Slik reduserer du sykefraværet på arbeidsplassen (10 steg)
Sykefravær er en av de største skjulte kostnadene i en virksomhet. I Storbritannia var ansatte i gjennomsnitt borte 7,8 dager i året i 2023 – opp fra 5,8 dager før pandemien og det høyeste nivået på over ti år.1 I EU kostet betalt sykefravær rundt 138 milliarder € i 2014, omtrent 1 % av EUs BNP – og da er ikke overtid, vikarer og arbeid som rett og slett ikke blir gjort, regnet med.2
Den gode nyheten er at en betydelig andel av sykefraværet kan forebygges. Denne guiden forklarer hva som fører til sykefravær, og gir deg 10 praktiske steg for å redusere det på arbeidsplassen.
Table of Contents
1. Hva fører til sykefravær?
Ifølge CIPDs undersøkelse blant over 900 organisasjoner er de vanligste årsakene:1
- Korttidsfravær: lettere sykdommer som forkjølelse, influensa og omgangssyke.
- Langtidsfravær: psykiske helseplager, muskel- og skjelettplager (rygg-, nakke- og leddproblemer), akutte sykdomstilstander og stress.
Noe av dette er uunngåelig. Men mye henger sammen med forhold arbeidsgiveren kan påvirke: arbeidsbelastning, hvor mye folk beveger seg i løpet av dagen, hvordan de blir ledet, og om de føler at de kan be om hjelp før et problem fører til flere ukers fravær.
2. Hva sykefravær egentlig koster
Den direkte kostnaden er sykepenger. De indirekte kostnadene er ofte større:
- overtid eller vikarer for å få arbeidet gjort;
- frister som ikke blir overholdt, og lavere kvalitet på tjenestene;
- ekstra press på kolleger, noe som kan føre til mer stress og mer fravær;
- sykenærvær – at folk jobber mens de er syke, sprer smitte og presterer dårligere enn ellers.
Derfor er redusert fravær mer enn bare et HR-måltall. Det er en av de mest direkte måtene å ivareta produktiviteten og lagånden på.
3. 10 måter å redusere sykefraværet på arbeidsplassen
1. Mål fraværet ordentlig
Du kan ikke redusere det du ikke følger med på. Registrer varighet og årsak for hvert fravær, og se deretter på fraværsprosenten, hvor ofte folk er borte, hvor lenge fraværene varer, og eventuelle mønstre – for eksempel rundt mandager, ferier eller travle perioder. Mange britiske arbeidsgivere bruker også Bradford-faktoren, som legger større vekt på hyppige korttidsfravær. Bruk tallene som utgangspunkt for støttende samtaler, ikke til å straffe folk.
2. Lag tydelige og rettferdige fraværsrutiner
Sørg for at alle vet hvordan og når de skal melde fra om sykdom, hvem de skal kontakte, når det kreves legeerklæring, og hvordan sykepenger fungerer. Tydelige rutiner fjerner usikkerhet for ansatte og gir ledere en enhetlig måte å håndtere fravær på.
3. Ta en samtale når ansatte er tilbake
En kort, hyggelig samtale etter hvert fravær er et av de mest effektive verktøyene du har. Den viser at den ansatte har vært savnet, hjelper ledere med å oppdage underliggende problemer tidlig (arbeidsbelastning, helseproblemer, omsorgsansvar) og gir ansatte en mulighet til å be om støtte.
4. Gjør det enkelt å holde seg aktiv
Forskning viser en sammenheng mellom regelmessig fysisk aktivitet og færre sykefraværsdager. I én studie hadde ansatte som oppfylte anbefalingene for fysisk aktivitet med høy intensitet, over fire færre sykefraværsdager i året enn de som ikke gjorde det.3 Regelmessig bevegelse bidrar også til å forebygge rygg- og nakkeproblemene som ligger bak mye av langtidsfraværet.
Praktiske måter å få mer aktivitet inn i arbeidsuken på er blant annet skrittutfordringer på jobben, gåmøter og kampanjer for en aktiv reisevei, som en bilfri september-utfordring.
5. Støtt psykisk helse og håndter stress
Psykiske helseplager og stress er blant de vanligste årsakene til langtidsfravær. Hold arbeidsbelastningen på et realistisk nivå, gjør det normalt å snakke om stress, og informer om støttetilbud som rådgivning for ansatte. Guiden vår om å hjelpe ansatte med å håndtere stress på jobb forklarer hva du kan gjøre når noen tar det opp. Trivselstiltak trenger ikke alltid å handle om trening – helse- og trivselsutfordringer uten trening med fokus på søvn, oppmerksomt nærvær eller skjermpauser fungerer også godt.
