Cách tổ chức thử thách sức khỏe mùa hè thu hút mọi người tham gia

Có lý do để mùa hè được xem là thời điểm vàng cho các thử thách sống khỏe. Ngày dài hơn. Mọi người vốn đã muốn ra ngoài, ăn uống lành mạnh hơn và rũ bỏ cảm giác uể oải của mùa đông. Động lực tự nhiên đã có sẵn — bạn chỉ cần mang đến một hoạt động đáng để tham gia.

Nhưng đây là chỗ hầu hết các công ty mắc sai lầm. Họ đợi đến tháng 6, vội vàng dựng lên một thử thách đếm bước chân, gửi email hàng loạt rồi tự hỏi vì sao vẫn chỉ có 15 gương mặt quen thuộc đăng ký. Vấn đề không nằm ở thử thách, mà ở cách lên kế hoạch.

Nếu bạn muốn một thử thách sống khỏe mùa hè thực sự thu hút mọi người trong tổ chức — chứ không chỉ những người vốn đã năng động — bạn cần bắt đầu ngay. Dưới đây là cách thực hiện cụ thể.

Lên kế hoạch từ tháng 4, không phải tháng 6

Đây có lẽ là sai lầm lớn nhất khi lên kế hoạch cho thử thách sống khỏe: bắt đầu quá muộn. Đến tháng 6, mọi người đã đặt chuyến du lịch hè, lịch sinh hoạt thay đổi và sự chú ý cũng phân tán. Nếu bạn công bố thử thách vào tuần đầu tháng 6 và mong mọi người đăng ký ngay tuần thứ hai, bạn đã bỏ lỡ một phần đáng kể những người có thể tham gia.

Thời điểm lý tưởng là bắt đầu lên kế hoạch vào tháng 4, khởi động truyền thông nhẹ nhàng trong tháng 5 và bắt đầu thử thách vào đầu tháng 6. Như vậy, bạn có tám tuần để thiết kế thử thách, tạo sự hào hứng trong nội bộ, nhận được sự ủng hộ của lãnh đạo và bảo đảm công nghệ đã sẵn sàng. Nhân viên cũng có thời gian chuẩn bị tinh thần tham gia, thay vì cảm thấy bất ngờ trước một chương trình mới của công ty.

Một hướng dẫn tổ chức thử thách sống khỏe của BambooHR tóm gọn rất rõ: thử thách tốt nhất cần có lịch trình cụ thể, đủ dài để hình thành thói quen nhưng đủ ngắn để duy trì hứng thú. Bốn đến sáu tuần là khoảng thời gian lý tưởng cho hầu hết các thử thách mùa hè.

Chọn chủ đề không chỉ có bước chân

Thử thách đếm bước chân là một lựa chọn ổn. Quen thuộc, dễ theo dõi và gần như ai cũng có thể tham gia. Nhưng chúng cũng khá dễ đoán — và nếu bạn đã tổ chức một lần vào quý trước, hiệu quả sẽ giảm dần.

Mùa hè là dịp tự nhiên để bạn sáng tạo hơn. Dưới đây là những nhóm chủ đề thường xuyên thu hút nhiều người tham gia hơn, từ nhiều đối tượng hơn:

Khám phá ngoài trời. Tận dụng lợi thế của mùa hè. Họp kết hợp đi bộ, đi một vòng công viên vào giờ trưa, ghi lại các buổi đi bộ đường dài cuối tuần, đạp xe đi làm. Mục tiêu không phải là một chỉ số cụ thể — mà là khuyến khích mọi người ra ngoài và vận động theo cách phù hợp với mình. Xem thêm trong ý tưởng gắn kết mùa hè từ văn phòng đến ngoài trời.

Uống đủ nước. Nghe đơn giản vì đúng là như vậy. Theo dõi lượng nước uống hằng ngày trong những tháng nóng nhất rất dễ thực hiện, thực sự có lợi cho sức khỏe và tạo ra cuộc thi sôi nổi đến bất ngờ. Phát bình nước mang thương hiệu công ty khi khởi động là bạn đã có ngay một lời nhắc trực quan. Xem uống đủ nước tại nơi làm việc và các mẹo giữ an toàn ngoài trời khi nắng nóng của chúng tôi.

Mùa hè chánh niệm. Kết hợp năng lượng vận động của mùa hè với chăm sóc sức khỏe tinh thần. Dành vài phút thực hành chánh niệm mỗi ngày, viết nhật ký biết ơn, có những buổi tối không dùng màn hình. Cách này thu hút cả những nhân viên không định tham gia thử thách thể lực nhưng rất quan tâm đến việc kiểm soát căng thẳng.

