Μελέτη περίπτωσης Forward Platform: Δίνοντας ενέργεια σε μια πλήρως απομακρυσμένη ομάδα

Η Forward Platform είναι μια εταιρεία GovTech με περίπου 50 άτομα σε περίπου δέκα πολιτείες των ΗΠΑ, που εργάζονται αποκλειστικά εξ αποστάσεως. Για να φέρει την ομάδα πιο κοντά πέρα από το Zoom, η υπεύθυνη ανθρώπινου δυναμικού Daijah Cook μετέφερε την ετήσια πρόκληση ευεξίας της εταιρείας στο YuMuuv και διοργάνωσε δύο παράλληλες προκλήσεις, Βήματα και Δραστηριότητα υψηλής έντασης, σχηματίζοντας σκόπιμα μικτές ομάδες.

Με μια ματιά

• Εταιρεία: Forward Platform
• Κλάδος: GovTech / λογισμικό διαχείρισης υποθέσεων
• Ομάδα: περίπου 50 εργαζόμενοι σε περίπου 10 πολιτείες των ΗΠΑ, αποκλειστικά εξ αποστάσεως
• Συνέντευξη: Daijah Cook, υπεύθυνη ανθρώπινου δυναμικού
• Προκλήσεις: Βήματα και Δραστηριότητα υψηλής έντασης, παράλληλα
• Στόχος: ευεξία σε όλη την εταιρεία και σύνδεση μεταξύ ομάδων

Γιατί χρειαζόταν μια αλλαγή

Η Forward Platform αναπτύσσει και προσαρμόζει μια λύση διαχείρισης υποθέσεων που χρησιμοποιούν κρατικοί φορείς, μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί και ιδρύματα για να διαθέτουν κονδύλια στήριξης εκεί όπου υπάρχει μεγαλύτερη ανάγκη. Με μια ομάδα διάσπαρτη από την Ανατολική έως τη Δυτική Ακτή, η υπεύθυνη ανθρώπινου δυναμικού Daijah Cook ήθελε ένα πρόγραμμα ευεξίας που θα ένωνε τους ανθρώπους πέρα από το Zoom, χωρίς διαχειριστικούς πονοκεφάλους.

Η εταιρεία διοργάνωνε ετήσιες προκλήσεις ευεξίας μέσω άλλου παρόχου, αλλά οι διαχειριστικές εργασίες ήταν δύσχρηστες και η προσθήκη όσων συμμετείχαν αργότερα ήταν δύσκολη. Η Daijah αναζήτησε κάτι πιο εύχρηστο και κατέληξε στο YuMuuv.

«Ως διαχειρίστρια, βρήκα το YuMuuv πολύ πιο φιλικό προς τον χρήστη. Η προσθήκη ατόμων, οι αλλαγές ομάδων, η ένταξη όσων ξεκινούσαν αργότερα — όλα ήταν εύκολα». — Daijah Cook

Η έναρξη του προγράμματος

Η Forward Platform διοργάνωσε δύο παράλληλες προκλήσεις:

• Βήματα (ο εύκολος τρόπος συμμετοχής για όλους)
• Δραστηριότητα υψηλής έντασης (για πιο έντονες προπονήσεις)

Οι διασυνδέσεις λειτούργησαν απρόσκοπτα σε Apple και Android, με ελάχιστη ανάγκη για χειροκίνητη καταχώριση.

«Δεν χρειάστηκε να επικοινωνήσω ούτε μία φορά με την υποστήριξη, όλον τον μήνα. Οι διασυνδέσεις λειτούργησαν άψογα και κανείς δεν δυσκολεύτηκε».

Τι άρεσε στους εργαζομένους

• Σαφήνεια & ευκολία: Ακόμη και όσοι δεν είχαν μεγάλη εξοικείωση με την τεχνολογία μπορούσαν να καταχωρίζουν γρήγορα τη δραστηριότητά τους (και χειροκίνητα, όταν χρειαζόταν).
• Προβολή ατομικής και ομαδικής προόδου: Οι διαχειριστές μπορούσαν να αναδεικνύουν τους κορυφαίους συμμετέχοντες, παρακολουθώντας παράλληλα την πρόοδο των ομάδων και ενισχύοντας τον φιλικό ανταγωνισμό.
• Δέσιμο μεταξύ ομάδων: Η Daijah σχημάτισε σκόπιμα μικτές ομάδες, ώστε οι συνάδελφοι να γνωρίσουν άτομα έξω από τον συνηθισμένο κύκλο τους.

