Cum să pregătești o provocare de wellbeing pentru vară la care oamenii chiar să participe

Există un motiv pentru care vara este perioada ideală pentru provocările de wellbeing. Zilele sunt mai lungi. Oamenii se gândesc deja să iasă în aer liber, să mănânce mai sănătos și să scape de moleșeala iernii. Motivația naturală există deja — trebuie doar să vii în întâmpinarea ei cu ceva la care merită să participe.

Dar aici greșesc cele mai multe companii. Așteaptă până în iunie, încropesc o provocare de pași, trimit un e-mail tuturor și se întreabă de ce s-au înscris doar aceleași 15 persoane. Problema nu a fost provocarea. Ci planificarea.

Dacă vrei o provocare de wellbeing de vară care chiar să atragă participanți din întreaga organizație — nu doar dintre cei deja activi — trebuie să începi acum. Iată exact cum să faci asta.

Începe planificarea în aprilie, nu în iunie

Aceasta ar putea fi cea mai mare greșeală în planificarea provocărilor de wellbeing: să începi prea târziu. Când vine iunie, oamenii au deja vacanțele de vară rezervate, programele se schimbă, iar atenția le este deja împărțită. Dacă anunți o provocare în prima săptămână din iunie și aștepți înscrieri până în a doua, ai pierdut deja o parte dintre potențialii participanți.

Cel mai bine este să începi planificarea în aprilie, să dai primele indicii despre provocare în mai și să o lansezi la începutul lui iunie. Așa ai opt săptămâni pentru a concepe provocarea, a stârni interesul în companie, a obține sprijinul conducerii și a te asigura că tehnologia este pregătită. În plus, angajații au timp să se pregătească pentru participare, în loc să fie luați prin surprindere de încă o inițiativă a companiei.

Un ghid BambooHR despre organizarea provocărilor de wellbeing spune lucrurile simplu: cea mai bună provocare are un calendar clar, suficient de lung pentru a forma obiceiuri, dar suficient de scurt pentru a menține entuziasmul. Patru până la șase săptămâni reprezintă durata ideală pentru majoritatea provocărilor de vară.

Alege o temă care nu se rezumă la pași

Provocările de pași sunt o alegere bună. Sunt familiare, ușor de monitorizat și aproape oricine poate participa. Dar sunt și previzibile — iar dacă ai organizat deja una în trimestrul trecut, rezultatele vor începe să scadă.

Vara îți oferă ocazia perfectă să fii creativ. Iată câteva categorii de teme care atrag constant mai mulți participanți, din grupuri mai variate:

Aventură în aer liber. Profită de sezon. Ședințe la plimbare, ture prin parc în pauza de prânz, înregistrarea drumețiilor de weekend, mers cu bicicleta la serviciu. Scopul nu este atingerea unui anumit indicator — ci să îi încurajezi pe oameni să iasă afară și să facă mișcare în felul care li se potrivește. Găsești mai multe idei în idei de implicare vara, de la birou la activități în aer liber.

Hidratare. Sună simplu pentru că este simplu. Monitorizarea consumului zilnic de apă în lunile cele mai călduroase este ușor de făcut, chiar le face bine oamenilor și creează o competiție surprinzător de antrenantă. Oferă sticle de apă cu sigla companiei la lansare și vei avea și un memento vizual mereu la îndemână. Citește despre hidratarea la locul de muncă, iar pentru zilele caniculare, consultă sfaturile noastre despre cum să fii în siguranță în aer liber pe căldură.

O vară cu mindfulness. Combină energia fizică a verii cu o componentă dedicată sănătății mintale. Minute zilnice de mindfulness, un jurnal al recunoștinței, seri fără ecrane. Așa atragi și angajații care nu s-ar înscrie la o provocare de fitness, dar sunt foarte interesați de gestionarea stresului.

Aventură în echipă. Stabilește un obiectiv comun — compania ta parcurge pe jos echivalentul unei călătorii prin țară sau adună suficiente minute în aer liber pentru a „urca pe Kilimanjaro”. Obiectivele comune atrag mai mulți participanți decât competiția individuală, deoarece creează sentimentul unui scop împărtășit, nu al unei curse pe care majoritatea știu că nu o vor câștiga.

Cele mai bune provocări de vară combină două sau trei dintre aceste teme. O provocare „Restart de vară” ar putea urmări simultan pașii, hidratarea și minutele de mindfulness — oferindu-i fiecărui angajat cel puțin o componentă care i se potrivește. Pentru formate gata de folosit, consultă provocări de wellbeing de vară pentru birou și idei de provocări de pași pentru companii pe timpul verii.

