از تابستان به پاییز: ۱۰ اقدام منابع انسانی برای سپتامبری پرانرژی

اواخر اوت، نقطهٔ چرخش سال است. افراد کم‌کم از تعطیلات برمی‌گردند، برنامه‌های مدرسه شروع می‌شوند و روزهای آزاد تابستانی جای خود را به هفته‌های منظم کاری می‌دهند. اگر گذار از تابستان به پاییز در محیط کار را خوب مدیریت کنید، نیازی به برنامه‌ای تازه نیست. فقط به چند عادت حساب‌شده نیاز دارید تا سپتامبر با تمرکز، سلامت و توجه به نیازهای انسانی همراه باشد. این راهنما برای مدیران منابع انسانی و کارکنان نوشته شده و در پایان، یک راهنمای کوتاه دارد که می‌توانید مستقیم در Slack یا اینترانت خود کپی کنید.

۱۰ اقدام منابع انسانی برای سپتامبری پرانرژی

1. نور روز را در روال کاری جا بدهید، نه در فهرست مزایا. افراد را تشویق کنید پیش از ظهر، ۱۰ تا ۱۵ دقیقه از نور صبح بهره ببرند: برای گرفتن قهوه قدم بزنند، کنار پنجره بنشینند یا بین تماس‌ها بیرون بروند. کارکنان اداری که در طول روز نور بیشتری دریافت می‌کنند، معمولاً خواب بهتر و حال‌وهوای بهتری دارند. در به دنبال نور بیشتر بخوانید.
2. زمان پیش‌فرض جلسات را به ۲۵ و ۵۰ دقیقه تغییر دهید. این فاصله‌های پنج‌دقیقه‌ای وقت تلف‌شده نیستند؛ استراحت‌های کوتاه و برنامه‌ریزی‌شده‌اند که پژوهش‌ها آن‌ها را با خستگی کمتر و سرزندگی بیشتر مرتبط می‌دانند.
3. دو بازهٔ تمرکز روزانه تعیین کنید. یک بازه در میانهٔ صبح و یکی در میانهٔ بعدازظهر را بدون جلسه نگه دارید و از مدیران بخواهید آن‌ها را زمان «پاسخ‌گویی در فرصتی دیگر» بدانند تا کار عمیق واقعاً امکان‌پذیر شود.
4. الگوی جلسات دونفره حین پیاده‌روی باشید. هر هفته دست‌کم یک جلسهٔ دونفره حین پیاده‌روی و با دوربین خاموش پیشنهاد کنید. فعالیت‌های کوتاه، توانایی فکر کردن را پس از آن کمی اما به‌طور قابل‌اندازه‌گیری تقویت می‌کنند؛ پس پیش از کارهای پیچیده گزینهٔ خوبی هستند. مزایای جلسات حین پیاده‌روی و گفت‌وگو را ببینید.
5. روابط اجتماعی را آگاهانه بازسازی کنید. گفت‌وگوهای خودجوش تابستانی را با دورهمی‌های کوتاه و منظم جایگزین کنید: یک گپ ۱۰ دقیقه‌ای با قهوه، فرصتی برای قدردانی در پایان هفته یا پیاده‌روی و گفت‌وگوی ثابت چهارشنبه‌ها.
6. با نشانه‌ای برای پایان کار، از وقت عصر محافظت کنید. یک روال ساده برای پایان روز پیشنهاد دهید: سه کار مهم فردا را بنویسید، کارهای باز را جمع‌بندی کنید و در ساعت آخر نور صفحه‌نمایش‌ها را کم کنید. صفحه‌نمایش‌های روشن در ساعات عصر می‌توانند ترشح ملاتونین را به تأخیر بیندازند و زمان خواب را عقب ببرند. فاصله گرفتن از دنیای دیجیتال برای زندگی متعادل‌تر را ببینید.
7. به‌تدریج به روال کامل برگردید. سنگین‌ترین کارهای تحویلی را در دو هفتهٔ اول سپتامبر روی هم نچینید. بازگشت تدریجی طی سه هفته، با مراحل آشنایی، تثبیت و عملکرد، کمک می‌کند افراد بهتر برگردند، نه فرسوده‌تر.
8. به مدیران جمله‌های آماده بدهید. مدیران می‌توانند مشارکت کارکنان را چند برابر کنند. چند جمله در اختیارشان بگذارید که بتوانند عیناً استفاده کنند؛ نمونه‌ها را در ادامه ببینید.
9. بی‌سروصدا اندازه‌گیری کنید. سه نشانه را دنبال کنید: میزان استفاده از فاصله‌های بین جلسات و بازه‌های تمرکز، ارزیابی کوتاه هفتگی انرژی از ۱ تا ۵ و میانگین مدت جلسات. برای فهمیدن اینکه کار قابل‌مدیریت‌تر شده یا نه، به اطلاعات سلامت شخصی نیاز ندارید.
10. از فرصت شروع تازه در سپتامبر استفاده کنید. افراد پس از نقاط عطف زمانی، مثل آغاز ماه یا فصل تازه، بیشتر برای هدف‌هایشان اقدام می‌کنند. سپتامبر را فرصتی برای شروعی تازه با یک یا دو تغییر مشخص معرفی کنید. در چرا پاییز بهترین فصل برای عادت‌سازی است بیشتر بخوانید.

