Câu chuyện Forward Platform: Tiếp năng lượng cho đội ngũ làm việc hoàn toàn từ xa

Forward Platform là công ty công nghệ phục vụ chính phủ (GovTech) với khoảng 50 nhân viên làm việc hoàn toàn từ xa tại khoảng mười tiểu bang của Mỹ. Để gắn kết đội ngũ ngoài những cuộc họp Zoom, Trưởng phòng Nhân sự Daijah Cook đã chuyển thử thách sức khỏe thường niên của công ty sang YuMuuv và tổ chức song song hai thử thách: Số bước chân và Vận động cường độ cao, đồng thời chủ động xếp các thành viên từ nhiều bộ phận vào cùng đội.

Tổng quan

• Công ty: Forward Platform
• Lĩnh vực: GovTech / phần mềm quản lý hồ sơ
• Đội ngũ: khoảng 50 nhân viên tại khoảng 10 tiểu bang của Mỹ, làm việc hoàn toàn từ xa
• Người được phỏng vấn: Daijah Cook, Trưởng phòng Nhân sự
• Thử thách: Số bước chân và Vận động cường độ cao, tổ chức song song
• Mục tiêu: nâng cao sức khỏe toàn công ty và gắn kết giữa các nhóm

Vì sao cần thay đổi

Forward Platform phát triển và tùy chỉnh giải pháp quản lý hồ sơ được các cơ quan chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận và quỹ sử dụng để giải ngân nguồn hỗ trợ đến những nơi cần nhất. Với đội ngũ làm việc phân tán từ Bờ Đông đến Bờ Tây, Trưởng phòng Nhân sự Daijah Cook mong muốn có một chương trình sức khỏe giúp gắn kết mọi người ngoài những cuộc họp Zoom mà không khiến công tác quản trị trở nên rắc rối.

Công ty từng tổ chức các thử thách sức khỏe thường niên thông qua một nhà cung cấp khác, nhưng việc quản trị còn rườm rà và khó tiếp nhận người tham gia muộn. Daijah bắt đầu tìm kiếm một giải pháp thuận tiện hơn — và đã chọn YuMuuv.

“Ở vai trò quản trị viên, tôi thấy YuMuuv dễ sử dụng hơn rất nhiều. Thêm người, chuyển đội, tiếp nhận người tham gia muộn — tất cả đều dễ dàng.” — Daijah Cook

Triển khai chương trình

Forward Platform tổ chức hai thử thách song song:

• Số bước chân (cách bắt đầu phù hợp với mọi người)
• Vận động cường độ cao (dành cho các bài tập nặng hơn)

Khả năng tích hợp hoạt động mượt mà trên cả Apple và Android, gần như không cần nhập dữ liệu thủ công.

“Suốt cả tháng, tôi không phải liên hệ bộ phận hỗ trợ lần nào. Các tích hợp đều hoạt động trơn tru, và mọi người không gặp khó khăn gì.”

Điều nhân viên yêu thích

• Rõ ràng & dễ dùng: Ngay cả những người không rành công nghệ cũng có thể nhanh chóng ghi lại hoạt động (kể cả nhập thủ công khi cần).
• Theo dõi cả cá nhân lẫn đội: Quản trị viên có thể vinh danh những cá nhân dẫn đầu trong khi theo dõi tiến độ của đội — khơi dậy tinh thần cạnh tranh lành mạnh.
• Gắn kết giữa các nhóm: Daijah chủ động xếp đội xen kẽ để đồng nghiệp làm quen với những người ngoài nhóm quen thuộc.

“Thật hào hứng khi dùng một công nghệ mới mà không thấy rườm rà. Mọi người bắt đầu ngay và biết chính xác cần làm gì.”

Thành quả về gắn kết & văn hóa

• Nhân viên toàn công ty tham gia bất kể múi giờ
• Những lời tuyên dương kịp thời giúp duy trì nhiệt huyết
• Nhân viên làm việc từ xa chia sẻ rằng họ cảm thấy gắn kết và được ghi nhận nhiều hơn

“Những chương trình như thế này giúp một công ty làm việc từ xa thực sự trở thành một đội, thay vì chỉ là những cá nhân làm việc riêng lẻ.”

Phần thưởng phù hợp với mọi người

Chương trình được đối tác phúc lợi sức khỏe của công ty đồng tài trợ, giúp Daijah có thể cá nhân hóa phần thưởng:

• Phần thưởng Goodie hằng tuần: Người thắng được chọn một món quà trị giá 50 $ trong danh mục của Goodie.
• Hộp đồ ăn nhẹ cuối chương trình: Mỗi người tham gia được chọn bảy món ăn nhẹ lành mạnh, kèm lời nhắn riêng — “Bạn đã làm được. Ai cũng là người chiến thắng.”

Bài học rút ra

• Giữ thử thách Số bước chân làm hoạt động cốt lõi để ai cũng có thể tham gia.
• Cân nhắc bỏ thử thách vận động cường độ cao (do ít người tham gia hơn).
• Sử dụng các mẫu và báo cáo của YuMuuv để vinh danh cá nhân trong các cuộc thi đồng đội.

Kế hoạch tiếp theo

Vào mùa đông tiếp theo, Daijah dự định tổ chức một thử thách chăm sóc sức khỏe toàn diện (uống đủ nước, viết nhật ký và các gợi ý hằng tuần), tập trung vào những thói quen chăm sóc sức khỏe tinh thần mà nhân viên có thể thực hiện ở bất cứ đâu. Lên lịch vào tháng 1 giúp tránh trùng với kỳ nghỉ lễ và phù hợp với hoàn cảnh của mọi người.

Gợi ý dành cho đội ngũ nhân sự

• Lấy số bước chân làm hoạt động cốt lõi để ai cũng có thể tham gia. Số bước chân là cách khởi đầu phù hợp với tất cả mọi người, trong khi thử thách cường độ cao thu hút ít người hơn. Tham khảo các ý tưởng thử thách bước chân của chúng tôi để có thêm cảm hứng.
• Chủ động xếp đội xen kẽ. Ghép đồng nghiệp với những người ngoài nhóm quen thuộc giúp xây dựng các mối quan hệ mà công ty làm việc từ xa còn thiếu. Tìm hiểu vì sao cạnh tranh lành mạnh mang lại hiệu quả.
• Trao thưởng cho tất cả mọi người khi kết thúc. Một hộp đồ ăn nhẹ dành cho mỗi người tham gia truyền tải thông điệp “ai cũng là người chiến thắng”. So sánh các lựa chọn trong hướng dẫn phần thưởng cho thử thách sức khỏe của chúng tôi.
• Mở rộng ra ngoài thể chất vào mùa đông. Uống đủ nước và viết nhật ký có thể thực hiện ở bất cứ đâu; khám phá các thử thách sức khỏe ngoài rèn luyện thể chất của chúng tôi.

Để tìm hiểu thêm những câu chuyện về đội ngũ làm việc từ xa, hãy xem cách Cenero gắn kết 265 nhân viên tại 21 tiểu bang, đọc hướng dẫn tổ chức thử thách sức khỏe cho nhân viên làm việc từ xa, hoặc khám phá tất cả câu chuyện khách hàng của chúng tôi.

Bạn đang quản lý đội ngũ làm việc từ xa? Đặt lịch demo YuMuuv để chúng tôi giúp bạn thiết kế các thử thách gắn kết mọi người ở nhiều múi giờ.