Πώς να μετρήσεις πραγματικά την απόδοση της επένδυσης σε ένα εταιρικό πρόγραμμα ευεξίας (χωρίς να κοροϊδεύεις τον εαυτό σου)

Όποιος έχει προσπαθήσει να υπερασπιστεί έναν προϋπολογισμό ευεξίας σε συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου ξέρει πόσο άβολη γίνεται η συζήτηση. Το οικονομικό τμήμα ρωτά για την απόδοση της επένδυσης. Το HR παραθέτει ένα ποσό σε δολάρια από μια παρουσίαση της McKinsey. Το οικονομικό τμήμα ρωτά από πού προέκυψε αυτός ο αριθμός. Το HR σηκώνει απολογητικά τους ώμους. Ο προϋπολογισμός εγκρίνεται, αλλά μόνο επειδή η εταιρεία είναι ήδη πεπεισμένη ότι η ευεξία είναι η σωστή επιλογή — όχι επειδή οι αριθμοί στην οθόνη βγαίνουν πραγματικά.

Αυτό το άρθρο είναι για όσους βρίσκονται εγκλωβισμένοι σε αυτή τη συζήτηση. Είναι ένα πρακτικό, ειλικρινές πλαίσιο για να μετρήσεις αν ένα εταιρικό πρόγραμμα ευεξίας αξίζει το κόστος του, με αφετηρία την παραδοχή ότι τα περισσότερα δημοσιευμένα στοιχεία απόδοσης επένδυσης (ROI) σε αυτόν τον χώρο είναι είτε υπερβολικά αισιόδοξα είτε ανεπαρκώς τεκμηριωμένα — ή και τα δύο. Όταν οι υπολογισμοί γίνονται σωστά, έχουν περισσότερο ενδιαφέρον από την εκδοχή του μάρκετινγκ και τα συμπεράσματα τείνουν να είναι πιο μετριοπαθή αλλά και πιο εύκολο να υποστηριχθούν. Η YuMuuv προσφέρει επίσης έναν υπολογιστή ROI που μπορείς να χρησιμοποιήσεις για να ελέγξεις τους δικούς σου αριθμούς.

Γιατί το περίφημο «τρία προς ένα» είναι παραπλανητικό

Για περίπου μία δεκαετία, ο κλάδος της εταιρικής ευεξίας βασίζεται στην ιδέα ότι κάθε δολάριο που δαπανάται για την ευεξία επιστρέφει τρία έως έξι δολάρια μέσω μειωμένων δαπανών υγείας και αυξημένης παραγωγικότητας. Αυτός ο αριθμός προέρχεται από λίγες μελέτες, κυρίως των αρχών της δεκαετίας του 2010, οι οποίες βασίζονταν κυρίως σε αυτοαναφορές και εξέταζαν προγράμματα με προσεκτικό σχεδιασμό και εντατική υλοποίηση. Δεν είναι ένας αριθμός που επιβεβαιώνεται όταν οι μελέτες επαναλαμβάνονται με προσοχή.

Πιο πρόσφατες και μεθοδολογικά αυστηρότερες μελέτες, ιδίως η τυχαιοποιημένη δοκιμή στην BJ's Wholesale Club (Song και Baicker, JAMA, 2019) και η Illinois Workplace Wellness Study, έχουν γενικά διαπιστώσει ότι τα προγράμματα ευεξίας επιφέρουν πραγματικές αλλά μικρές αλλαγές στις συμπεριφορές (περισσότερη άσκηση, ελαφρώς καλύτερη διατροφή, οριακά καλύτερη αυτοαξιολόγηση της υγείας) και ασθενέστερες, μερικές φορές στατιστικά μη σημαντικές επιδράσεις στα μετρήσιμα αποτελέσματα που αρέσει στους παρόχους να επικαλούνται, όπως οι απουσίες, οι ασφαλιστικές απαιτήσεις για δαπάνες υγείας και η παραγωγικότητα. Τα συχνά αναφερόμενα 3,27 $ και 2,73 $ ανά δολάριο προέρχονται από παλαιότερη ανασκόπηση κυρίως μη τυχαιοποιημένων μελετών (Baicker, Cutler και Song, 2010).

Το ειλικρινές συμπέρασμα δεν είναι ότι τα προγράμματα ευεξίας δεν λειτουργούν. Είναι ότι λειτουργούν σε πιο περιορισμένο εύρος από αυτό που υποδηλώνει το υλικό μάρκετινγκ, και οι εταιρείες που μετρούν προσεκτικά καταλήγουν σταθερά σε μικρότερους, πιο τεκμηριωμένους αριθμούς από εκείνες που παραθέτουν μελέτες του κλάδου. Αν το διαβάζεις ως υποψήφιος αγοραστής, ετοιμάσου για μια λιγότερο εντυπωσιακή απάντηση από ό,τι ίσως ήλπιζες, αλλά και πιο χρήσιμη.

