Slik planlegger du en velværeutfordring i sommer som folk faktisk blir med på

Det er en grunn til at sommeren er den perfekte tiden for trivselsutfordringer. Dagene er lengre. Folk tenker allerede på å komme seg ut, spise sunnere og riste av seg vinterens slapphet. Den naturlige motivasjonen er der — du må bare møte den med noe som er verdt å bli med på.

Men her snubler de fleste bedrifter. De venter til juni, setter sammen en skrittutfordring i full fart, sender ut en e-post og lurer på hvorfor bare de samme 15 personene meldte seg på. Det var ikke utfordringen som var problemet. Det var planleggingen.

Hvis du vil ha en trivselsutfordring i sommer som faktisk får med folk fra hele organisasjonen — ikke bare dem som allerede er aktive — må du begynne nå. Her får du vite akkurat hvordan du gjør det.

Start planleggingen i april, ikke juni

Dette er kanskje den aller største feilen når man planlegger trivselsutfordringer: å starte for sent. Når juni kommer, har folk bestilt sommerferie, timeplanene endrer seg, og oppmerksomheten er allerede spredt. Hvis du kunngjør en utfordring den første uken i juni og forventer påmeldinger innen den andre, har du allerede mistet en del av de potensielle deltakerne.

Det ideelle er å begynne planleggingen i april, starte kommunikasjonen forsiktig i mai og sette i gang utfordringen tidlig i juni. Da har du åtte uker til å utforme utfordringen, skape engasjement internt, få ledelsen med på laget og sørge for at teknologien er klar. Det gir også de ansatte tid til å innstille seg på å delta, i stedet for å bli overrasket av enda et initiativ fra bedriften.

En guide fra BambooHR om gjennomføring av trivselsutfordringer sier det enkelt: Den beste utfordringen har en tydelig tidsramme som er lang nok til å bygge vaner, men kort nok til å holde entusiasmen oppe. Fire til seks uker er ideelt for de fleste sommerutfordringer.

Velg et tema som handler om mer enn skritt

Skrittutfordringer fungerer fint. De er velkjente, enkle å følge med på, og nesten alle kan delta. Men de er også forutsigbare — og hvis dere gjennomførte en i forrige kvartal, vil effekten avta.

Sommeren gir deg en naturlig anledning til å være kreativ. Her er noen temakategorier som jevnlig får flere og mer varierte deltakere med:

Opplevelser utendørs. Utnytt årstiden. Gående møter, runder i parken i lunsjen, registrering av helgeturer og sykling til jobb. Målet er ikke et bestemt tall — det er å få folk ut og i bevegelse på den måten som passer dem. Du finner flere ideer i sommeraktiviteter som skaper engasjement, fra kontoret til friluftslivet.

Væskebalanse. Det høres enkelt ut fordi det er det. Å registrere daglig vanninntak i de varmeste månedene er lett å få til, bra for helsen og skaper overraskende engasjerende konkurranser. Del ut vannflasker med firmalogo ved oppstart, så har dere en synlig påminnelse på plass. Se væskebalanse på jobb, og når det er varmt, tipsene våre om å være trygg utendørs i varmen.

En oppmerksom sommer. Kombiner sommerens fysiske energi med noe som styrker den psykiske helsen. Daglige minutter med oppmerksomt nærvær, takknemlighetsdagbok og skjermfrie kvelder. Dette får med ansatte som ikke ville blitt med på en treningsutfordring, men som er svært interessert i stressmestring.

Eventyr på lag. Sett et felles mål — bedriften går en distanse som tilsvarer en tur på tvers av landet, eller registrerer nok minutter utendørs til å «bestige Kilimanjaro». Felles mål gir høyere samlet deltakelse enn individuell konkurranse, fordi de skaper en følelse av felles retning fremfor et kappløp de fleste vet at de ikke vil vinne.

De beste sommerutfordringene kombinerer to eller tre av disse. En «Ny start i sommer»-utfordring kan registrere skritt, vanninntak og minutter med oppmerksomt nærvær samtidig — slik at alle ansatte finner minst én del som passer dem. For ferdige opplegg, se trivselsutfordringer for kontoret i sommer og ideer til skrittutfordringer for bedrifter i sommer.

Gjør lag til standarden

Sosiale elementer gir en målbar forskjell. I den randomiserte STEP UP-studien økte aktiviteten da sosiale spillelementer ble lagt til skrittregistreringen. Konkurransegruppen gikk rundt 920 flere skritt om dagen enn kontrollgruppen (Patel mfl., JAMA Internal Medicine, 2019). Kundene våre ser det samme: Windrose lot bare lagresultater telle i sommerutfordringen sin, med blandede lag fra ulike avdelinger, og gikk sammen fra Berlin til Tokyo (les kundehistorien).

