Πώς να οργανώσεις μια καλοκαιρινή πρόκληση ευεξίας στην οποία όλοι θέλουν να συμμετέχουν

Δεν είναι τυχαίο που το καλοκαίρι είναι η ιδανική περίοδος για προκλήσεις ευεξίας. Οι μέρες μεγαλώνουν. Ο κόσμος ήδη σκέφτεται να βγει έξω, να τρώει καλύτερα και να αφήσει πίσω τη νωθρότητα του χειμώνα. Το κίνητρο υπάρχει από μόνο του — αρκεί να του δώσεις μια αφορμή που αξίζει.

Εδώ όμως είναι που σκοντάφτουν οι περισσότερες εταιρείες. Περιμένουν μέχρι τον Ιούνιο, στήνουν βιαστικά μια πρόκληση βημάτων, στέλνουν ένα μαζικό email και μετά αναρωτιούνται γιατί δήλωσαν συμμετοχή μόνο τα ίδια 15 άτομα. Το πρόβλημα δεν ήταν η πρόκληση. Ήταν ο σχεδιασμός.

Αν θέλεις μια καλοκαιρινή πρόκληση ευεξίας που να προσελκύσει πραγματικά συμμετοχές από όλη την εταιρεία — όχι μόνο από όσους είναι ήδη δραστήριοι — πρέπει να ξεκινήσεις τώρα. Δες ακριβώς πώς.

Ξεκίνα τον σχεδιασμό τον Απρίλιο, όχι τον Ιούνιο

Αυτό ίσως είναι το μεγαλύτερο λάθος στον σχεδιασμό μιας πρόκλησης ευεξίας: να ξεκινάς πολύ αργά. Μέχρι να φτάσει ο Ιούνιος, ο κόσμος έχει ήδη κλείσει τις καλοκαιρινές διακοπές του, τα προγράμματα αλλάζουν και η προσοχή είναι ήδη στραμμένη αλλού. Αν ανακοινώσεις μια πρόκληση την πρώτη εβδομάδα του Ιουνίου και περιμένεις εγγραφές μέχρι τη δεύτερη, έχεις ήδη χάσει ένα μέρος του πιθανού κοινού σου.

Το ιδανικό είναι να ξεκινήσεις τον σχεδιασμό τον Απρίλιο, να αρχίσεις σταδιακά την επικοινωνία τον Μάιο και να δώσεις το σύνθημα της εκκίνησης στις αρχές Ιουνίου. Έτσι έχεις οκτώ εβδομάδες για να σχεδιάσεις την πρόκληση, να δημιουργήσεις ενδιαφέρον μέσα στην εταιρεία, να εξασφαλίσεις τη στήριξη της διοίκησης και να βεβαιωθείς ότι η τεχνολογία είναι έτοιμη. Δίνεις επίσης στους εργαζομένους χρόνο να μπουν στο κλίμα, αντί να νιώσουν ότι τους αιφνιδιάζει άλλη μία εταιρική πρωτοβουλία.

Ένας οδηγός της BambooHR για τη διοργάνωση προκλήσεων ευεξίας το θέτει απλά: η καλύτερη πρόκληση έχει σαφές χρονοδιάγραμμα, με διάρκεια αρκετή για να χτιστούν συνήθειες, αλλά όχι τόσο μεγάλη ώστε να χαθεί ο ενθουσιασμός. Τέσσερις έως έξι εβδομάδες είναι η ιδανική διάρκεια για τις περισσότερες καλοκαιρινές προκλήσεις.

Διάλεξε ένα θέμα πέρα από τα βήματα

Οι προκλήσεις βημάτων είναι μια χαρά. Είναι οικείες, εύκολες στην παρακολούθηση και σχεδόν όλοι μπορούν να συμμετάσχουν. Είναι όμως και προβλέψιμες — κι αν διοργάνωσες ήδη μία το προηγούμενο τρίμηνο, το ενδιαφέρον θα αρχίσει να μειώνεται.

