Så mäter du ROI för ett friskvårdsprogram på riktigt (utan att lura dig själv)

Alla som har försökt försvara en friskvårdsbudget på ett styrelsemöte känner igen hur pinsamt samtalet brukar bli. Ekonomi frågar efter avkastningen på investeringen. HR hänvisar till en siffra i dollar från en McKinsey-presentation. Ekonomi frågar var siffran kommer ifrån. HR rycker ursäktande på axlarna. Budgeten överlever, men bara för att företaget redan är övertygat om att friskvård är rätt sak att satsa på – inte för att siffrorna faktiskt går ihop på skärmen.

Den här artikeln är för dig som sitter fast i det samtalet. Den ger ett praktiskt och ärligt ramverk för att mäta om ett friskvårdsprogram är värt vad det kostar, och utgår från att de flesta publicerade ROI-siffror i den här kategorin antingen är för generösa, för vagt specificerade eller både och. Rätt gjord är kalkylen mer intressant än marknadsföringsversionen, och slutsatserna blir oftast både mer modesta och lättare att försvara. YuMuuv har också en ROI-kalkylator som du kan använda för att kontrollera dina egna siffror.

Därför är den berömda tre-mot-ett-siffran missvisande

I ungefär ett decennium har friskvårdsbranschen förankrat sig i idén att varje dollar som läggs på friskvård ger tillbaka tre till sex dollar i form av lägre sjukvårdskostnader och ökad produktivitet. Siffran kommer från ett litet antal studier, mestadels från början av 2010-talet, mestadels baserade på självrapporterade data och mestadels gjorda på program som var noggrant utformade och intensivt drivna. Det är ingen siffra som håller när studierna upprepas noggrant.

Nyare och mer rigorösa studier, särskilt den randomiserade studien vid BJ's Wholesale Club (Song och Baicker, JAMA, 2019) och Illinois Workplace Wellness Study, har generellt funnit att friskvårdsprogram ger verkliga men måttliga effekter på beteenden (mer motion, något bättre kost, marginellt bättre självskattad hälsa) och svagare, ibland statistiskt osignifikanta effekter på de hårda utfall som leverantörer gärna citerar, som frånvaro, sjukvårdsersättningar och produktivitet. De ofta citerade 3,27 och 2,73 dollar per investerad dollar kommer från en tidigare översikt av mestadels icke-randomiserade studier (Baicker, Cutler och Song, 2010).

Den ärliga slutsatsen är inte att friskvårdsprogram inte fungerar. Det är att de fungerar på smalare sätt än marknadsföringsmaterialet antyder, och att de företag som mäter noggrant genomgående landar i mindre men mer försvarbara siffror än de som citerar branschstudier. Om du läser det här som köpare: förbered dig på ett mindre heroiskt svar än du kanske hoppats på – och ett mer användbart.

Definiera vad programmet faktiskt ska påverka

Det första misstaget i de flesta ROI-kalkyler är att utfallen blandas ihop. Ett friskvårdsprogram förbättrar inte allt på en gång, och att låtsas att det gör det gör kalkylen meningslös. Innan du mäter något, välj ett eller två primära utfall som programmet ärligt försöker påverka under de kommande tolv månaderna. De realistiska kandidaterna är:

Medarbetarengagemang och att behålla personal. Friskvårdsprogram samvarierar tillförlitligt med de mjukare måtten – intern NPS, betyg på Glassdoor och personalomsättning i den grupp som engagerar sig i programmet. Effekterna är inte enorma, men de är verkliga och relativt bestående.

Sjukdagar och korttidsfrånvaro. Måttliga minskningar är möjliga med långsiktiga program, särskilt sådana som handlar om rörelse och sömn. Effekten ligger normalt på några enstaka procent, inte på de tvåsiffriga procenttal som leverantörer citerar.

Självskattat välmående och stress. Lätt att mäta med kvartalsvisa pulsundersökningar, och det som mest direkt motsvarar vad friskvårdsprogram faktiskt är byggda för att påverka. Fällan är att svarsbias blåser upp siffrorna, så se dem som en riktning, inte som exakta värden.

Försäkringsersättningar och sjukvårdskostnader. Bara värt att följa om företaget är tillräckligt stort och har tillräckligt stor egen risk i sin försäkring för att se en tydlig signal. För de flesta medelstora företag med gruppförsäkringar är det här måttet mest brus.

