איך לתכנן אתגר בריאות קיצי שאנשים באמת יצטרפו אליו

יש סיבה לכך שהקיץ הוא חלון ההזדמנויות המושלם לאתגרי בריאות ורווחה. הימים ארוכים יותר. אנשים כבר חושבים על לצאת החוצה, לאכול טוב יותר ולהתנער מהכבדות של החורף. המוטיבציה הטבעית כבר שם — רק צריך להציע משהו ששווה להצטרף אליו.

אבל כאן רוב החברות נופלות. הן מחכות ליוני, מארגנות בחופזה אתגר צעדים, שולחות מייל לכולם ותוהות למה רק אותם 15 אנשים נרשמו. הבעיה לא הייתה באתגר. היא הייתה בתכנון.

אם אתם רוצים אתגר קיץ שבאמת ימשוך משתתפים מכל הארגון — ולא רק את מי שכבר פעילים — צריך להתחיל עכשיו. כך בדיוק עושים את זה.

מתחילים לתכנן באפריל, לא ביוני

זו אולי הטעות הגדולה ביותר בתכנון אתגרי בריאות ורווחה: להתחיל מאוחר מדי. עד שיוני מגיע, אנשים כבר הזמינו חופשות קיץ, לוחות הזמנים משתנים והקשב כבר מתפזר. אם אתם מכריזים על אתגר בשבוע הראשון של יוני ומצפים להרשמה עד השבוע השני, כבר איבדתם חלק מהקהל הפוטנציאלי שלכם.

התזמון האידיאלי הוא להתחיל לתכנן באפריל, להתחיל לטפטף מסרים במאי ולהשיק את האתגר בתחילת יוני. כך עומדים לרשותכם שמונה שבועות לבניית האתגר, ליצירת עניין בתוך הארגון, לרתימת ההנהלה ולווידוא שהטכנולוגיה מוכנה. זה גם נותן לעובדים זמן להתחבר לרעיון, במקום להרגיש שעוד יוזמה ארגונית נחתה עליהם בהפתעה.

המדריך של BambooHR לניהול אתגרי בריאות ורווחה מנסח זאת בפשטות: לאתגר מוצלח יש מסגרת זמן ברורה — ארוכה מספיק כדי לבנות הרגלים, אבל קצרה מספיק כדי לשמור על ההתלהבות. ארבעה עד שישה שבועות הם משך הזמן האידיאלי לרוב אתגרי הקיץ.

בחרו נושא שלא מסתכם בצעדים

אתגרי צעדים הם אפשרות טובה. הם מוכרים, קל לעקוב אחריהם וכמעט כולם יכולים להשתתף. אבל הם גם צפויים — ואם כבר קיימתם אחד ברבעון הקודם, סביר שתראו ירידה בהיענות.

הקיץ נותן לכם הזדמנות טבעית להיות יצירתיים. הנה כמה סוגי נושאים שמצליחים שוב ושוב למשוך יותר משתתפים מקהלים מגוונים יותר:

הרפתקאות בחוץ. נצלו את העונה. פגישות בהליכה, מסלולים בפארק בהפסקת הצהריים, תיעוד טיולים בסוף השבוע ורכיבה על אופניים לעבודה. המטרה היא לא מדד מסוים — אלא לעודד אנשים לצאת החוצה ולזוז בדרך שמתאימה להם. עוד רעיונות בכתבה מהמשרד החוצה: רעיונות למעורבות עובדים בקיץ.

שתיית מים. זה נשמע פשוט, כי זה באמת פשוט. מעקב יומי אחר שתיית מים בחודשים החמים ביותר קל לביצוע, באמת תורם לבריאות ויוצר תחרות שסוחפת אנשים במידה מפתיעה. חלקו בקבוקי מים ממותגים בהשקה, וכבר תהיה לכם תזכורת חזותית מובנית. ראו שתיית מים בעבודה, ובמזג אוויר חם גם את הטיפים שלנו לשמירה על הבטיחות בחוץ בחום.

קיץ קשוב. שלבו את האנרגיה הגופנית של הקיץ עם מרכיב של בריאות נפשית. דקות מיינדפולנס יומיות, יומן הכרת תודה וערבים ללא מסכים. כך תמשכו גם עובדים שלא היו מצטרפים לאתגר כושר, אבל בהחלט מעוניינים בהפחתת לחץ.