Το καλοκαίρι σού δίνει την τέλεια αφορμή για δημιουργικότητα. Ακολουθούν θεματικές που φέρνουν σταθερά περισσότερες συμμετοχές από ένα ευρύτερο κοινό:

Περιπέτεια στη φύση. Αξιοποίησε την εποχή. Συναντήσεις με περπάτημα, διαδρομές στο πάρκο στο μεσημεριανό διάλειμμα, καταγραφή πεζοποριών το Σαββατοκύριακο, μετακίνηση στη δουλειά με ποδήλατο. Ο στόχος δεν είναι ένας συγκεκριμένος δείκτης — είναι να βγει ο κόσμος έξω και να κινηθεί με όποιον τρόπο του ταιριάζει. Περισσότερες ιδέες στις καλοκαιρινές ιδέες συμμετοχής, από το γραφείο στη φύση.

Ενυδάτωση. Ακούγεται απλό, γιατί είναι. Η καθημερινή καταγραφή της κατανάλωσης νερού τους πιο ζεστούς μήνες είναι εύκολη, ωφελεί πραγματικά τους ανθρώπους και δημιουργεί έναν απρόσμενα ζωηρό ανταγωνισμό. Μοίρασε παγούρια με το λογότυπο της εταιρείας στην έναρξη και θα έχεις μια οπτική υπενθύμιση πάντα μπροστά τους. Δες περισσότερα για την ενυδάτωση στη δουλειά και, για τις ζεστές μέρες, τις συμβουλές μας για ασφάλεια σε εξωτερικούς χώρους με ζέστη.

Καλοκαίρι με ενσυνειδητότητα. Συνδύασε τη σωματική ενέργεια του καλοκαιριού με τη φροντίδα της ψυχικής υγείας. Καθημερινά λεπτά ενσυνειδητότητας, ημερολόγιο ευγνωμοσύνης, βραδιές χωρίς οθόνες. Έτσι προσελκύεις εργαζομένους που δεν θα συμμετείχαν σε μια πρόκληση άσκησης, αλλά ενδιαφέρονται πολύ για τη διαχείριση του στρες.

Ομαδική περιπέτεια. Βάλε έναν συλλογικό στόχο — η εταιρεία σου να περπατήσει απόσταση αντίστοιχη με ένα ταξίδι από τη μία άκρη της χώρας στην άλλη ή να συγκεντρώσει αρκετά λεπτά δραστηριότητας στη φύση για να «ανέβει στο Κιλιμάντζαρο». Οι συνεργατικοί στόχοι φέρνουν μεγαλύτερη συνολική συμμετοχή από τον ατομικό ανταγωνισμό, επειδή δημιουργούν την αίσθηση κοινού σκοπού αντί για έναν αγώνα που οι περισσότεροι ξέρουν ότι δεν θα κερδίσουν.

Οι καλύτερες καλοκαιρινές προκλήσεις συνδυάζουν δύο ή τρεις από αυτές τις ιδέες. Μια πρόκληση «Καλοκαιρινή επανεκκίνηση» μπορεί να παρακολουθεί ταυτόχρονα βήματα, ενυδάτωση και λεπτά ενσυνειδητότητας — δίνοντας σε κάθε εργαζόμενο τουλάχιστον μία επιλογή που του ταιριάζει. Για έτοιμες προτάσεις, δες τις καλοκαιρινές προκλήσεις ευεξίας για το γραφείο και τις ιδέες για εταιρικές προκλήσεις βημάτων το καλοκαίρι.

