Como preparar um desafio de bem-estar de verão em que as pessoas participem mesmo

Há uma razão para o verão ser a janela de ouro dos desafios de bem-estar. Os dias são mais longos. As pessoas já estão a pensar em sair mais, comer melhor e sacudir a letargia do inverno. A motivação natural está lá: só precisa de lhe responder com algo que valha a pena.

Mas é aqui que a maioria das empresas tropeça. Esperam até junho, improvisam um desafio de passos, enviam um e-mail para toda a gente e perguntam-se porque é que só se inscreveram as mesmas 15 pessoas. O problema não foi o desafio. Foi o planeamento.

Se quer um desafio de bem-estar de verão que gere participação em toda a organização, e não apenas entre quem já é ativo, tem de começar agora. Veja exatamente como fazê-lo.

Comece a planear em abril, não em junho

Este pode ser o maior erro no planeamento de desafios de bem-estar: começar demasiado tarde. Quando chega junho, as pessoas já marcaram as viagens de verão, as agendas estão a mudar e a atenção já está dispersa. Se anunciar um desafio na primeira semana de junho e esperar inscrições até à segunda, já perdeu uma parte do seu público potencial.

O ideal é começar a planear em abril, iniciar a comunicação de forma gradual em maio e arrancar com o desafio no início de junho. Assim, tem oito semanas para conceber o desafio, criar expectativa internamente, obter o apoio da liderança e garantir que a tecnologia está pronta. Também dá aos colaboradores tempo para se comprometerem mentalmente, em vez de se sentirem apanhados de surpresa por mais uma iniciativa da empresa.

Um guia da BambooHR sobre como organizar desafios de bem-estar resume-o de forma simples: o melhor desafio tem um calendário claro, suficientemente longo para criar hábitos, mas suficientemente curto para manter o entusiasmo. Quatro a seis semanas é a duração ideal para a maioria dos desafios de verão.

Escolha um tema que vá além dos passos

Os desafios de passos são bons. São conhecidos, fáceis de registar e quase toda a gente pode participar. Mas também são previsíveis e, se organizou um no trimestre passado, vai notar retornos decrescentes.

O verão dá-lhe uma desculpa natural para ser criativo. Estas são categorias de temas que geram, de forma consistente, uma participação maior e mais alargada:

Aventura ao ar livre. Aproveite a estação. Reuniões a caminhar, voltas ao parque à hora de almoço, registo de caminhadas ao fim de semana, ir de bicicleta para o trabalho. O objetivo não é uma métrica específica: é levar as pessoas a sair e a mexer-se da forma que lhes funcionar melhor. Mais ideias em ideias de envolvimento no verão, do escritório ao ar livre.

Hidratação. Parece simples porque é. Registar o consumo diário de água nos meses mais quentes é fácil, faz realmente bem às pessoas e cria uma competição surpreendentemente animada. Distribua garrafas de água com a sua marca no lançamento e terá um lembrete visual incorporado. Veja a hidratação no trabalho e, com calor, as nossas dicas para se manter em segurança ao ar livre em dias quentes.

Verão consciente. Junte à energia física do verão uma componente de saúde mental. Minutos diários de mindfulness, diário de gratidão, noites sem ecrãs. Isto atrai colaboradores que não adeririam a um desafio de exercício físico, mas que se interessam muito pela gestão do stress.

Aventura em equipa. Defina um objetivo coletivo: a sua empresa caminha o equivalente a uma viagem de carro de uma ponta à outra do país, ou acumula em conjunto minutos ao ar livre suficientes para «subir ao Kilimanjaro». Os objetivos colaborativos superam a competição individual na participação global, porque criam um sentido de propósito partilhado em vez de uma corrida que a maioria sabe que não vai ganhar.

Os melhores desafios de verão combinam dois ou três destes temas. Um desafio «Recomeço de verão» pode registar passos, hidratação e minutos de mindfulness em simultâneo, dando a cada colaborador pelo menos uma dimensão com que se identifique. Para formatos prontos a usar, veja desafios de bem-estar de verão para o escritório e ideias de desafios de passos empresariais para o verão.

Faça das equipas a regra

O design social faz uma diferença mensurável. No ensaio aleatorizado STEP UP, juntar elementos de jogo sociais à contagem de passos aumentou a atividade, e o grupo de competição caminhou cerca de 920 passos a mais por dia do que o grupo de controlo (Patel et al., JAMA Internal Medicine, 2019). Os nossos clientes veem o mesmo: a Windrose pontuou o seu desafio de verão apenas com base nos resultados das equipas, com equipas mistas de diferentes departamentos, e caminhou em conjunto de Berlim a Tóquio (leia o caso de sucesso).

