Kako pripremiti ljetni izazov za dobrobit kojem se ljudi doista žele pridružiti

Postoji razlog zašto je ljeto idealno vrijeme za izazove za dobrobit zaposlenika. Dani su dulji. Ljudi već razmišljaju o boravku na otvorenom, zdravijoj prehrani i oslobađanju od zimske tromosti. Prirodna motivacija već postoji — samo joj trebaš ponuditi nešto čemu se vrijedi pridružiti.

No tu većina tvrtki pogriješi. Pričekaju lipanj, na brzinu osmisle izazov u koracima, pošalju e-mail svima i onda se pitaju zašto se prijavilo samo onih istih 15 ljudi. Problem nije bio u izazovu. Bio je u planiranju.

Ako želiš ljetni izazov za dobrobit koji će doista privući sudionike iz cijele organizacije — a ne samo one koji su već aktivni — trebaš početi sada. Evo kako to napraviti.

Počni planirati u travnju, ne u lipnju

Ovo je možda najveća pogreška u planiranju izazova za dobrobit: prekasni početak. Kad stigne lipanj, ljudi već imaju rezervirana ljetna putovanja, rasporedi se mijenjaju, a pažnja im je već raspršena. Ako najaviš izazov u prvom tjednu lipnja i očekuješ prijave do drugog, već si izgubio dio potencijalnih sudionika.

Najbolje je početi planirati u travnju, postupno krenuti s komunikacijom u svibnju i pokrenuti izazov početkom lipnja. Tako imaš osam tjedana za osmišljavanje izazova, stvaranje interesa unutar tvrtke, dobivanje podrške uprave i provjeru je li tehnologija spremna. Zaposlenicima to ujedno daje vremena da se pripreme i odluče sudjelovati, umjesto da ih još jedna inicijativa tvrtke zatekne nespremne.

BambooHR vodič za organizaciju izazova za dobrobit to objašnjava jednostavno: najbolji izazov ima jasan vremenski okvir, dovoljno dug za stvaranje navika, ali dovoljno kratak da zadrži uzbuđenje. Četiri do šest tjedana idealno je za većinu ljetnih izazova.

Odaberi temu koja ide dalje od koraka

Izazovi u koracima sasvim su u redu. Poznati su, lako ih je pratiti i gotovo svi mogu sudjelovati. No ujedno su i predvidljivi — a ako ste jedan već održali prošlog tromjesečja, rezultati će biti slabiji.

Ljeto ti daje savršen povod za kreativnost. Evo tematskih kategorija koje redovito privlače više sudionika iz šireg kruga zaposlenika:

Pustolovina na otvorenom. Iskoristi godišnje doba. Sastanci u šetnji, krugovi po parku tijekom pauze za ručak, bilježenje vikend-planinarenja, vožnja biciklom na posao. Cilj nije određena metrika — cilj je potaknuti ljude da izađu i kreću se onako kako im odgovara. Više ideja potraži u članku ljetne ideje za angažman: iz ureda na otvoreno.

Hidratacija. Zvuči jednostavno jer i jest. Svakodnevno praćenje unosa vode tijekom najtoplijih mjeseci lako je provesti, doista je korisno za zdravlje i stvara iznenađujuće živahno natjecanje. Na početku podijeli boce za vodu s logotipom tvrtke i već imaš vizualni podsjetnik. Pogledaj članak o hidrataciji na poslu, a za vruće dane i naše savjete za siguran boravak na otvorenom tijekom vrućina.

Ljeto uz svjesnu prisutnost. Spoji fizičku energiju ljeta s brigom o mentalnom zdravlju. Svakodnevne minute svjesne prisutnosti, vođenje dnevnika zahvalnosti, večeri bez ekrana. To privlači zaposlenike koji se ne bi pridružili fitness izazovu, ali ih itekako zanima upravljanje stresom.

Timska pustolovina. Postavi zajednički cilj — neka tvoja tvrtka prehoda udaljenost jednaku putovanju kroz cijelu zemlju ili zajednički zabilježi dovoljno minuta na otvorenom za „uspon na Kilimanjaro”. Zajednički ciljevi potiču veće ukupno sudjelovanje od pojedinačnog natjecanja jer stvaraju osjećaj zajedničke svrhe, umjesto utrke za koju većina unaprijed zna da u njoj neće pobijediti.

Najbolji ljetni izazovi kombiniraju dvije ili tri od ovih tema. Izazov „Ljetni reset” može istodobno pratiti korake, hidrataciju i minute svjesne prisutnosti — dajući svakom zaposleniku barem jedno područje koje mu odgovara. Za gotove formate pogledaj ljetne izazove za dobrobit u uredu i ideje za ljetne izazove u koracima za tvrtke.

