس از بازگشت به کار گفت‌وگو کنید
یک گفت‌وگوی کوتاه و دوستانه پس از هر غیبت، از مؤثرترین ابزارهای در دسترس است. این کار نشان می‌دهد که جای افراد خالی بوده، به مدیران کمک می‌کند مشکلات زمینه‌ای را زودتر شناسایی کنند (حجم کار، مشکلات سلامتی، مسئولیت مراقبت از دیگران) و به کارکنان فرصتی می‌دهد تا درخواست حمایت کنند.
3.4. ۴. فعال ماندن را برای افراد آسان کنید
پژوهش‌ها نشان می‌دهند فعالیت بدنی منظم با کاهش روزهای غیبت ناشی از بیماری ارتباط دارد. در یک مطالعه، کارکنانی که به میزان توصیه‌شده ورزش شدید انجام می‌دادند، در مقایسه با دیگران سالانه بیش از چهار روز کمتر مرخصی استعلاجی می‌گرفتند.۳ تحرک منظم همچنین به پیشگیری از مشکلات کمر و گردن کمک می‌کند؛ مشکلاتی که علت بخش بزرگی از غیبت‌های بلندمدت هستند.
راه‌های عملی برای گنجاندن فعالیت در هفته کاری شامل چالش‌های قدم‌شماری شرکتی، جلسات همراه با پیاده‌روی و کمپین‌های رفت‌وآمد فعال مانند چالش سپتامبر بدون خودرو است.
3.5. ۵. از سلامت روان حمایت و استرس را مدیریت کنید
مشکلات سلامت روان و استرس از دلایل اصلی غیبت بلندمدت هستند. حجم کار را واقع‌بینانه نگه دارید، صحبت درباره استرس را عادی کنید و راه‌های دریافت حمایت، مانند برنامه کمک به کارکنان، را معرفی کنید. راهنمای ما درباره کمک به کارکنان برای مدیریت استرس در محل کار توضیح می‌دهد وقتی کسی این موضوع را مطرح می‌کند، چه باید کرد. فعالیت‌های تندرستی همیشه نباید ورزشی باشند؛ چالش‌های تندرستی غیرورزشی با محوریت خواب، ذهن‌آگاهی یا فاصله گرفتن از صفحه‌نمایش هم مؤثرند.
3.6. ۶. از مشکلات اسکلتی‌عضلانی پیشگیری کنید
محل کار افراد را به‌درستی تجهیز و تنظیم کنید، آن‌ها را به وقفه‌های منظم در نشستن تشویق کنید و هرجا لازم است، روش ایمن بلند کردن بار را آموزش دهید. شغل‌هایی که از نظر جسمی سنگین هستند به توجه بیشتری نیاز دارند؛ راهنمای ما درباره تندرستی کارکنان غیرپشت‌میزنشین را ببینید.
3.7. ۷. شیوع بیماری‌های خفیف را کاهش دهید
در فصل سرماخوردگی و آنفلوانزا، اقدامات ساده تفاوت ایجاد می‌کنند: رعایت بهداشت دست، تهویه مناسب فضاها، فراهم کردن واکسن آنفلوانزا و پذیرفتن اینکه افراد هنگام واگیردار بودن بیماری‌شان در خانه بمانند (یا در صورت امکان دورکاری کنند). نکات بیشتری درباره پیشگیری از بیماری‌های پاییزی را اینجا بخوانید.
3.8. ۸. انعطاف‌پذیر باشید
ساعت کاری منعطف یا کار ترکیبی به افراد امکان می‌دهد بدون گرفتن یک روز کامل مرخصی، به قرارهای پزشکی برسند، مسئولیت مراقبت از دیگران را مدیریت کنند و از بیماری‌های خفیف بهبود یابند. این موضوع به‌ویژه برای والدین شاغل ارزشمند است.
3.9. ۹. مدیران مستقیم را آموزش دهید
مدیران معمولاً اولین کسانی هستند که از غیبت باخبر می‌شوند و زودتر از دیگران متوجه می‌شوند کسی با مشکل روبه‌روست. مهارت و اعتمادبه‌نفس لازم را به آن‌ها بدهید تا گفت‌وگوهای حمایتی داشته باشند، سیاست غیبت را منصفانه اجرا کنند و بدانند افراد را برای دریافت کمک به کجا ارجاع دهند.
