Jak przygotować letnie wyzwanie wellbeingowe, w którym ludzie naprawdę chcą uczestniczyć

Nie bez powodu lato to idealny czas na wyzwania wellbeingowe. Dni są dłuższe. Ludzie już myślą o wyjściu na zewnątrz, zdrowszym jedzeniu i pozbyciu się zimowego znużenia. Naturalna motywacja już jest — wystarczy zaproponować coś, do czego warto dołączyć.

Ale właśnie tu większość firm popełnia błąd. Czekają do czerwca, na szybko organizują wyzwanie krokowe, rozsyłają e-mail i dziwią się, że zapisało się tylko te same 15 osób. Problemem nie było wyzwanie. Zawiodło planowanie.

Jeśli chcesz, by letnie wyzwanie wellbeingowe naprawdę przyciągnęło osoby z całej organizacji — nie tylko te, które już są aktywne — zacznij teraz. Oto jak to zrobić.

Zacznij planować w kwietniu, nie w czerwcu

To może być największy błąd przy planowaniu wyzwań wellbeingowych: zbyt późny start. Kiedy nadchodzi czerwiec, ludzie mają już zarezerwowane wakacyjne wyjazdy, ich plany się zmieniają, a uwaga jest rozproszona. Jeśli ogłaszasz wyzwanie w pierwszym tygodniu czerwca i oczekujesz zapisów do drugiego, część potencjalnych uczestników już ci umknęła.

Najlepiej zacząć planowanie w kwietniu, stopniowo rozpocząć komunikację w maju i wystartować z wyzwaniem na początku czerwca. Daje to osiem tygodni na zaprojektowanie wyzwania, wzbudzenie zainteresowania w firmie, zdobycie poparcia kierownictwa i upewnienie się, że technologia jest gotowa. Pracownicy też mają wtedy czas, by nastawić się na udział, zamiast czuć się zaskoczeni kolejną firmową inicjatywą.

Poradnik BambooHR dotyczący organizowania wyzwań wellbeingowych ujmuje to prosto: najlepsze wyzwanie ma jasny harmonogram i trwa wystarczająco długo, by budować nawyki, ale na tyle krótko, by utrzymać entuzjazm. Cztery do sześciu tygodni to optymalny czas dla większości letnich wyzwań.

Wybierz temat wykraczający poza kroki

Wyzwania krokowe są w porządku. To znany format, łatwo śledzić wyniki i niemal każdy może wziąć w nich udział. Ale są też przewidywalne — a jeśli takie wyzwanie odbyło się już w poprzednim kwartale, efekty będą coraz słabsze.

Lato to naturalna okazja, by wykazać się kreatywnością. Oto kategorie tematyczne, które regularnie przyciągają więcej osób z różnych grup:

Przygoda na świeżym powietrzu. Wykorzystaj porę roku. Spotkania podczas spaceru, rundki po parku w przerwie na lunch, rejestrowanie weekendowych wędrówek, dojazdy rowerem do pracy. Celem nie jest konkretny wynik — chodzi o to, by ludzie wychodzili na zewnątrz i ruszali się w sposób, który im odpowiada. Więcej inspiracji znajdziesz w artykule z biura w plener: pomysły na letnią integrację.

Nawodnienie. Brzmi prosto, bo takie jest. Śledzenie dziennego spożycia wody w najgorętszych miesiącach jest łatwe, naprawdę służy zdrowiu i wywołuje zaskakująco duże zaangażowanie w rywalizację. Rozdaj na starcie bidony z logo firmy, a zyskasz widoczne przypomnienie o wyzwaniu. Zobacz artykuł o nawodnieniu w pracy, a na upały — nasze wskazówki dotyczące bezpieczeństwa na świeżym powietrzu w gorące dni.

Uważne lato. Połącz letnią energię do ruchu z troską o zdrowie psychiczne. Codzienne minuty uważności, dziennik wdzięczności, wieczory bez ekranów. To przyciąga pracowników, którzy nie dołączyliby do wyzwania fitness, ale bardzo interesują się radzeniem sobie ze stresem.