Phiêu lưu cùng đồng đội. Đặt mục tiêu chung — cả công ty cùng đi bộ quãng đường tương đương một chuyến đi xuyên quốc gia, hoặc tích lũy đủ số phút hoạt động ngoài trời để "chinh phục Kilimanjaro". Xét về mức độ tham gia chung, mục tiêu hợp tác hiệu quả hơn cạnh tranh cá nhân vì tạo ra cảm giác cùng chung mục đích, thay vì một cuộc đua mà phần lớn mọi người biết mình sẽ không thắng.

Những thử thách mùa hè hiệu quả nhất thường kết hợp hai hoặc ba chủ đề trên. Một thử thách "Làm mới bản thân mùa hè" có thể theo dõi đồng thời số bước chân, lượng nước uống và số phút chánh niệm — để mỗi nhân viên đều tìm thấy ít nhất một nội dung phù hợp với mình. Để tham khảo các hình thức có sẵn, xem thử thách sống khỏe mùa hè cho văn phòng và ý tưởng thử thách đếm bước chân mùa hè cho doanh nghiệp.

Ưu tiên hình thức theo đội

Thiết kế có yếu tố kết nối xã hội tạo ra khác biệt đo lường được. Trong thử nghiệm ngẫu nhiên STEP UP, việc bổ sung yếu tố trò chơi mang tính xã hội vào hoạt động theo dõi bước chân đã giúp tăng mức vận động: nhóm thi đua đi nhiều hơn nhóm đối chứng khoảng 920 bước mỗi ngày (Patel và cộng sự, JAMA Internal Medicine, 2019). Khách hàng của chúng tôi cũng ghi nhận điều tương tự: Windrose chỉ tính điểm thử thách mùa hè dựa trên kết quả của đội, với các đội gồm thành viên từ nhiều phòng ban, và đã cùng nhau đi bộ quãng đường từ Berlin đến Tokyo (đọc câu chuyện thực tế).

Vì sao cách này hiệu quả? Vì ý thức trách nhiệm chuyển từ bản thân ("Mình thực sự nên làm việc này") sang tập thể ("Đồng đội đang trông cậy vào mình"). Khi cả đội có thể thấy tiến độ của bạn — và bạn cũng thấy tiến độ của họ — việc tham gia đều đặn trở thành điều hiển nhiên thay vì ngoại lệ.

Một vài mẹo thực tế khi chia đội:

• Kết hợp nhiều phòng ban. Các đội liên phòng ban tạo nên những kết nối vốn khó có cơ hội hình thành. Thử thách mùa hè là công cụ mở rộng quan hệ hiệu quả đến bất ngờ.
• Giữ quy mô đội nhỏ. Bốn đến sáu người là lý tưởng. Đủ đông để bù lại một hoặc hai ngày ít vận động của một thành viên, nhưng đủ nhỏ để đóng góp của mỗi người đều được ghi nhận.
• Chọn đội trưởng. Không phải quản lý — mà là những người nhiệt tình tự nguyện. Mỗi đội có một người thỉnh thoảng gửi lời động viên sẽ tạo ra khác biệt rất lớn trong việc duy trì sự tham gia.

Truyền thông đúng cách

Bạn có thể thiết kế một thử thách hoàn hảo, nhưng nếu không ai biết đến — hoặc email thông báo nghe như một văn bản yêu cầu tuân thủ — số người tham gia sẽ khó như kỳ vọng.

Dưới đây là lịch trình truyền thông hiệu quả:

Sáu tuần trước khi bắt đầu (giữa tháng 4): Hé lộ trong nội bộ. Một tin nhắn ngắn từ lãnh đạo hoặc bộ phận nhân sự, gợi ý rằng sắp có thử thách sống khỏe mùa hè. Chưa cần chia sẻ chi tiết — chỉ cần khơi gợi sự mong đợi. "Một hoạt động thú vị sẽ đến vào tháng 6. Cùng chờ đón nhé."

Bốn tuần trước (đầu tháng 5): Thông báo chính thức. Chia sẻ chủ đề, lịch trình, cách hoạt động của các đội và lợi ích dành cho người tham gia. Trình bày trực quan, tràn đầy năng lượng. Nếu bạn có nền tảng như YuMuuv, hãy chia sẻ ảnh chụp màn hình bảng theo dõi thử thách để mọi người hình dung cách sử dụng.