Κάνε τις ομάδες βασική επιλογή

Η κοινωνική διάσταση στον σχεδιασμό φέρνει μετρήσιμη διαφορά. Στην τυχαιοποιημένη μελέτη STEP UP, η προσθήκη κοινωνικών στοιχείων παιχνιδιού στην καταγραφή βημάτων αύξησε τη δραστηριότητα: η ομάδα ανταγωνισμού έκανε περίπου 920 περισσότερα βήματα την ημέρα από την ομάδα ελέγχου (Patel και συν., JAMA Internal Medicine, 2019). Οι πελάτες μας βλέπουν το ίδιο: η Windrose βαθμολόγησε την καλοκαιρινή της πρόκληση μόνο βάσει ομαδικών αποτελεσμάτων, με μικτές ομάδες από διαφορετικά τμήματα, και όλοι μαζί περπάτησαν από το Βερολίνο μέχρι το Τόκιο (διάβασε τη μελέτη περίπτωσης).

Γιατί λειτουργεί αυτό; Επειδή το αίσθημα ευθύνης παύει να είναι μόνο προσωπικό («πρέπει όντως να το κάνω») και γίνεται κοινωνικό («η ομάδα μου βασίζεται σε μένα»). Όταν η ομάδα σου μπορεί να δει την πρόοδό σου — κι εσύ τη δική της — η συμμετοχή γίνεται ο κανόνας και όχι η εξαίρεση.

Μερικές πρακτικές συμβουλές για τη σύνθεση των ομάδων:

• Ανάμειξε τα τμήματα. Οι διατμηματικές ομάδες χτίζουν σχέσεις που διαφορετικά δεν θα δημιουργούνταν. Μια καλοκαιρινή πρόκληση είναι ένα απρόσμενα αποτελεσματικό εργαλείο δικτύωσης.
• Κράτησε τις ομάδες μικρές. Τέσσερα έως έξι άτομα είναι το ιδανικό. Αρκετά για να καλύψουν μία ή δύο μέρες χαμηλής δραστηριότητας ενός μέλους, αλλά και αρκετά λίγα ώστε να φαίνεται η συμβολή όλων.
• Όρισε αρχηγούς ομάδων. Όχι προϊσταμένους — ενθουσιώδεις εθελοντές. Ένα άτομο σε κάθε ομάδα που στέλνει πού και πού ένα ενθαρρυντικό μήνυμα μπορεί να κάνει τεράστια διαφορά στη διατήρηση της συμμετοχής.

Οργάνωσε σωστά την επικοινωνία

Μπορείς να σχεδιάσεις την τέλεια πρόκληση, αλλά αν δεν τη μάθει κανείς — ή αν το email της ανακοίνωσης μοιάζει με ειδοποίηση συμμόρφωσης — η συμμετοχή θα είναι απογοητευτική.

Ακολουθεί ένα χρονοδιάγραμμα επικοινωνίας που λειτουργεί:

Έξι εβδομάδες πριν από την έναρξη (μέσα Απριλίου): Μια πρώτη γεύση στην εσωτερική επικοινωνία. Ένα σύντομο μήνυμα από τη διοίκηση ή την ομάδα ανθρώπινου δυναμικού που αφήνει να εννοηθεί ότι έρχεται μια καλοκαιρινή πρόκληση ευεξίας. Μη δώσεις ακόμη λεπτομέρειες — απλώς δημιούργησε προσμονή. «Κάτι διασκεδαστικό έρχεται τον Ιούνιο. Μείνε συντονισμένος.»

Τέσσερις εβδομάδες πριν (αρχές Μαΐου): Η ανακοίνωση. Μοιράσου το θέμα, το χρονοδιάγραμμα, τον τρόπο λειτουργίας των ομάδων και τι θα κερδίσουν οι συμμετέχοντες. Χρησιμοποίησε εικόνες και δώσε ζωντάνια στο μήνυμα. Αν χρησιμοποιείς μια πλατφόρμα όπως το YuMuuv, δείξε στιγμιότυπα οθόνης του πίνακα ελέγχου της πρόκλησης, ώστε ο κόσμος να φανταστεί πώς θα τη χρησιμοποιεί.

