Kako pripraviti poletni izziv dobrega počutja, ki se mu ljudje res pridružijo

Poletje ni brez razloga zlato okno za izzive dobrega počutja. Dnevi so daljši. Ljudje že razmišljajo o tem, da bi bili več na prostem, se bolje prehranjevali in se otresli zimske utrujenosti. Naravna motivacija je tu – le ponuditi ji morate nekaj, čemur se je vredno pridružiti.

A prav tu se večina podjetij spotakne. Počakajo do junija, na hitro sestavijo izziv korakov, pošljejo e-pošto vsem in se sprašujejo, zakaj se je prijavilo le istih 15 ljudi. Težava ni bila v izzivu. Težava je bila v načrtovanju.

Če želite poletni izziv dobrega počutja, ki bo zares pritegnil sodelovanje v vsej organizaciji – ne le med tistimi, ki so že aktivni –, morate začeti zdaj. Tukaj je natančno opisano, kako.

Z načrtovanjem začnite aprila, ne junija

To je morda največja posamezna napaka pri načrtovanju izzivov dobrega počutja: prepozen začetek. Ko pride junij, imajo ljudje že rezervirana poletna potovanja, urniki se spreminjajo, pozornost pa je že razpršena. Če izziv napoveste v prvem tednu junija in pričakujete prijave do drugega, ste že izgubili del potencialnega občinstva.

Idealno je, da z načrtovanjem začnete aprila, maja začnete z nevsiljivo komunikacijo, izziv pa zaženete v začetku junija. Tako imate osem tednov, da izziv zasnujete, ga v podjetju predstavite in ustvarite zanimanje, pridobite podporo vodstva in poskrbite, da je tehnologija pripravljena. Zaposleni pa imajo čas, da se nanj miselno pripravijo, namesto da bi jih še ena pobuda podjetja presenetila.

V vodniku BambooHR o izvajanju izzivov dobrega počutja je to povedano preprosto: najboljši izziv je tisti z jasnim časovnim okvirom, ki je dovolj dolg, da se zgradijo navade, in dovolj kratek, da navdušenje ne zamre. Za večino poletnih izzivov so idealni štiri do šest tednov.

Izberite temo, ki presega korake

Izzivi korakov so v redu. So znani, enostavni za spremljanje in sodeluje lahko skoraj vsak. So pa tudi predvidljivi – in če ste enega izvedli prejšnje četrtletje, bo učinek manjši.

Poletje vam daje naraven izgovor za ustvarjalnost. Tukaj so kategorije tem, ki dosledno prinašajo višjo in širšo udeležbo:

Pustolovščina na prostem. Izkoristite letni čas. Sestanki med hojo, krogi po parku med kosilom, beleženje vikend pohodov, kolesarjenje na delo. Cilj ni določen kazalnik – cilj je, da gredo ljudje ven in se gibljejo na način, ki jim ustreza. Več idej v članku poletne ideje za vključenost od pisarne do narave.

Hidracija. Sliši se preprosto, ker tudi je. Dnevno spremljanje popite vode v najtoplejših mesecih je enostavno, ljudem resnično koristi in ustvari presenetljivo zavzeto tekmovanje. Ob zagonu razdelite steklenice z logotipom podjetja in imate vgrajen vizualni opomnik. Oglejte si hidracijo na delovnem mestu, v vročem vremenu pa še naše nasvete za varnost na prostem v vročini.

Čuječe poletje. Fizično energijo poletja povežite s skrbjo za duševno zdravje. Dnevne minute čuječnosti, dnevnik hvaležnosti, večeri brez zaslonov. Tako pritegnete zaposlene, ki se ne bi pridružili izzivu telesne pripravljenosti, jih pa zelo zanima obvladovanje stresa.

Ekipna pustolovščina. Postavite skupni cilj – vaše podjetje prehodi razdaljo, ki ustreza potovanju čez celo državo, ali skupaj zbere dovolj minut na prostem, da »se povzpne na Kilimandžaro«. Skupni cilji po skupni udeležbi prekašajo individualno tekmovanje, ker ustvarijo občutek skupnega namena namesto tekme, za katero večina ljudi ve, da je ne bo dobila.

Najboljši poletni izzivi združujejo dve ali tri od teh tem. Izziv »Poletni ponovni zagon« lahko hkrati spremlja korake, hidracijo in minute čuječnosti – in tako vsakemu zaposlenemu ponudi vsaj eno razsežnost, ki mu je blizu. Za pripravljene formate si oglejte poletne izzive dobrega počutja za pisarno in ideje za poletne izzive korakov v podjetju.