3.10. ۱۰. فرهنگ تندرستی بسازید، نه مزیتی مقطعی
تخفیف باشگاه به‌تنهایی به‌ندرت رفتار را تغییر می‌دهد. آنچه مؤثر است، رویکردی مستمر در طول سال است که افراد واقعاً در آن مشارکت کنند. در طول سال فعالیت‌های منظم برنامه‌ریزی کنید؛ تقویم چالش‌های تندرستی ما نقطه شروع خوبی است. این فعالیت‌ها را به مشارکت و تعلق کارکنان در معنای گسترده‌تر پیوند دهید. برای دیدن تصویر کلی، بخوانید چرا تندرستی یک راهبرد است، نه یک مزیت جانبی.
4. چالش‌های تندرستی چطور روزهای بیماری را کاهش می‌دهند؟
ارائه امکانات ورزشی رایگان شروع خوبی است، اما به‌تنهایی عادت‌های روزانه را تغییر نمی‌دهد. چالش‌های تندرستی این کار را می‌کنند: به افراد هدفی مشترک، دلیلی برای تحرک روزانه و کمی رقابت دوستانه با همکاران می‌دهند.
YuMuuv به ساعت‌ها و اپلیکیشن‌های سلامتی متصل می‌شود که کارکنان از قبل استفاده می‌کنند. بنابراین می‌توانید ظرف چند دقیقه چالش‌های قدم‌شماری، فعالیت و تندرستی را برای کل شرکت راه‌اندازی کنید و به افراد بابت خودِ فعالیت پاداش بدهید. برای سنجش اثربخشی، نرخ غیبت را پیش و پس از برنامه، در کنار میزان مشارکت، پیگیری کنید. راهنمای صریح ما درباره سنجش بازگشت سرمایه برنامه تندرستی سازمانی روش این کار را نشان می‌دهد.
5. پرسش‌های متداول
5.1. نرخ معمول غیبت ناشی از بیماری چقدر است؟
این میزان بسته به کشور، حوزه فعالیت و اندازه سازمان متفاوت است. در بریتانیا، میانگین سال ۲۰۲۳ به‌ازای هر کارمند ۷٫۸ روز در سال بود.۱ کاربردی‌ترین معیار، روند سازمان خودتان است: آمار را سال‌به‌سال و میان تیم‌ها مقایسه کنید.
5.2. شاخص برادفورد چیست؟
فرمولی است که غیبت‌های کوتاه‌مدت و مکرر را برجسته می‌کند: S² × D؛ در این فرمول S تعداد دوره‌های جداگانه غیبت و D مجموع روزهای غیبت در یک بازه مشخص، معمولاً ۵۲ هفته، است. امتیاز ده غیبت یک‌روزه بسیار بالاتر از یک غیبت ده‌روزه است.
5.3. آیا برنامه تندرستی واقعاً می‌تواند روزهای بیماری را کاهش دهد؟
بله، به‌ویژه وقتی افراد را به تحرک منظم ترغیب کند و از سلامت روان حمایت کند. نتیجه به میزان مشارکت بستگی دارد؛ بنابراین فعالیت‌هایی انتخاب کنید که برای همه مناسب باشند و شرکت در آن‌ها آسان باشد، و غیبت‌ها را دست‌کم طی ۶ تا ۱۲ ماه اندازه‌گیری کنید.
5.4. آیا باید کارکنان را تشویق کرد هنگام بیماری به محل کار بیایند؟
نه. حضور در محل کار با وجود بیماری، باعث شیوع بیماری و کند شدن روند بهبود می‌شود. هدف این است که از ابتدا افراد کمتری بیمار شوند، نه اینکه افراد کمتری بیماری خود را گزارش کنند.
6. کاهش غیبت ناشی از بیماری را با YuMuuv شروع کنید
دنبال راهی آسان برای به تحرک درآوردن کل تیمتان هستید؟ یک جلسه دمو رزرو کنید و ببینید چالش‌های تندرستی YuMuuv چطور برای شرکت‌هایی با هر اندازه کار می‌کنند.