Porque é que isto funciona? Porque a responsabilização passa do plano interno («devia mesmo fazer isto») para o social («a minha equipa conta comigo»). Quando a equipa consegue ver o seu progresso, e vice-versa, participar passa a ser a regra e não a exceção.

Algumas dicas práticas para estruturar as equipas:

• Misture departamentos. Equipas multidisciplinares criam ligações que de outra forma não aconteceriam. Um desafio de verão é uma ferramenta de networking surpreendentemente eficaz.
• Mantenha as equipas pequenas. Quatro a seis pessoas é o ideal. Suficientemente grandes para absorver um ou dois dias de pouca atividade de um elemento, suficientemente pequenas para que o contributo de cada um seja visível.
• Nomeie capitães de equipa. Não chefias, mas voluntários entusiastas. Ter em cada equipa alguém que envie de vez em quando uma mensagem de incentivo faz uma diferença desproporcionada no envolvimento ao longo do tempo.

Acerte na comunicação

Pode conceber o desafio perfeito, mas, se ninguém souber dele, ou se o e-mail de anúncio parecer um aviso de conformidade, a participação vai desiludir.

Eis um calendário de comunicação que funciona:

Seis semanas antes do lançamento (meados de abril): teaser interno. Uma mensagem curta da liderança ou da equipa de RH a sugerir que vem aí um desafio de bem-estar de verão. Não partilhe ainda os pormenores: limite-se a criar expectativa. «Em junho vem aí algo divertido. Fique atento.»

Quatro semanas antes (início de maio): o anúncio. Partilhe o tema, o calendário, o funcionamento das equipas e o que os participantes ganham com isso. Aposte no visual e na energia. Se tiver uma plataforma como o YuMuuv, mostre capturas de ecrã do painel do desafio para que as pessoas se consigam imaginar a utilizá-lo.

Duas semanas antes (meados de maio): abrem as inscrições. Faça com que a inscrição demore menos de dois minutos. A sério: cada passo adicional no processo de inscrição vai custar-lhe participantes. Se as pessoas precisarem de descarregar uma aplicação, a ligação de transferência deve ser a única coisa no e-mail.

Uma semana antes: revelação das equipas e contagem decrescente. É aqui que a energia cresce. As pessoas veem com quem ficaram, os chats de grupo das equipas começam e o desafio, de repente, torna-se real.

Durante o desafio: atualizações semanais. Instantâneos da classificação, estatísticas divertidas («juntos, já percorremos a distância de Nova Iorque a Chicago»), destaque para equipas ou pessoas com ótima participação. Não deixe o desafio cair no silêncio depois da primeira semana. Os comunicados do YuMuuv podem ser agendados com antecedência e, para ideias de atualizações, veja storytelling para desafios de bem-estar.

Escolha a duração certa

Demasiado curto, e as pessoas não criam hábitos. Demasiado longo, e perdem o interesse. A maioria dos organizadores conclui que quatro a seis semanas é o ponto ideal de envolvimento sem cansaço. (Algumas empresas prolongam-no com um ritmo mais leve: a Shell Eslováquia e Chéquia organiza todos os anos um desafio de caminhada de verão de 90 dias; leia o caso de sucesso.)

Para um desafio de verão em concreto, um desafio de quatro semanas em junho ou de seis semanas de junho a julho costuma funcionar melhor. Evite prolongar os desafios até ao fim de julho e agosto, quando as férias criam lacunas naturais na participação. Se quiser cobrir o verão inteiro, considere dois desafios mais curtos, um em junho e outro em agosto, com um julho mais descontraído pelo meio.

Baixe a barreira de entrada

O maior inimigo da participação num desafio de bem-estar não é a falta de interesse. É o atrito.

Se aderir exigir preencher um formulário, descarregar software, assistir a uma reunião de apresentação e ler um regulamento de cinco páginas, só os 10% mais motivados dos seus colaboradores vão participar. Todos os outros, precisamente as pessoas que quer alcançar, vão ter intenção de se inscrever e nunca chegar a fazê-lo.

O padrão de ouro: uma ligação, um toque e já está. A plataforma do desafio trata do resto.