Zespołowa przygoda. Wyznacz wspólny cel — cała firma pokonuje pieszo dystans równy podróży przez kraj albo zbiera tyle minut aktywności na świeżym powietrzu, by „zdobyć Kilimandżaro”. Wspólne cele przyciągają więcej uczestników niż indywidualna rywalizacja, bo dają poczucie wspólnej misji zamiast wyścigu, w którym większość osób wie, że nie wygra.

Najlepsze letnie wyzwania łączą dwa lub trzy z tych elementów. Wyzwanie „Letni reset” może jednocześnie obejmować kroki, nawodnienie i minuty uważności — dzięki temu każdy pracownik znajdzie przynajmniej jeden obszar dla siebie. Gotowe formaty znajdziesz w artykułach letnie wyzwania wellbeingowe w biurze oraz pomysły na firmowe wyzwania krokowe na lato.

Postaw na zespoły

Uwzględnienie elementów społecznych przynosi wymierne efekty. W randomizowanym badaniu STEP UP dodanie społecznych elementów gry do śledzenia kroków zwiększyło aktywność — grupa rywalizująca robiła około 920 kroków dziennie więcej niż grupa kontrolna (Patel i in., JAMA Internal Medicine, 2019). Nasi klienci obserwują to samo: Windrose w swoim letnim wyzwaniu liczyło wyłącznie wyniki zespołowe, łącząc osoby z różnych działów, i wspólnie pokonało dystans z Berlina do Tokio (przeczytaj studium przypadku).

Dlaczego to działa? Bo poczucie odpowiedzialności zmienia się z wewnętrznego („naprawdę warto się za to zabrać”) na społeczne („mój zespół na mnie liczy”). Kiedy zespół widzi twoje postępy — a ty widzisz postępy innych — regularny udział staje się normą, a nie wyjątkiem.

Kilka praktycznych wskazówek dotyczących tworzenia zespołów:

• Łącz działy. Zespoły międzydziałowe budują relacje, które inaczej mogłyby nie powstać. Letnie wyzwanie to zaskakująco skuteczny sposób na nawiązywanie kontaktów.
• Twórz małe zespoły. Idealnie sprawdza się od czterech do sześciu osób. To wystarczająco dużo, by dzień lub dwa mniejszej aktywności jednej osoby nie odbiły się mocno na wyniku, a zarazem wystarczająco mało, by wkład każdego był widoczny.
• Wyznacz kapitanów zespołów. Nie menedżerów — pełnych entuzjazmu ochotników. Osoba, która od czasu do czasu wyśle zespołowi motywującą wiadomość, ma ogromny wpływ na utrzymanie zaangażowania.

Zadbaj o dobrą komunikację

Możesz zaprojektować idealne wyzwanie, ale jeśli nikt o nim nie wie — albo e-mail z zaproszeniem brzmi jak komunikat o obowiązkowych procedurach — frekwencja rozczaruje.

Oto harmonogram komunikacji, który się sprawdza:

Sześć tygodni przed startem (połowa kwietnia): Wewnętrzna zapowiedź. Krótka wiadomość od kierownictwa lub zespołu HR sugerująca, że nadchodzi letnie wyzwanie wellbeingowe. Nie zdradzaj jeszcze szczegółów — po prostu buduj oczekiwanie. „W czerwcu czeka nas coś fajnego. Wkrótce więcej informacji”.

Cztery tygodnie wcześniej (początek maja): Ogłoszenie. Przedstaw temat, harmonogram, zasady działania zespołów i korzyści dla uczestników. Postaw na obrazy i energiczny przekaz. Jeśli korzystasz z platformy takiej jak YuMuuv, pokaż zrzuty ekranu panelu wyzwania, by ludzie mogli sobie wyobrazić, jak będą z niego korzystać.