پشتوانهٔ علمی

برنامهٔ اجرایی دو هفته‌ای

هفتهٔ ۱: آشنایی

• زمان‌های پیش‌فرض جدید جلسات، یعنی ۲۵ و ۵۰ دقیقه، را اعلام کنید.
• بازه‌های تمرکز شرکت و یادداشتی یک‌پاراگرافی دربارهٔ نور روز منتشر کنید.
• از مدیران بخواهید یک جلسهٔ دونفره حین پیاده‌روی و یک بازه با دوربین اختیاری برنامه‌ریزی کنند.

هفتهٔ ۲: تثبیت

• سه ایده برای استراحت کوتاه و یک حرکت کششی یا اصلاح وضعیت بدنِ ۶۰ ثانیه‌ای به اشتراک بگذارید.
• روال پایان کار را معرفی کنید: سه دستاورد، سه اولویت فردا و کم کردن نور صفحه‌نمایش‌ها.
• یک نظرسنجی کوتاه انجام دهید: «این هفته سطح انرژی‌تان از ۱ تا ۵ چطور بود؟ چه چیزی کمک کرد؟»

همین‌قدر ساده نگهش دارید. دارید زیرساختی برای یک ریتم کاری پایدار می‌سازید، نه یک کمپین.

جمله‌های کوتاه برای مدیران

• «امروز پیش از ناهار، راحت‌ترین فعالیت ۱۰ دقیقه‌ای که می‌توانید انجام دهید چیست؟»
• «این ماه زمان پیش‌فرض جلسات را ۲۵ و ۵۰ دقیقه بگذاریم. از پنج دقیقهٔ باقی‌مانده برای ایستادن، حرکات کششی یا نفس کشیدن استفاده کنید.»
• «بازهٔ تمرکز میانهٔ بعدازظهر: تا ۹۰ دقیقه انتظار پاسخ‌گویی در Slack نداریم.»
• «روال پایان کار امروز: سه دستاورد، سه اولویت فردا و کم کردن نور صفحه‌نمایش‌ها در ساعت آخر.»