Produktivitet. Undvik det här som primärt mått. Produktivitet i kunskapsarbete är notoriskt svår att mäta, och varje siffra du tar fram kommer att ifrågasättas i grunden. Använd den som ett kvalitativt tillägg, inte som huvudrubrik. För en meny av praktiska mått, se nyckeltal för friskvård som är värda att följa.

Välj ett primärt och ett sekundärt utfall. Kör programmet. Mät båda. Motstå frestelsen att lägga till ett tredje mått mitt i programmet bara för att de två första inte rör sig som du hoppats.

Ta fram en utgångspunkt innan lanseringen

Det andra misstaget är att mäta i efterhand. Om du inte vet hur sjukfrånvaron, engagemanget eller personalomsättningen såg ut de sex månaderna innan programmet lanserades har du inget ärligt sätt att påstå att programmet förändrade något efteråt.

Ägna månaden före lanseringen åt att samla in utgångsvärden, även grova sådana. Ta fram förra årets data om sjukdagar. Gör en pulsundersökning med exakt de frågor du kommer att ställa igen efter sex och tolv månader. Notera nuvarande engagemangsresultat, nuvarande siffror för personalomsättning i den aktuella medarbetargruppen och nuvarande deltagande i befintliga friskvårdsaktiviteter. Skriv ner siffrorna i ett enda daterat dokument och skicka runt det, så att utgångsläget inte kan omförhandlas i efterhand.

Företag som hoppar över det här steget hamnar i den pinsamma situationen att jämföra enkätresultat efter programmet med magkänsla. Företag som gör det har en tydlig jämförelse som de kan försvara på vilket möte som helst.

Den ärliga kostnadssidan av ekvationen

ROI-kalkyler undervärderar genomgående kostnaderna. Listan nedan visar hela bilden av vad ett friskvårdsprogram faktiskt kostar, inte bara posten för mjukvaran.

Plattformsavgift. Avgiften för mjukvaran eller plattformen är den uppenbara kostnaden och oftast den minsta. Budgetera den korrekt, inklusive eventuella prisnivåer per användare som ni passerar när ni växer.

Intern arbetstid är den största dolda kostnaden. HR- eller people ops-personen som driver programmet, de lokala lagkaptenerna, den ansvariga chefens tid, IT-integrationen – allt detta är verkligt arbete som ska finnas med i kostnadskalkylen. En rimlig tumregel: för varje euro som läggs på plattformen, räkna med två till tre euro i intern arbetstid under året.

Enheter och subventioner, om ni erbjuder sådana. Ett bidrag till aktivitetsarmband eller en ersättning för träning är verkliga pengar som ska finnas med på kostnadsraden.

Priser, profilprodukter och kostnader för evenemang. Små per tillfälle, men de växer, särskilt under ett helt år med utmaningar.

Alternativkostnaden för medarbetarnas tid. Det här är den som de flesta ignorerar. Om programmet kräver att medarbetarna lägger trettio minuter i veckan på att ta del av innehåll, svara på en enkät eller logga aktiviteter är det verklig arbetstid med en verklig kostnad. Du behöver inte belasta programmet med den på ett straffande sätt, men en seriös ROI-kalkyl tar hänsyn till den.

Lägg ihop allt ärligt. Totalen är nästan alltid två till fyra gånger plattformsavgiften.

Den ärliga nyttosidan

Nu till den svårare sidan. Varje potentiell nytta behöver ett försvarbart belopp kopplat till sig. Så här uppskattar du de viktigaste utan att hitta på siffror.

För att behålla personal är den mest trovärdiga kalkylen: (uppskattad förbättring av andelen som stannar i procentenheter) × (antal medarbetare i den engagerade gruppen) × (kostnaden för att ersätta en av dessa medarbetare). Om två hundra medarbetare engagerar sig i programmet och era historiska data om personalomsättning plus signaler från enkäter tyder på en förbättring på en till två procentenheter i den gruppen, blir det två till fyra färre som slutar per år. Multiplicera med den verkliga ersättningskostnaden per medarbetare – normalt fyrtio till sextio procent av årslönen för kunskapsarbete – så har du en försvarbar nyttosiffra. För mer om vad personalomsättning faktiskt kostar, se hur en friskvårdskultur får medarbetare att stanna.

För frånvaro är kalkylen: (minskning av sjukdagar per medarbetare) × (fullständig dagskostnad för en medarbetare) × (antal engagerade medarbetare). En realistisk minskning är en halv till en och en halv dag per engagerad medarbetare och år för ett väl drivet program. Allt över tre dagar kräver starka belägg.

