Jak ograniczyć absencję chorobową w pracy (10 kroków)
Absencja chorobowa to jeden z największych ukrytych kosztów w każdej firmie. W Wielkiej Brytanii pracownicy byli nieobecni średnio przez 7,8 dnia w 2023 roku – w porównaniu z 5,8 dnia przed pandemią. To najwyższy poziom od ponad dekady.1 W całej UE płatne zwolnienia chorobowe kosztowały w 2014 roku około 138 mld €, czyli mniej więcej 1% unijnego PKB – i to bez uwzględnienia nadgodzin, zastępstw oraz pracy, która po prostu nie zostaje wykonana.2
Dobra wiadomość jest taka, że znacznej części dni chorobowych można zapobiec. Ten poradnik wyjaśnia, skąd bierze się absencja chorobowa, i przedstawia 10 praktycznych kroków, które pomogą Ci ją ograniczyć w Twojej firmie.
Table of Contents
1. Co powoduje absencję chorobową?
Według badania CIPD obejmującego ponad 900 organizacji najczęstsze przyczyny to:1
- Krótkotrwałe nieobecności: drobne dolegliwości, takie jak przeziębienie, grypa i infekcje żołądkowo-jelitowe.
- Długotrwałe nieobecności: problemy ze zdrowiem psychicznym, urazy układu mięśniowo-szkieletowego (problemy z plecami, szyją i stawami), ostre stany chorobowe oraz stres.
Niektórych z nich nie da się uniknąć. Wiele wiąże się jednak z czynnikami, na które pracodawca ma wpływ: obciążeniem pracą, ilością ruchu w ciągu dnia, sposobem zarządzania oraz tym, czy pracownicy czują, że mogą poprosić o pomoc, zanim problem przerodzi się w wielotygodniową nieobecność.
2. Ile naprawdę kosztuje absencja chorobowa?
Bezpośredni koszt to świadczenia chorobowe. Koszty pośrednie są często wyższe:
- nadgodziny lub zatrudnienie pracowników tymczasowych na zastępstwo;
- niedotrzymane terminy i niższa jakość usług;
- dodatkowe obciążenie współpracowników, które może prowadzić do większego stresu i kolejnych nieobecności;
- prezenteizm – praca mimo choroby, która sprzyja zarażaniu innych i obniża wydajność.
Dlatego ograniczanie nieobecności to nie tylko wskaźnik HR. To jeden z najbardziej bezpośrednich sposobów na ochronę produktywności i morale zespołu.
3. 10 sposobów na ograniczenie absencji chorobowej w pracy
1. Rzetelnie monitoruj nieobecności
Nie ograniczysz czegoś, czego nie monitorujesz. Rejestruj każdą nieobecność wraz z jej długością i przyczyną, a następnie analizuj wskaźnik absencji, częstotliwość i czas trwania nieobecności oraz wszelkie prawidłowości – na przykład związane z poniedziałkami, świętami czy okresami wzmożonej pracy. Wielu brytyjskich pracodawców stosuje też wskaźnik Bradforda, który przypisuje większą wagę częstym, krótkim nieobecnościom. Wykorzystuj dane jako punkt wyjścia do wspierających rozmów, a nie do karania pracowników.
2. Ustal jasne i sprawiedliwe zasady nieobecności
Zadbaj o to, by wszyscy wiedzieli, jak i kiedy zgłosić chorobę, z kim się skontaktować, kiedy potrzebne jest zaświadczenie lekarskie i jakie świadczenia przysługują w czasie choroby. Jasne zasady rozwiewają wątpliwości pracowników i pozwalają menedżerom spójnie postępować w przypadku nieobecności.
3. Rozmawiaj po powrocie do pracy
Krótka, życzliwa rozmowa po każdej nieobecności to jedno z najskuteczniejszych dostępnych narzędzi. Pokazuje, że brak pracownika został zauważony, pomaga menedżerom wcześnie dostrzec ukryte problemy (obciążenie pracą, kłopoty zdrowotne, obowiązki opiekuńcze) i daje pracownikom możliwość poproszenia o wsparcie.
4. Ułatwiaj pracownikom aktywność
Badania wskazują na związek regularnej aktywności fizycznej z mniejszą liczbą dni chorobowych. W jednym z badań pracownicy, którzy osiągali zalecany poziom intensywnego wysiłku, korzystali rocznie z ponad czterech dni chorobowych mniej niż osoby, które go nie osiągały.3 Regularny ruch pomaga też zapobiegać problemom z plecami i szyją, które odpowiadają za dużą część długotrwałych nieobecności.
Praktyczne sposoby na włączenie aktywności do tygodnia pracy to między innymi firmowe wyzwania krokowe, spotkania podczas spaceru i akcje promujące aktywne dojazdy do pracy, takie jak wyzwanie „Wrzesień bez samochodu”.
5. Wspieraj zdrowie psychiczne i ograniczaj stres
Problemy ze zdrowiem psychicznym i stres należą do głównych przyczyn długotrwałej nieobecności. Dbaj o realistyczne obciążenie pracą, twórz atmosferę otwartej rozmowy o stresie i wskazuj dostępne formy wsparcia, takie jak program pomocy pracownikom. Nasz poradnik o pomaganiu pracownikom w radzeniu sobie ze stresem w pracy wyjaśnia, co robić, gdy ktoś zgłasza taki problem. Działania na rzecz dobrostanu nie muszą dotyczyć wyłącznie ruchu – dobrze sprawdzają się też wyzwania dla dobrostanu niezwiązane z aktywnością fizyczną, poświęcone snowi, uważności czy przerwom od ekranu.