Hvorfor fungerer dette? Fordi ansvarsfølelsen flyttes fra deg selv («jeg burde virkelig gjøre dette») til fellesskapet («laget mitt regner med meg»). Når laget kan se fremgangen din — og du kan se deres — blir det å delta regelen snarere enn unntaket.

Noen praktiske tips til laginndelingen:

• Bland avdelingene. Tverrfaglige lag skaper forbindelser som ellers ikke ville oppstått. En sommerutfordring er et overraskende effektivt verktøy for nettverksbygging.
• Hold lagene små. Fire til seks personer er ideelt. Stort nok til å tåle en dag eller to med lav aktivitet fra ett medlem, lite nok til at alles bidrag er synlig.
• Utnevn lagkapteiner. Ikke ledere — entusiastiske frivillige. Å ha noen på hvert lag som sender en oppmuntrende melding innimellom, gjør overraskende mye for å holde engasjementet oppe.

Få kommunikasjonen på plass

Du kan utforme den perfekte utfordringen, men hvis ingen vet om den — eller hvis e-posten som kunngjør den, høres ut som et pålegg om nye rutiner — vil deltakelsen bli skuffende.

Her er en kommunikasjonsplan som fungerer:

Seks uker før oppstart (midten av april): En intern smakebit. En kort melding fra ledelsen eller HR-teamet som hinter om at en trivselsutfordring er på vei til sommeren. Ikke del detaljene ennå — bare bygg forventning. «Det skjer noe gøy i juni. Følg med.»

Fire uker før (tidlig i mai): Kunngjøringen. Del temaet, tidsplanen, hvordan lagene skal fungere, og hva deltakerne får ut av det. Bruk bilder og hold energien oppe. Hvis dere har en plattform som YuMuuv, kan du vise skjermbilder av oversikten over utfordringen, slik at folk kan se for seg å bruke den.

To uker før (midten av mai): Påmeldingen åpner. Sørg for at det tar under to minutter å melde seg på. Helt alvorlig — hvert ekstra trinn i påmeldingsprosessen vil koste deg deltakere. Hvis folk må laste ned en app, lar du nedlastingslenken være det eneste innholdet i e-posten.

Én uke før: Lagene avsløres, og nedtellingen starter. Nå begynner entusiasmen å bygge seg opp. Folk sjekker hvem de er på lag med, gruppechatter opprettes, og plutselig føles utfordringen virkelig.

Under utfordringen: Ukentlige oppdateringer. Glimt fra resultatlisten, morsom statistikk («sammen har vi gått distansen fra New York til Chicago») og omtale av lag eller enkeltpersoner som viser stort engasjement. Ikke la det bli stille rundt utfordringen etter den første uken. Kunngjøringer i YuMuuv kan planlegges på forhånd. Du finner ideer til oppdateringer i historiefortelling om trivselsutfordringer.

Velg riktig varighet

Er utfordringen for kort, rekker ikke folk å bygge vaner. Er den for lang, mister de interessen. De fleste arrangører opplever at fire til seks uker er ideelt for å skape engasjement uten at folk går lei. (Noen bedrifter holder på lenger med et mindre intensivt opplegg: Shell Slovakia og Czechia arrangerer en 90-dagers gåutfordring hver sommer; les kundehistorien.)

For sommerutfordringer fungerer det som regel best med fire uker i juni eller seks uker fra juni og inn i juli. Unngå å la utfordringer gå gjennom slutten av juli og august, når ferieavvikling skaper naturlige opphold i deltakelsen. Hvis du vil dekke hele sommeren, kan du vurdere to kortere utfordringer — én i juni og én i august — med en rolig juli imellom.

Senk terskelen for å bli med

Den største hindringen for deltakelse i trivselsutfordringer er ikke manglende interesse. Det er at det blir for tungvint.

Hvis det å bli med krever at man fyller ut et skjema, laster ned programvare, deltar på et informasjonsmøte og leser fem sider med regler, får du med de 10 % mest motiverte av de ansatte. Alle andre — de du egentlig vil nå — vil ha tenkt å melde seg på, men aldri få gjort det.

Idealbildet: én lenke, ett trykk, så er du med. Plattformen tar seg av resten.

