Slik måler du faktisk avkastningen på et trivselsprogram for ansatte (uten å lure deg selv)

Alle som har prøvd å forsvare et budsjett for helse og trivsel i et styremøte, kjenner den litt ubehagelige gangen i samtalen. Økonomiavdelingen spør om avkastningen på investeringen. HR viser til et dollarbeløp fra en McKinsey-presentasjon. Økonomiavdelingen spør hvor tallet kommer fra. HR trekker unnskyldende på skuldrene. Budsjettet overlever, men bare fordi selskapet allerede er overbevist om at helse og trivsel er riktig å satse på — ikke fordi tallene på skjermen faktisk går opp.

Denne artikkelen er for deg som står fast i den samtalen. Den gir deg et praktisk og ærlig rammeverk for å måle om et helse- og trivselsprogram på arbeidsplassen er verdt det det koster. Utgangspunktet er at de fleste publiserte ROI-tall på dette området enten er for optimistiske, for dårlig spesifisert eller begge deler. Gjort riktig er regnestykket mer interessant enn markedsføringsversjonen, og konklusjonene blir gjerne både mer beskjedne og lettere å forsvare. YuMuuv tilbyr også en ROI-kalkulator du kan bruke til å sjekke dine egne tall.

Hvorfor det kjente tre-til-én-tallet er misvisende

I omtrent et tiår har bransjen for helse og trivsel på arbeidsplassen lent seg på ideen om at hver dollar som brukes, gir tre til seks dollar tilbake i reduserte helsekostnader og økt produktivitet. Tallet kommer fra et lite antall studier, hovedsakelig fra tidlig på 2010-tallet, som stort sett bygger på selvrapportering og gjelder programmer som var nøye utformet og fulgt tett opp. Det er ikke et tall som holder stand når studiene gjentas grundig.

Nyere og mer grundige studier, særlig den randomiserte studien ved BJ's Wholesale Club (Song og Baicker, JAMA, 2019) og Illinois Workplace Wellness Study, har generelt funnet at helse- og trivselsprogrammer gir reelle, men beskjedne effekter på atferd (mer mosjon, litt bedre kosthold, marginalt bedre selvrapportert helse). Effektene er svakere, og noen ganger ikke statistisk signifikante, på de konkrete resultatene leverandører gjerne trekker frem, som sykefravær, helseforsikringskrav og produktivitet. De ofte siterte beløpene på 3,27 og 2,73 dollar per dollar kommer fra en tidligere gjennomgang av hovedsakelig ikke-randomiserte studier (Baicker, Cutler og Song, 2010).

Den ærlige konklusjonen er ikke at helse- og trivselsprogrammer ikke virker. Den er at de virker på mer avgrensede områder enn markedsføringen antyder, og at selskaper som måler nøye, gjennomgående ender med lavere og mer forsvarlige tall enn selskaper som siterer bransjestudier. Hvis du leser dette som en potensiell kjøper, bør du forberede deg på et mindre storslått svar enn du kanskje hadde håpet på — og et mer nyttig et.

Definer hva programmet faktisk skal påvirke

Den første feilen i de fleste ROI-beregninger er at ulike resultater blandes sammen. Et helse- og trivselsprogram vil ikke forbedre alt på én gang, og å late som det gjør det, gjør regnestykket meningsløst. Før du måler noe som helst, velg ett eller to hovedresultater som programmet faktisk skal prøve å påvirke de neste tolv månedene. De realistiske alternativene er:

Medarbeiderengasjement og evnen til å beholde ansatte. Helse- og trivselsprogrammer viser en stabil sammenheng med de mykere måltallene — intern NPS, glassdoor-vurderinger og hvor mange av dem som deltar aktivt i programmet, som blir værende. Disse effektene er ikke store, men de er reelle og rimelig varige.

Sykedager og korttidsfravær. Beskjedne reduksjoner er mulig med langsiktige programmer, særlig de som omfatter bevegelse og søvn. Effekten ligger vanligvis på et ensifret prosentnivå, ikke det tosifrede nivået leverandører gjerne viser til.

Selvrapportert velvære og stress. Enkelt å måle med kvartalsvise pulsundersøkelser, og det som samsvarer best med det helse- og trivselsprogrammer faktisk er laget for å påvirke. Fellen er at skjevheter i hvem som svarer, og hvordan de svarer, blåser opp tallene. Se derfor på dem som en pekepinn, ikke en fasit.

Forsikringskrav og helsekostnader. Bare verdt å følge med på hvis selskapet er stort nok og dekker nok av helsekostnadene selv til at dere kan se meningsfulle utslag. For de fleste mellomstore selskaper med kollektive forsikringsordninger er dette måltallet mest støy.