6. Zapobiegaj problemom mięśniowo-szkieletowym
Zapewnij ergonomiczne stanowiska pracy, zachęcaj do regularnych przerw od siedzenia, a tam, gdzie to potrzebne, ucz bezpiecznego podnoszenia ciężarów. Praca wymagająca wysiłku fizycznego zasługuje na szczególną uwagę – zajrzyj do naszego poradnika o dobrostanie pracowników niepracujących przy biurku.
7. Ograniczaj rozprzestrzenianie się infekcji
W sezonie przeziębień i grypy proste działania mają znaczenie: dbanie o higienę rąk, dobrze wentylowane pomieszczenia, oferowanie szczepień przeciw grypie oraz akceptowanie pozostania w domu (lub pracy zdalnej, jeśli to możliwe), gdy pracownik może zarażać. Więcej wskazówek znajdziesz w artykule o unikaniu jesiennych infekcji.
8. Zapewnij elastyczność
Elastyczne godziny lub praca hybrydowa pozwalają pracownikom chodzić na wizyty lekarskie, godzić obowiązki opiekuńcze i wracać do zdrowia po drobnych infekcjach bez brania całego dnia wolnego. To szczególnie ważne dla pracujących rodziców.
9. Szkol bezpośrednich przełożonych
Menedżerowie zwykle jako pierwsi dowiadują się o nieobecności i zauważają, że ktoś ma trudności. Wyposaż ich w umiejętności i pewność siebie potrzebne do prowadzenia wspierających rozmów, sprawiedliwego stosowania zasad nieobecności i kierowania pracowników do odpowiednich źródeł pomocy.
10. Buduj kulturę dobrostanu, nie jednorazowy benefit
Sama zniżka na siłownię rzadko zmienia nawyki. Skuteczne jest konsekwentne, całoroczne podejście, w które pracownicy rzeczywiście się angażują. Zaplanuj regularne działania na cały rok – nasz kalendarz wyzwań dla dobrostanu to dobry punkt wyjścia – i powiąż je z szerszymi działaniami na rzecz zaangażowania pracowników. Aby spojrzeć na temat szerzej, sprawdź, dlaczego dobrostan to strategia, a nie benefit.
4. Jak wyzwania dla dobrostanu pomagają ograniczyć dni chorobowe
Bezpłatne benefity sportowe to dobry początek, ale same w sobie nie zmieniają codziennych nawyków. Wyzwania dla dobrostanu to robią: dają pracownikom wspólny cel, powód do codziennego ruchu i odrobinę przyjaznej rywalizacji ze współpracownikami.
YuMuuv łączy się z zegarkami i aplikacjami zdrowotnymi, z których pracownicy już korzystają. Dzięki temu w kilka minut uruchomisz wyzwania krokowe, ruchowe i wspierające dobrostan dla całej firmy – i nagrodzisz pracowników za samą aktywność. Aby sprawdzić efekty, monitoruj wskaźnik absencji przed wyzwaniem i po nim, a także poziom uczestnictwa. Nasz rzetelny poradnik o mierzeniu zwrotu z inwestycji w firmowy program dobrostanu pokazuje, jak to zrobić.
5. Najczęściej zadawane pytania
5.1. Jaki poziom absencji chorobowej jest normalny?
Zależy to od kraju, branży i wielkości organizacji. W Wielkiej Brytanii średnia w 2023 roku wynosiła 7,8 dnia na pracownika rocznie.1 Najbardziej użytecznym punktem odniesienia jest trend w Twojej firmie: porównuj dane rok do roku i między zespołami.
5.2. Czym jest wskaźnik Bradforda?
To wzór, który uwidacznia częste, krótkotrwałe nieobecności: S² × D, gdzie S to liczba oddzielnych okresów nieobecności, a D to łączna liczba dni nieobecności w danym okresie, zwykle 52 tygodni. Dziesięć jednodniowych nieobecności daje znacznie wyższy wynik niż jedna dziesięciodniowa.
5.3. Czy program dobrostanu naprawdę może ograniczyć dni chorobowe?
Tak, zwłaszcza gdy zachęca do regularnego ruchu i wspiera zdrowie psychiczne. Wyniki zależą od uczestnictwa, dlatego wybieraj aktywności dostępne dla wszystkich, do których łatwo dołączyć, i monitoruj absencję przez co najmniej 6–12 miesięcy.
5.4. Czy należy zachęcać pracowników do przychodzenia do pracy mimo choroby?
Nie. Prezenteizm sprzyja rozprzestrzenianiu się chorób i spowalnia powrót do zdrowia. Celem jest to, by mniej osób chorowało, a nie by mniej osób zgłaszało chorobę.
6. Zacznij ograniczać absencję chorobową z YuMuuv
Szukasz prostego sposobu, by zachęcić cały zespół do ruchu? Umów prezentację i zobacz, jak wyzwania YuMuuv wspierają dobrostan w firmach każdej wielkości.