הרפתקה צוותית. הגדירו יעד משותף — החברה שלכם הולכת מרחק השווה למסע ברחבי המדינה, או צוברת יחד מספיק דקות פעילות בחוץ כדי "לטפס על הקילימנג'רו". מבחינת היקף ההשתתפות, יעדים משותפים מצליחים יותר מתחרות אישית, כי הם יוצרים תחושה של מטרה משותפת במקום מרוץ שרוב האנשים יודעים שלא ינצחו בו.

אתגרי הקיץ הטובים ביותר משלבים שניים או שלושה מהנושאים האלה. אתגר "מתרעננים בקיץ" יכול לעקוב במקביל אחר צעדים, שתיית מים ודקות מיינדפולנס — וכך לתת לכל עובד לפחות תחום אחד שמדבר אליו. למתכונות מוכנות, ראו אתגרי בריאות ורווחה לקיץ במשרד ורעיונות לאתגרי צעדים ארגוניים בקיץ.

הפכו צוותים לברירת המחדל

לתכנון עם מרכיב חברתי יש השפעה מדידה. במחקר האקראי STEP UP, הוספת רכיבי משחק חברתיים למעקב צעדים הגבירה את הפעילות, וקבוצת התחרות הלכה כ-920 צעדים יותר ביום מקבוצת הביקורת (Patel ועמיתיו, JAMA Internal Medicine, 2019). הלקוחות שלנו רואים זאת גם: Windrose ביססה את הניקוד באתגר הקיץ שלה על תוצאות צוותיות בלבד, עם צוותים מעורבים ממחלקות שונות, ויחד הם הלכו מברלין לטוקיו (קראו את סיפור הלקוח).

למה זה עובד? כי תחושת המחויבות עוברת מהפן האישי ("אני באמת צריך לעשות את זה") לפן החברתי ("הצוות שלי סומך עליי"). כשהצוות רואה את ההתקדמות שלכם — ואתם רואים את ההתקדמות שלו — השתתפות הופכת לברירת המחדל ולא ליוצא מן הכלל.

כמה טיפים מעשיים להרכב הצוותים:

• ערבבו בין מחלקות. צוותים חוצי-מחלקות יוצרים קשרים שלא היו נוצרים אחרת. אתגר קיץ הוא כלי מפתיע ביעילותו ליצירת קשרים.
• שמרו על צוותים קטנים. ארבעה עד שישה אנשים זה אידיאלי. מספיק גדולים כדי לספוג יום או יומיים של פעילות נמוכה מצד אחד החברים, ומספיק קטנים כדי שהתרומה של כל אחד תהיה ניכרת.
• מנו מובילי צוותים. לא מנהלים — מתנדבים נלהבים. כשבכל צוות יש מישהו ששולח מדי פעם הודעת עידוד, ההשפעה על המעורבות לאורך זמן גדולה הרבה יותר ממה שנדמה.

דייקו את התקשורת

אפשר לתכנן את האתגר המושלם, אבל אם אף אחד לא יודע עליו — או אם מייל ההכרזה נשמע כמו הודעה על נהלים — ההשתתפות תהיה מאכזבת.

הנה לוח זמנים לתקשורת שעובד:

שישה שבועות לפני ההשקה (אמצע אפריל): טיזר פנימי. הודעה קצרה מההנהלה או מצוות משאבי האנוש שרומזת על אתגר קיץ מתקרב. אל תחשפו עדיין פרטים — רק בנו ציפייה. "משהו כיפי מגיע ביוני. יש למה לחכות."

ארבעה שבועות לפני (תחילת מאי): ההכרזה. שתפו את הנושא, לוח הזמנים, אופן הפעולה של הצוותים ומה המשתתפים ירוויחו מזה. שמרו על מסר חזותי ומלא אנרגיה. אם אתם משתמשים בפלטפורמה כמו YuMuuv, הציגו צילומי מסך של לוח הבקרה של האתגר, כדי שאנשים יוכלו לדמיין את עצמם משתמשים בו.