Όρισε τι θέλει πραγματικά να αλλάξει το πρόγραμμά σου

Το πρώτο λάθος στους περισσότερους υπολογισμούς ROI είναι η ανάμειξη διαφορετικών αποτελεσμάτων. Ένα πρόγραμμα ευεξίας δεν θα βελτιώσει τα πάντα ταυτόχρονα, και αν προσποιείσαι ότι θα το κάνει, οι υπολογισμοί χάνουν το νόημά τους. Πριν μετρήσεις οτιδήποτε, διάλεξε ένα ή δύο βασικά αποτελέσματα που το πρόγραμμα επιδιώκει πραγματικά να επηρεάσει μέσα στους επόμενους δώδεκα μήνες. Οι ρεαλιστικές επιλογές είναι:

Δέσμευση και διατήρηση εργαζομένων. Τα προγράμματα ευεξίας παρουσιάζουν σταθερή συσχέτιση με τους λιγότερο απτούς δείκτες — το εσωτερικό NPS, τις βαθμολογίες στο glassdoor και τη διατήρηση των εργαζομένων που συμμετέχουν στο πρόγραμμα. Αυτές οι επιδράσεις δεν είναι τεράστιες, αλλά είναι πραγματικές και έχουν αρκετή διάρκεια.

Ημέρες αναρρωτικής άδειας και βραχυχρόνιες απουσίες. Εδώ μπορούν να επιτευχθούν μικρές μειώσεις με προγράμματα σταθερής διάρκειας, ιδίως όσα περιλαμβάνουν κίνηση και ύπνο. Το μέγεθος της επίδρασης συνήθως αντιστοιχεί σε μονοψήφιο ποσοστό, όχι στα διψήφια ποσοστά που θα επικαλεστούν οι πάροχοι.

Αυτοαναφερόμενη ευεξία και άγχος. Μετριούνται εύκολα με σύντομες τριμηνιαίες έρευνες και ανταποκρίνονται πιο άμεσα σε όσα έχουν σχεδιαστεί να επηρεάζουν τα προγράμματα ευεξίας. Η παγίδα είναι ότι η μεροληψία στις απαντήσεις διογκώνει αυτούς τους αριθμούς, οπότε αντιμετώπισέ τους ως ενδείξεις τάσης και όχι ως απόλυτες τιμές.

Ασφαλιστικές απαιτήσεις και δαπάνες υγείας. Αξίζει να τις παρακολουθείς μόνο αν η εταιρεία σου είναι αρκετά μεγάλη και καλύπτει η ίδια αρκετό από τον ασφαλιστικό κίνδυνο ώστε να προκύπτουν ουσιαστικές ενδείξεις. Για τις περισσότερες μεσαίες εταιρείες με ομαδικά ασφαλιστήρια, αυτός ο δείκτης προσφέρει κυρίως θόρυβο.

Παραγωγικότητα. Απόφυγέ την ως βασικό δείκτη. Η παραγωγικότητα στην εργασία γνώσης είναι ιδιαίτερα δύσκολο να μετρηθεί και οποιοσδήποτε αριθμός προκύψει θα αμφισβητηθεί εξαρχής ως προς τη βάση του. Χρησιμοποίησέ την ως ποιοτικό συμπλήρωμα, όχι ως κεντρικό στοιχείο. Για μια σειρά πρακτικών δεικτών, δες τους δείκτες KPI ευεξίας που αξίζει να παρακολουθείς.

Διάλεξε ένα κύριο αποτέλεσμα και ένα δευτερεύον. Υλοποίησε το πρόγραμμα. Μέτρησε και τα δύο. Αντιστάσου στον πειρασμό να προσθέσεις έναν τρίτο δείκτη στη μέση του προγράμματος επειδή οι πρώτοι δύο δεν εξελίσσονται όπως ήλπιζες.

Καθόρισε σημείο αναφοράς πριν την έναρξη

Το δεύτερο λάθος είναι η μέτρηση εκ των υστέρων. Αν δεν ξέρεις ποιο ήταν το ποσοστό αναρρωτικών αδειών, η βαθμολογία δέσμευσης ή το ποσοστό διατήρησης εργαζομένων τους έξι μήνες πριν ξεκινήσει το πρόγραμμα, δεν μπορείς να ισχυριστείς με ειλικρίνεια ότι το πρόγραμμα άλλαξε κάτι στη συνέχεια.