O mesmo se aplica à participação diária. Se registar a atividade exigir a introdução manual de dados todas as noites, as taxas de conclusão vão cair a pique até à segunda semana. Os desafios com maior envolvimento ao longo do tempo são os que sincronizam automaticamente com wearables ou aplicações de saúde, ou que tornam o registo tão simples como assinalar uma caixa.

Escolha incentivos que motivem mesmo

Os incentivos contam, mas não da forma que a maioria das empresas pensa. O maior fator de motivação não é o prémio final. É o reconhecimento ao longo do caminho.

Menções semanais às equipas que mais evoluíram, distintivos por metas alcançadas e movimentos visíveis na classificação geram doses contínuas de dopamina que fazem as pessoas voltar. O prémio final é a cereja no topo do bolo, não o bolo.

Dito isto, as recompensas com tema de verão têm sucesso. Horas de folga adicionais, um almoço de equipa para o grupo vencedor, equipamento para atividades ao ar livre, cartões-oferta ligados ao bem-estar ou até algo tão simples como um reconhecimento perante toda a empresa na próxima reunião geral. O importante é que a participação seja sentida como valorizada, e não apenas registada. Mais ideias em recompensas para desafios de bem-estar.

O que não funciona: prémios em dinheiro acima de um certo limite. Podem até minar a motivação intrínseca, mudando o enquadramento de «faço isto pela minha saúde» para «faço isto pelo dinheiro». Mantenha as recompensas significativas, mas modestas.

Planeie a inclusão desde o primeiro dia

Isto é inegociável. Um desafio que só recompensa os participantes mais rápidos e atléticos vai afastar a maioria dos seus colaboradores, o que contraria todo o seu propósito.

Conceba o desafio de forma a que alguém que acabou de ser mãe ou pai e consegue caminhar 15 minutos à hora de almoço seja celebrado tal como o maratonista que regista 20.000 passos. Ofereça várias categorias de atividade para que alguém com uma limitação física possa participar através de mindfulness, hidratação ou registo da alimentação, em vez da contagem de passos.

Tenha em conta os fusos horários e os horários de trabalho das equipas remotas e globais. Um desafio que pressupõe que toda a gente trabalha das 9h às 17h no mesmo escritório vai deixar uma parte significativa dos seus colaboradores a sentir-se excluída.

A melhor métrica a otimizar não é o total de passos ou de minutos: é a taxa de participação. Quantas pessoas da sua organização participam ativamente? É esse número que lhe diz se o seu desafio está realmente a construir uma cultura de bem-estar ou apenas a entreter os já convertidos.

Meça o que importa (e partilhe)

Quando o desafio terminar, faça duas coisas.

Primeiro, meça a taxa de participação, a taxa de conclusão e o feedback qualitativo. Envie um inquérito curto, com três a cinco perguntas no máximo. Do que é que as pessoas gostaram? O que mudariam? Voltariam a participar? Estes dados valem ouro para planear o seu próximo desafio.

Segundo, partilhe os resultados com toda a empresa. Total de passos, quilómetros percorridos em conjunto, quantas pessoas participaram, superlativos divertidos. Isto tem um duplo efeito: valoriza o esforço de todos os que participaram e cria FOMO em quem ficou de fora, o que torna o seu próximo desafio mais fácil de preencher.

O verdadeiro objetivo

Eis algo sobre os desafios de bem-estar de verão que é fácil esquecer no meio dos pormenores do planeamento: o objetivo não é o desafio em si. O desafio é um veículo. O verdadeiro objetivo é construir hábitos, ligações e uma cultura em que cuidar de si seja algo que a sua empresa apoia ativamente.

Um desafio de verão bem organizado dá às pessoas uma experiência partilhada. Derruba os silos entre departamentos. Dá ao colega mais calado da contabilidade um motivo para conversar com alguém da engenharia. Mostra aos novos colaboradores que esta empresa, no que toca ao bem-estar, não fica pelas palavras: caminha, literalmente.

E, quando setembro chegar e o desafio tiver terminado, vai perceber que os hábitos se mantêm num número surpreendente de participantes. As caminhadas à hora de almoço continuam. As garrafas de água ficam nas secretárias. Os laços criados nas equipas permanecem.

Isto não é um programa de bem-estar. É uma mudança de cultura. E começou com um plano que fez em abril.

Pronto para planear o seu desafio de verão? Marque uma demonstração do YuMuuv.