Δύο εβδομάδες πριν (μέσα Μαΐου): Ανοίγουν οι εγγραφές. Φρόντισε η εγγραφή να παίρνει λιγότερο από δύο λεπτά. Σοβαρά — κάθε επιπλέον βήμα που προσθέτεις στη διαδικασία θα σου κοστίζει συμμετοχές. Αν χρειάζεται να κατεβάσουν μια εφαρμογή, βάλε στο email μόνο τον σύνδεσμο λήψης.

Μία εβδομάδα πριν: Αποκάλυψη των ομάδων και αντίστροφη μέτρηση για την έναρξη. Εδώ ανεβαίνει ο ενθουσιασμός. Ο κόσμος κοιτάζει με ποιους είναι στην ίδια ομάδα, ξεκινούν οι ομαδικές συνομιλίες και ξαφνικά η πρόκληση γίνεται πραγματικότητα.

Κατά τη διάρκεια της πρόκλησης: Εβδομαδιαίες ενημερώσεις. Στιγμιότυπα του πίνακα κατάταξης, διασκεδαστικά στατιστικά («όλοι μαζί περπατήσαμε την απόσταση από τη Νέα Υόρκη μέχρι το Σικάγο»), ανάδειξη ομάδων ή ατόμων με εντυπωσιακή συμμετοχή. Μην αφήσεις την πρόκληση να ξεχαστεί μετά την πρώτη εβδομάδα. Οι ανακοινώσεις του YuMuuv μπορούν να προγραμματιστούν εκ των προτέρων. Για ιδέες ενημερώσεων, δες πώς να αφηγηθείς την ιστορία της πρόκλησης ευεξίας σου.

Διάλεξε τη σωστή διάρκεια

Αν είναι πολύ σύντομη, ο κόσμος δεν προλαβαίνει να χτίσει συνήθειες. Αν κρατήσει πολύ, χάνει το ενδιαφέρον του. Οι περισσότεροι διοργανωτές διαπιστώνουν ότι οι τέσσερις έως έξι εβδομάδες είναι η ιδανική διάρκεια για συμμετοχή χωρίς κόπωση. (Κάποιες εταιρείες επιλέγουν μεγαλύτερη διάρκεια με πιο χαλαρό ρυθμό: η Shell στη Σλοβακία και την Τσεχία διοργανώνει κάθε χρόνο μια καλοκαιρινή πρόκληση περπατήματος 90 ημερών· διάβασε τη μελέτη περίπτωσης.)

Ειδικά για το καλοκαίρι, συνήθως λειτουργεί καλύτερα μια πρόκληση τεσσάρων εβδομάδων μέσα στον Ιούνιο ή έξι εβδομάδων από τον Ιούνιο έως τον Ιούλιο. Απόφυγε να τρέχεις προκλήσεις στα τέλη Ιουλίου και τον Αύγουστο, όταν οι άδειες δημιουργούν φυσικά κενά στη συμμετοχή. Αν θέλεις να καλύψεις όλο το καλοκαίρι, σκέψου δύο μικρότερες προκλήσεις — μία τον Ιούνιο και μία τον Αύγουστο — με έναν πιο χαλαρό Ιούλιο ενδιάμεσα.

Κάνε τη συμμετοχή πιο εύκολη

Ο μεγαλύτερος εχθρός της συμμετοχής σε μια πρόκληση ευεξίας δεν είναι η έλλειψη ενδιαφέροντος. Είναι τα εμπόδια στη διαδικασία.

Αν για να συμμετάσχει κάποιος πρέπει να συμπληρώσει μια φόρμα, να κατεβάσει λογισμικό, να παρακολουθήσει μια ενημερωτική συνάντηση και να διαβάσει ένα πεντασέλιδο κανονισμό, θα προσελκύσεις μόνο το πιο παρακινημένο 10% του προσωπικού σου. Οι υπόλοιποι — εκείνοι που πραγματικά θέλεις να προσεγγίσεις — θα έχουν την πρόθεση να γραφτούν, αλλά δεν θα το κάνουν ποτέ.

Το ιδανικό: ένας σύνδεσμος, ένα πάτημα και μπήκες. Η πλατφόρμα της πρόκλησης αναλαμβάνει τα υπόλοιπα.