Αφιέρωσε τον μήνα πριν την έναρξη στη συλλογή αρχικών δεδομένων αναφοράς, έστω και κατά προσέγγιση. Συγκέντρωσε τα στοιχεία αναρρωτικών αδειών του προηγούμενου έτους. Κάνε μια σύντομη έρευνα με ακριβώς τις ίδιες ερωτήσεις που θα επαναλάβεις στους έξι και στους δώδεκα μήνες. Κατάγραψε την τρέχουσα βαθμολογία δέσμευσης, τα τρέχοντα στοιχεία διατήρησης για τη σχετική ομάδα εργαζομένων και την τρέχουσα συμμετοχή σε τυχόν υπάρχουσες δραστηριότητες ευεξίας. Συγκέντρωσε αυτούς τους αριθμούς σε ένα έγγραφο με ημερομηνία και κοινοποίησέ το, ώστε το σημείο αναφοράς να μην μπορεί να αμφισβητηθεί εκ των υστέρων.

Οι εταιρείες που παραλείπουν αυτό το βήμα καταλήγουν στην άβολη θέση να συγκρίνουν τα αποτελέσματα των ερευνών μετά το πρόγραμμα με αόριστες εντυπώσεις. Όσες το κάνουν έχουν μια σαφή σύγκριση που μπορούν να υποστηρίξουν σε οποιαδήποτε συνάντηση.

Η πραγματική πλευρά του κόστους

Οι υπολογισμοί ROI υποτιμούν συστηματικά το κόστος. Η παρακάτω λίστα δίνει την πλήρη εικόνα του πραγματικού κόστους ενός προγράμματος ευεξίας, όχι μόνο τη δαπάνη για το λογισμικό.

Χρέωση πλατφόρμας. Η χρέωση για το λογισμικό ή την πλατφόρμα είναι το προφανές κόστος και συνήθως το μικρότερο. Υπολόγισέ την με ακρίβεια, συμπεριλαμβάνοντας τυχόν αλλαγές στην τιμολογιακή κλίμακα ανά χρήστη καθώς μεγαλώνεις.

Ο χρόνος του εσωτερικού προσωπικού είναι το μεγαλύτερο κρυφό κόστος. Ο άνθρωπος του HR ή της διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού που τρέχει το πρόγραμμα, οι τοπικοί συντονιστές, ο χρόνος του στελέχους που το υποστηρίζει, οι εργασίες διασύνδεσης από το IT — όλα αυτά είναι πραγματική εργασία που πρέπει να περιλαμβάνεται στον υπολογισμό του κόστους. Ένας λογικός εμπειρικός κανόνας: για κάθε ευρώ που δαπανάται στην πλατφόρμα, υπολόγισε δύο έως τρία ευρώ σε χρόνο εσωτερικού προσωπικού μέσα στη χρονιά.

Συσκευές και επιδοτήσεις, αν τις παρέχεις. Μια επιδότηση για φορετή συσκευή ή η κάλυψη εξόδων άσκησης είναι πραγματικά χρήματα που πρέπει να περιλαμβάνονται στο κόστος.

Βραβεία, διαφημιστικά δώρα και έξοδα εκδηλώσεων. Μικρά ανά εκδήλωση, αλλά συσσωρεύονται, ειδικά σε μια χρονιά γεμάτη προκλήσεις.

Κόστος ευκαιρίας του χρόνου των εργαζομένων. Αυτό είναι που οι περισσότεροι αγνοούν. Αν το πρόγραμμα ζητά από τους εργαζομένους να αφιερώνουν τριάντα λεπτά την εβδομάδα για να ασχολούνται με περιεχόμενο, να απαντούν σε μια έρευνα ή να καταγράφουν δραστηριότητες, πρόκειται για πραγματικό χρόνο εργασίας με πραγματικό κόστος. Δεν χρειάζεται να το καταλογίσεις τιμωρητικά στο πρόγραμμα, αλλά ένας σοβαρός υπολογισμός ROI το αναγνωρίζει.

Πρόσθεσέ τα με ειλικρίνεια. Το σύνολο είναι σχεδόν πάντα δύο έως τέσσερις φορές η χρέωση της πλατφόρμας.

Η πραγματική πλευρά των οφελών

Τώρα η πιο δύσκολη πλευρά. Κάθε πιθανό όφελος χρειάζεται μια τεκμηριωμένη χρηματική αποτίμηση. Δες πώς να εκτιμήσεις τα σημαντικότερα χωρίς να επινοείς αριθμούς.