För engagemang och kultur ska du inte försöka sätta ett pris. Redovisa det som en kvalitativ nytta med enkätresultaten bifogade. Beslutsfattare som bryr sig om kultur väger in det på rätt sätt utan en påhittad siffra; beslutsfattare som inte bryr sig låter sig ändå inte övertygas av en.

För sjukvårdsersättningar ska du bara försöka om du har faktiska data om ersättningar och en plan där företaget själv bär risken. Annars lämnar du raden tom och säger det.

1. Snabbt arbetsblad

Så ser en försvarbar siffra faktiskt ut

När du gör den här kalkylen ärligt för ett medelstort europeiskt företag med, säg, tre hundra medarbetare och ett typiskt plattformsbaserat friskvårdsprogram, landar den realistiska årliga ekonomiska nyttan på en och en halv till tre gånger programmets kostnad. Inte sex. Inte tio. Inte siffrorna i leverantörens presentation. Siffran är fortfarande bra – de flesta interna budgetposter ger inte tillbaka en och en halv gång sin kostnad – men den är mycket lättare att försvara.

Den ärligare inramningen av samtalet är inte ”friskvård betalar sig själv tre gånger om”. Den är ”friskvård kostar mindre än vad vi lägger på espressomaskinerna och teamkonferenserna tillsammans, ger en rimlig ekonomisk nytta och skapar en rad kvalitativa effekter på kultur, personalomsättning och rekrytering som är värdefulla i sig”. Det är en berättelse som ekonomiavdelningen accepterar, och en som inte rasar ihop första gången någon läser en vetenskapligt granskad artikel.

Vanliga misstag som förstör ROI-trovärdigheten

Några mönster undergräver pålitligt påståenden om friskvårdens ROI. Att bara mäta deltagarna – de som dök upp – och jämföra dem med hela företaget. Deltagarna var redan i genomsnitt friskare och mer engagerade; jämförelsen är meningslös. Ställ dina siffror mot antingen hela personalstyrkan eller en matchad jämförelsegrupp.

Att räkna med varje nytta som har något med friskvård att göra. Om era engagerade medarbetare också använder företagets gym hör den nyttan till gymbudgeten, inte till friskvårdsprogrammet. Var noga med vad du tillskriver programmet.

Att räkna upp kortsiktiga resultat till årsbasis. Ett sexveckors pilotprojekt som gav en procents ökning av engagemanget är inte en ökning på sex procent per år. Motstå frestelsen.

Att presentera branschstudier som era egna resultat. Beslutsfattare genomskådar det direkt, och när de väl har gjort det blir varje annan siffra i presentationen misstänkt.

Måttet som i det tysta betyder mest

Efter många sådana samtal är den enskilt mest förutsägande siffran för om ett friskvårdsprogram är värt budgeten inget av de vanliga ROI-måtten. Det är varaktigt deltagande. Ett program där trettio procent av företaget engagerar sig varje vecka sex månader efter starten skapar nästan säkert verkligt värde. Ett program där engagemanget sjunker till fem procent när den första utmaningen är slut skapar nästan inget, oavsett hur lanseringssiffrorna såg ut.

Följ varaktigt deltagande som ditt viktigaste operativa mått, din ledstjärna. Allt annat – att behålla personal, frånvaro, kultur – följer av det. En plattform som gör det lätt att hålla engagemanget uppe är värd mer än en plattform som ger en fantastisk lansering och sedan sex tysta månader. Idéer för att hålla det uppe: håll ditt friskvårdsprogram i rörelse och strategier för engagemang i friskvårdsutmaningar.

Det är, i slutändan, så ett ärligt samtal om friskvårdens ROI ser ut. Modesta, försvarbara siffror. En tydlig berättelse om kultur. Ett seriöst fokus på varaktigt deltagande. Och ett program som inte är utformat för att vinna lanseringskvartalet, utan för att fortfarande vara igång, med verkligt engagemang, om tolv månader. De företag som köper på de villkoren är oftast de vars friskvårdsprogram fortfarande är igång fem år senare – vilket i slutändan är den enda ROI-fråga som spelar roll.

Vill du räkna på dina egna siffror? Testa YuMuuvs ROI-kalkylator eller boka en demo så går vi igenom det tillsammans med dig.