Dwa tygodnie wcześniej (połowa maja): Otwarcie zapisów. Zadbaj o to, by zapisanie się zajmowało mniej niż dwie minuty. Serio — każdy dodatkowy krok w procesie rejestracji oznacza utratę uczestników. Jeśli trzeba pobrać aplikację, niech link do pobrania będzie jedynym elementem e-maila.

Tydzień wcześniej: Prezentacja zespołów i odliczanie do startu. Wtedy rośnie entuzjazm. Ludzie sprawdzają, z kim są w drużynie, powstają zespołowe czaty, a wyzwanie nagle nabiera realnych kształtów.

W trakcie wyzwania: Cotygodniowe aktualizacje. Migawki rankingu, ciekawe statystyki („razem przeszliśmy dystans z Nowego Jorku do Chicago”), wyróżnienia dla zespołów lub osób szczególnie zaangażowanych. Nie pozwól, by po pierwszym tygodniu wokół wyzwania zapadła cisza. Ogłoszenia w YuMuuv możesz zaplanować z wyprzedzeniem, a pomysły na aktualizacje znajdziesz w artykule o opowiadaniu historii wokół wyzwań wellbeingowych.

Wybierz odpowiedni czas trwania

Zbyt krótkie wyzwanie nie pozwoli zbudować nawyków. Zbyt długie sprawi, że ludzie stracą zainteresowanie. Większość organizatorów przekonuje się, że cztery do sześciu tygodni to optymalny czas, który podtrzymuje zaangażowanie bez znużenia. (Niektóre firmy wybierają dłuższy, ale mniej intensywny format: Shell Slovakia i Czechia co roku organizują 90-dniowe letnie wyzwanie spacerowe; przeczytaj studium przypadku).

W przypadku letniego wyzwania zwykle najlepiej sprawdzają się cztery tygodnie w czerwcu lub sześć tygodni od czerwca do lipca. Unikaj wyzwań trwających przez końcówkę lipca i sierpień, kiedy urlopy powodują naturalne przerwy w udziale. Jeśli chcesz objąć całe lato, rozważ dwa krótsze wyzwania — jedno w czerwcu i drugie w sierpniu — z luźniejszym lipcem pomiędzy nimi.

Ułatw dołączenie

Największym wrogiem udziału w wyzwaniach wellbeingowych nie jest brak zainteresowania. Są nim utrudnienia.

Jeśli dołączenie wymaga wypełnienia formularza, pobrania oprogramowania, udziału w spotkaniu wprowadzającym i przeczytania pięciostronicowego regulaminu, przyciągniesz 10% najbardziej zmotywowanych pracowników. Pozostali — czyli ci, do których naprawdę chcesz dotrzeć — będą zamierzali się zapisać, ale nigdy się do tego nie zabiorą.

Idealny scenariusz: jeden link, jedno kliknięcie i jesteś w grze. Resztą zajmuje się platforma do wyzwań.

Dotyczy to również codziennego udziału. Jeśli rejestrowanie aktywności wymaga ręcznego wpisywania danych każdego wieczoru, już w drugim tygodniu odsetek osób realizujących wyzwanie gwałtownie spadnie. Najtrwalsze zaangażowanie mają te wyzwania, które automatycznie synchronizują się z urządzeniami ubieralnymi lub aplikacjami zdrowotnymi albo pozwalają zapisać aktywność po prostu przez zaznaczenie pola.

Wybierz zachęty, które naprawdę motywują

Zachęty mają znaczenie — ale nie tak, jak sądzi większość firm. Największym motywatorem nie jest nagroda na końcu. Jest nim docenianie po drodze.

Cotygodniowe wyróżnienia dla zespołów z największym postępem, odznaki za osiągnięte etapy i widoczne zmiany w rankingu zapewniają regularne zastrzyki dopaminy, które zachęcają do powrotu. Nagroda na koniec wyzwania jest wisienką na torcie, a nie samym tortem.