«Ήταν αναζωογονητικό να χρησιμοποιούμε μια νέα τεχνολογία χωρίς δυσκολίες στη χρήση. Όλοι μπήκαν αμέσως στο κλίμα και ήξεραν ακριβώς τι να κάνουν».

Κέρδη σε συμμετοχή & κουλτούρα

• Συμμετοχή από όλη την εταιρεία, σε διαφορετικές ζώνες ώρας
• Δημόσια συγχαρητήρια σε πραγματικό χρόνο που διατηρούσαν τον ενθουσιασμό
• Οι εργαζόμενοι εξ αποστάσεως δήλωσαν ότι ένιωθαν πιο κοντά στους άλλους και ότι η προσπάθειά τους αναγνωριζόταν

«Ένα τέτοιο πρόγραμμα κάνει μια απομακρυσμένη εταιρεία να νιώθει πραγματικά ομάδα και όχι απλώς ένα σύνολο ανθρώπων που δουλεύουν μόνοι τους».

Επιβραβεύσεις για όλους

Το πρόγραμμα συγχρηματοδοτήθηκε από τον συνεργάτη παροχών υγείας της εταιρείας, δίνοντας στη Daijah τη δυνατότητα να εξατομικεύσει τις επιβραβεύσεις:

• Εβδομαδιαίες επιβραβεύσεις από το Goodie: Οι νικητές επέλεγαν ένα αντικείμενο αξίας 50 $ από τον κατάλογο του Goodie.
• Κουτιά με σνακ στο φινάλε: Κάθε συμμετέχων επέλεγε επτά υγιεινά σνακ, μαζί με ένα προσωπικό σημείωμα: «Τα κατάφερες. Όλοι είναι νικητές».

Τι έμαθαν στην πορεία

• Διατήρηση της πρόκλησης βημάτων ως βάσης που τους χωρά όλους.
• Εξέταση της κατάργησης της πρόκλησης υψηλής έντασης (χαμηλότερη συμμετοχή).
• Χρήση των προτύπων και των αναφορών του YuMuuv για την ανάδειξη ατόμων στους ομαδικούς διαγωνισμούς.

Τα επόμενα βήματα

Για τον επόμενο χειμώνα, η Daijah σχεδίαζε μια πρόκληση ευεξίας (ενυδάτωση, τήρηση ημερολογίου και εβδομαδιαίες προτροπές), δίνοντας έμφαση σε συνήθειες ψυχικής υγείας που οι εργαζόμενοι μπορούν να ακολουθούν οπουδήποτε. Ο προγραμματισμός για τον Ιανουάριο απέφευγε τις υποχρεώσεις των γιορτών και ανταποκρινόταν στις ανάγκες τους.

Βασικά συμπεράσματα για το HR

• Κράτησε τα βήματα ως βάση για όλους. Τα βήματα ήταν ο εύκολος τρόπος συμμετοχής για όλους, ενώ η πρόκληση υψηλής έντασης προσέλκυσε λιγότερα άτομα. Για έμπνευση, δες τις ιδέες μας για προκλήσεις βημάτων.
• Σχημάτισε σκόπιμα μικτές ομάδες. Όταν οι συνάδελφοι συνεργάζονται με άτομα έξω από τον συνηθισμένο κύκλο τους, δημιουργούνται οι δεσμοί που λείπουν από μια απομακρυσμένη εταιρεία. Δες γιατί λειτουργεί ο φιλικός ανταγωνισμός.
• Επιβράβευσε τους πάντες στο τέλος. Ένα κουτί με σνακ για κάθε συμμετέχοντα έστελνε το μήνυμα «όλοι είναι νικητές». Σύγκρινε επιλογές στον οδηγό μας για επιβραβεύσεις σε προκλήσεις ευεξίας.
• Πήγαινε πέρα από τη γυμναστική τον χειμώνα. Η ενυδάτωση και η τήρηση ημερολογίου γίνονται παντού. Ανακάλυψε τις προκλήσεις ευεξίας μας πέρα από τη γυμναστική.

Για περισσότερες ιστορίες απομακρυσμένων ομάδων, δες πώς η Cenero συνδέει 265 άτομα σε 21 πολιτείες, διάβασε τον οδηγό μας για προκλήσεις ευεξίας για εργαζομένους εξ αποστάσεως ή εξερεύνησε όλες τις μελέτες περίπτωσής μας.

Συντονίζεις μια απομακρυσμένη ομάδα; Κλείσε μια επίδειξη του YuMuuv και θα σε βοηθήσουμε να οργανώσεις προκλήσεις που ενώνουν τους ανθρώπους σε διαφορετικές ζώνες ώρας.