Fă din echipe regula

Componenta socială face o diferență măsurabilă. În studiul randomizat STEP UP, adăugarea unor elemente de joc social la monitorizarea pașilor a crescut nivelul de activitate, grupul de competiție făcând cu aproximativ 920 de pași mai mult pe zi decât grupul de control (Patel și colab., JAMA Internal Medicine, 2019). Clienții noștri observă același lucru: Windrose a acordat puncte în provocarea sa de vară doar pe baza rezultatelor de echipă, cu echipe mixte din departamente diferite, și împreună au parcurs pe jos distanța de la Berlin la Tokyo (citește studiul de caz).

De ce funcționează? Pentru că responsabilitatea nu mai este doar față de tine („chiar ar trebui să fac asta”), ci și față de ceilalți („echipa mea se bazează pe mine”). Când echipa îți poate vedea progresul — și tu îl poți vedea pe al ei — participarea devine regula, nu excepția.

Câteva sfaturi practice pentru organizarea echipelor:

• Combină departamentele. Echipele cu membri din departamente diferite creează legături care altfel nu s-ar forma. O provocare de vară este un instrument surprinzător de eficient pentru crearea de relații.
• Păstrează echipele mici. Patru până la șase persoane este ideal. Suficient de mari ca să compenseze o zi sau două de activitate redusă a unui membru, suficient de mici încât contribuția fiecăruia să fie vizibilă.
• Desemnează căpitani de echipă. Nu manageri — ci voluntari entuziaști. O persoană din fiecare echipă care trimite din când în când un mesaj de încurajare are un impact surprinzător de mare asupra menținerii implicării.

Comunică eficient

Poți concepe provocarea perfectă, dar dacă nimeni nu știe de ea — sau dacă e-mailul de anunț sună ca o notificare de conformitate — participarea va fi sub așteptări.

Iată un calendar de comunicare care funcționează:

Cu șase săptămâni înainte de lansare (mijlocul lui aprilie): Un mesaj intern care stârnește curiozitatea. Un mesaj scurt din partea conducerii sau a echipei de HR, care sugerează că urmează o provocare de wellbeing de vară. Nu oferi încă detalii — doar creează anticipare. „Ceva distractiv vine în iunie. Rămâi pe fază.”

Cu patru săptămâni înainte (începutul lui mai): Anunțul. Prezintă tema, calendarul, cum vor funcționa echipele și ce au de câștigat participanții. Folosește elemente vizuale și un ton energic. Dacă ai o platformă precum YuMuuv, arată capturi de ecran cu panoul de bord al provocării, astfel încât oamenii să își poată imagina cum o vor folosi.

Cu două săptămâni înainte (mijlocul lui mai): Se deschid înscrierile. Asigură-te că înscrierea durează mai puțin de două minute. Serios — fiecare pas suplimentar pe care îl adaugi procesului de înscriere te va costa participanți. Dacă oamenii trebuie să descarce o aplicație, fă din linkul de descărcare singurul element din e-mail.

Cu o săptămână înainte: Prezentarea echipelor și numărătoarea inversă până la start. Acum începe să crească entuziasmul. Oamenii verifică cine sunt colegii lor de echipă, apar grupurile de chat, iar provocarea devine dintr-odată reală.

În timpul provocării: Noutăți săptămânale. Imagini cu clasamentul, statistici amuzante („împreună am parcurs pe jos distanța de la New York la Chicago”), evidențierea echipelor sau a persoanelor care se implică din plin. Nu lăsa provocarea să intre în uitare după prima săptămână. Anunțurile YuMuuv pot fi programate din timp, iar pentru idei de noutăți, vezi cum să transformi provocarea de wellbeing într-o poveste.

Alege durata potrivită

Dacă este prea scurtă, oamenii nu își formează obiceiuri. Dacă este prea lungă, își pierd interesul. Majoritatea organizatorilor consideră că patru până la șase săptămâni reprezintă durata ideală pentru implicare fără oboseală. (Unele companii aleg o durată mai mare, cu un ritm mai relaxat: Shell Slovakia and Czechia organizează în fiecare an o provocare de mers pe jos de vară, de 90 de zile; citește studiul de caz.)

Pentru o provocare de vară, în mod special, cele mai bune rezultate le au de obicei provocările de patru săptămâni în iunie sau cele de șase săptămâni care încep în iunie și continuă în iulie. Evită provocările care se întind până la sfârșitul lui iulie și în august, când concediile creează în mod firesc pauze în participare. Dacă vrei să acoperi toată vara, ia în calcul două provocări mai scurte — una în iunie și una în august — cu un iulie mai relaxat între ele.

Fă participarea cât mai simplă

Principalul obstacol în calea participării la provocările de wellbeing nu este lipsa de interes. Ci dificultățile inutile.

Dacă înscrierea presupune completarea unui formular, descărcarea unui program, participarea la o întâlnire introductivă și citirea unui regulament de cinci pagini, vei atrage cei mai motivați 10% dintre angajați. Toți ceilalți — oamenii la care vrei de fapt să ajungi — vor avea intenția să se înscrie, dar nu vor mai apuca să o facă.