Neka timovi budu osnovni format

Društvena komponenta donosi mjerljivu razliku. U randomiziranom istraživanju STEP UP dodavanje društvenih elemenata igre praćenju koraka povećalo je aktivnost, pri čemu je natjecateljska skupina hodala oko 920 koraka dnevno više od kontrolne skupine (Patel i sur., JAMA Internal Medicine, 2019.). Naši korisnici primjećuju isto: Windrose je u svojem ljetnom izazovu bodovao isključivo timske rezultate, uz mješovite timove iz različitih odjela, i zajedno su prehodali udaljenost od Berlina do Tokija (pročitaj priču iz prakse).

Zašto to funkcionira? Zato što se osjećaj odgovornosti prebacuje s osobnog („Stvarno bih to trebao raditi”) na društveni („Moj tim računa na mene”). Kad tvoj tim može vidjeti tvoj napredak — i ti njihov — redovito sudjelovanje postaje pravilo, a ne iznimka.

Nekoliko praktičnih savjeta za sastavljanje timova:

• Poveži različite odjele. Timovi koji okupljaju ljude iz različitih odjela stvaraju veze koje inače ne bi nastale. Ljetni izazov iznenađujuće je učinkovit alat za povezivanje.
• Neka timovi budu mali. Četiri do šest osoba idealan je broj. Dovoljno su veliki da podnesu dan ili dva slabije aktivnosti jednog člana, a dovoljno mali da se svačiji doprinos vidi.
• Odredi kapetane timova. Ne rukovoditelje — nego entuzijastične volontere. Osoba u svakom timu koja povremeno pošalje poruku ohrabrenja čini iznenađujuće veliku razliku u održavanju angažmana.

Dobro osmisli komunikaciju

Možeš osmisliti savršen izazov, ali ako nitko ne zna za njega — ili ako najavni e-mail zvuči kao obavijest o usklađenosti s propisima — odaziv će biti slab.

Evo komunikacijskog rasporeda koji funkcionira:

Šest tjedana prije početka (sredina travnja): Interna najava. Kratka poruka uprave ili tima za ljudske resurse koja nagovještava da stiže ljetni izazov za dobrobit. Još nemoj otkrivati detalje — samo probudi iščekivanje. „U lipnju stiže nešto zabavno. Prati novosti.”

Četiri tjedna prije (početak svibnja): Službena najava. Podijeli temu, raspored, način rada timova i što sudionici dobivaju. Neka poruka bude vizualno privlačna i puna energije. Ako imaš platformu poput YuMuuv, pokaži snimke zaslona nadzorne ploče izazova kako bi ljudi mogli zamisliti kako je koriste.

Dva tjedna prije (sredina svibnja): Otvaranje prijava. Neka prijava traje manje od dvije minute. Ozbiljno — svaki dodatni korak u postupku prijave koštat će te sudionika. Ako ljudi trebaju preuzeti aplikaciju, neka poveznica za preuzimanje bude jedina stvar u e-mailu.

Tjedan dana prije: Predstavljanje timova i odbrojavanje do početka. Tada raste uzbuđenje. Ljudi provjeravaju s kim su u timu, pokreću se timski grupni razgovori i izazov odjednom postaje stvaran.

Tijekom izazova: Tjedne novosti. Pregled ljestvice poretka, zanimljive statistike („zajedno smo prehodali udaljenost od New Yorka do Chicaga”), isticanje timova ili pojedinaca koji se posebno ističu sudjelovanjem. Nemoj dopustiti da se nakon prvog tjedna prestane pričati o izazovu. YuMuuv objave mogu se zakazati unaprijed, a ideje za novosti potraži u članku o pričanju priča o izazovu za dobrobit.

Odaberi pravo trajanje

Ako je izazov prekratak, ljudi neće stvoriti navike. Ako je predug, izgubit će interes. Većina organizatora smatra da je četiri do šest tjedana idealno za angažman bez zamora. (Neke tvrtke biraju dulje, ali opuštenije izazove: Shell Slovakia and Czechia svake godine organizira 90-dnevni ljetni izazov hodanja; pročitaj priču iz prakse.)

Za ljetni izazov obično najbolje funkcionira četverotjedni izazov u lipnju ili šestotjedni izazov koji počinje u lipnju i nastavlja se u srpnju. Izbjegavaj izazove krajem srpnja i tijekom kolovoza, kada godišnji odmori stvaraju prirodne prekide u sudjelovanju. Ako želiš obuhvatiti cijelo ljeto, razmisli o dva kraća izazova — jednom u lipnju i jednom u kolovozu — uz opušten srpanj između njih.

Olakšaj uključivanje

Najveći neprijatelj sudjelovanja u izazovima za dobrobit nije manjak interesa. To su prepreke.

Ako uključivanje zahtijeva ispunjavanje obrasca, preuzimanje softvera, sudjelovanje na uvodnom sastanku i čitanje pravilnika od pet stranica, pridružit će se samo najmotiviranijih 10 % zaposlenika. Svi ostali — ljudi do kojih zapravo želiš doprijeti — namjeravat će se prijaviti, ali to nikad neće učiniti.

Zlatni standard: jedna poveznica, jedan dodir i unutra si. Platforma za izazove brine se za ostalo.