تغییرات کوچک برای تیم‌های دورکار، ترکیبی و غیرمیزنشین

• دورکار: روزی یک ساعت با دوربین اختیاری، جلسات دونفرهٔ صرفاً صوتی حین پیاده‌روی و تبدیل کار کردن کنار پنجره در صبح به یک عادت تیمی. در تندرستی برای کارکنان دورکار بیشتر بخوانید.
• ترکیبی: پوسترهایی کنار آسانسورها («بالا رفتن از دو طبقه با پله حدود دو دقیقه طول می‌کشد») و «فضاهای کنار پنجره» با نور خوب برای رسیدگی به ایمیل‌های صبحگاهی.
• غیرمیزنشین و شیفتی: وقفه‌های حرکتی ۳ تا ۵ دقیقه‌ای در آغاز و میانهٔ شیفت، به‌علاوهٔ یک نشانهٔ کوتاه پس از شیفت، مثل موسیقی یا حرکت کششی، برای جدا کردن کار از خانه. تندرستی برای کارکنان غیرمیزنشین را ببینید.

دام‌هایی که باید از آن‌ها دوری کرد

راهنمای کوتاه کارکنان (کپی و جای‌گذاری کنید)

انرژی تابستان را به پاییز ببرید

• از همان صبح نور بگیرید. ۱۰ تا ۱۵ دقیقه بیرون رفتن یا نشستن کنار پنجره‌ای پرنور پیش از ظهر، بهترین راه رایگان برای افزایش انرژی شماست.
• کوتاه و چندباره حرکت کنید. سه نوبت ۱۰ دقیقه‌ای بهتر از یک ساعت فعالیت قهرمانانه است. پیاده‌روی، حرکات کششی یا یوگا؛ هرکدام امروز راحت‌تر است.
• استراحت‌های کوتاه داشته باشید. هر ساعت، ۳ تا ۵ دقیقه از کار فاصله بگیرید.
• به چشم‌هایتان استراحت دهید. یادآور ۲۰-۲۰-۲۰ را امتحان کنید: هر ۲۰ دقیقه، به‌مدت ۲۰ ثانیه به فاصلهٔ حدود ۲۰ فوتی (۶ متری) نگاه کنید.
• آرام‌آرام کار را تمام کنید. در ساعت آخر، نور صفحه‌نمایش‌ها را کم کنید، سه اولویت فردا را بنویسید و سراغ کارهای تازه نروید.

خودتان هم از استراحتی طولانی برمی‌گردید؟ هنر بازگشت پس از تعطیلات را بخوانید.

کمی همراهی برای پایبندی بیشتر می‌خواهید؟

قرار نیست برنامهٔ تازه‌ای راه بیندازید. اما اگر راهی ملایم برای حمایت از این عادت‌ها می‌خواهید، چالش‌های YuMuuv می‌توانند دقیقاً همین رفتارها را در کنار تعداد قدم‌ها ثبت کنند: دریافت نور طبیعی، زمان حضور در فضای باز، زمان بدون تلفن، تنفس عمیق و دقایق ورزش. شرکت در چالش را اختیاری نگه دارید، به‌جای جدول رتبه‌بندی از هدف‌های مبتنی بر تداوم استفاده کنید و بگذارید گفت‌وگوی چالش فضای تشویق و همراهی را بسازد. اگر ترجیح می‌دهید یک چالش کامل برگزار کنید، این راهنما را ببینید: چطور در ۴۸ ساعت یک چالش تندرستی برای سپتامبر راه بیندازیم.

حرف آخر

گذار از اوت به پاییز، مسئلهٔ انگیزه نیست؛ مسئلهٔ طراحی است. روال کار را طوری طراحی کنید که نور صبح، حرکت‌های کوتاه و مکرر، استراحت واقعی، تمرکز بدون مزاحمت و پایان آرام روز را در خود جا بدهد. به مدیران جمله‌هایی بدهید که واقعاً بتوانند به زبان بیاورند و بی‌سروصدا نتایج را بسنجید. این کارها را در اواخر اوت انجام دهید تا سپتامبر سبک‌تر بگذرد و سه‌ماههٔ چهارم سال باثبات‌تر پیش برود. برای حمایت از این عادت‌ها با یک چالش ساده و کم‌دردسر کمک می‌خواهید؟ یک جلسهٔ دموی YuMuuv رزرو کنید.