Το ίδιο ισχύει και για την καθημερινή συμμετοχή. Αν η καταγραφή της δραστηριότητας απαιτεί χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων κάθε βράδυ, τα ποσοστά ολοκλήρωσης θα καταρρεύσουν μέχρι τη δεύτερη εβδομάδα. Οι προκλήσεις με την υψηλότερη σταθερή συμμετοχή είναι εκείνες που συγχρονίζονται αυτόματα με φορετές συσκευές ή εφαρμογές υγείας ή κάνουν την καταγραφή τόσο απλή όσο ένα πάτημα σε ένα κουτάκι επιλογής.

Διάλεξε κίνητρα που κινητοποιούν πραγματικά

Τα κίνητρα μετράνε — αλλά όχι όπως νομίζουν οι περισσότερες εταιρείες. Το μεγαλύτερο κίνητρο δεν είναι το έπαθλο στο τέλος. Είναι η αναγνώριση στην πορεία.

Οι εβδομαδιαίες αναφορές στις ομάδες με τη μεγαλύτερη βελτίωση, τα σήματα επίτευξης ορόσημων και οι ορατές αλλαγές στον πίνακα κατάταξης προσφέρουν μικρές, συνεχείς δόσεις ντοπαμίνης που κάνουν τον κόσμο να επιστρέφει. Το έπαθλο στο τέλος της πρόκλησης είναι το κερασάκι στην τούρτα, όχι η ίδια η τούρτα.

Βέβαια, οι ανταμοιβές με καλοκαιρινό χαρακτήρα έχουν μεγάλη απήχηση. Επιπλέον ώρες άδειας με αποδοχές, ένα γεύμα για τη νικήτρια ομάδα, εξοπλισμός για υπαίθριες δραστηριότητες, δωροκάρτες σχετικές με την ευεξία ή ακόμη και κάτι τόσο απλό όσο μια αναγνώριση μπροστά σε όλη την εταιρεία στην επόμενη γενική συνάντηση. Το ζητούμενο είναι να νιώθει ο κόσμος ότι η συμμετοχή του εκτιμάται, όχι απλώς ότι καταγράφεται. Περισσότερες ιδέες στις ανταμοιβές για προκλήσεις ευεξίας.

Τι δεν λειτουργεί: χρηματικά έπαθλα πάνω από ένα ορισμένο ποσό. Μπορούν μάλιστα να υπονομεύσουν το εσωτερικό κίνητρο, μετατοπίζοντας τη λογική από το «το κάνω για την υγεία μου» στο «το κάνω για τα χρήματα». Κράτησε τις ανταμοιβές ουσιαστικές, αλλά με μέτρο.

Σχεδίασε για όλους από την πρώτη μέρα

Αυτό είναι αδιαπραγμάτευτο. Μια πρόκληση που επιβραβεύει μόνο τους πιο γρήγορους και αθλητικούς συμμετέχοντες θα αποξενώσει την πλειονότητα του προσωπικού σου — ακυρώνοντας όλο τον σκοπό της.

Σχεδίασε την πρόκλησή σου έτσι ώστε ένας νέος γονιός που καταφέρνει να περπατήσει 15 λεπτά στο μεσημεριανό διάλειμμα να επιβραβεύεται εξίσου με τον μαραθωνοδρόμο που καταγράφει 20.000 βήματα. Πρόσφερε πολλές κατηγορίες δραστηριοτήτων, ώστε κάποιος με σωματικό περιορισμό να μπορεί να συμμετάσχει μέσω της ενσυνειδητότητας, της ενυδάτωσης ή της καταγραφής της διατροφής του αντί για τη μέτρηση βημάτων.