שבועיים לפני (אמצע מאי): ההרשמה נפתחת. ודאו שההרשמה אורכת פחות משתי דקות. ברצינות — כל שלב נוסף בתהליך ההרשמה יעלה לכם במשתתפים. אם צריך להוריד אפליקציה, דאגו שקישור ההורדה יהיה הדבר היחיד במייל.

שבוע לפני: חשיפת הצוותים וספירה לאחור לקראת ההשקה. כאן ההתלהבות מתחילה לצבור תאוצה. אנשים בודקים עם מי הם בצוות, קבוצות צ'אט צוותיות נפתחות, ופתאום האתגר מרגיש אמיתי.

במהלך האתגר: עדכונים שבועיים. תמונות מצב מטבלת הדירוג, נתונים משעשעים ("יחד הלכנו את המרחק מניו יורק לשיקגו") ופרגון לצוותים או לאנשים שמפגינים השתתפות מרשימה. אל תתנו לאתגר להשתתק אחרי השבוע הראשון. אפשר לתזמן מראש הודעות ב-YuMuuv, ולרעיונות לעדכונים ראו איך להפוך את אתגר הבריאות והרווחה שלכם לסיפור.

בחרו את משך הזמן הנכון

קצר מדי — ואנשים לא מספיקים לבנות הרגלים. ארוך מדי — והם מאבדים עניין. רוב המארגנים מוצאים שארבעה עד שישה שבועות הם האיזון הנכון למעורבות בלי שחיקה. (יש חברות שבוחרות תקופה ארוכה יותר בגישה פחות אינטנסיבית: Shell Slovakia and Czechia מקיימות מדי שנה אתגר הליכה קיצי בן 90 יום; קראו את סיפור הלקוח.)

כשמדובר באתגר קיץ, לרוב הכי מתאים לקיים אתגר של ארבעה שבועות ביוני, או שישה שבועות מיוני לתוך יולי. הימנעו מהפעלת אתגרים בסוף יולי ובאוגוסט, כשחופשות יוצרות פערים טבעיים בהשתתפות. אם אתם רוצים לכסות את כל הקיץ, שקלו שני אתגרים קצרים יותר — אחד ביוני ואחד באוגוסט — עם יולי רגוע ביניהם.

הקלו על ההצטרפות

הגורם העיקרי שפוגע בהשתתפות באתגרי בריאות ורווחה הוא לא חוסר עניין. הוא סרבול.

אם ההצטרפות דורשת מילוי טופס, הורדת תוכנה, השתתפות במפגש היכרות וקריאת תקנון בן חמישה עמודים, תקבלו השתתפות של 10% מהעובדים — אלה עם המוטיבציה הגבוהה ביותר. כל השאר — האנשים שאתם באמת רוצים להגיע אליהם — יתכוונו להירשם, אבל לעולם לא יגיעו לזה.

זה הסטנדרט לשאוף אליו: קישור אחד, לחיצה אחת, ואתם בפנים. פלטפורמת האתגר מטפלת בכל השאר.

זה נכון גם להשתתפות היומיומית. אם תיעוד הפעילות דורש הזנה ידנית של נתונים בכל ערב, שיעורי ההשלמה יצנחו כבר בשבוע השני. האתגרים ששומרים על המעורבות הגבוהה ביותר לאורך זמן הם אלה שמסתנכרנים אוטומטית עם מכשירים לבישים או אפליקציות בריאות, או שמאפשרים לתעד פעילות בקלות של סימון תיבת בחירה.

בחרו תמריצים שבאמת מניעים

לתמריצים יש חשיבות — אבל לא באופן שרוב החברות חושבות. הגורם המניע ביותר הוא לא הפרס בסוף. הוא ההכרה לאורך הדרך.

פרגון שבועי לצוותים שהשתפרו הכי הרבה, תגים לציון אבני דרך ושינויים גלויים בטבלת הדירוג יוצרים זריקות עידוד קבועות שמחזירות אנשים שוב ושוב. הפרס בסוף האתגר הוא הדובדבן שבקצפת, לא העוגה עצמה.