Dette gjelder også den daglige deltakelsen. Hvis aktivitet må registreres manuelt hver kveld, vil andelen som følger opp, stupe allerede i uke to. Utfordringene som holder engasjementet høyest over tid, er de som synkroniserer automatisk med aktivitetsmålere eller helseapper, eller som gjør registrering like enkelt som å trykke i en avkrysningsboks.

Velg belønninger som faktisk motiverer

Belønninger betyr noe — men ikke slik de fleste bedrifter tror. Den største motivasjonen er ikke premien til slutt. Det er anerkjennelsen underveis.

Ukentlig ros til lagene med størst fremgang, merker for nådde milepæler og synlig bevegelse på resultatlisten gir små, jevnlige dopaminkick som får folk til å fortsette. Sluttpremien er prikken over i-en, ikke selve drivkraften.

Når det er sagt, faller premier med sommertema ofte i smak. Ekstra timer med betalt fri, en laglunsj for vinnerne, friluftsutstyr, gavekort knyttet til helse og velvære, eller til og med noe så enkelt som anerkjennelse foran hele bedriften på neste allmøte. Poenget er at deltakelse skal føles verdsatt, ikke bare registrert. Du finner flere ideer i belønninger i trivselsutfordringer.

Det som ikke fungerer: pengepremier over et visst nivå. De kan faktisk svekke den indre motivasjonen ved å flytte fokuset fra «jeg gjør dette for helsen min» til «jeg gjør dette for pengene». Hold belønningene meningsfulle, men moderate.

Planlegg for inkludering fra dag én

Dette er ikke valgfritt. En utfordring som bare belønner de raskeste og mest atletiske deltakerne, vil støte fra seg flertallet av de ansatte — og da forsvinner hele poenget.

Utform utfordringen slik at en nybakt forelder som får til en 15-minutters gåtur i lunsjen, blir feiret side om side med maratonløperen som registrerer 20 000 skritt. Tilby flere aktivitetskategorier, slik at noen med fysiske begrensninger kan delta gjennom oppmerksomt nærvær, vanninntak eller kostholdsregistrering i stedet for skrittelling.

Ta hensyn til tidssoner og arbeidstider for fjernarbeidende og globale team. En utfordring som forutsetter at alle jobber fra kl. 9 til 17 på samme kontor, vil få en betydelig del av de ansatte til å føle seg utenfor.

Det viktigste måltallet å forbedre er ikke totalt antall skritt eller minutter — det er deltakelsesgraden. Hvor mange i organisasjonen deltar aktivt? Det tallet forteller deg om utfordringen faktisk bygger en kultur for helse og trivsel, eller bare underholder dem som allerede er overbevist.

Mål det som betyr noe (og del det)

Gjør to ting når utfordringen er over.

Først måler du deltakelsesgrad og fullføringsgrad og samler inn kvalitative tilbakemeldinger. Send en kort spørreundersøkelse — maks tre til fem spørsmål. Hva likte folk? Hva ville de endret? Ville de blitt med igjen? Disse dataene er gull verdt når du skal planlegge neste utfordring.

Deretter deler du resultatene med hele bedriften. Totalt antall skritt, samlet distanse i miles, hvor mange som deltok, og morsomme kåringer. Dette gjør to ting: Det anerkjenner innsatsen til alle som deltok, og skaper en følelse av å ha gått glipp av noe hos dem som ikke ble med — slik at det blir lettere å få deltakere til neste utfordring.

Det egentlige målet

Her er noe med sommerens trivselsutfordringer som det er lett å glemme blant alle planleggingsdetaljene: Målet er ikke selve utfordringen. Utfordringen er et virkemiddel. Det egentlige målet er å bygge vaner, relasjoner og en kultur der bedriften aktivt støtter det å ta vare på seg selv.

En godt gjennomført sommerutfordring gir folk en felles opplevelse. Den bryter ned siloer mellom avdelinger. Den gir den stille medarbeideren i regnskap en grunn til å slå av en prat med noen fra utviklingsavdelingen. Den viser nyansatte at bedriften faktisk følger opp ordene sine om helse og trivsel med handling — bokstavelig talt.

Og når september kommer og utfordringen er over, vil du oppdage at vanene sitter igjen hos overraskende mange deltakere. Lunsjturene fortsetter. Vannflaskene blir stående på pultene. Relasjonene på laget består.

Det er ikke et trivselsprogram. Det er en kulturendring. Og det startet med en plan du la i april.

Klar for å planlegge sommerutfordringen? Bestill en demo av YuMuuv.