Για τη διατήρηση εργαζομένων, ο πιο αξιόπιστος υπολογισμός είναι: (εκτιμώμενη αύξηση διατήρησης σε ποσοστιαίες μονάδες) × (αριθμός εργαζομένων στην ομάδα που συμμετέχει ενεργά) × (κόστος αντικατάστασης ενός από αυτούς τους εργαζομένους). Αν στο πρόγραμμά σου συμμετέχουν ενεργά διακόσιοι εργαζόμενοι και τα ιστορικά στοιχεία διατήρησης μαζί με τις ενδείξεις από τις έρευνες υποδηλώνουν βελτίωση κατά μία έως δύο ποσοστιαίες μονάδες σε αυτή την ομάδα, αυτό σημαίνει δύο έως τέσσερις λιγότερες αποχωρήσεις τον χρόνο. Πολλαπλασίασε με το πραγματικό κόστος αντικατάστασης ανά εργαζόμενο — συνήθως σαράντα έως εξήντα τοις εκατό του ετήσιου μισθού για εργασία γνώσης — και έχεις ένα τεκμηριωμένο ποσό οφέλους. Για περισσότερα σχετικά με το πραγματικό κόστος των αποχωρήσεων, δες πώς η κουλτούρα ευεξίας αποτρέπει τις αποχωρήσεις.

Για τις απουσίες, ο υπολογισμός είναι: (μείωση ημερών αναρρωτικής άδειας ανά εργαζόμενο) × (πλήρες ημερήσιο κόστος ενός εργαζομένου) × (αριθμός εργαζομένων που συμμετέχουν ενεργά). Μια ρεαλιστική μείωση για ένα σωστά οργανωμένο πρόγραμμα είναι μισή έως μιάμιση ημέρα ανά ενεργό συμμετέχοντα τον χρόνο. Οτιδήποτε πάνω από τρεις ημέρες χρειάζεται ισχυρή τεκμηρίωση.

Για τη δέσμευση και την κουλτούρα, μην προσπαθήσεις να τις μετατρέψεις σε χρήματα. Παρουσίασέ τες ως ποιοτικό όφελος, μαζί με τα αριθμητικά αποτελέσματα των ερευνών. Όσοι παίρνουν αποφάσεις και ενδιαφέρονται για την κουλτούρα θα τους δώσουν τη σωστή βαρύτητα χωρίς ένα πλασματικό ποσό. Όσοι δεν ενδιαφέρονται, ούτως ή άλλως δεν θα πειστούν από αυτό.

Για τις ασφαλιστικές απαιτήσεις υγείας, επιχείρησέ το μόνο αν διαθέτεις πραγματικά στοιχεία απαιτήσεων και πρόγραμμα αυτοασφάλισης. Διαφορετικά, άφησε τη γραμμή κενή και εξήγησε γιατί.

1. Σύντομο φύλλο υπολογισμού

Πώς μοιάζει ένας τεκμηριωμένος αριθμός

Όταν κάνεις αυτούς τους υπολογισμούς με ειλικρίνεια για μια μεσαία ευρωπαϊκή εταιρεία, ας πούμε τριακοσίων εργαζομένων, με ένα τυπικό πρόγραμμα ευεξίας μέσω πλατφόρμας, το ρεαλιστικό ετήσιο οικονομικό όφελος κυμαίνεται από μιάμιση έως τρεις φορές το κόστος του προγράμματος. Όχι έξι. Όχι δέκα. Όχι οι αριθμοί της παρουσίασης του παρόχου. Ο αριθμός παραμένει καλός — οι περισσότερες εσωτερικές δαπάνες δεν επιστρέφουν μιάμιση φορά το κόστος τους — αλλά είναι πολύ πιο εύκολο να τεκμηριωθεί.

Η πιο ειλικρινής τοποθέτηση στη συζήτηση δεν είναι «η ευεξία αποσβένει το κόστος της τρεις φορές». Είναι «η ευεξία κοστίζει λιγότερο από όσα ξοδεύουμε συνολικά για τις μηχανές εσπρέσο και τις συναντήσεις της ομάδας εκτός γραφείου, αποφέρει εύλογο οικονομικό όφελος και έχει μια σειρά ποιοτικών επιδράσεων στην κουλτούρα, τη διατήρηση εργαζομένων και τις προσλήψεις, που έχουν αξία από μόνες τους». Αυτό είναι ένα επιχείρημα που το οικονομικό τμήμα θα αποδεχτεί και που δεν καταρρέει την πρώτη φορά που κάποιος διαβάζει μια επιστημονική δημοσίευση με αξιολόγηση από ομοτίμους.