To vrijedi i za svakodnevno sudjelovanje. Ako bilježenje aktivnosti zahtijeva ručni unos podataka svake večeri, stopa dovršavanja naglo će pasti već u drugom tjednu. Izazovi s najvišim trajnim angažmanom automatski se sinkroniziraju s nosivim uređajima ili zdravstvenim aplikacijama ili omogućuju bilježenje jednostavnim označavanjem potvrdnog okvira.

Odaberi poticaje koji doista motiviraju

Poticaji su važni — ali ne onako kako većina tvrtki misli. Najveći motivator nije nagrada na kraju. To je priznanje tijekom izazova.

Tjedne pohvale timovima koji su najviše napredovali, značke za postignute prekretnice i vidljivi pomaci na ljestvici poretka redovito donose male doze dopamina zbog kojih se ljudi vraćaju. Nagrada na kraju izazova samo je šlag na torti, a ne sama torta.

Ipak, nagrade s ljetnom tematikom dobro prolaze. Dodatni sati plaćenog dopusta, timski ručak za pobjedničku ekipu, oprema za aktivnosti na otvorenom, poklon-bonovi za proizvode i usluge povezane s dobrobiti ili čak nešto tako jednostavno kao što je javna pohvala na sljedećem sastanku svih zaposlenika. Cilj je da se sudjelovanje cijeni, a ne samo prati. Više ideja potraži u članku o nagradama za izazove za dobrobit.

Što ne funkcionira: previsoke novčane nagrade. One zapravo mogu oslabiti unutarnju motivaciju jer fokus prebacuju s „Radim ovo za svoje zdravlje” na „Radim ovo zbog novca”. Neka nagrade budu vrijedne truda, ali skromne.

Planiraj uključivost od prvog dana

Oko ovoga nema kompromisa. Izazov koji nagrađuje samo najbrže i najsportskije sudionike udaljit će većinu zaposlenika — čime se gubi cijeli smisao.

Osmisli izazov tako da se jednako slavi roditelj s malim djetetom koji tijekom pauze za ručak uspije prošetati 15 minuta i maratonac koji bilježi 20.000 koraka. Ponudi više kategorija aktivnosti kako bi osoba s fizičkim ograničenjem mogla sudjelovati kroz svjesnu prisutnost, hidrataciju ili praćenje prehrane umjesto brojanja koraka.

Uzmi u obzir vremenske zone i radne rasporede timova koji rade na daljinu i diljem svijeta. Izazov koji pretpostavlja da svi rade od 9 do 17 sati u istom uredu ostavit će znatan dio zaposlenika s osjećajem isključenosti.

Najvažnija metrika koju trebaš poboljšavati nije ukupan broj koraka ili minuta — nego stopa sudjelovanja. Koliko ljudi u tvojoj organizaciji aktivno sudjeluje? Taj broj pokazuje gradi li tvoj izazov doista kulturu dobrobiti ili samo zabavlja one koji su već usvojili zdrave navike.

Mjeri ono što je važno (i podijeli rezultate)

Nakon završetka izazova napravi dvije stvari.

Prvo, izmjeri stopu sudjelovanja, stopu dovršavanja i prikupi kvalitativne povratne informacije. Pošalji kratku anketu — najviše tri do pet pitanja. Što se ljudima svidjelo? Što bi promijenili? Bi li ponovno sudjelovali? Ti su podaci zlata vrijedni za planiranje sljedećeg izazova.

Drugo, podijeli rezultate s cijelom tvrtkom. Ukupan broj koraka, zajednički prijeđene milje, broj sudionika, zabavne rekorde. Time postižeš dvije stvari: odaješ priznanje trudu svih sudionika i kod onih koji nisu sudjelovali stvaraš osjećaj da su nešto propustili — pa ćeš lakše privući sudionike za sljedeći izazov.

Pravi cilj

Kod ljetnih izazova za dobrobit jednu je stvar lako zaboraviti među svim detaljima planiranja: cilj nije sam izazov. Izazov je sredstvo. Pravi je cilj stvaranje navika, povezanosti i kulture u kojoj tvrtka aktivno podržava brigu o sebi.

Dobro organiziran ljetni izazov ljudima daje zajedničko iskustvo. Ruši barijere između odjela. Tihoj osobi iz računovodstva daje razlog za razgovor s nekim iz tehničkog odjela. Novim zaposlenicima pokazuje da ova tvrtka svoje riječi o dobrobiti doista provodi u djelo — doslovno, korak po korak.

A kad dođe rujan i izazov završi, vidjet ćeš da su navike ostale kod iznenađujuće velikog broja sudionika. Šetnje tijekom pauze za ručak se nastavljaju. Boce za vodu ostaju na stolovima. Timske veze traju.

To nije program za dobrobit. To je promjena kulture. A počela je planom koji je nastao u travnju.

Želiš isplanirati svoj ljetni izazov? Rezerviraj demonstraciju platforme YuMuuv.