Từ hè sang thu: 10 việc HR nên làm để tháng 9 tràn đầy năng lượng

Cuối tháng 8 là thời điểm chuyển giao trong năm. Mọi người dần trở lại sau kỳ nghỉ, lịch học bắt đầu, và công việc chuyển từ những ngày hè thoải mái sang những tuần làm việc có nề nếp. Nếu được chuẩn bị tốt, giai đoạn chuyển từ hè sang thu tại nơi làm việc không cần một chương trình mới. Chỉ cần chủ động tạo vài nhịp sinh hoạt để tháng 9 tập trung, lành mạnh và quan tâm đến con người hơn. Cẩm nang này dành cho bộ phận nhân sự và các lãnh đạo phụ trách con người, kèm hướng dẫn ngắn ở cuối mà bạn có thể dán ngay vào Slack hoặc mạng nội bộ.

10 việc HR nên làm để tháng 9 tràn đầy năng lượng

1. Đưa ánh sáng ban ngày vào nếp làm việc, không chỉ xem là phúc lợi. Khuyến khích dành 10 đến 15 phút đón ánh sáng buổi sáng trước giờ trưa: đi bộ mua cà phê, ngồi bên cửa sổ hoặc ra ngoài giữa các cuộc gọi. Nhân viên văn phòng tiếp xúc nhiều hơn với ánh sáng ban ngày thường ngủ ngon hơn và cho biết tâm trạng tốt hơn. Xem thêm trong bài đón lấy ánh sáng.
2. Đặt lại thời lượng họp mặc định thành 25 và 50 phút. Khoảng đệm 5 phút không phải thời gian lãng phí. Đó là những quãng nghỉ ngắn có chủ đích, được nghiên cứu cho thấy có liên quan đến việc giảm mệt mỏi và tăng sức sống.
3. Thiết lập hai khung giờ tập trung mỗi ngày. Dành riêng một khung giữa buổi sáng và một khung giữa buổi chiều không có cuộc họp, đồng thời khuyến khích quản lý xem đây là thời gian “trả lời sau” để mọi người thực sự có thể làm việc chuyên sâu.
4. Làm gương với các buổi trao đổi riêng khi đi bộ. Mỗi tuần, tổ chức ít nhất một buổi trao đổi 1:1 khi đi bộ và tắt camera. Những đợt vận động ngắn giúp cải thiện nhẹ khả năng tư duy sau đó, ở mức có thể đo lường được, nên rất phù hợp trước các nhiệm vụ phức tạp. Xem lợi ích của các cuộc họp vừa đi bộ vừa trao đổi.
5. Chủ động xây dựng lại kết nối xã hội. Thay những cuộc trò chuyện ngẫu hứng mùa hè bằng các hoạt động nhỏ, đều đặn: trò chuyện bên cà phê 10 phút, một vòng ghi nhận nhau cuối tuần, hay lịch đi bộ trò chuyện cố định vào thứ Tư.
6. Bảo vệ buổi tối bằng tín hiệu kết thúc công việc. Gợi ý một thói quen đơn giản cuối ngày: ghi lại 3 việc ưu tiên cho ngày mai, xử lý các việc còn dang dở và giảm độ sáng màn hình trong giờ cuối. Màn hình sáng vào buổi tối có thể làm chậm quá trình tiết melatonin và khiến giờ ngủ muộn hơn. Xem ngắt kết nối để sống cân bằng hơn.
7. Tăng nhịp độ từ từ. Đừng dồn những đầu việc nặng nhất vào hai tuần đầu tháng 9. Lộ trình tăng tốc trong ba tuần (làm quen, củng cố, phát huy hiệu suất) giúp mọi người trở lại tốt hơn, thay vì kiệt sức.
8. Cho quản lý những câu nói có thể dùng ngay. Quản lý giúp nhân lên sự gắn kết. Hãy đưa cho họ vài câu có thể nói nguyên văn (xem các mẫu câu bên dưới).
9. Theo dõi nhẹ nhàng. Theo dõi ba tín hiệu: mọi người có sử dụng khoảng đệm và khung giờ tập trung hay không, mức năng lượng hằng tuần (từ 1 đến 5) và thời lượng họp trung bình. Bạn không cần dữ liệu sức khỏe cá nhân để biết công việc đã trở nên dễ xoay xở hơn hay chưa.
10. Tận dụng khởi đầu mới của tháng 9. Mọi người có xu hướng hành động theo mục tiêu hơn sau các dấu mốc thời gian như tháng mới hoặc mùa mới. Hãy xem tháng 9 là một khởi đầu mới với một hoặc hai thay đổi cụ thể. Đọc thêm trong bài vì sao mùa thu là mùa tốt nhất để xây dựng thói quen.

Cơ sở khoa học

Kế hoạch áp dụng trong hai tuần

Tuần 1: làm quen

• Thông báo thời lượng họp mặc định mới (25 và 50 phút).
• Công bố các khung giờ tập trung của công ty cùng một đoạn hướng dẫn ngắn về ánh sáng ban ngày.
• Đề nghị quản lý lên lịch một buổi trao đổi 1:1 khi đi bộ và một buổi không bắt buộc bật camera.