Naj bodo ekipe privzeta izbira

Družbena zasnova naredi merljivo razliko. V randomizirani študiji STEP UP je dodajanje družbenih igralnih elementov k štetju korakov povečalo aktivnost, saj je tekmovalna skupina na dan prehodila približno 920 korakov več od kontrolne skupine (Patel idr., JAMA Internal Medicine, 2019). Naše stranke opažajo enako: Windrose je svoj poletni izziv točkoval le po ekipnih rezultatih, z mešanimi ekipami iz različnih oddelkov, in skupaj so prehodili pot od Berlina do Tokia (preberite študijo primera).

Zakaj to deluje? Ker se odgovornost premakne od notranje (»to je res treba narediti«) k družbeni (»moja ekipa računa name«). Ko vaša ekipa vidi vaš napredek – in vi njenega –, sodelovanje postane pravilo in ne izjema.

Nekaj praktičnih nasvetov za sestavo ekip:

• Mešajte oddelke. Medfunkcijske ekipe gradijo povezave, ki se sicer ne bi stkale. Poletni izziv je presenetljivo učinkovito orodje za mreženje.
• Ekipe naj bodo majhne. Idealno je štiri do šest ljudi. Dovolj, da ekipa prenese dan ali dva manjše aktivnosti enega člana, in dovolj malo, da je prispevek vsakogar viden.
• Določite kapetane ekip. Ne vodij – navdušene prostovoljce. Če je v vsaki ekipi nekdo, ki občasno pošlje spodbudno sporočilo, to nesorazmerno veliko prispeva k trajni vključenosti.

Poskrbite za pravo komunikacijo

Lahko zasnujete popoln izziv, a če nihče ne ve zanj – ali če se napovedno sporočilo bere kot obvestilo o skladnosti s predpisi –, bo udeležba razočarala.

Tukaj je časovnica komunikacije, ki deluje:

Šest tednov pred zagonom (sredi aprila): interni napovednik. Kratko sporočilo vodstva ali kadrovske službe, ki namigne, da prihaja poletni izziv dobrega počutja. Podrobnosti še ne razkrijte – le ustvarjajte pričakovanje. »Junija prihaja nekaj zabavnega. Ostanite z nami.«

Štiri tedne prej (v začetku maja): napoved. Predstavite temo, časovni okvir, kako bodo delovale ekipe in kaj udeleženci pridobijo. Naj bo vizualno in energično. Če imate platformo, kot je YuMuuv, pokažite posnetke zaslona nadzorne plošče izziva, da si ljudje lahko predstavljajo, kako jo bodo uporabljali.

Dva tedna prej (sredi maja): prijave se odprejo. Poskrbite, da prijava traja manj kot dve minuti. Resno – vsak dodatni korak v postopku prijave vas bo stal udeležence. Če morajo ljudje prenesti aplikacijo, naj bo povezava za prenos edina stvar v sporočilu.

Teden dni prej: razkritje ekip in odštevanje do začetka. Tu se energija stopnjuje. Ljudje preverjajo, s kom so v ekipi, začnejo se ekipni skupinski klepeti, izziv pa nenadoma postane resničen.

Med izzivom: tedenske novice. Posnetki lestvice, zabavna statistika (»skupaj smo prehodili razdaljo od New Yorka do Chicaga«), poudarek na ekipah ali posameznikih z odlično udeležbo. Ne dovolite, da izziv po prvem tednu utihne. Obvestila v YuMuuv lahko načrtujete vnaprej, za ideje za novice pa si oglejte pripovedovanje zgodb pri izzivih dobrega počutja.

Izberite pravo trajanje

Če je izziv prekratek, ljudje ne zgradijo navad. Če je predolg, izgubijo zanimanje. Večina organizatorjev ugotavlja, da je štiri do šest tednov idealno za vključenost brez utrujenosti. (Nekatera podjetja izberejo daljše trajanje z lažjim pristopom: Shell Slovaška in Češka vsako leto izvajata 90-dnevni poletni izziv hoje; preberite študijo primera.)

Za poletni izziv se običajno najbolje obneseta štiritedenski junijski izziv ali šesttedenski izziv od junija do julija. Izogibajte se izzivom konec julija in avgusta, ko dopusti ustvarijo naravne vrzeli v udeležbi. Če želite pokriti vse poletje, razmislite o dveh krajših izzivih – junijskem in avgustovskem – z bolj sproščenim julijem vmes.

Znižajte vstopno oviro

Največji sovražnik udeležbe v izzivih dobrega počutja ni pomanjkanje zanimanja. To je zapletenost.

Če je za pridružitev treba izpolniti obrazec, prenesti programsko opremo, se udeležiti uvodnega sestanka in prebrati pet strani pravil, boste dobili udeležbo najbolj motiviranih 10 % zaposlenih. Vsi ostali – ljudje, ki jih zares želite doseči – se bodo nameravali prijaviti, a do tega nikoli ne bo prišlo.

Zlati standard: ena povezava, en dotik in ste notri. Za vse drugo poskrbi platforma izziva.