6. Forebygg muskel- og skjelettplager
Sørg for gode, tilpassede arbeidsstasjoner, oppmuntre til regelmessige pauser fra stillesitting, og gi opplæring i trygg løfteteknikk der det er relevant. Fysisk krevende jobber trenger ekstra oppmerksomhet – se guiden vår om helse og trivsel for ansatte som ikke jobber ved et skrivebord.
7. Begrens smittespredning
Enkle tiltak gjør en forskjell i forkjølelses- og influensasesongen: god håndhygiene, godt ventilerte lokaler, tilbud om influensavaksine og aksept for å bli hjemme (eller jobbe hjemmefra når det er mulig) når man er smittsom. Her finner du flere tips til å unngå høstsykdommer.
8. Tilby fleksibilitet
Fleksibel arbeidstid eller hybridarbeid gjør det mulig å gå til legetimer, håndtere omsorgsansvar og komme seg etter lettere sykdom uten å ta en hel dag fri. Dette er særlig verdifullt for yrkesaktive foreldre.
9. Gi nærmeste ledere opplæring
Ledere er som regel de første som hører om et fravær, og de første som merker at noen sliter. Gi dem ferdighetene og tryggheten de trenger for å ta støttende samtaler, følge fraværsrutinene på en rettferdig måte og vite hvor de kan henvise ansatte for å få hjelp.
10. Bygg en kultur for helse og trivsel, ikke bare et enkelt gode
Rabatt på treningssenter alene endrer sjelden vaner. Det som fungerer, er en konsekvent, helårlig tilnærming som folk faktisk deltar i. Planlegg regelmessige aktiviteter gjennom året – kalenderen vår for helse- og trivselsutfordringer er et godt utgangspunkt – og knytt dem til det bredere arbeidet med medarbeiderengasjement. For å se det større bildet kan du lese hvorfor helse og trivsel er en strategi, ikke et frynsegode.
4. Slik kan helse- og trivselsutfordringer redusere sykefraværet
Gratis treningstilbud er en god start, men alene endrer de ikke daglige vaner. Det gjør helse- og trivselsutfordringer: De gir folk et felles mål, en grunn til å bevege seg hver dag og litt vennskapelig konkurranse med kollegene.
YuMuuv kobles til klokkene og helseappene de ansatte allerede bruker, slik at du kan sette i gang skritt-, aktivitets- og trivselsutfordringer for hele bedriften på få minutter – og belønne folk for selve aktiviteten. For å se om det virker, bør du følge med på fraværsprosenten før og etter, i tillegg til deltakelsen. Den ærlige guiden vår om å måle avkastningen av et helse- og trivselsprogram i bedriften viser hvordan.
5. Vanlige spørsmål
5.1. Hva er et normalt sykefravær?
Det varierer med land, bransje og organisasjonens størrelse. I Storbritannia var gjennomsnittet i 2023 på 7,8 dager per ansatt per år.1 Det nyttigste sammenligningsgrunnlaget er deres egen utvikling: Sammenlign fra år til år og mellom team.
5.2. Hva er Bradford-faktoren?
En formel som fremhever hyppig korttidsfravær: S² × D, der S er antall separate fraværsperioder og D er totalt antall fraværsdager i en bestemt periode, vanligvis 52 uker. Ti fravær på én dag gir langt høyere poengsum enn ett fravær på ti dager.
5.3. Kan et helse- og trivselsprogram virkelig redusere sykefraværet?
Ja, særlig når det får folk til å bevege seg regelmessig og støtter den psykiske helsen. Resultatene avhenger av deltakelsen, så velg inkluderende aktiviteter som er enkle å bli med på, og mål fraværet over minst 6–12 måneder.
5.4. Bør ansatte oppfordres til å komme på jobb når de er syke?
Nei. Sykenærvær sprer smitte og gjør at det tar lengre tid å bli frisk. Målet er at færre skal bli syke i utgangspunktet, ikke at færre skal melde fra om det.
6. Begynn å redusere sykefraværet med YuMuuv
Vil du ha en enkel måte å få hele teamet i bevegelse på? Bestill en demo og se hvordan YuMuuvs helse- og trivselsutfordringer fungerer for bedrifter i alle størrelser.