Tuần 2: củng cố

• Chia sẻ ba ý tưởng nghỉ ngắn và một bài giãn cơ hoặc điều chỉnh tư thế trong 60 giây.
• Chia sẻ thói quen kết thúc ngày làm việc: ba điều đã làm được, ba việc ưu tiên ngày mai, giảm độ sáng màn hình.
• Thực hiện khảo sát nhanh: “Mức năng lượng của bạn tuần này thế nào (từ 1 đến 5)? Điều gì đã giúp bạn?”

Cứ giữ mọi thứ đơn giản như vậy. Bạn đang xây nền cho nhịp làm việc bền vững, không phải một chiến dịch.

Mẫu câu ngắn cho quản lý

• “Hôm nay, hoạt động 10 phút nào trước bữa trưa là dễ thực hiện nhất với bạn?”
• “Tháng này, mình hãy đặt thời lượng họp mặc định là 25 và 50 phút nhé. Dùng 5 phút còn lại để đứng dậy, giãn cơ hoặc hít thở.”
• “Khung giờ tập trung giữa buổi chiều: không cần trả lời Slack trong 90 phút.”
• “Thói quen kết thúc ngày làm việc hôm nay: ba điều đã làm được, ba việc ưu tiên cho ngày mai, giảm độ sáng màn hình trong giờ cuối.”

Điều chỉnh cho các mô hình làm việc

• Từ xa: mỗi ngày dành một giờ không bắt buộc bật camera, trao đổi 1:1 khi đi bộ chỉ bằng âm thanh, và thống nhất trong nhóm thói quen làm việc bên cửa sổ vào buổi sáng. Xem thêm trong bài chăm sóc sức khỏe cho nhân viên làm việc từ xa.
• Kết hợp: đặt áp phích cạnh thang máy (“Đi cầu thang bộ hai tầng chỉ mất khoảng hai phút”) và bố trí các “khu vực bên cửa sổ” sáng sủa để xử lý email buổi sáng.
• Không ngồi bàn và làm theo ca: dành 3 đến 5 phút nghỉ vận động vào đầu và giữa ca, kèm một hoạt động ngắn sau ca (nghe nhạc, giãn cơ) để tách biệt công việc với cuộc sống ở nhà. Xem chăm sóc sức khỏe cho nhân viên không ngồi bàn.

Những điều cần tránh

Hướng dẫn ngắn cho nhân viên (sao chép và dán)

Mang năng lượng mùa hè sang mùa thu

• Đón ánh sáng sớm. Dành 10 đến 15 phút ngoài trời hoặc bên cửa sổ sáng trước giờ trưa là cách nạp năng lượng miễn phí tuyệt vời nhất.
• Vận động từng chút một. Ba đợt vận động, mỗi đợt 10 phút, còn hơn một giờ gắng sức. Đi bộ, giãn cơ hay tập yoga, cứ chọn việc dễ nhất hôm nay.
• Nghỉ ngắn. Mỗi giờ, rời chỗ làm việc từ 3 đến 5 phút.
• Cho mắt nghỉ ngơi. Thử quy tắc nhắc nhở 20-20-20: cứ 20 phút, nhìn ra xa khoảng 20 feet (6 mét) trong 20 giây.
• Khép lại ngày làm việc nhẹ nhàng. Trong giờ cuối, giảm độ sáng màn hình, ghi lại ba việc ưu tiên cho ngày mai và tránh bắt đầu việc mới.

Bạn cũng vừa trở lại sau một kỳ nghỉ dài? Đọc nghệ thuật trở lại sau kỳ nghỉ.

Muốn thêm chút động lực để duy trì?

Đây không phải là việc triển khai một chương trình. Nhưng nếu bạn muốn một cách nhẹ nhàng để hỗ trợ những thói quen này, các thử thách YuMuuv có thể theo dõi đúng những hoạt động đó: tiếp xúc với ánh sáng tự nhiên, thời gian ngoài trời, thời gian không dùng điện thoại, hít thở sâu và số phút tập luyện, bên cạnh số bước chân. Hãy để mọi người tự nguyện tham gia, dùng mục tiêu duy trì đều đặn thay cho bảng xếp hạng và khuyến khích nhau qua phần trò chuyện của thử thách. Nếu bạn muốn tổ chức một thử thách hoàn chỉnh, đây là cách triển khai thử thách sức khỏe tháng 9 trong 48 giờ.

Lời kết

Chuyển từ tháng 8 sang mùa thu không phải vấn đề về động lực, mà là cách tổ chức. Hãy tạo điều kiện để mọi người đón ánh sáng sớm, vận động ngắn thường xuyên, nghỉ ngơi thực sự, có thời gian tập trung được bảo vệ và kết thúc ngày thật nhẹ nhàng. Cho quản lý những câu nói họ thực sự có thể dùng, rồi theo dõi nhẹ nhàng. Làm được điều đó vào cuối tháng 8, tháng 9 sẽ nhẹ nhàng hơn và quý IV sẽ vận hành ổn định hơn. Bạn muốn được hỗ trợ duy trì những thói quen này bằng một thử thách nhẹ nhàng? Đặt lịch xem demo YuMuuv.