Produktivitet. Unngå dette som hovedmåltall. Produktivitet i kunnskapsarbeid er notorisk vanskelig å måle, og ethvert tall du kommer frem til, vil bli møtt med grunnleggende innvendinger. Bruk det som et kvalitativt tillegg, ikke som hovedpoeng. Du finner et utvalg praktiske måltall i KPI-er for helse og trivsel som er verdt å følge med på.

Velg ett primært og ett sekundært resultatmål. Gjennomfør programmet. Mål begge. Motstå fristelsen til å legge til et tredje måltall underveis fordi de to første ikke utvikler seg slik du håpet.

Kartlegg utgangspunktet før lansering

Den andre feilen er å måle først i etterkant. Hvis du ikke vet hvordan sykefraværet, engasjementsskåren eller andelen ansatte som ble værende, så ut i de seks månedene før programmet startet, kan du ikke med ærligheten i behold hevde at programmet endret noe etterpå.

Bruk måneden før lansering til å samle inn utgangstall, selv om de bare er omtrentlige. Hent frem fjorårets sykefraværsdata. Gjennomfør en pulsundersøkelse med nøyaktig de samme spørsmålene som du vil stille igjen etter seks og tolv måneder. Registrer dagens engasjementsskår, hvor mange som blir værende i den aktuelle medarbeidergruppen, og dagens deltakelse i eventuelle eksisterende helse- og trivselsaktiviteter. Samle tallene i ett datert dokument og del det, slik at utgangspunktet ikke blir gjenstand for forhandling i etterkant.

Selskaper som hopper over dette trinnet, ender i den lite heldige situasjonen at de sammenligner undersøkelsesresultater etter programmet med magefølelsen. Selskaper som gjør det, har et tydelig sammenligningsgrunnlag de kan forsvare i ethvert møte.

Et ærlig bilde av kostnadene

ROI-beregninger undervurderer gjennomgående kostnadene. Listen nedenfor viser hele bildet av hva et helse- og trivselsprogram faktisk koster, ikke bare programvaren.

Plattformkostnad. Kostnaden for programvaren eller plattformen er den åpenbare kostnaden, og vanligvis den minste. Budsjetter den nøyaktig, inkludert eventuelle prisnivåer per bruker dere vil nå etter hvert som dere vokser.

Intern tidsbruk er den største skjulte kostnaden. HR-medarbeideren eller personalansvarlig som driver programmet, de lokale laglederne, tiden ledelsesrepresentanten bruker, IT-arbeidet med integrasjoner — alt dette er reelt arbeid som bør være med i kostnadsberegningen. En rimelig tommelfingerregel: For hver euro som brukes på plattformen, må du regne med å bruke to til tre euro i intern arbeidstid i løpet av året.

Utstyr og støtteordninger, hvis dere tilbyr det. Støtte til aktivitetsklokker eller refusjon av treningsutgifter er reelle penger som må inn på kostnadssiden.

Premier, profilartikler og arrangementskostnader. Små beløp per arrangement, men de summerer seg, særlig gjennom et helt år med utfordringer.

Alternativkostnaden ved de ansattes tid. Denne overser de fleste. Hvis programmet ber ansatte bruke tretti minutter i uken på å lese innhold, svare på en undersøkelse eller registrere aktiviteter, er det faktisk arbeidstid med en faktisk kostnad. Du trenger ikke belaste programmet urimelig hardt for dette, men en seriøs ROI-beregning tar det med.

Summer dette ærlig. Totalen er nesten alltid to til fire ganger plattformkostnaden.

Et ærlig bilde av gevinstene

Så til den vanskeligere siden. Hver potensiell gevinst må knyttes til et pengebeløp som kan forsvares. Slik anslår du de viktigste uten å finne på tall.

For å beholde ansatte er den mest troverdige beregningen: (anslått økning i andelen som blir værende, i prosentpoeng) × (antall ansatte som deltar aktivt) × (kostnaden ved å erstatte én av disse ansatte). Hvis to hundre ansatte deltar aktivt i programmet, og historiske data sammen med svarene fra undersøkelsen tyder på at andelen som blir værende i denne gruppen, øker med ett til to prosentpoeng, betyr det to til fire færre avganger per år. Multipliser med den faktiske kostnaden ved å erstatte hver ansatt — vanligvis førti til seksti prosent av årslønnen for kunnskapsarbeid — så har du et gevinsttall du kan forsvare. Les mer om hva gjennomtrekk faktisk koster i slik bidrar en kultur for helse og trivsel til at ansatte blir værende.

For sykefravær er beregningen: (reduksjon i sykedager per ansatt) × (samlet dagskostnad for en ansatt) × (antall ansatte som deltar aktivt). En realistisk reduksjon for et veldrevet program er en halv til halvannen dag per aktiv deltaker per år. Alt over tre dager krever solid dokumentasjon.