Hai tuần trước (giữa tháng 5): Mở đăng ký. Hãy để việc đăng ký chỉ mất chưa đến hai phút. Thật đấy — mỗi bước thêm vào quy trình đăng ký đều khiến bạn mất bớt người tham gia. Nếu mọi người cần tải ứng dụng, hãy để liên kết tải là nội dung duy nhất trong email.

Một tuần trước: Công bố đội và đếm ngược đến ngày khởi động. Đây là lúc sự hào hứng tăng lên. Mọi người xem mình chung đội với ai, các nhóm trò chuyện bắt đầu hoạt động và thử thách bỗng trở nên rất thực.

Trong thời gian thử thách: Cập nhật hằng tuần. Ảnh chụp bảng xếp hạng, số liệu thú vị ("chúng ta đã cùng nhau đi bộ quãng đường từ New York đến Chicago"), giới thiệu những đội hoặc cá nhân tham gia tích cực. Đừng để thử thách im ắng sau tuần đầu tiên. Bạn có thể lên lịch trước cho các thông báo trên YuMuuv; để có thêm ý tưởng cập nhật, xem kể chuyện về thử thách sống khỏe.

Chọn thời lượng phù hợp

Quá ngắn thì mọi người chưa kịp hình thành thói quen. Quá dài thì họ mất hứng thú. Hầu hết người tổ chức nhận thấy bốn đến sáu tuần là khoảng thời gian lý tưởng để duy trì sự tham gia mà không gây mệt mỏi. (Một số công ty tổ chức dài hơn với cường độ nhẹ nhàng hơn: Shell Slovakia và Czechia tổ chức thử thách đi bộ mùa hè kéo dài 90 ngày mỗi năm; đọc câu chuyện thực tế.)

Riêng với thử thách mùa hè, phương án hiệu quả nhất thường là bốn tuần trong tháng 6 hoặc sáu tuần từ tháng 6 sang tháng 7. Tránh kéo dài thử thách qua cuối tháng 7 và tháng 8, khi lịch nghỉ phép khiến việc tham gia dễ bị gián đoạn. Nếu muốn có hoạt động suốt mùa hè, hãy cân nhắc hai thử thách ngắn hơn — một vào tháng 6 và một vào tháng 8 — với tháng 7 thư thả ở giữa.

Giảm rào cản tham gia

Yếu tố cản trở việc tham gia thử thách sống khỏe nhiều nhất không phải là thiếu hứng thú, mà là sự rườm rà.

Nếu muốn tham gia phải điền biểu mẫu, tải phần mềm, dự buổi hướng dẫn và đọc bộ quy tắc dài năm trang, bạn sẽ chỉ thu hút được 10% nhân viên có động lực cao nhất. Những người còn lại — chính là nhóm bạn thực sự muốn tiếp cận — sẽ định đăng ký nhưng mãi không làm.

Tiêu chuẩn lý tưởng: một liên kết, một lần chạm, thế là tham gia. Nền tảng thử thách lo phần còn lại.

Điều này cũng áp dụng cho việc tham gia hằng ngày. Nếu ghi nhận hoạt động đòi hỏi nhập dữ liệu thủ công mỗi tối, tỷ lệ hoàn thành sẽ giảm mạnh ngay từ tuần thứ hai. Những thử thách duy trì mức độ tham gia cao nhất thường tự động đồng bộ với thiết bị đeo hoặc ứng dụng sức khỏe, hoặc cho phép ghi nhận đơn giản chỉ bằng cách chạm vào một ô đánh dấu.

Chọn phần thưởng thực sự tạo động lực

Phần thưởng rất quan trọng — nhưng không theo cách hầu hết các công ty nghĩ. Động lực lớn nhất không phải là giải thưởng cuối cùng, mà là sự ghi nhận trong suốt hành trình.

Tuyên dương hằng tuần những đội tiến bộ nhất, trao huy hiệu cột mốc và cho thấy sự thay đổi trên bảng xếp hạng sẽ liên tục tạo cảm giác phấn khích, khiến mọi người muốn quay lại. Giải thưởng cuối thử thách chỉ là điểm cộng, không phải yếu tố cốt lõi.

Dù vậy, phần thưởng theo chủ đề mùa hè vẫn rất được đón nhận. Thêm giờ nghỉ có lương, bữa trưa chung cho đội chiến thắng, đồ dùng hoạt động ngoài trời, thẻ quà tặng chăm sóc sức khỏe, hoặc đơn giản là tuyên dương trước toàn công ty trong buổi họp chung tiếp theo. Điều quan trọng là để mọi người cảm thấy sự tham gia của mình được trân trọng, chứ không chỉ được theo dõi. Xem thêm ý tưởng trong phần thưởng cho thử thách sống khỏe.