עם זאת, פרסים ברוח הקיץ בהחלט מתקבלים היטב. שעות חופשה נוספות, ארוחת צהריים לצוות המנצח, ציוד לפעילות בחוץ, שוברי מתנה בתחום הבריאות והרווחה, או אפילו משהו פשוט כמו הבעת הערכה מול כל החברה במפגש העובדים הבא. המטרה היא שהמשתתפים ירגישו שמעריכים את ההשתתפות שלהם, ולא רק עוקבים אחריה. עוד רעיונות בכתבה על פרסים לאתגרי בריאות ורווחה.

מה לא עובד: פרסים כספיים מעל רף מסוים. הם עלולים דווקא לפגוע במוטיבציה הפנימית, כי הם מעבירים את המיקוד מ"אני עושה את זה בשביל הבריאות שלי" ל"אני עושה את זה בשביל הכסף". בחרו פרסים משמעותיים, אבל צנועים.

תכננו לכולם מהיום הראשון

על זה לא מתפשרים. אתגר שמתגמל רק את המשתתפים המהירים והספורטיביים ביותר ירחיק את רוב העובדים — ויחטיא את כל המטרה.

תכננו את האתגר כך שגם הורה טרי שמצליח לצאת להליכה של 15 דקות בהפסקת הצהריים יקבל הכרה לצד רץ המרתון שמתעד 20,000 צעדים. הציעו כמה קטגוריות פעילות, כדי שגם מי שיש לו מגבלה פיזית יוכל להשתתף באמצעות מיינדפולנס, שתיית מים או מעקב תזונה במקום ספירת צעדים.

הביאו בחשבון אזורי זמן ושעות עבודה של צוותים מרוחקים וגלובליים. אתגר שמניח שכולם עובדים מ-9:00 עד 17:00 באותו משרד ישאיר חלק משמעותי מהעובדים בתחושה שאין להם מקום.

המדד החשוב ביותר לשיפור הוא לא סך הצעדים או הדקות — אלא שיעור ההשתתפות. כמה אנשים בארגון שלכם משתתפים באופן פעיל? זה המספר שיגלה לכם אם האתגר באמת בונה תרבות של בריאות ורווחה, או רק מספק עניין למי שכבר מחויבים לנושא.

מדדו את מה שחשוב (ושתפו)

אחרי שהאתגר מסתיים, עשו שני דברים.

ראשית, מדדו את שיעור ההשתתפות ואת שיעור ההשלמה, ואספו משוב איכותני. שלחו סקר קצר — שלוש עד חמש שאלות לכל היותר. ממה אנשים נהנו? מה הם היו משנים? האם היו מצטרפים שוב? הנתונים האלה שווים זהב בתכנון האתגר הבא.

שנית, שתפו את התוצאות עם כל החברה. סך הצעדים שנצעדו, מרחק משותף במיילים, מספר המשתתפים וקטגוריות הצטיינות משעשעות. זה עושה שני דברים: נותן הכרה למאמץ של כל מי שהשתתף, ויוצר תחושת החמצה אצל מי שלא — כך שיהיה קל יותר לגייס משתתפים לאתגר הבא.

המטרה האמיתית

הנה משהו שקל לשכוח כששוקעים בפרטי התכנון של אתגרי קיץ: המטרה היא לא האתגר עצמו. האתגר הוא אמצעי. המטרה האמיתית היא לבנות הרגלים, קשרים ותרבות שבה החברה תומכת באופן פעיל בכך שכל אחד ידאג לעצמו.

אתגר קיץ שמנוהל היטב מעניק לאנשים חוויה משותפת. הוא מפרק מחיצות בין מחלקות. הוא נותן לעובד השקט בהנהלת החשבונות סיבה לשוחח עם מישהו מההנדסה. הוא מראה לעובדים חדשים שהחברה הזו באמת מתקדמת מעשייה לדיבורים בתחום הרווחה — או ליתר דיוק, מדיבורים לצעדים.

וכשספטמבר מגיע והאתגר מאחוריכם, תגלו שההרגלים נשארים אצל מספר מפתיע של משתתפים. ההליכות בצהריים נמשכות. בקבוקי המים נשארים על השולחנות. הקשרים בין חברי הצוות נשמרים.

זו לא תוכנית בריאות ורווחה. זה שינוי תרבותי. והוא התחיל בתוכנית שהכנתם באפריל.

מוכנים לתכנן את אתגר הקיץ שלכם? קבעו הדגמה של YuMuuv.