Συχνά λάθη που καταστρέφουν την αξιοπιστία του ROI

Ορισμένα μοτίβα υπονομεύουν συστηματικά τους ισχυρισμούς για το ROI της ευεξίας. Το να μετράς μόνο τους συμμετέχοντες — όσους έλαβαν μέρος — και να τους συγκρίνεις με ολόκληρη την εταιρεία. Οι συμμετέχοντες ήταν ήδη, κατά μέσο όρο, πιο υγιείς και πιο δεσμευμένοι· η σύγκριση δεν έχει νόημα. Κάνε τους υπολογισμούς σου είτε για το σύνολο των εργαζομένων είτε σε σύγκριση με μια ομάδα αντίστοιχων χαρακτηριστικών.

Το να προσμετράς κάθε όφελος που σχετίζεται με την ευεξία. Αν οι ενεργοί συμμετέχοντες χρησιμοποιούν και το εταιρικό γυμναστήριο, αυτό το όφελος ανήκει στον προϋπολογισμό του γυμναστηρίου, όχι στο πρόγραμμα ευεξίας. Απόδωσε τα οφέλη προσεκτικά.

Το να ανάγεις βραχυπρόθεσμα αποτελέσματα σε ετήσια βάση. Ένα πιλοτικό πρόγραμμα έξι εβδομάδων που αύξησε τη δέσμευση κατά ένα τοις εκατό δεν ισοδυναμεί με ετήσια αύξηση έξι τοις εκατό. Αντιστάσου στον πειρασμό.

Το να παρουσιάζεις μελέτες του κλάδου ως δικά σου αποτελέσματα. Όσοι παίρνουν αποφάσεις θα το εντοπίσουν αμέσως και, μόλις συμβεί αυτό, κάθε άλλος αριθμός στην παρουσίασή σου θα θεωρείται ύποπτος.

Ο δείκτης που μετράει περισσότερο απ’ όσο φαίνεται

Ύστερα από πολλές τέτοιες συζητήσεις, ο αριθμός που προβλέπει καλύτερα αν ένα πρόγραμμα ευεξίας αξίζει τον προϋπολογισμό του δεν είναι κανένα από τα συνηθισμένα δεδομένα υπολογισμού του ROI. Είναι η διαχρονική συμμετοχή. Ένα πρόγραμμα στο οποίο το τριάντα τοις εκατό της εταιρείας συμμετέχει κάθε εβδομάδα, έξι μήνες μετά την έναρξη, σχεδόν σίγουρα δημιουργεί πραγματική αξία. Ένα πρόγραμμα όπου η συμμετοχή πέφτει στο πέντε τοις εκατό μετά το τέλος της πρώτης πρόκλησης δεν δημιουργεί σχεδόν καμία αξία, ανεξάρτητα από τους αριθμούς κατά την έναρξη.

Παρακολούθησε τη διαχρονική συμμετοχή ως τον βασικό δείκτη λειτουργίας που σε καθοδηγεί. Όλα τα υπόλοιπα — διατήρηση εργαζομένων, απουσίες, κουλτούρα — ακολουθούν. Μια πλατφόρμα που διευκολύνει τη σταθερή συμμετοχή αξίζει περισσότερο από μια πλατφόρμα που προσφέρει μια εντυπωσιακή έναρξη και μετά έξι μήνες αδράνειας. Ιδέες για να τη διατηρήσεις: πώς να κρατήσεις το πρόγραμμα ευεξίας σου σε κίνηση και στρατηγικές συμμετοχής σε προκλήσεις ευεξίας.

Έτσι μοιάζει, τελικά, μια ειλικρινής συζήτηση για το ROI της ευεξίας. Μετριοπαθείς, τεκμηριωμένοι αριθμοί. Ένα ξεκάθαρο επιχείρημα για την κουλτούρα. Σοβαρή έμφαση στη διαχρονική συμμετοχή. Και ένα πρόγραμμα σχεδιασμένο όχι για να εντυπωσιάσει το τρίμηνο της έναρξης, αλλά για να συνεχίζει να λειτουργεί, με πραγματική συμμετοχή, δώδεκα μήνες από τώρα. Οι εταιρείες που αγοράζουν με αυτά τα κριτήρια τείνουν να είναι εκείνες των οποίων τα προγράμματα ευεξίας συνεχίζουν να λειτουργούν πέντε χρόνια αργότερα — και αυτό, τελικά, είναι το μόνο ερώτημα για το ROI που μετράει.

Θέλεις να δοκιμάσεις τους δικούς σου αριθμούς; Δοκίμασε τον υπολογιστή ROI της YuMuuv ή κλείσε μια παρουσίαση και θα κάνουμε μαζί τους υπολογισμούς.