Điều không hiệu quả: giải thưởng tiền mặt vượt một mức nhất định. Chúng thực sự có thể làm suy giảm động lực nội tại khi chuyển suy nghĩ từ "Mình làm vì sức khỏe" sang "Mình làm vì tiền". Hãy giữ phần thưởng ý nghĩa nhưng vừa phải.

Để ai cũng tham gia được ngay từ đầu

Đây là điều không thể bỏ qua. Một thử thách chỉ khen thưởng những người nhanh nhất, khỏe nhất sẽ khiến phần lớn nhân viên cảm thấy mình bị đứng ngoài — đi ngược hoàn toàn với mục đích ban đầu.

Hãy thiết kế thử thách để một người mới làm cha mẹ, tranh thủ đi bộ 15 phút vào giờ trưa, cũng được ghi nhận như người chạy marathon đạt 20.000 bước. Cung cấp nhiều nhóm hoạt động để người có hạn chế về thể chất có thể tham gia bằng cách theo dõi việc thực hành chánh niệm, uống nước hoặc dinh dưỡng thay vì đếm bước chân.

Cân nhắc múi giờ và lịch làm việc của các đội làm việc từ xa và trên toàn cầu. Một thử thách mặc định mọi người đều làm từ 9 giờ đến 17 giờ trong cùng văn phòng sẽ khiến một bộ phận đáng kể nhân viên cảm thấy bị bỏ lại.

Chỉ số đáng tối ưu nhất không phải tổng số bước chân hay số phút — mà là tỷ lệ tham gia. Có bao nhiêu người trong tổ chức đang tham gia tích cực? Con số đó cho biết thử thách của bạn có thực sự xây dựng văn hóa sống khỏe hay chỉ tạo niềm vui cho những người vốn đã quan tâm.

Đo điều quan trọng và chia sẻ kết quả

Sau khi thử thách kết thúc, hãy làm hai việc.

Thứ nhất, đo tỷ lệ tham gia, tỷ lệ hoàn thành và thu thập phản hồi định tính. Gửi một khảo sát ngắn — tối đa ba đến năm câu hỏi. Mọi người thích điều gì? Họ muốn thay đổi điều gì? Họ có tham gia lần nữa không? Những dữ liệu này vô cùng quý giá khi lên kế hoạch cho thử thách tiếp theo.

Thứ hai, chia sẻ kết quả với toàn công ty. Tổng số bước chân, tổng quãng đường tính bằng dặm, số người tham gia, những danh hiệu vui. Việc này vừa ghi nhận nỗ lực của tất cả người tham gia, vừa tạo cảm giác tiếc vì bỏ lỡ cho những người chưa tham gia — giúp thử thách tiếp theo dễ thu hút đăng ký hơn.

Mục tiêu thực sự

Có một điều về thử thách sống khỏe mùa hè rất dễ bị quên giữa những chi tiết lập kế hoạch: mục tiêu không phải là bản thân thử thách. Thử thách chỉ là phương tiện. Mục tiêu thực sự là xây dựng thói quen, sự kết nối và một văn hóa nơi việc chăm sóc bản thân được công ty tích cực hỗ trợ.

Một thử thách mùa hè được tổ chức tốt mang đến trải nghiệm chung cho mọi người. Nó phá vỡ khoảng cách giữa các phòng ban. Nó cho nhân viên kế toán ít nói một lý do để trò chuyện với đồng nghiệp kỹ thuật. Nó cho nhân viên mới thấy rằng công ty thực sự biến lời nói về chăm sóc sức khỏe thành hành động — theo đúng nghĩa đen.

Và khi tháng 9 đến, thử thách kết thúc, bạn sẽ thấy số người duy trì được thói quen nhiều đến bất ngờ. Những buổi đi bộ giờ trưa vẫn tiếp diễn. Bình nước vẫn ở trên bàn làm việc. Sự gắn kết giữa các thành viên vẫn còn.

Đó không chỉ là một chương trình chăm sóc sức khỏe. Đó là sự chuyển đổi văn hóa. Và tất cả bắt đầu từ kế hoạch bạn lập vào tháng 4.

Bạn đã sẵn sàng lên kế hoạch cho thử thách mùa hè? Đặt lịch xem demo YuMuuv.