To nie znaczy, że letnie nagrody się nie sprawdzają. Dodatkowe godziny płatnego urlopu, wspólny lunch dla zwycięskiej drużyny, sprzęt turystyczny, karty podarunkowe wspierające dobrostan, a nawet zwykłe wyróżnienie na kolejnym spotkaniu całej firmy. Chodzi o to, by uczestnicy czuli, że ich udział jest doceniany, a nie tylko monitorowany. Więcej pomysłów znajdziesz w artykule o nagrodach w wyzwaniach wellbeingowych.

Co się nie sprawdza? Nagrody pieniężne powyżej pewnej kwoty. Mogą wręcz osłabiać motywację wewnętrzną, zmieniając nastawienie z „robię to dla zdrowia” na „robię to dla pieniędzy”. Niech nagrody będą wartościowe, ale skromne.

Zadbaj o dostępność dla wszystkich od początku

To nie podlega dyskusji. Wyzwanie, które nagradza wyłącznie najszybszych i najbardziej wysportowanych uczestników, zniechęci większość pracowników — a to przeczy całemu jego celowi.

Zaprojektuj wyzwanie tak, by świeżo upieczony rodzic, któremu uda się wyjść na 15-minutowy spacer w przerwie na lunch, był doceniany tak samo jak maratończyk robiący 20 000 kroków. Zaproponuj różne kategorie aktywności, aby osoba z ograniczeniami ruchowymi mogła brać udział, śledząc uważność, nawodnienie lub odżywianie zamiast liczby kroków.

W zespołach zdalnych i międzynarodowych uwzględnij strefy czasowe oraz godziny pracy. Wyzwanie zakładające, że wszyscy pracują od 9:00 do 17:00 w tym samym biurze, sprawi, że znaczna część pracowników poczuje się wykluczona.

Najważniejszym wskaźnikiem do poprawy nie jest łączna liczba kroków czy minut — jest nim odsetek uczestników. Ile osób w twojej organizacji aktywnie bierze udział? To właśnie ta liczba pokazuje, czy wyzwanie naprawdę buduje kulturę dobrostanu, czy tylko dostarcza rozrywki tym, których nie trzeba już przekonywać.

Mierz to, co ważne (i dziel się wynikami)

Po zakończeniu wyzwania zrób dwie rzeczy.

Po pierwsze, zmierz odsetek uczestników, odsetek osób, które ukończyły wyzwanie, i zbierz opinie. Wyślij krótką ankietę — maksymalnie trzy do pięciu pytań. Co podobało się uczestnikom? Co chcieliby zmienić? Czy dołączyliby ponownie? Te dane są bezcenne przy planowaniu kolejnego wyzwania.

Po drugie, podziel się wynikami z całą firmą. Łączna liczba kroków, wspólnie pokonane mile, liczba uczestników, zabawne rekordy i wyróżnienia. Daje to dwa efekty: docenia wysiłek wszystkich uczestników i wywołuje FOMO u tych, którzy nie dołączyli — dzięki czemu łatwiej będzie zebrać chętnych do kolejnego wyzwania.

Prawdziwy cel

Planując szczegóły letniego wyzwania wellbeingowego, łatwo zapomnieć o jednym: celem nie jest samo wyzwanie. To tylko narzędzie. Prawdziwym celem jest budowanie nawyków, relacji i kultury, w której firma aktywnie wspiera dbanie o siebie.

Dobrze zorganizowane letnie wyzwanie daje ludziom wspólne doświadczenie. Przełamuje bariery między działami. Daje cichej osobie z księgowości powód do rozmowy z kimś z działu inżynierii. Pokazuje nowym pracownikom, że w tej firmie za słowami o dobrostanie idą czyny — dosłownie.

A gdy nadejdzie wrzesień i wyzwanie się skończy, okaże się, że u zaskakująco wielu uczestników nawyki zostają. Spacery w przerwie na lunch trwają nadal. Bidony zostają na biurkach. Relacje w zespołach nie znikają.

To nie jest program wellbeingowy. To zmiana kultury organizacyjnej. A wszystko zaczęło się od planu przygotowanego w kwietniu.

Czas zaplanować letnie wyzwanie? Umów prezentację YuMuuv.