Λάβε υπόψη τις ζώνες ώρας και τα ωράρια εργασίας για τις απομακρυσμένες και διεθνείς ομάδες. Μια πρόκληση που θεωρεί δεδομένο ότι όλοι δουλεύουν 9:00–17:00 στο ίδιο γραφείο θα αφήσει ένα σημαντικό μέρος του προσωπικού σου να νιώθει αποκλεισμένο.

Ο σημαντικότερος δείκτης που πρέπει να βελτιώσεις δεν είναι τα συνολικά βήματα ή λεπτά — είναι το ποσοστό συμμετοχής. Πόσοι άνθρωποι στην εταιρεία σου συμμετέχουν ενεργά; Αυτός είναι ο αριθμός που σου δείχνει αν η πρόκλησή σου χτίζει πραγματικά μια κουλτούρα ευεξίας ή απλώς διασκεδάζει όσους είναι ήδη πεπεισμένοι.

Μέτρησε όσα μετράνε (και μοιράσου τα)

Αφού τελειώσει η πρόκληση, κάνε δύο πράγματα.

Πρώτον, μέτρησε το ποσοστό συμμετοχής, το ποσοστό ολοκλήρωσης και συγκέντρωσε ποιοτικά σχόλια. Στείλε ένα σύντομο ερωτηματολόγιο — τρεις έως πέντε ερωτήσεις το πολύ. Τι άρεσε στον κόσμο; Τι θα άλλαζαν; Θα συμμετείχαν ξανά; Αυτά τα δεδομένα είναι χρυσάφι για τον σχεδιασμό της επόμενης πρόκλησής σου.

Δεύτερον, μοιράσου τα αποτελέσματα με όλη την εταιρεία. Συνολικά βήματα, μίλια που διανύθηκαν συλλογικά, αριθμός συμμετεχόντων, διασκεδαστικές διακρίσεις. Έτσι πετυχαίνεις δύο πράγματα: αναγνωρίζεις την προσπάθεια όσων συμμετείχαν και δημιουργείς σε όσους δεν συμμετείχαν την αίσθηση ότι έχασαν κάτι καλό — κάνοντας πιο εύκολη την προσέλκυση συμμετοχών στην επόμενη πρόκληση.

Ο πραγματικός στόχος

Υπάρχει κάτι για τις καλοκαιρινές προκλήσεις ευεξίας που εύκολα ξεχνάμε μέσα στις λεπτομέρειες του σχεδιασμού: ο στόχος δεν είναι η ίδια η πρόκληση. Η πρόκληση είναι το μέσο. Ο πραγματικός στόχος είναι να χτίσεις συνήθειες, σχέσεις και μια κουλτούρα στην οποία η εταιρεία σου υποστηρίζει ενεργά τη φροντίδα του εαυτού σου.

Μια σωστά οργανωμένη καλοκαιρινή πρόκληση προσφέρει στον κόσμο μια κοινή εμπειρία. Καταρρίπτει τα στεγανά ανάμεσα στα τμήματα. Δίνει στον ήσυχο συνάδελφο του λογιστηρίου μια αφορμή να μιλήσει με κάποιον από το τεχνικό τμήμα. Δείχνει στους νέους εργαζομένους ότι αυτή η εταιρεία κάνει πράξη όσα λέει για την ευεξία — κυριολεκτικά, βήμα βήμα.

Και όταν φτάσει ο Σεπτέμβριος και η πρόκληση τελειώσει, θα διαπιστώσεις ότι οι συνήθειες παραμένουν για έναν απρόσμενα μεγάλο αριθμό συμμετεχόντων. Οι μεσημεριανοί περίπατοι συνεχίζονται. Τα παγούρια μένουν πάνω στα γραφεία. Οι σχέσεις μεταξύ των ομάδων διατηρούνται.

Αυτό δεν είναι ένα πρόγραμμα ευεξίας. Είναι αλλαγή κουλτούρας. Και ξεκίνησε από ένα σχέδιο που έκανες τον Απρίλιο.

Θέλεις να σχεδιάσεις την καλοκαιρινή σου πρόκληση; Κλείσε μια παρουσίαση του YuMuuv.