Varianta ideală: un link, o atingere și ești înscris. Platforma provocării se ocupă de restul.

Același lucru se aplică și participării zilnice. Dacă înregistrarea activității necesită introducerea manuală a datelor în fiecare seară, rata de finalizare va scădea dramatic până în a doua săptămână. Provocările care mențin cel mai bine implicarea sunt cele care se sincronizează automat cu dispozitive purtabile sau aplicații de sănătate ori care fac înregistrarea la fel de simplă ca bifarea unei căsuțe.

Alege recompense care chiar motivează

Recompensele contează — dar nu în felul în care cred cele mai multe companii. Cel mai puternic motivator nu este premiul de la final. Ci recunoașterea primită pe parcurs.

Menționarea săptămânală a echipelor cu cel mai mare progres, insignele pentru etapele atinse și evoluția vizibilă în clasament oferă mici doze constante de dopamină, care îi fac pe oameni să revină. Premiul de la finalul provocării este cireașa de pe tort, nu tortul în sine.

Acestea fiind spuse, recompensele cu tematică de vară sunt bine primite. Ore suplimentare de concediu plătit, un prânz pentru echipa câștigătoare, echipament pentru activități în aer liber, carduri cadou pentru produse sau servicii de wellbeing ori chiar ceva la fel de simplu precum o recunoaștere publică la următoarea întâlnire cu toți angajații. Ideea este ca participarea să fie apreciată, nu doar monitorizată. Mai multe idei în recompense pentru provocările de wellbeing.

Ce nu funcționează: premiile în bani peste un anumit prag. Acestea pot chiar să submineze motivația intrinsecă, schimbând perspectiva de la „fac asta pentru sănătatea mea” la „fac asta pentru bani”. Alege recompense valoroase pentru participanți, dar modeste.

Gândește incluziv de la început

Acest lucru nu este negociabil. O provocare care îi recompensează doar pe participanții cei mai rapizi și mai sportivi îi va îndepărta pe majoritatea angajaților — anulând astfel întregul scop.

Concepe provocarea astfel încât un proaspăt părinte care reușește să facă o plimbare de 15 minute în pauza de prânz să fie apreciat la fel ca maratonistul care înregistrează 20.000 de pași. Oferă mai multe categorii de activități, astfel încât o persoană cu o limitare fizică să poată participa prin mindfulness, hidratare sau monitorizarea alimentației, în loc de numărarea pașilor.

Ține cont de fusurile orare și de programele de lucru ale echipelor la distanță și internaționale. O provocare care presupune că toată lumea lucrează de la 9:00 la 17:00 în același birou va face ca o parte semnificativă dintre angajați să se simtă exclusă.

Cel mai important indicator de îmbunătățit nu este numărul total de pași sau de minute — ci rata de participare. Câți oameni din organizația ta se implică activ? Acesta este numărul care îți arată dacă provocarea ta chiar construiește o cultură a stării de bine sau doar îi distrează pe cei deja convinși.

Măsoară ce contează (și comunică rezultatele)

După încheierea provocării, fă două lucruri.

Mai întâi, măsoară rata de participare, rata de finalizare și colectează feedback calitativ. Trimite un chestionar scurt — maximum trei până la cinci întrebări. Ce le-a plăcut oamenilor? Ce ar schimba? Ar participa din nou? Aceste date sunt o adevărată comoară pentru planificarea următoarei provocări.

Apoi, comunică rezultatele în întreaga companie. Numărul total de pași parcurși, milele adunate împreună, numărul de participanți, recorduri amuzante. Asta face două lucruri: confirmă valoarea efortului tuturor celor care au participat și le creează celor care nu au participat senzația că au ratat ceva — ceea ce va atrage mai ușor participanți la următoarea provocare.

Adevăratul obiectiv

Iată un lucru despre provocările de wellbeing de vară pe care e ușor să îl uiți printre detaliile de planificare: scopul nu este provocarea în sine. Provocarea este un mijloc. Adevăratul obiectiv este să creezi obiceiuri, legături și o cultură în care compania susține activ grija față de propria persoană.

O provocare de vară bine organizată le oferă oamenilor o experiență comună. Dărâmă barierele dintre departamente. Îi oferă angajatului retras din contabilitate un motiv să vorbească cu cineva din inginerie. Le arată noilor angajați că această companie chiar face pași concreți pentru starea de bine — la propriu.

Iar când vine septembrie și provocarea s-a încheiat, vei descoperi că obiceiurile se păstrează pentru un număr surprinzător de mare de participanți. Plimbările din pauza de prânz continuă. Sticlele de apă rămân pe birouri. Legăturile din echipă se mențin.

Asta nu înseamnă doar un program de wellbeing. Înseamnă o schimbare de cultură. Și totul a început cu un plan făcut în aprilie.

Ești gata să îți planifici provocarea de vară? Programează o demonstrație YuMuuv.