For engasjement og kultur bør du ikke prøve å sette en pengeverdi på det. Før det opp som en kvalitativ gevinst med tallene fra undersøkelsen vedlagt. Beslutningstakere som er opptatt av kultur, vil vekte det riktig uten et oppdiktet pengebeløp. De som ikke bryr seg, vil uansett ikke bli overbevist av et slikt tall.

For helseforsikringskrav bør du bare forsøke dette hvis du har faktiske kravdata og selskapet selv bærer forsikringsrisikoen. Ellers lar du raden stå tom og sier hvorfor.

1. Enkel beregningsmal

Hvordan et forsvarlig tall faktisk ser ut

Når du gjør dette regnestykket ærlig for et mellomstort europeisk selskap med for eksempel tre hundre ansatte og et typisk plattformbasert helse- og trivselsprogram, ligger den realistiske årlige økonomiske gevinsten på halvannen til tre ganger programkostnaden. Ikke seks. Ikke ti. Ikke tallene i leverandørens presentasjon. Tallet er fortsatt godt — de fleste interne budsjettposter gir ikke halvannen gang kostnaden tilbake — men det er langt lettere å forsvare.

En mer ærlig måte å ramme inn samtalen på er ikke «helse- og trivselsprogrammet betaler seg selv tre ganger». Det er «helse- og trivselsprogrammet koster mindre enn det vi bruker på espressomaskiner og teamsamlinger til sammen, gir en rimelig økonomisk gevinst og skaper kvalitative effekter på kultur, evnen til å beholde ansatte og rekruttering som har verdi i seg selv». Det er en forklaring økonomiavdelingen vil godta, og som ikke faller sammen første gang noen leser en fagfellevurdert artikkel.

Vanlige feil som svekker troverdigheten

Noen mønstre undergraver stadig påstander om avkastning på helse- og trivselsprogrammer. Å bare måle deltakerne — de som faktisk møtte opp — og sammenligne dem med hele selskapet. Deltakerne var allerede sunnere og mer engasjerte i gjennomsnitt; sammenligningen er meningsløs. Beregn tallene for enten hele gruppen eller en sammenligningsgruppe med tilsvarende egenskaper.

Å telle med alle gevinster som har noe med helse og trivsel å gjøre. Hvis de aktive deltakerne også bruker bedriftens treningsrom, hører den gevinsten til treningsrommets budsjett, ikke helse- og trivselsprogrammet. Vær nøye med hva du tilskriver programmet.

Å regne om kortsiktige resultater til årseffekt. En seks ukers pilot som ga én prosent økning i engasjementet, betyr ikke seks prosent årlig økning. Motstå fristelsen.

Å sitere bransjestudier som egne resultater. Beslutningstakere vil oppdage dette med én gang, og da blir alle de andre tallene i presentasjonen din også mistenkelige.

Måltallet som egentlig betyr mest

Etter mange slike samtaler er det tydelig at tallet som best forutsier om et helse- og trivselsprogram er verdt budsjettet, ikke er noen av de vanlige faktorene i ROI-beregningen. Det er vedvarende deltakelse. Et program der tretti prosent av selskapet fortsatt deltar ukentlig etter seks måneder, skaper nesten helt sikkert reell verdi. Et program der deltakelsen faller til fem prosent etter at den første utfordringen er over, skaper nesten ingen verdi, uansett hvordan tallene ved lansering så ut.

La vedvarende deltakelse være det viktigste styringsmålet i den daglige driften. Alt annet — evnen til å beholde ansatte, sykefravær, kultur — følger av det. En plattform som gjør det enkelt å opprettholde engasjementet, er mer verdt enn en plattform som gir en flott lansering og deretter seks stille måneder. Ideer til hvordan du holder det i gang: hold helse- og trivselsprogrammet i gang og strategier for engasjement i helse- og trivselsutfordringer.

Det er til syvende og sist slik en ærlig samtale om avkastningen på helse- og trivselsprogrammer ser ut. Beskjedne tall som kan forsvares. En tydelig forklaring på verdien for kulturen. Et seriøst fokus på vedvarende deltakelse. Og et program som ikke er laget for å imponere i lanseringskvartalet, men for fortsatt å være i gang, med reelt engasjement, om tolv måneder. Selskaper som kjøper på disse premissene, er gjerne de som fortsatt har programmene i gang fem år senere — og det er til syvende og sist det eneste ROI-spørsmålet som betyr noe.

Vil du regne på dine egne tall? Prøv YuMuuvs ROI-kalkulator eller bestill en demo, så går vi gjennom det sammen med deg.