Enako velja za vsakodnevno sodelovanje. Če beleženje dejavnosti zahteva ročni vnos podatkov vsak večer, bo stopnja dokončanja do drugega tedna strmo padla. Izzivi z najbolj trajno vključenostjo so tisti, ki se samodejno sinhronizirajo z nosljivimi napravami ali zdravstvenimi aplikacijami ali pa beleženje poenostavijo na en sam klik v potrditveno polje.

Izberite spodbude, ki zares motivirajo

Spodbude so pomembne – a ne tako, kot misli večina podjetij. Največji motivator ni nagrada na koncu. To je priznanje na poti.

Tedenske pohvale za ekipe z največjim napredkom, značke za mejnike in vidno premikanje na lestvici ustvarjajo stalne odmerke dopamina, zaradi katerih se ljudje vračajo. Nagrada ob koncu izziva je češnja na torti, ne torta.

Kljub temu se poletne nagrade dobro obnesejo. Dodatne ure plačanega dopusta, ekipno kosilo za zmagovalno skupino, oprema za aktivnosti na prostem, darilni boni, povezani z dobrim počutjem, ali celo nekaj tako preprostega, kot je priznanje pred vsem podjetjem na naslednjem skupnem sestanku. Bistvo je, da se udeleženci počutijo cenjene, ne le spremljane. Več idej v članku nagrade za izzive dobrega počutja.

Kaj ne deluje: denarne nagrade nad določenim zneskom. Lahko celo spodkopljejo notranjo motivacijo, saj okvir premaknejo od »to počnem za svoje zdravje« k »to počnem zaradi denarja«. Nagrade naj bodo smiselne, a skromne.

Na vključenost mislite od prvega dne

O tem se ni mogoče pogajati. Izziv, ki nagrajuje le najhitrejše in najbolj športne udeležence, bo odtujil večino vaših zaposlenih – kar izniči ves namen.

Izziv zasnujte tako, da bo mlad starš, ki med kosilom zmore 15-minutni sprehod, deležen enakega priznanja kot maratonec, ki zabeleži 20.000 korakov. Ponudite več kategorij dejavnosti, da lahko nekdo s telesno omejitvijo sodeluje s čuječnostjo, hidracijo ali spremljanjem prehrane namesto s štetjem korakov.

Pri ekipah na daljavo in globalnih ekipah upoštevajte časovne pasove in delovne urnike. Izziv, ki predpostavlja, da vsi delajo od 9. do 17. ure v isti pisarni, bo precejšen del zaposlenih pustil z občutkom izključenosti.

Najboljši kazalnik za optimizacijo ni skupno število korakov ali minut – temveč stopnja udeležbe. Koliko ljudi v vaši organizaciji dejavno sodeluje? To je številka, ki pove, ali vaš izziv res gradi kulturo dobrega počutja ali le zabava že prepričane.

Merite, kar je pomembno (in to delite)

Ko se izziv konča, naredite dve stvari.

Najprej izmerite stopnjo udeležbe, stopnjo dokončanja in kvalitativne odzive. Pošljite kratko anketo – največ tri do pet vprašanj. Kaj je bilo ljudem všeč? Kaj bi spremenili? Bi se znova pridružili? Ti podatki so zlata vredni za načrtovanje naslednjega izziva.

Nato rezultate delite z vsem podjetjem. Skupno število korakov, skupaj prehojeni kilometri, koliko ljudi je sodelovalo, zabavni rekordi. S tem dosežete dvoje: potrdite trud vseh, ki so sodelovali, pri tistih, ki niso, pa ustvarite strah, da so nekaj zamudili (FOMO) – zato bo naslednji izziv lažje napolniti.

Pravi cilj

Pri poletnih izzivih dobrega počutja je med podrobnostmi načrtovanja lahko pozabiti na nekaj: cilj ni sam izziv. Izziv je sredstvo. Pravi cilj je gradnja navad, povezav in kulture, v kateri je skrb zase nekaj, kar vaše podjetje dejavno podpira.

Dobro izveden poletni izziv ljudem da skupno izkušnjo. Podira silose med oddelki. Tihemu sodelavcu iz računovodstva da razlog za klepet z nekom iz razvoja. Novim sodelavcem pokaže, da podjetje to, kar govori o dobrem počutju, tudi zares udejanja – dobesedno z vsakim korakom.

In ko pride september in je izziv končan, boste ugotovili, da se navade pri presenetljivo velikem številu udeležencev obdržijo. Sprehodi med kosilom se nadaljujejo. Steklenice za vodo ostanejo na mizah. Povezave v ekipah ostanejo.

To ni program dobrega počutja. To je kulturna sprememba. In začela se je z načrtom, ki ste ga naredili aprila.

Ste pripravljeni načrtovati svoj poletni izziv? Rezervirajte predstavitev YuMuuv.